Compiere: Là Một Phần Mềm Mã Nguồn Mở Được Tạo Ra Vào Năm 2006. Ngoài Phiên

quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống.

- Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền...).

Bài học 2. Người quản trị dự án (Project Manager)

Chọn một nhân vật chính trong số những người sử dụng, đào tạo họ thành người quản trị dự án. Tham khảo thêm "A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)", published by the Project Management Institute, ISBN: 1880410222.

Bài học 3. Sự chính xác của số liệu (Data Accuracy)

Các dữ liệu nhập vào hệ thống mới cần đảm bảo độ chính xác.

Bài học 4. Sự quyết tâm của lãnh đạo cấp cao (Top Management Support)

Sự quyết liệt của cấp lãnh đạo cao nhất là nền tảng để đảm bảo thành công của hệ thống.

Bài học 5. Chuyển đổi và cập nhật dữ liệu (Converting and Loading Data)

Có kế hoạch về nguồn lực và thời gian cập nhật dữ liệu để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 254 trang tài liệu này.

Bài học 6. Chạy thử và đánh giá (Start-Up Using the Pilot Approach)

Dùng thử là cách tốt nhất và hiệu quả nhất để phát hiện các bất cập và đưa ra yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi và hoàn thiện.

Bài học 7. Người quản trị hệ thống (System Administrator)

Người quản trị hệ thống cần có khả năng và trình độ phù hợp để vận hành, bảo trì và nâng cấp sau này.

5.4.2 . ERP trong ngành dệt may

Dệt may với đặc thù quản lý sản xuất riêng của mình luôn đòi hỏi giải pháp ERP có những tính năng linh hoạt giúp ứng dụng thuận lợi mô hình này vào thực tiễn.

Nhận diện bài toán của ngành

Dệt may là một ngành sản xuất khá đặc thù thường kéo dài trên rất nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn lại có quy trình sản xuất riêng, phức tạp và có nhiều quy trình sản xuất con. Trong khi đó, việc sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như: gia công theo đơn đặt hàng hay sản xuất tự tiêu thụ. Mỗi phương thức lại có những khác biệt về việc theo dõi bán hàng, cung ứng nguyên phụ liệu cũng như các phân tích quản trị khác liên quan đến điều độ sản xuất.

Ngoài ra, việc triển khai ERP trong dệt may còn phải tính đến các vấn đề cốt yếu như: kết nối với hệ thống CAD/CAM, bài toán cân đối và điều hành dây chuyền may; sự đa dạng của sản phẩm (với các tiêu thức như kích cỡ, màu, mẫu mã luôn thay đổi).

Như vậy, ngoài những tính năng chung, một giải pháp ERP hoàn hảo cho ngành dệt may cần phải tính đến những tính năng và tiện ích riêng để phù hợp với các đặc thù của ngành này.

Nhận diện giải pháp

Một giải pháp ERP được coi là đầy đủ cho ngành dệt may cần đáp ứng tối thiểu các tiêu chí sau:

• Tính linh hoạt: Quản lý nguyên phụ liệu dệt may rất đa dạng và phức tạp. Ngoài kích cỡ, màu, doanh nghiệp còn phải quản lý theo các tiêu thức khác như mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, các cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài của sợi bông... Do vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp ứng được các phân tích về tồn kho phục vụ sản suất cũng như bán hàng.

• Tốc độ xử lý và nhập liệu phải nhanh: Trong dệt may, do số lượng danh điểm trong quản lý sản xuất là rất lớn và cần lưu trữ để phục vụ phân tích thống kê nên việc quản lý danh điểm ngoài yêu cầu đáp ứng theo dõi nguyên phụ liệu, phải đảm bảo tốc độ xử lý, thời gian nhập liệu nhanh, thuận tiện trong kiểm soát danh điểm. Đây là một trong những yếu tố quyết định hệ thống ERP dùng được hay không cho ngành dệt may.

• Tích hợp với hệ thống CAD/CAM: Đặc điểm của dệt may là ứng dụng hệ thống CAD/CAM trong thiết kế mẫu mã. Việc tích hợp giữa hai hệ thống CAD/CAM và ERP sẽ mang lại hiệu quả cao. Các kết quả mang lại có thể giúp tính toán giá thành thiết kế ngay từ khi sản phẩm còn trên bản vẽ. Từng chi tiết của sản phẩm ứng với màu, chất liệu vải, nếp gấp... được tính toán tự động trên phần mềm thiết kế sẽ được cập nhật vào suất tiêu hao nguyên phụ liệu trong BOM của hệ thống ERP kết hợp với tập hợp chi phí thực gần nhất để tính giá thành thiết kế. Số liệu giá thành này được cập nhật ngược lại phòng thiết kế để giúp bộ phận này có thêm chỉ tiêu giá thành khi thiết kế sản phẩm. Việc kết nối này cũng cho phép cán bộ kinh doanh tính toán nhanh chi tiết giá thành chào hàng trong quá trình đàm phán chuẩn bị nhận đơn hàng gia công mới.

Ngoài ra, tích hợp CAD/CAM, đồng thời ứng dụng công nghệ quét sản phẩm, sẽ cho phép hệ thống ERP cập nhật trực tuyến các công việc đã hoàn thành trên từng công đoạn, từ đó hỗ trợ điều độ sản xuất phân xưởng chính xác. Đây cũng là một điểm nóng của các doanh nghiệp dệt may nhằm tăng hiệu quả điều hành sản xuất, cũng như giúp có thông tin cho bài toán lương khi điều động nhân công trên dây chuyền may.

Các vấn đề khác

Ngoài các tiêu chí cơ bản trên, nếu là một doanh nghiệp dệt may sản xuất tiêu thụ, đặc biệt là tiêu thụ nội địa thì giải pháp ERP cần phải có tính năng quản lý hệ thống bán hàng, thường rất phức tạp. Thông thường các công ty dệt may

bán hàng qua hệ thống kênh phân phối, siêu thị hoặc qua các chuỗi cửa hàng. Chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hệ thống quản lý bán hàng có đủ mạnh hay không là khả năng tập hợp được trạng thái tiêu thụ, doanh thu bán hàng, trạng thái tồn kho sản phẩm cũng như các dự báo tiêu thụ để phục vụ cho điều động hàng, điều chỉnh sản lượng sản xuất cũng như quyết định các chương trình khuyến mãi hay bán giảm giá. Việc theo dõi này cũng phải được phân tích tương ứng với đặc điểm đa dạng về mẫu mã, kích cỡ, màu như đã phân tích ở trên.

Khi ứng dụng ERP, các doanh nghiệp dệt may cũng cần chú ý để khai thác thật tốt bài toán giá thành mà hệ thống ERP thường rất mạnh. Hệ thống phải tính được giá thành hoàn nguyên ứng đến từng công đoạn chi tiết trên toàn bộ dây chuyền, cho phép xử lý linh hoạt việc tại mỗi công đoạn (như tính toán giá thành trước sản xuất, giá thành kế hoạch, giá thành phân xưởng...).

5.5. Cài đặt và sử dụng phần mềm ERP

Một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bộ phận khác nhau hoạt động cho một mục tiêu chung: sản xuất, bán hàng, marketing, mua sắm vật tư, lập kế hoạch, quản lý kho, vận chuyển, phân phối, bảo trì,…

Thay cho các phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận, hệ thống phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung. Mỗi bộ phận có module quản lý nghiệp vụ riêng của mình nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo các dòng công việc chung từ bộ phận này sang bộ phận kia như một thể thống nhất.

Các chức năng chính của bộ phần mềm ERP:

Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management).

Quản lý Mua sắm (Purchasing Control).

Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule).

Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List)

Quản lý Kho (Inventory Management).

Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system)

Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis)

Quản lý Tài chính Kế toán (Financial Management)

Quản lý tiền lương (Payroll)

Quản lý Nhân sự (Human Resouces)

Bộ phần mềm ERP lớn và phức tạp nên việc triển khai, ứng dụng cũng là cả một chặng đường gian nan với doanh nghiệp. Khi triển khai, yêu cầu lớn nhất và phức tạp nhất là cá biệt hóa phần mềm theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và do đó hệ ERP cũng phải thay đổi theo liên tục. Nếu dùng các hệ ERP quy mô lớn như Oracle E-Business Suite hoặc SAPthì phần công việc thay đổi đó phải do các đơn vị triển khai đảm nhiệm, khách hàng không làm chủ, kiểm soát được phần mềm. Các hệ thống phần mềm này cũng đòi hòi chi phí đầu tư rất lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó với tới được.

Dưới đây là một số phần mềm ERP mã nguồn mở:

5.5.1. Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí đầu tư cho bộ phần mềm ERP Openbravo từ 400 €-750 €.

Các chức năng chính như sau:

- Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management)

Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận, danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…

Mọi dữ liệu của công ty được quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp và cung cấp cho đúng người, đúng lúc cần thiết.

- Quản lý mua sắm (Procurement Management)

Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn, kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v…..

Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trình mua sắm một cách tập trung, thống nhất. Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần. Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theo thứ tự thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanh toán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn, v.v…). Bộ phận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy.

- Quản lý kho (Warehouse Management)

Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial number, nhãn, phiếu nhập và xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,….

- Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management)

Các dự án, các giai đoạn của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, …

- Quản lý sản xuất (Production Management)

Bố trí cấu trúc nhà máy, các kế hoạch sản xuất, danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, sự cố….

- Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer Relationship Management - CRM)

Biểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất hóa đơn, hoa hồng, …

- Quản lý tài chính (Financial Management)

Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, …

- Hệ thống quản trị DN thông minh (Business Intelligence)

Các báo cáo chi tiết và tổng hợp, phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ quyết định cho lãnh đạo…

5.5.2. Compiere: là một phần mềm mã nguồn mở được tạo ra vào năm 2006. Ngoài phiên bản miễn phí Community Edition, Compiere cung cấp 03

phiên bản thương mại: Standard Edition (400 $/user/năm), Enterprise Edition (995 $/user/năm) và Professional Edition (750 $/user/năm)

Các chức năng chính như sau:

- Quản lý hiệu năng hoạt động của doanh nghiệp và Báo cáo (Performance Management & Reporting)

Compiere có 4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên một kho dữ liệu chung.

- Quản lý mua sắm (Purchasing)

Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và tự động hóa ở mức tối đa có thể.

- Quản lý vật tư (Materials Management)

Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, ….

- Quản lý sản xuất (Manufacturing) Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất

- Quản lý đơn hàng (Order Management)

Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền. Module này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư và quản lý khách hàng.

- Quản lý tài chính (Financial Management) Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

- Quản lý dự án (Projects)

Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong doanh nghiệp

Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management - CRM). Chương trình này có 3 môđun là Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử (eCommerce).

5.5.3. Opentaps: Opentaps là nền tảng mã nguồn mở cho doanh nghiệp của bạn. Các tính năng tinh vi và kiến trúc hiện đại của nó bao gồm một hệ thống ERP và CRM chuẩn có khả năng kết nối với điện thoại di động và tích hợp chức năng quản trị doanh nghiệp thông minh.

Phần mềm mã nguồn mở Opentap gồm các module như sau:

Cửa hàng trực tuyến

 CRM

Quản lý kho

Quản lý tài chính kế toán

Mua hàng

Các ứng dụng quản trị

Phần mềm ERP Opentap là phần mềm giải pháp thông minh với các module chức năng cần thiết mà các doanh nghiệp thương mại nói chung cần. Các doanh nghiệp thương mại có thể sử dụng Opentap để thay thấy cho các giải pháp ERP hiện có trên thị trường.