Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Quản Trị Nguồn Lực Doanh Nghiệp

Hệ thống trên xem ra hoạt động rất tốt và lợi nhuận của Cisco tăng nhanh và giá cổ phiếu của Cisco cũng vậy. Tuy nhiên, tháng 5/2001, Cisco tuyên bố khoản nợ

2.2 tỷ đô la Mỹ trị giá hàng lưu kho, nguyên nhân chính được các nhà phân tích chỉ ra là do thất bại trong tích hợp hệ thống cung cấp. Vấn đề có nguồn gốc từ khách hàng của Cisco, ước tính nhu cầu cao và khả năng thiếu hụt lớn nên đặt hàng tại cả Cisco và đối thủ của Cisco với ý định mua từ nhà cung cấp nào nhanh hơn và rẻ hơn, khi đó sẽ hủy đơn hàng từ các nhà cung cấp còn lại. Không biết được tình hình về các đơn đặt hàng trùng lặp này, hệ thống cung cấp của Cisco đưa ra dự báo về nhu cầu rất lớn. Các nhà cung cấp của Cisco cũng tránh thiếu hụt linh kiện bằng cách đặt hàng với số lượng lớn từ các nhà cung cấp của họ. Các nhà sản xuất linh kiện cũng không biết được vấn đề đặt hàng trùng lặp nên tiến hành sản xuất. Khi thực hiện đơn hàng, thực tế Cisco nắm giữ số lượng thiết bị nhiều gấp ba lần lượng hàng có nhu cầu thực tế. Do đặc thù công nghệ lạc hậu nhanh, những thiết bị này nhanh chóng trở thành món hàng vô giá trị.

Bài học thất bại của Cisco cho thấy tầm quan trọng của việc ước tính chính xác nhu cầu thị trường. Nếu những ước tính ban đầu không chính xác, các tính toán sau này sẽ tiếp tục đưa ra kết quả sai lầm.

Cisco sửa sai bằng việc cải tiến hệ thống cung cấp thông qua cổng eHub, cổng này cung cấp các thông tin minh bạch đến tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung cấp Cổng này do Viacore.net quản lý với nhiều tiềm năng cải tiến dự đoán nhu cầu thị trường.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp

5.1. Tổng quan về ERP

ERP - Enterprise Resourse Planning là phần mềm trên máy tính có chức năng hỗ trợ và tự động hoá toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả

quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp.

Nhà cung cấ p

Khách hà ng

SCM

ắ

ERP

ộ ộ

CRM

ị

ụ

Hợ p tác quả n lý

Quả n lý quan hệ đố i tác

Nhân viên

Đố i tác

Hình 11.1. Mô hình quan hệ tổng thể giữa ERP, CRM và SCM

Nguồn: O‟Brien, James, Introduction to Information Systems, 12e, 2005 Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi

hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, các nguồn lực ở đây bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Các chức năng cơ bản của ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng.

Hình 11.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm ERP

Tài chính

Quản lý nguồn nhân

Kinh doanh điện tử

- Quản lý nguồn nhân lực/đãi ngộ

- Bảng lương

Thiết bị xử lý giao

- Sổ kế toán tổng hợp

- Quản lý các tài khoản phải thu, phải trả

- Mua sắm

- Tài sản cố định

- Mua sắm điện tử

- Khách hàng nội bộ

- Tuyển dụng điện tử

- Hồ sơ điện tử

- Thông tin nhân khẩu học

- Giao dịch qua web

Phần mềm lõi quản lý dòng giao dịch giữa các ứng dụng và quản lý nội dung như bảo mật và toàn

Quản lý quan hệ khách

- Thống nhất người sử dụng

- Cá biệt hóa dịch vụ

- Tiếp cận thông tin doanh

Phân tích dữ liệu

Phần mềm hỗ trợ ra quyết định cho phép chuyên viên cấp cao và những người sử dụng khác phân tích dữ liệu giao dịch để kiểm soát quá

Quản lý chuỗi cung

Các ứng dụng lâp kế hoạch, sắp xếp lịch trình và xử lý đơn hàng chỉ ra nhu cầu mua sắm

Nguồn: Introduction to Information Systems, O‟Brien, James

5.2. Triển khai dự án ERP

5.2.1. Quản trị dự án ERP

Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay hệ thống thông tin quản trị về cơ bản sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người. Khi triển khai ERP mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có khả năng bị tác động, tuy nhiên, trong một số trường hợp, người triển khai không lường trước mức độ

tác động đến từng cá nhân trong tổ chức và điều này có thể dẫn đến những khó khăn cho việc triển khai ERP do sự thiếu hiểu biết và hợp tác của những cá nhân này. Đã có những dự án ERP do quản lý không tốt nên đã đẩy một nhà sản xuất hàng điện tử đến nguy cơ đóng cửa nhà máy.

Rất khó lượng hóa được tỷ lệ giữa con người và công nghệ trong triển khai ERP vì trong dự án loại này có sự kết hợp vừa phức tạp vừa tinh tế giữa phần cứng, phần mềm, người quản lý và người sử dụng. Trung bình một dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự án.

Các công ty IT và tư vấn đã tiến hành điều tra các dự án ERP và rút ta kết luận rằng quy mô dự án là yếu tố khó khăn đầu tiên, tiếp đến là các yếu tố về con người.

Bảng 11.1. Các hoạt động triển khai hệ thống ERP

Quản lý

Thay đổi

Triển khai

Vận hành

Dịch vụ

Đào tạo

Quản lý dự án

- Kế hoạch chi tiết và lịch trình

- Kế hoạch giao tiếp

- Quản lý tiểu dự án

- Kiểm soát quy mô dự án

- Kiểm soát

Quản lý sự thay đổi

- Tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh

- Phân tích quy trình

- Lựa chọn gói giải pháp

- Tái cơ

cấu quy trình kinh

Quản lý sự thay đổi

- Gói tích hợp (SAP, Oracle, JDA, Peoplesoft..

- Xây dựng hạ tầng cơ sở

- Xây dựng giao diện

- Tích hợp

- Trung

tâm dữ liệu

- Phát triển ứng dụng và bảo trì

- Quản lý trung tâm mạng

- Vận hành và hỗ trợ hệ thống mạng

Dịch vụ hạ tầng và

công nghệ

- Lắp đặt/ tùy biến và bảo trì

Dịch vụ phần mềm

- Lập kế hoạch/ thiết kế/ cài đặt

- Quản lý

chung

- Đào tạo và chuyển giao công nghệ

- Phát triển kỹ năng và kiến thức

- Đào tạo người sử dụng cuối:

+ Đào tạo

người lãnh đạo

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 254 trang tài liệu này.

- Giám sát dự án và quản lý

chất lượng

doanh

- Phân tích chức năng phần mềm/ thực tế DN

- Phân tích điển hình ngành KD

- Thử nghiệm mô hình

- Thiết kế chính sách và quy trình

- Đánh giá mức độ sẵn sàng

- Thiết kế tổ chức tổng thể

- Kế hoạch

kết nối

với dữ liệu quản lý kho

- Kinh

doanh điện tử

- Tình báo kinh doanh

- Hệ thống mạng:

+ Thiết kế

+ Triển khai

+ Chạy thử

Quản lý hệ thống

- Quản lý mạng Internet

- Dịch vụ hỗ trợ

khách hàng

- Khôi phục hỏng hóc

- Dịch vụ ký lặp lại

+ Đào tạo đa cấp: tự đào tạo cấp dưới

tài chính

Từ mô hình trên ta thấy triển khai hệ thống ERP là một quá trình diễn ra liên tục, từ quản lý dự án, quản lý sự thay đổi, triển khai vận hành, dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo và chuyển giao công nghệ. Đòi hỏi mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải tham gia với sự phối hợp cao nhất để triển khai được hệ thống tổng thể cho doanh nghiệp.

Mười vấn đề lớn nhất trong triển khai dự án ERP

STT

Vấn đề
1	Quy mô dự án
2	Nhân sự thực hiện
3	Quản trị rủi ro
4	Kế hoạch và thời hạn thực hiện
5	Nguồn vốn
6	Chính sách của tổ chức
7	Cơ hội kinh doanh
8	Thiếu sót không lường trước
9	Giao diện
10	Thích nghi với thay đổi quy trình làm việc

Theo ý kiến của Eden Prairie, Minnesota Gartner Institute, sự khác biệt giữa thực tế và kỳ vọng đối với lợi ích của ERP, thời gian triển khai bị kéo dài hơn so với dự kiến, thậm chí một số module bị hủy bỏ là những nguyên nhân thất bại điển hình của các dự án ERP.

5.2.2. Lập báo cáo tiền khả thi

Nếu tiếp cận dưới góc độ là một khoản đầu tư thì việc chủ đầu tư yêu cầu lập báo cáo tiền khả thi để cân nhắc hiệu quả cũng như những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai dự án ERP là cần thiết và đúng đắn.

Có hai trường hợp mà chủ đầu tư cần lập báo cáo tiền khả thi. Một là do yêu cầu về pháp lý: các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước khi muốn triển khai một dự án công nghệ thông tin có giá trị lớn buộc phải qua bước này như là một trình tự không thể thiếu của đầu tư xây dựng cơ bản. Hai là, do đơn vị có cơ cấu tổ chức quá phức tạp, quá nhiều nghiệp vụ đặc thù, nhiều hệ thống con cần thay thế giao diện – tích hợp, đòi hỏi phải có sự định lượng rõ ràng về giải pháp và đường hướng triển khai.

Trong cả hai trường hợp, trình tự của dự án thường là:

(i) Lập báo cáo tiền khả thi;

(ii) Thẩm định báo cáo;

(iii) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

(iv) Tổ chức đấu thầu chọn nhà triển khai giải pháp.

Nếu việc lập báo cáo được thuê ngoài thì sẽ có một bộ phận chức năng của chủ đầu tư đóng vai trò là người thẩm định. Những dự án đặc biệt phức tạp, việc lập báo cáo và thẩm định có thể thuê hai đơn vị tư vấn khác nhau đảm nhiệm. Ở Việt Nam, một số đơn vị do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập báo cáo tiền khả thi nên lãnh đạo thường giao việc này cho bộ phận công nghệ thông tin hay tài chính – kế toán thực hiện. Nếu việc khảo sát sơ sài, thiếu thông tin thì kết quả báo cáo chỉ là tờ trình ngắn gọn, không đảm bảo tính toàn diện, khách quan và nghiêm túc, ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi dự án sau này.

Nội dung cơ bản

Một báo cáo tiền khả thi đầy đủ thường phải trả lời những câu hỏi sau: Mục đích hướng tới của dự án là gì? Hệ thống hiện tại có những bất cập nào? Các yêu cầu cụ thể của nghiệp vụ ra sao? Đâu là những tham số chính (mô hình, quy mô, thời gian và kế hoạch triển khai) của giải pháp? Số tiền đầu tư dự kiến là bao nhiêu?

Một số nội dung cơ bản của báo cáo tiền khả thi:

- Phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án. Mục tiêu – tính cấp thiết của một dự án ERP nói riêng và công nghệ thông tin nói chung thường dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức.

- Cơ sở phương pháp luận và cách thức triển khai lập báo cáo. Đây là căn cứ để xác định xem báo cáo có được xây dựng một cách thực sự khách quan, khoa học hay không.

- Phân tích các bối cảnh chung của dự án: mô hình tổ chức của đơn vị, hiện trạng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp và quản lý, các dự án lớn đang được triển khai có thể ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp tới dự án ERP đang đề cập.

- Liệt kê, hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ có thể sẽ được tác nghiệp trên hệ thống ERP tương lai. Cần chú ý rằng đây là các nghiệp vụ hiện có và không hẳn sẽ được giải quyết hoàn toàn trên ERP vì phải tính đến đặc thù nghiệp vụ cũng như các ràng buộc về nguồn lực (chi phí, thời gian triển khai).

- Lựa chọn giải pháp: người lập báo cáo phải chứng minh được đề xuất của mình thông qua việc so sánh những ưu – nhược điểm và độ phù hợp với các yêu cầu nghiệp vụ nêu trên của các giải pháp có trên thị trường, từ đó khuyến nghị một hoặc hai sự lựa chọn tối ưu nhất.

- Xác định các tham số cơ bản của hệ thống: phạm vị địa lý của dự án; phạm vi nghiệp vụ (các module) và chi tiết từng nghiệp vụ; quy mô về người sử dụng và khối lượng giao dịch; kiến trúc hệ thống (kết nối, truyền thông...); các yêu cầu về phần cứng và hạ tầng đi kèm.

- Các ràng buộc về nguồn lực. Đầu tiên là phân chia giai đoạn và kế hoạch triển khai cho các giai đoạn đầu tiên. ERP luôn là một dự án lớn, việc triển khai thường được phân thành nhiều giai đoạn với phạm vi địa lý/nghiệp vụ khác nhau. Trong trường hợp bản thân từng giai đoạn tương đối dài và có quy mô tương đối lớn, có thể tại thời điểm lập báo cáo chỉ định lượng được tương đối chi tiết cho một hoặc một số giai đoạn đầu tiên. Thứ hai là dự toán tổng mức đầu tư, cũng như đã phân tích ở trên, phần này có thể bao gồm dự toán cho giai đoạn đầu và khai toán cho các giai đoạn tiếp theo.