Nội Dung Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Các Đơn Vị Sự Nghiệp Công Lập

Như vậy theo chúng tôi, nhận thức về vai trò công nghệ thông tin của các nhà lãnh đạo trong các đơn vị sự nghiệp công lập cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán. Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế toán của đơn vị, nhưng cũng không phải chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán và cung cấp thông tin. Do đó khi nhà lãnh đạo trong đơn vị sự nghiệp công lập có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý đơn vị, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn.

Ngoài các nhân tố trên, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cũng cần quan tâm đến các nhân tố khác như nhu cầu thông tin kế toán, yêu cầu quản lý đơn vị, yêu cầu kiểm soát trong đơn vị,…

1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập

Như trên đã trình bày “Tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức các nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả”. Như vậy, nghiên cứu nội dung của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập là xác định những công việc chủ yếu và cơ bản cần tiến hành khi tổ chức công tác kế toán. Cụ thể, nội dung của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

1.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Thông tin kế toán ban đầu là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán. Đây là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thật sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Do đó, thu thập thông tin kế toán ban đầu là thu thập thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính tại

đơn vị.

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Như vậy theo chúng tôi, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Từ những phân tích trên có thể thấy vai trò của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán được xác định là “khâu công việc quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp nguyên liệu đầu vào - các thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán”[74]. Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” [74]. Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.

Do vậy theo chúng tôi, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị sự nghiệp công lập theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.

- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp đó khi cần thiết.

- Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.

- Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.

Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán đơn vị sự nghiệp công lập phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó theo chúng tôi, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm những công việc như sau:

Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ [79]. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính

ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số

185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN; mỗi đơn vị sự nghiệp công lập lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc; còn các chứng từ hướng dẫn thì các đơn vị sự nghiệp công lập có thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp và thuận lợi cho công tác kế toán. Bên

cạnh đó, các đơn vị sự nghiệp cần phải thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho công tác quản trị nội bộ mà chế độ kế toán Nhà nước chưa quy định hoặc cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một số nội dung trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã được quy định trong các chế độ kế toán, để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý; đồng thời cũng có thể sử dụng một số loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính toán trung gian do đơn vị xây dựng.

Tóm lại, đối với các đơn vị sự nghiệp công lập triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, theo chúng tôi vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ.

Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán.

Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế toán quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, hướng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kế toán một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà nước làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.

Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán.

Các bộ phận của đơn vị sự nghiệp công lập luôn là trung tâm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trên chứng từ. Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc

kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.

Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần

xác định chức trách, nhiệm vụ

của các bộ

phận chức năng trong đơn vị nhằm

giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán. Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.

Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp công lập cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.

1.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Để hệ thống hóa được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính

nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, quản lý tài sản ở các đơn vị, kế toán phải sử dụng phương pháp tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể [59]. Tập hợp các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

Theo điều 24 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị.

Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị” [79].

Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do đó, khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán không đơn thuần là các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành vào công tác kế toán; xét theo tính độc lập tương đối thì các nội dung của tổ chức công tác kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhau như sau:

Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tương ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán.

Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản

kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay được thực hiện theo

Chế độ

kế toán HCSN ban hành theo

Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC ngày

30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập gồm gồm 7 loại và được quy định đến tài khoản cấp 2, gồm loại 1- Tiền, vật tư, loại 2- Tài sản cố định, loại 3- Thanh toán, loại 4- Nguồn kinh phí và các quỹ, loại 5- Các khoản thu, loại 6- Các khoản chi và loại 0- Tài khoản ngoài bảng. Các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị sự nghiệp công lập cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi. Theo chúng tôi, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết để phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin quản trị nội bộ về những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chi tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế toán mà chế độ quy định.

Bên cạnh đó, trong trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.

Như vậy, việc lựa chọn hợp lý các tài khoản sẽ giúp bộ máy kế toán đơn vị xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, hữu ích, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với từng tài khoản, đơn vị có thể quy định chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và

cung cấp thông tin kế toán.

Ba là, xử lý sơ bộ, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán: Việc hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán có thể được tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch toán ban đầu, cũng có thể nhân viên kế toán phải xử lý tổng hợp theo từng

đối tượng kế toán để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp quản lý.

ứng yêu cầu

Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán.

Tóm lại, việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán sẽ là định hướng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị. Do đó các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải có sự quan tâm đúng mức khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Trong quá trình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị.

1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. Điều 25 Luật Kế toán đã quy định “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [79]. Như vậy, sổ kế toán là phương tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế. Đối tượng kế toán rất phong phú, đa dạng về nội dung kinh tế, về đặc điểm vận động và có yêu cầu quản lý khác nhau, do đó để phản ánh các đối tượng kế toán sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau. Vì vậy, theo chúng tôi tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng