Tổ Chức Hệ Thống Chứng Từ Kế Toán

- Quản lý công tác kế toán quản trị của DIC Corp;

- Tổ chức kiểm tra công tác kế toán, thống kê của các chi nhánh, đơn vị trực thuộc DIC Corp;

- Tổ chức thẩm định vay tín dụng nội bộ; Kiểm tra các hợp đồng tín dụng, bảng kê rút vốn kiêm khế ước nhận nợ.

 Phòng kế toán tổng hợp (Phòng Nghiệp vụ 1)

Biên chế của phòng gồm 06 nhân sự, trong đó có 01 phó Ban phụ trách phòng và 05 kế toán viên. (trên sơ đồ là số 3;4;5;6;7) Phòng nghiệp vụ 1 thực hiện các nhiệm vụ công tác sau kế toán như sau::

- Định kǶ theo từng quý, năm thực hiện lập báo cáo tài chính Văn phòng DIC Corp, báo cáo tài chính riêng DIC Corp, báo cáo tài chính hợp nhất DIC Group theo quy định;

- Theo dòi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các TK góp vốn đầu tư tài chính, nộp Ngân sách Nhà nước, phải trả CB CNV, doanh thu tài chính và các tài khoản chi phí khác. Trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng đầu tư tài chính và phải thu khó đòi;

- Lập báo cáo thuế, quyết toán các loại thuế theo định kǶ tháng, quý, năm;

- Lập danh mục tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định theo quy định. Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí sản xuất - kinh doanh;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 116 trang tài liệu này.

- Phản ánh tình hình biến động của các loại tài sản cố định, tình hình tăng giảm từng khoản chi phí trả trước dài hạn;

- Lập chứng từ kế toán và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ liên quan đến thuế, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tại văn phòng DIC Corp, phân bổ chi phí tiền lương, kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh;

- Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần việc này;

- Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết…) các tài khoản về thuế, nguyên vật liệu, công cụ, tài sản cố định hữu hình, vô hình, hao mòn tài sản cố định, chi phí trả trước dài hạn, ký quỹ ký cược dài hạn, phải trả tiền lương, chi phí bán hang, chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi chưa phân phối, 641,642, 421, 911;

- Lập các báo cáo quản trị liên quan đến chi phí, giá vốn, doanh thu, đầu tư tài chính và khen thưởng phúc lợi;

- Hướng dẫn, tư vấn công tác hạch toán kế toán, thuế cho các phòng ban thuộc DIC Corp và các đơn vị thành viên thuộc DIC Group khi có đề nghị;

- Lập các báo cáo khác của DIC Corp do cơ quan Nhà nước yêu cầu; Tổ chức làm việc với kiểm toán độc lập theo định kǶ; Làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước như: Kiểm toán nhà nước, thanh tra, thuế… liên quan đến vấn đề quản lý tài chính;

- Tổ chức kiểm soát, quản lý vốn, theo dòi nguồn vốn chủ sở hữu, đầu tư tài chính, lập Báo cáo tài chính.

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ liên quan đến phần việc này và toàn bộ chứng từ của các Phòng khác chuyển đến sau khi quyết toán tài chính năm (ngày 31/03 năm liền kề).

- Quản lý, lưu trữ các loại giấy tờ có giá của DIC Corp

 Phòng Thanh, quyết toán xây dựng (Phòng Nghiệp vụ 2)

Biên chế gồm có 03 nhân sự, bao gồm Phó giám đốc Ban Tài chính – Kế toán phụ trách thanh, quyết toán xây dựng và 02 kế toán viên (trên sơ đồ là số 1;2) . Phòng Nghiệp vụ 2 thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

- Theo dòi kế toán dự án đầu tư, thanh quyết toán xây dựng công trình;

- Thực hiện công tác kế toán quản trị liên quan đến các dự án đầu tư;

- Tổng hợp các dự án đầu tư xây dựng công trình, các công trình do DIC Corp trúng thầu giao cho các đơn vị nội bộ thực hiện; Kiểm soát các bảng thanh quyết toán khối lượng xây lắp; Tham gia quyết toán dự án đầu tư xây dựng công trình trước khi trình Kế toán trưởng, Tổng Giám đốc phê duyệt;

- Lập các báo cáo theo quy định đối với chế độ kế toán chủ đầu tư;

- Theo dòi các dự án đầu tư của DIC Corp (từ khi chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc) về: Các hợp đồng, tình hình thanh toán công nợ... Làm các thủ tục về thanh quyết toán công trình, hạng mục công trình. Quyết toán vốn đầu tư công trình, của dự án theo quy định;

- Kiểm tra, rà soát các hồ sơ thanh quyết toán khối lượng xây lắp các hạng mục, công trình, dự án do các đơn vị thi công, nhà thầu, các Ban QLDA chuyển tới. Kiểm tra ra biên bản thẩm tra quyết toán, quyết định phê duyệt quyết toán trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tham gia xây dựng giá thành các dự án, công trình được giao;

- Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến dự án đầu tư. Theo dòi chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, công nợ với đối tác và nguồn vốn thực hiện dự án. Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết) các tài khoản liên quan đến chi phí SXKD dở dang, đầu tư xây dựng cơ bản dở dang;

- Bảo quản chứng từ phần việc này. Định kǶ, ngày 10 của tháng sau chuyển chứng từ kế toán tháng trước đến Phòng kế toán tổng hợp bảo quản;

- Nhận, theo dòi, sắp xếp theo hệ thống các văn bản, hồ sơ pháp lý của dự án, công trình, hạng mục công trình. Có ý kiến bằng văn bản với Kế toán trưởng nếu phát hiện các trường hợp không tuân thủ Quy chế quản lý đầu tư xây dựng công trình; Tham gia đóng góp ý kiến về hiệu quả kinh tế của hợp đồng, điều khoản thanh toán của hợp đồng khi được yêu cầu;

- Hàng tháng (quý, năm) lập đối chiếu công nợ; Lập bảng nhu cầu vốn thanh toán, nhu cầu vốn đầu tư cho các công trình, dự án trình Lãnh đạo;

- Định kǶ hàng qúy tổng hơp dự kiến nhu cầu vốn theo tiến độ thực hiện và điều khoản thanh toán của hợp đồng, tình hình thực hiện dự án theo mẫu quy định chuyển do chuyên viên trong Phòng chuyển tới để báo cáo Kế toán trưởng;

- Phối hợp lập phương án vay vốn đối với các dự án do mình trực tiếp theo dòi.

- Chủ trì phối hợp với các Phòng thuộc Ban Tài chính – Kế toán và các phòng/ ban khác có liên quan lập hồ sơ vay vốn, phát hành trái phiếu, cổ phiếu gửi các tổ chức tài trợ vốn;

- Lập báo cáo tiến độ thực hiện các dự án gửi đơn vị tài trợ vốn theo yêu cầu của họ.

- Thực hiện công tác công bố thông tin và quan hệ với nhà đầu tư (IR);

- Theo dòi, đề xuất các vấn đề liên quan đến chứng khoán của DIC Corp;

* Phòng Tín dụng – Ngân hàng (Phòng Nghiệp vụ 3)

Biên chế phòng có 04 nhân sự, gồm có Phó giám đốc Ban phụ trách Phòng nghiệp vụ III và 03 Kế toán viên (trên sơ đồ là số 8;9;10), chức năng nhiệm vụ của phòng như sau:

- Lập chứng từ, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ

thanh toán tiền mặt (phiếu chi, phiếu thu), phiếu thanh toán tạm ứng, chứng từ thanh

toán qua Ngân hàng, chứng từ liên quan đến công nợ trên tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, phải trả cho người bán, phải trả khác, phải nộp khác;

- Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác thanh toán tiền mặt, thanh toán và giao dịch tại các Ngân hang, phải thu của khách hàng, phải thu khác, nợ dài hạn đến hạn trả, phải trả cho người bán, phải trả khác;

- Lập sổ kế toán (sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, sổ chi tiết) các tài khoản tiền mặt, tạm ứng, tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn dài hạn, vay dài hạn đến hạn trả của các Ngân hang, phài thu khách hàng;

- Theo dòi, đối chiếu và đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng;

- Theo dòi, xác nhận số dư tiền gửi, tình hình thanh tóan nợ gốc và lãi vay đến hạn;

- Đối chiếu số dư quỹ tiền mặt với sổ Thủ quỹ;

- Mở sổ theo dòi chi tiết hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tín dụng;

- Tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả tại Khối văn phòng DIC Corp. Phối hợp với Phòng khác để đối chiếu số liệu công nợ liên quan làm cơ sở tổng hợp công nợ;

- Phân tích nêu rò đối tượng nợ đến hạn phải thu, phải trả; Có ý kiến báo cáo Kế toán trưởng về những đối tượng công nợ chậm thu hồi; Phối hợp Ban kinh doanh, Ban quản lý dự án, kế toán dự án đầu tư để biết tiến độ hoàn chỉnh các yều cầu pháp lý để dự kiến thời gian thu tiền của dự án;

- Định kǶ hàng tháng/quý tổng hợp các nguồn thu đã thực hiện, khả năng thu hồi công nợ từ các dự án chuyển nhượng BĐS của DIC Corp;

- Lập kế hoạch dự kiến nguồn thu, doanh thu hàng năm dựa trên kế hoạch của

Ban Ban PTTT & kinh doanh.

- Theo dòi hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tín dụng;

- Thực hiện các thủ tục với ngân hàng về hồ sơ giải chấp, thế chấp tại các tổ chức tín dụng;

- Phối hợp thực hiện hồ sơ vay vốn tại các tổ chức tín dụng;

- Cập nhật lưu trữ hồ sơ, hợp đồng liên quan đến việc chuyển nhượng các dự án Bất động sản của DIC Corp… và các dự án bắt đầu chuyển nhượng;

- Làm việc với các Ngân hàng về việc liên kết hỗ trợ cho khách hàng vay vốn mua sản phẩm tại các dự án của DIC Corp;

- Thực hiện quyết toán chi phí môi giới đối với các hợp đồng Bất động sản mới được chuyển nhượng;

- Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến chuyển nhượng/ thanh lý… Hạch toán Doanh thu đối với các hợp đồng đủ điều kiện, xuất hóa đơn và kê khai thuế theo quy định về chuyển nhượng bất động sản;

- Theo dòi/ báo cáo, cập nhật tình hình chuyển nhượng, thanh toán của các hợp đồng chuyển nhượng bất động sản, phối hợp với Ban PTTT và KD về việc đôn đốc thu hồi công nợ;

- Đối chiếu công nợ/ xác nhận công nợ với khách hàng vào thời điểm cuối mỗi năm hoặc khi khách hàng yêu cầu; trả lời các thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc thanh toán công nợ theo hợp đồng chuyển nhượng;

- Phân tích hoạt động SXKD tại các công ty được phân công theo dòi (làm Trưởng Ban kiểm soát/thành viên ban kiểm soát/chuyên quản theo dòi hoạt động tại DN khác…) để đánh giá hoạt động SXKD tại doanh nghiệp, việc chấp hành phát các quy định của Pháp luật có liên đến hoạt động của DN (Luật DN, Luật Kế toán, Luật Quản lý Thuế, các chuẩn mực kế toán…) phân tích đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vốn vào các DN này, từ đó tham mưu đề xuất với Lãnh đạo tiếp tục đầu tư hoặc thoái vốn đầu tư.

Tham gia xây dựng Quy trình ra quyết định lựa chọn phương án đầu tư và theo dòi thực hiện Phương án đầu tư khi được HĐQT, Hội đồng đầu tư phê duyệt. Tham gia xây dựng các nguyên tắc, tiêu chuẩn khi lập, bổ sung danh mục đầu tư của DIC Corp trình lãnh đạo Ban phê duỵêt. Định kǶ (hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban điều hành) hàng quý, năm, lập các báo cáo tình hình quản lý vốn đầu tư của DIC Corp tại các đơn vị chuyên quản; tổng hợp kết quả nghiên cứu, theo dòi thị trường và đề xuất giải pháp trình lãnh đạo ban xem x t phê duyệt; Cập nhật thông tin về tình hình hoạt động SXKD, đầu tư của đơn vị được phân công theo dòi;

Thực hiện tổng hợp báo cáo định kǶ công tác giám sát của đại diện vốn của các đơn vị gửi Trưởng phòng tập hợp; xem x t đánh giá các thông tin trên báo cáo của người đại diện vốn;

Định kǶ, chủ động kiểm tra, giám sát tình hoạt động SXKD của các Công ty được phân công làm Kiếm soát viên, Trưởng Ban kiểm soát. Lập báo cáo Ban

kiểm soát phục vụ cho công tác Đại hội cổ đông thường niên của các đơn vị tham

gia làm BKS.

2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tổng công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng đã xây dựng hệ thống chứng từ kế toán trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán của chế độ kế toán DN ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC.

Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến họat động SXKD được kế toán lập chứng từ sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán từng phần hành tiến hành nhập liệu vào phần mềm, rồi cập nhật lên bảng kê, sổ chi tiết….Nếu thu chi tiền mặt thì vào sổ quỹ. Phần mềm BRAVO sẽ tự động cập nhật và đưa số liệu vào các sổ cái, bảng cân đối tài khoản. Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, Kế toán trưởng tra soát cuối cùng Quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ được tiến hành theo quy trình sau:

Kế toán TSCĐ, vật tư, tiền…..

Người đề nghị

(1) (2)

Thủ quỹ,

ngân hàng

Kế toán thanh toán

(5)

(3) (4)

Kế toán trưởng – Tổng Giám đốc

Sơ đồ 2.3. Quy trình lập, luân chuyển chứng từ tại DIC Corp

Nguồn: Ban Tài chính – kế toán DIC Corp

(1): Nhận chứng từ gốc từ người đề nghị

(2): Kế toán phần hành sau khi kiểm tra chứng từ, hạch toán công nợ phải trả trên phần mềm kế toán. Sau đó đề xuất thanh toán sang kế toán thanh toán.

(3) và (4): Kế toán thanh toán căn cứ chứng từ mà kế toán phần hành chuyển sang, tiến hành kiểm tra rồi chuyển sang kế toán trưởng và trình Tổng giám đốc ký duyệt chứng từ: Phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm chi, lệnh xuất kho…và sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán.

(5): Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi của kế toán trưởng và Tổng giám đốc sẽ chuyển cho thủ quỹ (nếu thanh toán tiền mặt), chuyển ra ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản), chuyển xuống kho (nếu xuất kho)…

Thủ quỹ sẽ lưu một (01) liên làm căn cứ ghi sổ, còn lại kế toán thanh toán lưu một (01) liên làm căn cứ hạch toán vào phần mềm.

Tuy nhiên trên thực tế khảo sát tại DIC Corp, quy trình này chưa được thực hiện chính xác. Người đề nghị thường đưa thẳng yêu cầu thanh toán hoặc đề nghị xuất kho cho kế toán trưởng x t duyệt. Kế toán trưởng yêu cầu kế toán các phần hành liên quan xác nhận lại, nếu kế toán phần hành xác nhận là đúng thì kế toán trưởng ký và đóng dấu chức danh của kế toán trưởng vào chứng từ đề nghị rồi đưa cho người đề nghị trực tiếp mang sang Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi được Tổng giám đốc ký duyệt và đóng dấu Tổng công ty thì người đề nghị mang thẳng chứng từ sang cho thủ quỹ, thủ kho hoặc kế toán ngân hàng để chuyển khoản thanh toán. Đặc biệt là các hồ sơ thanh toán theo hạng mục công trình của các Nhà thầu xây dựng, các nhà cung cấp… thường xuyên có hiện tượng bỏ qua hoặc đi ngược quy tĬnh lập, luân chuyển chứng từ như trên.

Tổ chức lưu trữ chứng từ: Chứng từ sau khi đã được ghi nhận vào phần mềm sẽ được đưa vào lưu trữ. Chứng từ phát sinh trong năm tài chính hiện tại và năm tài chính trước đó sẽ do kế toán tổng hợp và lưu trữ, quản lư để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.

Sau khi đã quyết toán năm xong, toàn bộ chứng từ sẽ được chuyển vào kho và đánh số thứ tự theo năm để dễ dàng cho việc quản lư, tra cứu khi cần thiết. Kế toán trưởng và Ban Tài chính - kế toán phụ trách việc bảo quản, lưu trữ chứng từ. Nếu ai có nhu cầu xem chứng từ, sao chụp chứng từ phải có sự đồng ý cho ph p của kế toán trưởng hoặc Tổng giám đốc TCT. Chứng từ sao chụp cần phải đóng dấu sao y bản chính của TCT mới được ph p đem sử dụng ra bên ngoài.

2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay DIC Corp thực hiện vận dụng hệ thống tài khoản kế toán quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính và xây dựng thêm một số loại tài khoản cấp 3, cấp 4 cần thiết để sử dụng cho việc hệ thống hóa

thông tin kế toán và quy trình hệ thống hóa thông tin kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán BRAVO.

DIC Corp sử dụng phần mềm kế toán BRAVO, đã tiến hành xây dựng lại danh mục các đối tượng cần quản lý thông thường, bao gồm: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật liệu, danh mục kho hàng, danh mục TSCĐ, danh mục các khoản chi phí…

Việc mã hóa tài khoản kế toán đảm bảo việc thực hiện tổng hợp và kế toán các phần hành chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý. Kế toán trưởng của TCT sau khi xác định số lượng tài khoản kế toán cần sử dụng tại TCT sẽ tiến hành quy định cụ thể về phương pháp ghi ch p trên cơ sở vận dụng hợp lý TT200/2014/TT-BTC hiện hành.

Tổ chức mã hóa các đối tượng: trước khi vào sử dụng phải khai báo các tham số cho hệ thống và hệ thống các danh mục cho phần mềm chạy. Trong quá trình sử dụng kế toán có thể khai báo thêm chi tiết đối tượng để phục vụ việc quản lý nhưng vẫn phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước.

Với nhà cung cấp được mã hóa tương tự như với đối tượng khách hàng.

Ví dụ: tài khoản 331 – tạo mã chi tiết đối tượng: BACHA – với tên đối tượng Công ty Bắc Hà, nhằm phục vụ yêu cầu quản lý công nợ phải trả.

Tạo chi tiết đối tượng cho tài khoản cấp 2 (tài khoản 1121) để phục vụ yêu cầu quản lý đối với từng ngân hang. Ví dụ:

Tạo chi tiết đối tượng: 1121.HDB – Tiền Việt Nam tại HDB – tên chi tiết là tiền gửi ngân hàng Thương mại cổ phần Phát triển Nhà thành phố Hồ Chí Minh.

Tạo chi tiết đối tượng: 1121.ACB – Tiền Việt Nam tại ACB – tên chi tiết là tiền gửi ngân hàng TMCP Á Châu.

Việc tạo chi tiết đối tượng cho tài khoản theo từng ngân hàng mà TCT đang có tài khoản giao dịch sẽ giúp cho việc theo dòi, đối chiếu một cách dễ dàng, thuận lợi trong thanh toán với đối tác.

Một số nghiệp vụ phát sinh thực tế

Ngày 31/10/2019 trả lương T10/2019 cho bộ phận quản lý: Nợ TK 6421 183.347.689

Có TK 334 183.347.689