Giai Đoạn 5: Đưa Hệ Thống Vào Sử Dụng

đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (Repetition).

Các công việc thiết kế

Các công việc thiết kế gồm: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết giao diện, thiết kế giải thuật, thiết kế phần cứng, thiết kế an toàn và bảo mật dữ liệu.

Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế CSDL bao gồm thiết kế CSDL chứa dữ liệu có cấu trúc và CSDL chứa dữ liệu phi cấu trúc. Để tiến hành thiết kế CSDL có nhiều phương án để lựa chọn.

o Phương án thứ nhất: Thiết kế hệ thống dữ liệu tập trung với dữ liệu được lưu trữ ngay ở máy chủ được đặt tại DN. Với phương án này, DN có thể chủ động tối đa trong công tác bảo mật cũng như khi cần thực hiện những tác động vật lý trực tiếp như bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hệ thống và không phải lo lắng về giới hạn dung lượng dữ liệu lưu trữ. Nhưng thực hiện theo phương án này đòi hỏi DN phải đầu tư rất nhiều tiền bạc và thời gian để xây dựng hệ thống từ cơ sở hạ tầng, nhân lực đến việc mua hoặc phát triển các ứng dụng sẽ được sử dụng trong hệ thống. Vì vậy, phương án này chỉ phù hợp với các DN lớn, vì các DN lớn mới có đủ khả năng tài chính để đầu tư ngay từ đầu.

o Phương án thứ hai: Thiết kế hệ thống dữ liệu theo mô hình phân tán. Trong mô hình này, dữ liệu được lưu trữ từng phần ở nhiều máy tính khác nhau và giữa các nơi này thường không có sự kết nối mạng. Mô hình dữ liệu phân tán có một số ưu điểm như: chi phí triển khai thấp, tận dụng được các CSDL sẵn có, dễ triển khai… Tuy nhiên, nó lại có nhiều nhược điểm như:

- Khó có thể áp dụng chuẩn dữ liệu chung giữa các CSDL được phân tán ở nhiều vị trí khác nhau. Thậm chí, nếu sử dụng mô hình dữ liệu phân tán thuần nhất thì cũng thiếu sự ăn khớp, đồng bộ giữa các dữ liệu ở các máy khác nhau và đồng thời khó tổng hợp dữ liệu lưu trữ ở các máy khác nhau đó.

- Gây trễ trong việc cập nhật dữ liệu. Không chủ động trong công việc đồng thời khiến cho công tác bảo mật, bảo trì trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Vì vậy, phương án này không còn phù hợp với đại đa số các DN hiện nay.

o Phương án thứ ba: Thiết kế hệ thống dữ liệu dựa trên mô hình điện toán đám mây (cloud computing). Điện toán đám mây còn gọi là điện toán máy chủ ảo, là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Thuật ngữ "đám mây" ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng Internet (dựa vào cách được bố trí của nó trong sơ đồ mạng máy tính) và như một liên tưởng về độ phức tạp của các cơ sở hạ tầng chứa trong nó. Ở mô hình điện toán này, mọi khả năng liên quan đến CNTT đều được cung cấp dưới dạng các "dịch vụ", cho phép người sử dụng truy cập các dịch vụ công nghệ từ một nhà cung cấp nào đó "trong đám mây" mà không cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ đó, cũng như không cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ công nghệ đó. Sử dụng mô hình điện toán đám mây có những ưu điểm sau: chi phí thấp, dữ liệu tập trung, đảm bảo sự ăn khớp giữa dữ liệu mới và dữ liệu đã có sẵn, giảm dung lượng lưu trữ (so với mô hình dữ liệu phân tán), đơn giản hóa công việc sao lưu dữ liệu. Bên cạnh đó, mô hình này cũng tồn tại không ít nhược điểm. Đầu tiên là vấn đề bảo mật, điều này khiến các DN e dè trong việc ứng dụng, vì bảo mật chỉ sử dụng dịch vụ miễn phí trên mạng Internet thông qua các nhà cung cấp. Tiếp đến, khi sử dụng mô hình này thì bị lệ thuộc vào mạng Internet, vào nhà cung cấp, tốc độ đường truyền và hạn chế về dung lượng lưu trữ. Sau cùng, là khó khăn trong việc tác động vật lý một cách trực tiếp tới hệ thống như tháo lắp ổ cứng để sửa chữa, bảo trì hay nâng cấp máy chủ. Chính vì vậy, mô hình điện toán đám mây chỉ phù hợp với các DN nhỏ và vừa.

Thiết kế giải thuật: Trong xử lý dữ liệu, giải thuật đóng một vai trò trung tâm, nó mô tả logic xử lý. Các quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính phải được thiết kế một cách đồng bộ với nhiều công đoạn có liên quan chặt chẽ với nhau. Nói một cách chung nhất thì giải thuật chính là các phương thức xác định một cách tường minh các quy trình này. Thiết kế giải thuật là một quá trình phức tạp, nó là một nghệ thuật đồng thời cũng là khoa học. Nó là một nghệ thuật bởi vì nó đòi hỏi trí tưởng tượng tốt, óc sáng tạo cộng thêm sự khéo léo. Là khoa học bởi vì ở đó các kỹ thuật và phương pháp tiêu chuẩn được sử dụng. Các giải thuật được thiết kế bởi ba cấu trúc điều khiển: cấu trúc tuần tự, cấu trúc chọn lọc và cấu trúc chu trình.

o Phương pháp diễn đạt giải thuật:

Để diễn đạt một giải thuật có rất nhiều phương pháp như phương pháp sử dụng cây quyết định, phương pháp bảng quyết định, phương pháp ngôn ngữ có cấu trúc, phương pháp sơ đồ khối, phương pháp sơ đồ Nasni- scheneider, phương pháp sơ đồ HIPO hay phương pháp sơ đồ cấu trúc… Mỗi một phương pháp đều có những ưu và nhược điểm. Vì vậy, tùy thuộc vào từng loại bài toán cụ thể mà tiến hành lựa chọn phương pháp diễn đạt giải thuật sao cho phù hợp.

Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện là lập ra cách bố trí và cơ chế tương tác cho tương tác người - máy. Giao diện là “bộ mặt” của phần mềm máy tính. Vì thế giao diện phải dễ học, sử dụng đơn giản, thân thiện với người dùng thì phần mềm mới mang lại hiệu quả. Khi tiến hành thiết kế phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Phân loại các hoạt động theo chức năng và tổ chức màn hình hài hoà theo vùng. Dùng định dạng nhất quán cho việc chọn thực đơn, hiển thị dữ liệu.

- Chỉ hiển thị thông tin có liên quan tới ngữ cảnh hiện tại.

- Đặt thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.

- Phải cung cấp cho người dùng những thông tin phản hồi nhằm thiết lập trao đổi thông tin hai chiều.

- Yêu cầu kiểm chứng mọi hành động phá huỷ không tầm thường hay đưa ra những thông báo lỗi có nghĩa. Chỉ dẫn cách thoát khỏi màn hình một cách rõ ràng.

Hình thức giao diện theo 4 loại: thực đơn, biểu tượng, điều mẫu và đối thoại:

- Hình thức giao diện đối thoại: được thiết kế dưới dạng hộp thoại câu hỏi hoặc lời nhắc để người dùng điền vào hay lựa chọn theo hướng dẫn có sẵn, tạo điều kiện cho người sử dụng với những hướng dẫn cụ thể trên màn hình.

- Hình thức giao diện thực đơn: Tuỳ theo phạm vi áp dụng của phần mềm mà thực đơn có độ phức tạp khác nhau. Với một hệ thống nhỏ, có thể thiết kế một thực đơn riêng lẻ, tuần tự. Với hệ thống lớn và phức tạp thì phải xây dựng thực đơn có phân cấp và thực đơn hoa tiêu. Thực đơn phải được phân cấp từ cao xuống thấp và

được sử dụng một cách nhất quán. Tránh thiết kế quá nhiều chức năng trên cùng một thực đơn. Thực đơn phải thuận tiện cho việc thoát ra cũng như truy cập nhanh chóng và dễ dàng, có thể sử dụng chuột, và các phím trên bàn phím.

- Hình thức giao diện biểu tượng: thiết kế những chức năng đơn giản như thêm mới, lưu, sửa, xoá hay quay ra cho thêm phần sinh động của phần mềm.

- Hình thức giao diện điền mẫu: Đây là kiểu giao diện được dùng nhiều nhất trong chương trình để nhập, xem, sửa, kết xuất hay khôi phục… dữ liệu. Đây là giao diện có ưu điểm quen thuộc, gần gũi với người sử dụng và các thao tác được giải thích rõ ràng, có thể dùng chuột hoặc các phím điều chuyển giữa các trường của biểu mẫu.

Thiết kế phần cứng: Thiết kế phần cứng là quá trình thiết kế mạng nội bộ cho tổ chức có thể là mạng LAN, WAN. Thiết kế phần cứng là thiết kế một phần hay tất cả các bộ phận được chỉ ra ở mục 1.3.2.1 và phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Đảm bảo sự tương thích: Các thiết bị mua mới và các thiết bị đã có phải làm việc được với nhau.

- Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực hiện có của các máy móc hiện thời.

- Đảm bảo độ tin cậy: trước khi đưa các thiết bị máy tính vào hệ thống cần phải kiểm nghiệm trên thực tế để đánh giá độ an toàn và tin cậy của thiết bị.

Thiết kế an toàn và bảo mật dữ liệu: Vấn đề bảo mật thông tin không được quan tâm đúng mức sẽ làm thất thoát thông tin ta ngoài gây ra những bất lợi cho DN. Thông thường chi phí cho vấn đề bảo mật và ngăn chặn tấn công từ bên ngoài thường chiếm 30% tổng chi phí xây dựng HTTT mới. Việc coi nhẹ sự phòng thủ và bảo mật sẽ giúp DN tiết kiệm được khá nhiều chi phí, nhưng lại là một sai lầm lớn, vì DN không thể tính trước được những tổn thất và thiệt hại khi hệ thống của họ bị tin tặc tấn công, khống chế và phá hoại. Vì vậy, đây là phần rất quan trọng và nó có những yêu cầu, kỹ thuật riêng. Nó bao gồm việc thiết kế các giải pháp bảo vệ an toàn hệ thống và thiết kế bảo mật cho các nguồn tài nguyên của hệ thống. Hệ thống

bảo vệ dữ liệu gồm nhiều lớp, hệ thống sẽ kiểm tra ở mỗi lớp trước khi cho phép người sử dụng được khai thác tài nguyên ở lớp sâu hơn.

1.4.2.4. Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống bao gồm:

Lập trình: Sau khi hoàn tất các thiết kế sẽ tiến hành lập trình, chương trình được lập phải dễ hiểu, nhấn mạnh vào các tính toán đơn giản và rõ ràng. Quá trình lập trình gồm các công việc cụ thể sau đây:

- Xác định tài liệu chương trình gốc.

- Xác định ngôn ngữ lập trình và khai báo dữ liệu: việc khai báo dữ liệu được thiết lập phụ thuộc vào ngôn ngữ lựa chọn, độ phức tạp và việc tổ chức cấu trúc dữ liệu được xác định trong giai đoạn thiết kế.

- Xây dựng câu lệnh: việc xây dựng luồng logic phần mềm được thiết lập trong khi thiết kế giải thuật. Câu lệnh được xây dựng phụ thuộc vào ngôn ngữ lựa chọn nhưng phải tuân theo một quy tắc: “mỗi câu lệnh nên đơn giản và trực tiếp; chương trình không nên bị xoắn xít để có tính hiệu quả”. Các câu lệnh nên viết theo cấu trúc để minh hoạ cho các đặc trưng logic và chức năng của từng đoạn.

Kiểm thử: Kiểm thử phần mềm là phần tử mấu chốt của đảm bảo chất lượng phần mềm và biểu thị cho việc xét duyệt tối hậu về đặc tả, thiết kế và mã hoá. Mục đích của kiểm thử là phát hiện ra những khiếm khuyết trong phần mềm. Kiểm thử được tiến hành và tất cả các kết quả đều được đánh giá, so sánh với kết quả dự kiến. Khi dữ liệu lỗi được phát hiện ra sẽ tiến hành gỡ. Một lỗi nhỏ cũng có thể mất tới một giờ hay một tháng để chuẩn đoán và sửa chữa.

o Kỹ thuật kiểm thử: Để thực hiện mục tiêu kiểm thử sử dụng cả hai kỹ thuật kiểm thử hộp đen và kiểm thử hộp trắng.

- Kiểm thử hộp đen: là việc tiến hành kiểm thử xem từng chức năng có vận hành hoàn toàn không. Để kiểm thử có thể tiến hành phân chia miền dữ liệu vào của chương trình thành các lớp để thực hiện suy dẫn hoặc chọn bất kỳ một phần tử nào của lớp phân hoạch tương đương để phân tích giá trị biên.

Phép kiểm thử hộp đen chỉ xem xét một số khía cạnh của hệ thống mà ít để ý tới cấu trúc logic bên trong của phần mềm. Do đó, việc kiểm thử hộp đen dù có kỹ lưỡng đến đâu cũng vẫn có thể bỏ lỡ những lỗi. Và để khắc phục vấn đề này nên phải sử dụng thêm kỹ thuật kiểm thử hộp trắng.

- Kiểm thử hộp trắng: là kỹ thuật kiểm thử có dùng cấu trúc điều khiển của thiết kế thủ tục để suy ra các trường hợp kiểm thử. Kiểm thử hộp trắng tập trung vào cấu trúc điều khiển chương trình. Các trường hợp kiểm thử được thực hiện đều đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh trong chương trình đều được thực hiện ít nhất một lần, tất cả các điều kiện logic đều được thử qua.

Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

Tài liệu là một bộ phận quan trọng của HTTT tin học hoá, bao gồm 2 loại:

- Tài liệu hệ thống: Đó là tài liệu dùng để trao đổi, liên lạc giữa các nhà phân tích, thiết kế và lập trình trước, trong và sau quá trình xây dựng HTTT. Kết quả của hoạt động phân tích và các ý tưởng được xem xét trong giai đoạn thiết kế đều cần được thâu tóm trong văn bản, trước hết để giúp cho quá trình xây dựng và sau đó hỗ trợ cho việc chạy và bảo trì hệ thống khi nó đi vào hoạt động.

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng: đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với người sử dụng. Một tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu, sẽ làm tăng đáng kể chất lượng của phần mềm và nhất là làm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tài liệu này phải được chuẩn bị một cách chính thức bởi nhóm phát triển hệ thống và được xem như một phần của việc bàn giao hệ thống. Tài liệu phải được trình bầy một cách ngắn gọn và đầy đủ các vấn đề chủ yếu của phần mềm bao gồm: quy trình thao tác của hệ thống; mô tả cách sử dụng; mô tả các hoạt động cho các bộ phận liên quan; mô tả cách cập nhật, bổ sung, sửa chữa và giải thích các thông báo lỗi của hệ thống.

1.4.2.5. Giai đoạn 5: Đưa hệ thống vào sử dụng

Giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng bao gồm:

Cài đặt hệ thống: là hoạt động thay thế hệ thống cũ bằng hệ thống mới, gồm lắp đặt thiết bị phần cứng (nếu có) và cài đặt phần mềm. Để đảm bảo không gây ra

những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý thì cần phải có một kế hoạch chuyển giao hết sức thận trọng và tỷ mỉ. Nên sử dụng kết hợp một vài phương pháp như cài đặt song song, chuyển đổi bộ phận để thực hiện.

Đào tạo sử dụng: Phần mềm được thiết kế ra là nhằm mục đích trợ giúp cho con người làm việc trong lĩnh vực đó. Phần mềm sau khi tạo ra phải được sử dụng ít nhất bởi một người hay một nhóm người. Khi người kỹ sư xây dựng lên phần mềm là hoàn toàn bằng trí tưởng tượng và theo tư duy logic của cá nhân. Và công nghệ để tạo nên phần mềm cũng đều là tự do và theo chủ nghĩa cá nhân chứ chưa có một quy luật chung nào. Vì thế, ý tưởng tạo ra và cách thể hiện ý tưởng đó của cá nhân người này thì người khác khó có thể hiểu và thực hiện các thao tác đã định sẵn. Chính vì vậy, khi triển khai phần mềm để đưa đến người sử dụng cuối cùng thực hiện giá trị của sản phẩm thì phải hướng dẫn người đó biết cách sử dụng sản phẩm đó. Mục tiêu của đào tạo sử dụng là làm cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý và toàn thể nhân viên của công ty thực hiện quy trình quản lý mới tin học hoá.

Khai thác và bảo trì hệ thống: Trong việc phát triển các hệ thống, rất hiếm khi gặp một ứng dụng không có thay đổi. Hay nói cách khác ta không thể thiết lập một hệ thống đáp ứng mọi thay đổi về yêu cầu. Các lý do dẫn tới sự thay đổi của hệ thống đó là:

- Những yêu cầu mới. Theo thời gian, các yêu cầu người dùng trước đây đã trở nên lỗi thời và cần phải thay đổi chương trình để đáp ứng những yêu cầu mới trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt.

- Sự thay đổi của công nghệ. Năng lực tính toán cũng như khả năng lưu trữ của máy tính luôn tăng lên nhanh chóng theo định luật More. Vì vậy, môi trường hệ thống sẽ thay đổi khi phần cứng mới được lắp đặt và sẽ phát sinh các lỗi mới trong quá trình sử dụng.

- Sự thay đổi về chính sách quản lý. Các quốc gia luôn không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý của mình, các chính sách pháp luật, quy định thể chế thường xuyên sửa đổi và cập nhật để phù hợp với thực tế phát triển của xã hội. Vì thế, những chuẩn mực trong việc xử lý dữ liệu của các tổ chức chắc chắn cũng phải thay đổi theo.

Quá trình thay đổi hệ thống sau khi chuyển giao và sử dụng được gọi là bảo trì hệ thống. Sự thay đổi có thể chỉ là sửa lỗi, nhưng cũng có thể cần thay đổi lại thiết kế hệ thống. Chính vì vậy mà giai đoạn bảo trì có một vai trò vô cùng quan trọng, nó là một quá trình thu nhỏ của quá trình phát triển hệ thống thông tin mà đầu ra của nó là một phiên bản phần mềm mới và một phiên bản thiết kế mới. Giai đoạn bảo trì hệ thống được bắt đầu ngay từ sau khi hệ thống được cài đặt. Các hoạt động bảo trì hệ thống không chỉ giới hạn ở những thay đổi của phần mềm, phần cứng mà còn cả ở những thay đổi về các quy trình nghiệp vụ. Vì vậy, đây là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất.

* *

Kết luận: Ngay từ những năm đầu tiên của Thiên niên kỷ mới, thế giới đã chứng kiến tiến trình toàn cầu hóa diễn ra vô cùng nhanh chóng cùng với sự hình thành và phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế số. Trong nền kinh tế này, vấn đề tin học hóa trong quản lý doanh nghiệp được quan tâm đặc biệt. Tin học hoá tạo ra sân chơi bình đẳng cho các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn nhỏ. Nhưng tin học hoá quản lý là công việc phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều người thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Do đó, trong chương 1, luận án đã tập trung hệ thống hoá những vấn đề cơ bản về tin học hoá như: khái niệm, lợi ích và thách thức của việc tin học hoá quản lý; HTTT tin học hoá quản lý, các thành phần và mối quan hệ giữa các thành phần trong HTTT tin học hoá quản lý; quy trình xây dựng HTTT tin học hoá quản lý. Nghiên cứu, phân tích tình hình tin học hoá ở một số nước trên thế giới và rút ra bài học kinh nghiệm thực tế về tầm quan trọng của việc tin học hoá trong quản lý nói riêng và trong đời sống kinh tế xã hội nói chung. Ở Việt Nam, luận án đã tiến hành nghiên cứu, phân tích tình hình tin học hoá từ cái chung đến cái riêng, đi từ tổng quan về tình hình tin học hoá ở các doanh nghiệp nói chung đến chi tiết tình hình tin học hoá ở Bộ Xây dựng và cụ thể tới từng doanh nghiệp thuộc Bộ. Đây là cơ sở lý thuyết quan trọng cho việc tiến hành xây dựng một HTTT tin học hoá quản lý trong doanh nghiệp nói chung và là cơ sở phương pháp luận của chương 3.