Tổ Chức Phân Tích Thông Tin Kế Toán

hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Do đó, tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo hệ thống hóa được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính để lập được các báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính. Vì vậy theo chúng tôi việc tổ chức hệ thống sổ kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị khi tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp.

- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp.

- Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán.

Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán nhằm tổng hợp, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán thu nhận ban đầu nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý; nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kế toán trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:

Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và nguồn số liệu để kế toán ghi chép vào các sổ kế toán tương ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu; kế toán đã phân loại và phản ánh trên các tài khoản kế toán liên quan mà nhân viên kế toán có thể ghi trực tiếp vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp.

Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán theo quy định của Nhà nước: Để tổ chức hệ thống sổ kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, kếtoán đơn vị sự nghiệp công lập cần lựa chọn hình thức tổ chức hệ thống sổ kế

toán (hay hình thức kế toán) thích hợp với số lượng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán [59].

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Như vậy, mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn. Các đơn vị sự nghiệp công lập đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi

hành Luật Kế

toán và Chế

độ kế

toán HCSN ban hành theo

Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ

trưởng Bộ

Tài chính và Thông tư số

185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN. Đối với từng sổ kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể cụ thể hóa theo hình thức kế toán đã chọn, đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật tính toán. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu của quản trị nội bộ đơn vị, các đơn vị sự nghiệp công lập tự xây dựng các sổ kế toán phục vụ cho việc tổng hợp chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ theo bộ phận, theo từng hoạt động dịch vụ,… hoặc cần phải bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết trên cơ sở hệ thống sổ kế toán chi tiết đã được quy định trong chế độ kế toán của Nhà nước.

Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Ba là, tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Theo hình thức kế toán đơn vị đã lựa chọn và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý; nhân viên kế toán

căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết; theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tượng kế toán phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán.

Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: Tùy theo yêu cầu

quản lý ở từng bộ phận, từng đối tượng; kế toán có thể cung cấp thông tin ở

những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán như về số lượng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tượng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp.

Tóm lại, sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo ra thông tin đầy đủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và các hoạt động kinh tế tài chính khác của đơn vị, giảm nhẹ lao động kế toán, tăng năng suất lao động kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan.

1.3.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Việc lập các báo cáo kế toán là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các hoạt động của đơn vị. Như vậy, tổ chức lập báo cáo kế toán là quá trình cung cấp thông tin một cách đầy đủ và trực tiếp cho quản lý cả trong nội bộ đơn vị

và những người bên ngoài có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Chính vì thế, theo chúng tôi tổ chức lập báo cáo kế toán được đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình được đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của đơn vị đem lại hiệu quả ngày càng cao.

Như vậy theo chúng tôi tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm các nội dung chính sau:

Thứ nhất, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên ngoài đơn vị.

Báo cáo tài chính là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ tổng hợp, lập theo định kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của đơn vị mà còn cho các đối

tượng bên ngoài đơn vị có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Các báo cáo này

thường là báo cáo bắt buộc, được Nhà nước quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất.

Báo cáo tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập được lập vào cuối quý, cuối năm và nộp cho cơ quan chủ quản chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý (đối với báo cáo tài chính quý) và sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật (đối với báo cáo tài chính năm).

Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu của báo cáo tài chính. Vì vậy, Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) của các đơn vị sự nghiệp công lập phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian và sự chính xác cho việc lập các báo cáo tài chính.

Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp công lập phải thực hiện công khai Báo cáo tài chính theo một trong các hình thức sau: Phát hành ấn phẩm, thông báo bằng văn bản, niêm yết, các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, tổ chức lập báo cáo tài chính là dựa vào các quy định về biểu mẫu, phương pháp lập của Nhà nước để tiến hành phân công và hướng dẫn các

bộ phận liên quan thực hiện đúng theo các quy định. Hiện nay các đơn vị sự

nghiệp công lập chủ yếu lập và gửi các báo cáo tài chính theo quy định của Chế độ Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN.

Thứ hai, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị.

Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định. Bên cạnh đó thông tin trong các báo cáo kế toán này có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị có thể đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát

triển của đơn vị (các quyết định trong ngắn, các quyết định trong dài hạn,…).

Đồng thời hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị. Báo cáo

kế toán phục vụ

yêu cầu quản trị

nội bộ

và điều hành hoạt động của đơn vị

thường được lập không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, mỗi đơn vị tùy theo những đặc điểm và yêu cầu thông tin để tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp.

Do vậy tổ chức lập báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, chủ yếu là dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý tài chính và yêu cầu thông tin cho quản lý ở từng bộ phận, cũng như toàn đơn vị. Từ đó xây dựng các báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết đã xác định và phân công hướng dẫn các bộ phận có liên quan tiến hành lập đúng theo các báo cáo đã được xây dựng.

Tóm lại, để thông tin báo cáo kế toán trở thành thông tin hữu ích, giúp các đối tượng sử dụng thông tin đánh giá đúng thực trạng và đề ra các quyết định

quản lý tài chính đúng đắn, việc lập báo cáo kế toán ở các đơn vị sự nghiệp cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, nội dung thông tin cung cấp phải phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị. Nội dung các chỉ tiêu báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin.

Thứ

hai,

nội dung các chỉ tiêu báo cáo, phương pháp tính các chỉ tiêu số

lượng, giá trị phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp được các chỉ tiêu cùng loại, có thể so sánh được với kỳ trước, với dự toán để xem xét, đánh giá khi sử dụng thông tin.

Thứ ba, căn cứ xác định các số liệu báo cáo phải rõ ràng, phải có trong sổ kế toán của đơn vị nhằm đảm bảo tính có thể tin cậy được của thông tin.

Thứ tư, các chỉ tiêu số lượng trong báo cáo phải đảm bảo chính xác, tức là phải phù hợp với số liệu trong sổ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của số liệu này trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán.

Thứ năm, các báo cáo tài chính phải được lập và nộp đúng hạn nhằm phát huy được hiệu lực đối với người sử dụng thông tin.

1.3.5. Tổ chức phân tích thông tin kế toán

Để giúp các đơn vị sự nghiệp công lập quản lý tốt nguồn kinh phí được

NSNN cấp phát cũng như nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ khác thì ngoài nhiệm vụ tổ chức tổng hợp, trình bày và cung cấp thông tin kế toán, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải thực hiện việc tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguồn vốn, tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ,… của đơn vị. Để phân tích thông tin của kế toán, theo chúng tôi các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng các phương pháp chủ yếu sau:

- Phương pháp chi tiết: Mọi kết quả hoạt động đều cần thiết và có thể chi tiết theo những hướng khác nhau. Thông thường trong phân tích, phương pháp chi tiết được thực hiện theo những hướng sau:

+ Chi tiết theo các bộ phận hay yếu tố cấu thành chỉ tiêu;

+ Chi tiết theo thời gian;

+ Chi tiết theo địa điểm: Phương pháp này thường được ứng dụng rộng rãi trong phân tích kinh tế - tài chính trong các trường hợp sau:

Một là,

đánh giá kết quả

thực hiện hạch toán hoạt động nội bộ. Trong

trường hợp này, tùy chỉ tiêu khác nhau có thể chi tiết mức thực hiện khoán ở các bộ phận có cùng nhiệm vụ như nhau;

Hai là, phát hiện đơn vị tiên tiến hoặc lạc hậu trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Tùy mục tiêu đề ra có thể chọn các chỉ tiêu chi tiết phù hợp về các mặt như hiệu quả, chất lượng, chi phí;

Ba là, khai thác các khả năng tiềm tàng về sử dụng vật tư, lao động, kinh phí,… trong hoạt động.

- Phương pháp so sánh: So sánh là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích xác định xu hướng, mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích. Vì vậy, để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề, như xác định số gốc để so sánh, xác định điều kiện so sánh và xác định mục tiêu so sánh.

Xác định số gốc để so sánh phụ thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích: Số gốc để so sánh có thể là trị số của chỉ tiêu ở kỳ trước (năm nay so với năm trước, tháng này so với tháng trước), trị số cùng kỳ năm trước (tháng hoặc quý). Trị số kỳ gốc có thể là kỳ định gốc (mốc thời gian để các kỳ sau được so sánh) hoặc kỳ gốc liên hoàn.

Các trị số của chỉ tiêu ở kỳ trước, kế hoạch hoặc cùng kỳ năm trước gọi chung là trị số kỳ gốc và thời kỳ chọn làm gốc so sánh đó, gọi chung là kỳ gốc. Thời kỳ chọn để phân tích gọi là kỳ phân tích.

So sánh có thể thực hiện giữa thực tế kỳ phân tích với định mức, kế hoạch, dự toán,… hoặc có thể thực hiện được giữa thực tế kỳ phân tích với thực tế kỳ gốc so sánh.

Khi so sánh theo thời gian cần chú ý các điều kiện sau:

- Đảm bảo tính thống nhất về nội dung kinh tế của chỉ tiêu;

- Đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu.

Mục tiêu so sánh trong phân tích kinh tế - tài chính là xác định mức biến

động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. Mức biến động tuyệt đối được xác định trên cơ sở so sánh trị số của chỉ tiêu giữa hai kỳ: Kỳ phân tích và kỳ gốc, hay chung nhất là so sánh giữa số phân tích và số gốc.

Mức biến động tương đối là kết quả so sánh giữa trị số của chỉ tiêu kỳ phân tích với trị số của chỉ tiêu kỳ gốc, nhưng đã được điều chỉnh theo một hệ số của chỉ tiêu có liên quan, mà chỉ tiêu liên quan này quyết định quy mô của chỉ tiêu phân tích. Phương pháp phân tích trên được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, như phân tích tình hình sử dụng kinh phí, tình hình sử dụng vật tư,…

- Phương pháp loại trừ: Loại trừ là một phương pháp nhằm xác định mức độ ảnh hưởng lần lượt của từng nhân tố đến kết quả hoạt động, bằng cách khi xác định sự ảnh hưởng của nhân tố này thì loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác.

Chẳng hạn, khi phân tích chỉ tiêu tổng mức viện phí thu được có thể quy về sự ảnh hưởng của hai nhân tố:

+ Số lượng bệnh nhân phải nộp viện phí;

+ Số viện phí bình quân 1 bệnh nhân phải nộp.

Cả hai nhân tố trên cùng đồng thời ảnh hưởng đến tổng mức viện phí thu được, nhưng để xác định mức độ ảnh hưởng của một nhân tố này phải loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố khác. Muốn vậy, điều này có thể được thực hiện bằng hai cách:

Cách thứ nhất: Có thể dựa trực tiếp vào mức biến động của từng nhân tố và được gọi là phương pháp “số chênh lệch”.

Cách thứ hai: Có thể dựa vào phép thay thế sự ảnh hưởng lần lượt từng nhân tố và được gọi là phương pháp “thay thế liên hoàn”.

1.3.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn sự nghiệp công lập nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo công