Quy Trình Lập Dự Toán, Chấp Hành Dự Toán Và Quyết Toán Ngân Sách Tại Các Đơn

Nguồn vốn NSNN là nguồn vốn chủ đạo và được ưu tiên trong cơ cấu bố trí vốn NSNN hàng năm. Nguồn vốn NSNN cho các đơn vị sự nghiệp công lập được huy động từ ngân sách trung ương và ngân sách địa phương. Ngoài ra, Nhà nước còn đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập theo các chương trình mục tiêu quốc gia. Do đó, các đơn vị sự nghiệp công lập khi sử dụng nguồn vốn này phải đảm bảo sử dụng đúng mục đích, nội dung dự toán được giao, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Cuối mỗi kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Đây là một trong những đặc điểm nổi bật nguồn tài chính đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập có tác động và chi phối đáng kể đến tổ chức công tác kế toán trên một số nội dung cụ thể như tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán, công tác kiểm tra kế toán,…

- Nguồn ngoài NSNN

Nguồn tài chính ngoài NSNN được dành đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập là tất cả các nguồn tiền tệ mà Nhà nước cho phép các đơn vị được huy động trực tiếp trong khuôn khổ thực hiện xã hội hóa công tác đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của đơn vị, không phải nộp vào NSNN mà được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ của mình nhưng phải tuân thủ theo các quy định thống nhất của Nhà nước về quản lý tài chính. Trong điều kiện hiện nay nguồn tài chính ngoài NSNN dành để đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

+ Nguồn vốn từ thu phí. Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sự nghiệp công lập có xu hướng ngày càng tăng. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác các nguồn thu này hợp pháp nhằm tăng cường năng lực tài chính của đơn vị.

+ Nguồn vốn từ viện trợ, biếu tặng của các tổ chức xã hội trong và ngoài nước. Đây là những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

+ Các nguồn vốn khác như nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, việc chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Các nguồn này chưa nhiều và chưa ổn định, song trong tương lai đây là nguồn vốn đáng kể cho các đơn vị sự nghiệp công lập.

Đây là những đặc điểm quan trọng quyết định các đơn vị sự nghiệp công lập được phép huy động và sử dụng các nguồn huy động đó như thế nào, do vậy nó sẽ tác động đến tổ chức công tác kế toán với mục đích thu thập, xử lý, theo dõi, hệ thống hóa và báo cáo chi tiết, tổng hợp về từng đối tượng phục vụ quản lý. Nó ảnh hưởng đến tổ chức lựa chọn và phương pháp ghi chép, tổng hợp vào chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán liên quan đến các khoản thu từ chi tiết cụ thể đến tổng hợp toàn đơn vị. Bởi vì, mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các khoản huy động, kế toán đều ghi chép, xử lý, phản ánh và tổng hợp bằng các phương pháp của kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý về đối tượng đó.

1.2.2.3. Quy trình lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách tại các đơn vị sự nghiệp công lập

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Công tác quản lý tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm ba khâu công việc: Lập dự toán ngân sách trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Tổ chức chấp hành dự toán hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Quyết toán ngân sách. Cụ thể nội dung chính của từng khâu công việc bao gồm:

- Lập dự toán ngân sách

Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ (zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.

Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Như vậy, theo chúng tôi phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động.

Phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra.

Trên cơ sở đặc điểm của hai phương pháp lập dự toán như trên, phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị. Trong khi đó, phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích. Trong điều kiện cụ thể ở các đơn vị sự nghiệp công lập của Việt Nam hiện nay, theo chúng tôi phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp được sử dụng rộng rãi.

Khi lập dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và các khoản vay. Trong quá trình lập dự toán ngân sách phải lập đúng mẫu biểu, thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục lục NSNN. Dự toán ngân sách của các đơn

vị sự nghiệp công lập được gửi đúng thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.

- Chấp hành dự toán ngân sách

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị sự nghiệp công lập chủ động tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu - chi được giao, đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả. Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập cần tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán để theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi, quản lý quỹ lương, các quỹ và quản lý tài sản của đơn vị.

+ Quá trình chấp hành dự toán thu: Các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu. Trong quá trình chấp hành dự toán thu các đơn vị sự nghiệp phải coi trọng công bằng xã hội, đảm bảo thực hiện nghiêm túc các chính sách thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đối với các đơn vị được sử dụng nhiều nguồn thu đồng thời, cần có biện pháp quản lý thống nhất nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Chính vì vậy, để đạt được các yêu cầu trên đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, trong đó phải tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục quá trình chấp hành dự toán đã được xây dựng. Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức công tác kế toán khoa học từ việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu, trên cơ sở đó tiến hành phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ kế toán và định kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động các nguồn thu.

+ Quá trình chấp hành dự toán chi: Song song với việc tổ chức khai thác các

nguồn thu nhằm đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động, các đơn vị sự nghiệp

công lập phải có kế hoạch theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục

đích để hoàn thành nhiệm vụ được giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả. Trong cơ chế tự chủ tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ để Thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chi. Những nội dung chi trong quy chế chi tiêu nội bộ đã có tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành thì phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Những nội dung chi cần thiết phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong quy chế chi tiêu bộ nhưng Nhà nước chưa ban hành chế độ thì Thủ trưởng đơn vị có thể xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị.

Như vậy đối với quản lý chi, các đơn vị sự nghiệp công lập phải quản lý một cách có hiệu quả và tiết kiệm, bởi vì nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu sử dụng không có giới hạn. Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề vô cùng quan trọng. Do đó việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính. Muốn vậy các đơn vị sự nghiệp công lập phải sử

dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức vận dụng hệ

thống phương pháp kế toán để thu thập, ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời các khoản chi theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường

xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, biện pháp tăng cường quản lý chi.

+ Quản lý quỹ lương:

tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra

Các đơn vị sự nghiệp công lập phải chấp hành đúng quỹ tiền lương được duyệt tương ứng với số công chức, viên chức được giao theo chỉ tiêu biên chế hàng năm. Nghiêm cấm việc sử dụng quỹ tiền lương cho các mục đích khác và ngược lại. Bên cạnh đó, việc chi trả quỹ tiền lương thực hiện đồng thời với việc trích

nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quy định. Việc lập dự toán, cấp phát và hạch toán quỹ tiền lương phải đúng mục lục NSNN. Việc cấp

phát, thanh toán quỹ tiền lương

ở các

đơn vị

sự nghiệp

công lập phải chịu sự

kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và cơ quan KBNN.

+ Quản lý tài sản nhà nước trong đơn vị sự nghiệp công lập: Việc quản lý và sử dụng tài sản nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp công lập phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, mọi tài sản nhà nước đều được Nhà nước giao cho đơn vị quản lý, sử dụng. Theo đó, mọi tài sản nhà nước đều phải xác định được chủ thể quản lý, sử dụng, tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”. Các đơn vị sự nghiệp công lập có quyền sử dụng, khai thác tài sản nhà nước theo đúng mục đích được giao, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả, đồng thời phải chịu trách nhiệm nếu có sai phạm trong quản lý, sử dụng tài sản.

Thứ hai, tài sản nhà nước phải được đầu tư, trang bị và sử dụng đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, bảo đảm công bằng, hiệu quả, tiết kiệm.

Thứ ba, tài sản nhà nước phải được hạch toán đầy đủ về hiện vật và giá trị thưo quy định của pháp luật. Việc xác định giá trị tài sản trong quan hệ mua, bán, thuê, cho thuê, liên doanh, liên kết, thanh lý tài sản hoặc trong các giao dịch khác được thực hiện theo cơ chế thị trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc hạch toán đầy đủ về hiện vật và giá trị tài sản nhà nước đảm bảo cho các đơn vị sự nghiệp công lập nắm được số lượng, giá trị và tình trạng tài sản, từ đó đề ra các biện pháp quản lý phù hợp và phục vụ tốt công tác hoạch định chính sách, chế độ. Còn việc xác định giá trị tài sản trong quan hệ mua, bán, thuê, cho thuê, liên doanh, liên kết, thanh lý tài sản hoặc trong các giao dịch khác được thực hiện theo cơ chế thị trường là nội dung đổi mới, tiếp cận kịp thời với nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế, bảo đảm quản lý, sử dụng tài sản nhà nước hiệu quả, công khai, minh bạch; mọi quan hệ trong giao dịch mua sắm, bán, thanh lý, thuê, cho thuê, liên doanh, liên kết được thực hiện theo cơ chế thị trường thông qua việc đấu thầu, đấu giá công khai theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, tài sản nhà nước được bảo dưỡng, sửa chữa, bảo vệ theo chế độ quy định.

Thứ năm, việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước được thực hiện công

khai, minh bạch; mọi hành vi vi phạm chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhà nước phải được xử lý kịp thời, nghiêm minh theo quy định của pháp luật.

Như vậy, về mặt quản lý và tổ chức thì những nguyên tắc quản lý tài sản nhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập từ khâu bắt đầu hình thành tài sản đến quản lý, sử dụng tài sản.

- Quyết toán thu - chi ngân sách

Quyết toán thu - chi ngân sách là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Để có thể tiến hành quyết toán thu - chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách.

Nội dung chính của hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán là trình bày một cách tổng quát, toàn diện về tình hình thu, chi và cân đối ngân sách; tình hình tiếp nhận, huy động, sử dụng các nguồn tài chính và sự vận động của các tài sản sau một kỳ kế toán. Báo cáo quyết toán NSNN được lập trên cơ sở số liệu phải chính xác, trung thực, nội dung phải theo đúng các nội dung ghi dự toán được duyệt và phải báo cáo quyết toán chi mục lục NSNN. Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đến đơn vị cấp trên bao gồm Bảng cân đối tài khoản năm, Báo cáo thuyết minh quyết toán năm, Báo cáo quyết toán năm trước khi gửi các cơ quan có thẩm quyền để xét duyệt hoặc tổng hợp và phải có xác nhận của KBNN đồng cấp.

Số liệu trên sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu của cơ quan tài chính và KBNN cả về tổng số và chi tiết, sau đó mới tiến hành lập báo cáo quyết toán năm.

Như vậy, ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công

lập đều hết sức quan trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực trong dự kiến để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán. Qua đó có thể thấy ba khâu công việc trong quản lý tài chính có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao. Muốn vậy các đơn vị phải có sự chủ động, linh hoạt trong hoạt động đồng thời với việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực. Điều này một mặt phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ được giao, mặt khác phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phương thức hoạt động, cũng như cách thức tổ chức công tác kế toán khoa học.

1.2.3. Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý

Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập rất sâu rộng. Ở đây chúng tôi chỉ đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý,… hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin

trong môi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ

chức công tác kế

toán còn bị ảnh

hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán. Ví dụ như trong một đơn vị sự nghiệp công lập có nhiều đơn vị nội bộ, khi lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào cho phù hợp. Nếu đơn vị có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống internet riêng và mua phần mềm kế toán có thể xử lý, đơn vị có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ.