Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Hạch Toán Vật

- Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững được trên thị trường trên chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính sách đẻ nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.

+ Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trẹ, không lãng phí vốn vo dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết.

+ Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho rộng rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu.

+ Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trước. khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duuyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu.

- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song sông được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo rõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật

tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đốigiữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật lệu được chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ,với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp , nhạy bén với những đòi hỏi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình.

- Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty.

- Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liêu tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình

hình nhập-xuất tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng.

II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT - MAY HÀ NỘI

Với tư cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung

1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty

Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và gía hạch toán muốn mở được sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.

Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán không theo dõi được gía trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, sử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính

Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau:

Biểu số 1.1 SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Kho

Danh điểm vật liệu	Tên vật liệu	Đơn vị tính	Giá hạch toán	Ghi chú
Bông	1521	Vật liệu chính	kg
	1521 A	Nhóm bông	kg
	1521 A01	Bông Việt Nam	kg
	1521 A02	Bông Nga	kg
	....
	1521 B	Nhóm xơ	kg
	1521 B01	Xơ Nanlon	kg
	1521 B02	Xơ Sunkyong	kg
	......
	1522	Vật liệu phụ
	1522 A01	NaOH
	1522 A02	H2SO4
	.....

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế toán cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty

2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu

Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn nguyên vật liệu

của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này.

Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho cới việc ghi chép của kế toán vật liệu.

Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiênj thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác , kịp thời.

Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra , cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ dư.

Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu , kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.

Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư nhân với giá trị hạch toán.

3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu

Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp nay, mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng đọ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.

Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thương xuyên. hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồng khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng.

Theo em, với chủng loại và số lượnh vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo rõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng.

Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán

Cuối tháng, trên cơ sở số liệu or các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa gía thực tế và giá hạch toán.Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Hệ số giá =

Giá hạch toán vật liệu tồn đẩu kỳ và nhập trong kỳ

Sau khi đã tính ra được chênh lệch gía trị vật liệu xuất kho,kế toán ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính

Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng,kế toán sẽ tính theo cách sau

Giá trị vật liệu = Giá trị vật liệu + Giá trị vật liệu - Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ

4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu:

Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi ttrên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số1 ,số 2. Giá vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy,công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau

Biểu số 4.1 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Tài khoản: 1522

Tên vật tư: NaOH đặc Số danh điểm: 1522 A01

Đơn vị tính: Kg Kho : hoá chất

Chứng từ

Diễn giải	TKĐƯ	Nhập		Xuất		Tồn		Ghi chú
Diễn giải	TKĐƯ	SL	TT	SL	TT	SL	TT
SH	NT	Tồn đầu kỳ
		Nhập (xuất )trong kỳ	331	x	x
		Chi phí thu mua	331	x	x
		Cộng phát sinh		x	x	x	x
		Tồn cuỗi kỳ						x	x

5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu

Thực tế công ty không mở tài khoản 141 "Tạm ứng", mà việc tạm

ứng cho phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường

xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK141 việc mở TK141 không những tuân thủ theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi.

Do vậy vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng số giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán , hạch toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty .

Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm như sau:

Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh , tức là người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toánghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản:

Nợ TK141(Chi tiết từng người tạm ứng) Có TK 111

Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết)

Nợ TK 133

Có TK 141 (Chi tiết từng người tạm ứng)

Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng:

Nộp bằng tiền: Nợ TK 111

Có TK 141

Nếu trừ vào lương Nợ TK 334 (Chi tiết)

Có TK 141

Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu

chi thanh toán cho người tạm ứng: