Phân Loại Tư Vấn Xây Dựng Theo Mức Độ Cung Cấp Dịch Vụ

CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ HỒ SƠ TƯ VẤN Ở CÁC CÔNG TY TƯ VẤN THUỘC BỘ XÂY DỰNG

Trong chương này, tác giả tiến hành nghiên cứu tổng quan về dịch vụ tư vấn xây dựng, các loại hình tư vấn xây dựng và công tác thực hiện dịch vụ này ở một số công ty tư vấn thuộc Bộ Xây dựng. Đặc biệt, tác giả nghiên cứu sâu hơn về quy trình thực hiện quản lý hồ sơ tư vấn tại các công ty này để trên cơ sở đó đề xuất quy trình chung quản lý hồ sơ tư vấn cho các công ty.

2.1. TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ CÁC LĨNH VỰC TƯ VẤN XÂY DỰNG

Tư vấn xây dựng ngày nay đã trở thành một nghề chuyên nghiệp được xã hội tôn trọng, có đẳng cấp và chiếm một vị trí quan trọng trong ngành Xây dựng. Đây là loại hình sản phẩm dịch vụ mang tính trí tuệ và có hàm lượng chất xám cao.

2.1.1. Tư vấn xây dựng và các khái niệm liên quan [7], [8], [9]

Tư vấn xây dựng

Tư vấn xây dựng là một loại hình tư vấn đa dạng trong công nghiệp xây dựng, kiến trúc, quy hoạch đô thị và nông thôn... có quan hệ chặt chẽ với tư vấn đầu tư, thực hiện phần việc tư vấn tiếp nối sau việc của tư vấn đầu tư [9]. Sản phẩm của ngành Tư vấn xây dựng là sản phẩm “chất xám” được thể hiện trên các bản báo cáo, các bản vẽ thiết kế, quy hoạch của các dự án.

Tư vấn xây dựng là chiếc cầu nối giữa khách hàng - chủ đầu tư và nhà thầu xây lắp, là hoạt động đáp ứng nhu cầu tự thân của ngành xây dựng trong cơ chế mới. Lực lượng tư vấn tích cực tham gia giúp chủ đầu tư trong các dự án từ khâu đầu đến khâu cuối, từ khâu lập dự án đến khảo sát, thiết kế các công trình cho đến khâu giám sát nhà thầu thực hiện dự án, mua sắm trang thiết bị, nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng. Hoạt động của tư vấn là hoạt động của trí tuệ, không chỉ dựa vào Khoa học - Kỹ thuật - Công nghệ mà còn là hoạt động tổng hợp Chính trị - Kinh tế - Xã hội đa dạng mang tính cộng đồng và xã hội sâu sắc. Thông thường, đối với các dự án công trình hạ tầng kỹ thuật, chỉ có một công ty tư vấn đầu tư và xây dựng đảm nhiệm công việc từ đầu đến cuối.

Hồ sơ tư vấn xây dựng

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Hồ sơ tư vấn xây dựng là một tập văn bản bao gồm hợp đồng tư vấn, các tài liệu kèm theo và tài liệu bổ sung (gọi tắt là tài liệu kèm theo hợp đồng) trong quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn xây dựng.

Hợp đồng tư vấn xây dựng

Hợp đồng tư vấn xây dựng (Hợp đồng A-B) là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty Tư vấn Xây dựng với Chủ đầu tư về việc cung cấp dịch vụ tư vấn. Hợp đồng có thể thực hiện một, một số hay toàn bộ công việc tư vấn trong hoạt động xây dựng như: lập quy hoạch xây dựng; lập dự án đầu tư xây dựng công trình; khảo sát xây dựng; thiết kế xây dựng công trình; lựa chọn nhà thầu; giám sát thi công xây dựng công trình; quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; thẩm tra thiết kế, tổng dự toán, dự toán và các hoạt động tư vấn khác có liên quan đến xây dựng công trình [9].

Hợp đồng tư vấn thực hiện toàn bộ công việc thiết kế xây dựng công trình của dự án là hợp đồng tổng thầu thiết kế.

Nội dung chủ yếu của hợp đồng tư vấn gồm: nội dung công việc phải thực hiện; chất lượng và yêu cầu kỹ thuật khác của công việc; thời gian và tiến độ thực hiện; điều kiện nghiệm thu, bàn giao; giá cả, phương thức thanh toán; thời hạn bảo hành; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; các loại thoả thuận khác theo từng loại hợp đồng; ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng.

Các tài liệu kèm theo hợp đồng [9]

Các tài liệu kèm theo hợp đồng là bộ phận không tách rời của hợp đồng tư vấn xây dựng. Tuỳ theo qui mô, tính chất công việc, tài liệu kèm theo hợp đồng tư vấn có thể bao gồm toàn bộ hay một phần các tài liệu sau:

- Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ định thầu

- Quyết định giao nhiệm vụ

- Quyết định thành lập nhóm dự án

- Bảng kê các dữ liệu

- Đề cương thực hiện

- Biên bản Hội đồng KHCN cơ sở

- Biên bản thoả thuận

- Biên bản giao nhận hồ sơ

- Biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

- Biên bản thanh lý hợp đồng

- Hợp đồng giao nhận khoán (nếu có)

- Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng giao nhận khoán (nếu có)

- Các Báo cáo sản phẩm, các hợp đồng kinh tế về các loại hình tư vấn, dịch vụ.

- Thuyết minh thiết kế kỹ thuật và các bản vẽ thiết kế, tổng dự toán, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.

- Sổ nhật ký thi công.

- Sổ lưu hồ sơ

- …..

Quản lý hồ sơ tư vấn

Quản lý hồ sơ tư vấn là hoạt động sắp xếp, phân loại và xem xét lại các hồ sơ, văn bản trong các doanh nghiệp tư vấn. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ truy xuất, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một doanh nghiệp.

Mục đích của quản lý hồ sơ tư vấn là giúp cho các công tác lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ tư vấn phục vụ hoạt động thực hiện, nghiên cứu; bảo trì công trình; kiểm tra, giám định công trình khi công trình có sự cố kỹ thuật hoặc khi có yêu cầu; giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến công trình. Đồng thời quản lý hồ sơ còn phục vụ công tác lập báo cáo, thống kê về số lượng, giá trị các công trình đã, đang và sẽ được thực hiện; phục vụ công tác nghiên cứu, phân tích trên cơ sở số liệu hiện có để giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị.

Doanh nghiệp tư vấn xây dựng

Doanh nghiệp tư vấn xây dựng là một trong 6 loại hình doanh nghiệp xây dựng được quy định trong Nghị định 15/CP ngày 04-03-2004 của Chính phủ. Doanh nghiệp tư vấn xây dựng với nhiệm vụ chủ yếu là nghiên cứu lập và thẩm tra dự án đầu tư xây dựng; tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế trong xây dựng; tư vấn mua sắm trang thiết bị; công nghệ xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng; thiết kế, thẩm tra thiết kế; lập và thẩm tra tổng dự toán; quản lý quá trình đầu tư xây dựng; giám sát kỹ thuật xây dựng. [9]

Khách hàng (Bên A)

Khách hàng là các tổ chức pháp nhân hoặc thể nhân… có hợp đồng Tư vấn xây dựng với công ty.

Hợp đồng tư vấn được ký kết giữa khách hàng và công ty gọi là hợp đồng A- B; còn hợp đồng ký kết giữa công ty với đơn vị thành viên của công ty gọi là hợp đồng B-B’ hay hợp đồng giao khoán nội bộ.

Dữ liệu tư vấn xây dựng

Dữ liệu tư vấn xây dựng bao gồm các tài liệu được khách hàng cung cấp, các tiêu chuẩn, quy chuẩn, các văn bản pháp quy của nhà nước, các nghị quyết, thông tư của Bộ xây dựng cũng như các sở xây dựng địa phương có liên quan đến tư vấn xây dựng.

2.1.2. Các lĩnh vực tư vấn xây dựng

Trong các chủ thể tham gia thực hiện các dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam, thì chủ thể tư vấn xây dựng hoạt động nhiều nhất, tham gia vào tất cả các hoạt động của dự án, cho tất cả các cấp quản lý. Có thể phân loại các lĩnh vực tư vấn xây dựng theo các tiêu chí sau:

2.1.2.1. Phân loại tư vấn xây dựng theo mức độ cung cấp dịch vụ

Mức độ 1: Tư vấn mang tầm chiến lược. Đó là các lời khuyên, các kế sách cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý và các chủ đầu tư. Những lời khuyên như giúp lãnh đạo tỉnh, thành phố xây dựng các chính sách về xây dựng để hấp dẫn các nhà

đầu tư trong nước và nước ngoài, hay những lời khuyên giúp chủ đầu tư trả lời các câu hỏi: Đầu tư dự án gì thì có hiệu quả kinh tế? Dự án đó nên đặt ở đâu? Quy mô của dự án như thế nào?

Mức độ 2: Tư vấn có tầm chiến thuật. Đó là các nhiệm vụ cụ thể được chủ đầu tư thuê như lập dự án đầu tư, lập kế hoạch thực hiện dự án hay tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu.

Mức độ 3: Tư vấn thực hiện các hợp đồng công việc như tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình, giám định chất lượng hoặc nghiệm thu công trình đưa và khai thác sử dụng.

Hình 2.1 - Mối quan hệ giữa mô hình các cấp quản lý và các mức độ tư vấn xây dựng

2.1.2.2. Phân loại tư vấn xây dựng theo quá trình thực hiện dự án

Quá trình thực hiện dự án hay vòng đời của một dự án xây dựng (The construction Project Life Cycle) bao gồm 3 giai đoạn: giai đoạn 1 (chuẩn bị dự án); giai đoạn 2 (thực hiện dự án) và giai đoạn 3 (kết thúc dự án). (Xem hình 1 – phần phụ lục 1). Các dịch vụ tư vấn xây dựng gắn liền với các giai đoạn của quá trình thực hiện dự án, ứng mỗi giai đoạn sẽ có những dịch vụ tư vấn tương ứng như hình 2.2.

Hình 2.2 – Các hoạt động của tư vấn xây dựng trong quá trình thực hiện dự án

2.1.2.3. Phân loại tư vấn xây dựng theo vai trò của tư vấn

Trong xây dựng sẽ có hai loại tư vấn chính, đó là tư vấn đảm bảo chất lượng và tư vấn chuyên môn. Tư vấn đảm bảo chất lượng như: tư vấn giám sát thi công, tư vấn kiểm định chất lượng công trình, tư vấn kiểm định vật tư thiết bị hệ thống… Tư vấn chuyên môn như: tư vấn lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm tra hồ sơ xin phép xây dựng...Trong công trường xây dựng thì tư vấn là cầu nối giữa chủ đầu tư, nhà thầu chính và chỉ huy công trường. Hình

Chỉ huy Công trường

 Tư vấn đảm bảo chất lượng

 Các tư vấn chuyên môn

Nhà thầu chính

2.3 biểu diễn cái nhìn một cách trực quan về vai trò của tư vấn xây dựng trong một công trình xây dựng.

Thầu phụ Hoặc Nhà máy

Chủ đầu tư

Đội thi công

Giám sát chất lượng và Phòng ban kỹ thuật của nhà thầu

Đội thi công