Tích Hợp Với Các Hệ Thống Thông Tin Của Doanh Nghiệp

- Đánh giá kết quả của dự án. Nhìn chung, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá về hiệu quả đầu tư của một dự án công nghệ thông tin là rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào chủ quan, dự án ERP cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, người lập báo cáo vẫn cần đưa ra một số tiêu chí (có thể là định tính) để định lượng về mức độ thành công của dự án sau này.

5.2.3. Quy trình triển khai dự án ERP

Yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của dự án ERP là kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm của người quản trị dự án. Người quản trị dự án ERP là người phải hiểu biết cả hai khối kiến thức kinh doanh và kỹ thuật.

Có hai khả năng, một là doanh nghiệp thay đổi quy trình để tránh tùy biến phần mềm; hai là cá biệt hóa phần mềm để thích ứng với quy trình của doanh nghiệp. Trong xu thế hội nhập và tích hợp hệ thống thông tin với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp thường phải lựa chọn giải pháp thay đổi hay chuẩn hóa quy trình để phù hợp với phần mềm chuẩn. Người quản trị dự án ERP là người phải hiểu được những thay đổi cần thiết của quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp để làm việc với các giám đốc kinh doanh nhằm đảm bảo chắc chắn sự thay đổi trong các bộ phận phù hợp với hệ thống đang triển khai. Loại bỏ khoảng cách giữa “chức năng phần mềm” và “thực tế doanh nghiệp”.

Đặc điểm cơ bản của dự án ERP là rủi ro lớn và các chức năng đan xen lẫn nhau, do đó người quản lý cần có những kỹ năng nhất định để thu thập các thông tin trong toàn bộ tổ chức, huy động nhân lực và giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhiều phòng ban khác nhau. Các kỹ năng cơ bản nhất bao gồm quản trị rủi ro, lập kế hoạch và triển khai dự án. Khả năng xử lý vấn đề phát sinh đối với hầu hết mọi thành viên trong tổ chức, từ những chuyên viên kỹ thuật IT đến những công nhân sản xuất hay đội ngũ quản lý nhân sự, kế toán, tài chính. Một đặc điểm nổi bật là người quản trị dự án ERP phải có khả năng tiếp thu nhanh

các vấn đề kinh doanh trong hầu hết mọi bộ phận trong tổ chức mà trước đó họ chưa quen thuộc hoặc chưa biết.

Một yêu cầu khác là người quản lý dự án cần có tính kỷ luật rất cao. Họ cần có tầm nhìn rõ ràng về kế hoạch thực hiện và lộ trình thực hiện, đặc biệt là thời hạn hoàn thành dự án và khả năng quản lý toàn bộ tổ chức tuân thủ đúng thời hạn thực hiện. Điều này cũng có nghĩa là phải có khả năng đưa các cá nhân đang chệch tiến độ quay về đúng quỹ đạo của dự án. Đồng thời, họ cần phải có những quyết định “cứng rắn”, cho dù những quyết định đó làm một số hài lòng, một số không. Đặc biệt đối với nhà quản lý dự án thì “A thick skin is certainly an asset”.

Những tính cách cần có của người quản lý dự án ERP: Linh hoạt; Kỷ luật cao; học hỏi nhanh; quyết định đúng đắn; có nhiều kinh nghiệm về ERP; kinh nghiệm kinh doanh và quản lý; có năng khiếu về chính trị; được đào tạo chuyên nghiệp; được mọi người ủng hộ; có khả năng huy động quần chúng.

5.2.4. Quyết định về “Quy mô của dự án ERP”

Điều này có tính quyết định nhằm tránh các dự án quá lớn và sẽ không bao giờ kết thúc được. Tránh thay đổi liên tục về quy mô dự án, dù tăng hay giảm, để tránh sự bối rối của các thành viên tham gia dự án. Xác định rõ ràng những vấn đề liên quan đến dự án. Trước hết, người quản lý dự án cần hợp tác chặt chẽ với mọi phòng ban để xác định quy mô của dự án. Nếu quy mô xác định nhỏ hơn nguồn lực sẽ gây lãng phí, ngược lại sẽ thiếu ngân sách để triển khai.

Dự án ERP gồm một số module cơ bản liên quan đến các bộ phận chức năng trong tổ chức. Do đó, ban quản lý dự án cần quyết định các quy trình kinh doanh nào sẽ bị tác động hoặc đưa vào dự án. Đồng thời quyết định thời gian các đơn vị hay phòng ban tham gia vào dự án. Về công nghệ, cần quyết định

công nghệ nào sẽ bị thay thế, nâng cấp, các bộ phận sẽ tích hợp để chia sẻ thông tin.

Để hạn chế các vấn đề về phạm vi dự án ERP, cần xây dựng sứ mạng của dự án hay các mục tiêu cụ thể và có sự xác nhận bằng văn bản (ký xác nhận) của lãnh đạo cấp cao nhất và các cấp lãnh đạo liên quan. Đồng thời xác định rõ ràng quy trình và thủ tục để thay đổi các nội dung của dự án. Việc quy định chặt chẽ này có thể gây căng thẳng cho các thành viên trong ban dự án và tổ chức. Tuy nhiên, dự án sẽ không thể thành công nếu các thành viên được tự do thay đổi hoặc có xu hướng thay đổi các quá trình và mục tiêu dự án.

5.2.5. Quản trị rủi ro trong dự án ERP

Đối với dự án ERP, rủi ro đơn giản là những vấn đề có khả năng đưa dự án đến thất bại. Có hàng nghìn hoặc thậm chí nhiều hơn các điểm có rủi ro tiềm ẩn, từ công nghệ, nhân sự, chính trị và thậm chí cả thiên tai như bão, lụt, động đất… Có rất nhiều nội dung liên quan đến quản trị rủi ro, tuy nhiên để tránh rủi ro có thể tổng hợp lại 5 vấn đề lớn như sau:

- Xác định các điểm tiềm ẩn rủi ro

- Phân tích và xác định mức độ thiệt hại nếu các rủi ro đó xẩy ra

- Đánh giá khả năng rủi ro đó xẩy ra

- Dựa trên ba yếu tố trên, xếp loại các rủi ro

- Đưa ra các biện pháp loại bỏ và giảm thiểu nguy cơ rủi ro

Các thành viên ban dự án cần dựa trên kinh nghiệm và tư vấn để xác định các điểm có nguy cơ rủi ro. Rà soát toàn bộ kế hoạch triển khai để tìm các điểm này. Kinh nghiệm để xác định các rủi ro là tham vấn các tổ chức đã triển khai ERP tương tự. Ước tính chi phí cho dự án thường là điểm có khả năng rủi ro cao nhất. Các điểm khác bao gồm thiếu sự giám sát, giám đốc không đủ năng lực, mục tiêu dự án không rõ ràng.

Bước tiếp theo là xác định mức độ rủi ro về ngân sách dự án, thời gian thực hiện và yêu cầu của người sử dụng. Việc đánh giá mức độ rủi ro của từng điểm đối với dự án là cả nghệ thuật và khoa học, đòi hỏi kiến thức sâu sắc cả về ERP và doanh nghiệp. Tổ quản lý rủi ro chuyên trách nên được thành lập với các thành viên là những người có kiến thức và kinh nghiệm dự đoán những rủi ro có khả năng xẩy ra. Những thành viên này cần có kinh nghiệm triển khai các dự án ERP với quy mô tương tự trong các tổ chức cùng ngành.

Dựa vào hai yếu tố trên, sắp xếp các rủi ro theo mức độ để quyết định những rủi ro nào cần loại bỏ hoàn toàn để tránh các tác động đến tổ chức nếu nó xảy ra. Lập kế hoạch giám sát các rủi ro và thông báo để tất cả các thành viên trong tổ biết và giao nhiệm vụ giám sát đến từng thành viên.

Các rủi ro có thể được loại trừ căn cứ vào khả năng xảy ra hoặc tác động nếu xẩy ra. Giảm thiểu rủi ro có thể bằng các biện pháp ngăn chặn hoặc kế hoạch khôi phục. Cần xác định rõ những người có khả năng khắc phục hậu quả của các rủi ro nếu chúng xẩy ra. Đồng thời cần xác định các triệu chứng của rủi ro để ngăn ngừa trước khi xẩy ra. Ví dụ, kiểm tra toàn bộ hệ thống phần cứng và phần mềm trước khi vận hành.

5.2.6. Phát hiện các khoảng trống

Không có phần mềm nào, dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay tinh tế có thể phù hợp hoàn hảo với các tổ chức. Mặc dù các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn khẳng định rằng phần mềm giải pháp của họ có thể giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp, luôn tồn tại những khoảng cách nhất định giữa chức năng của phần mềm và yêu cầu của tổ chức.

Những khoảng cách này có thể nhỏ hoặc lớn. Người quản trị dự án cần liên tục rà soát để xác định những khoảng cách này. Vấn đề lớn nhất gặp phải là để xử lý những khoảng cách này luôn đòi hỏi ngân sách bổ sung. Do đó, mỗi khi có những vấn đề phát sinh có nhiều người sẽ đặt câu hỏi: “Tại sao chúng ta phải

chi khoản tiền lớn đến như vậy cho một cái phần mềm không đáp ứng được nhu cầu của chúng ta?”.

Để giải quyết những rủi ro này, cần hiểu thấu đáo tổng thể và toàn bộ dự án đến từng chi tiết để đảm bảo tất cả mọi người trong tổ chức phải biết và hiểu các chức năng phần mềm có thể và không thể làm được. Xây dựng báo cáo hệ thống về các khoảng cách giữa mong đợi và thực tế phần mềm có thể đem lại càng chi tiết càng tốt. Báo cáo này sẽ góp phần cung cấp định hướng cho quản lý dự án và chỉ rõ những việc cần phải làm. Đồng thời đem lại nhận thức rõ ràng cho mọi người về tương quan giữa chi phí, lợi ích và kế hoạch triển khai các hạng mục của dự án.

5.2.7. Chọn đúng người

Yếu tố con người luôn quyết định thành công của dự án. Cần lựa chọn đúng người để sớm đưa vào dự án và loại bỏ những người có các vấn đề liên quan đến chính trị và dự án. Người quản trị dự án cần có tầm nhìn rộng hơn phần mềm ERP để nắm bắt tổng thể mức độ liên quan đến các bộ phận chức năng. Đồng thời xác định nhân sự cụ thể sẽ tham gia cùng ban dự án trong quá trình triển khai.

Tuy nhiên, nhân sự tốt để triển khai ERP rất khó có thể tìm được, đặc biệt những người có trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự. Hơn nữa, việc thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai dự án sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và khả năng thành công của dự án. Ngay sau khi thành lập ban dự án, cần có kế hoạch để giữ những người chủ chốt ở lại thực hiện dự án. Triển khai dự án ERP đòi hỏi nhiều thời gian và công việc hết sức phức tạp, do đó nên bố trí thời gian làm việc hợp lý và linh hoạt cho cán bộ tham gia dự án.

5.2.8. Tránh thiếu hụt chất xám

Các nhà quản lý dự án ERP thường phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt chất xám khi các chuyên gia tư vấn kết thúc công việc. Theo kinh nghiệm nên

bố trí cán bộ và chuyên gia làm việc theo nhóm về từng lĩnh vực chuyên môn để đảm bảo chuyển giao công nghệ đầy đủ. Trong suốt quá trình triển khai dự án, chuyên gia thuê ngoài và nhân viên bên trong sẽ phối hợp làm việc chặt chẽ, điều này đảm bảo khả năng tiếp tục vận hành hệ thống sau khi các chuyên gia tư vấn kết thúc công việc.

5.2.9. Kế hoạch hóa dự án

Đặc điểm của triển khai dự án ERP là liên quan đến rất nhiều người, rất nhiều tiểu dự án, nhiều xung đột tiềm năng về chính trị và chuyên môn. Cần xem xét toàn bộ các vấn đề một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ trong suốt tiến trình triển khai dự án trước khi bắt đầu thực hiện. Đồng thời tính toán đến các yếu tố linh hoạt trong các dự án này và dự đoán các khả năng biến động trong từng yếu tố trên để dự án được tiến hành thuận lợi.

Đặc điểm thứ hai là thời gian triển khai dự án ERP thường dài, cần tính toán chi tiết thời gian và tiến độ làm việc của từng thành viên tham gia, các thời gian nghỉ hoặc mật độ công việc cần bố trí hợp lý để duy trì nguồn lực triển khai dự án.

5.2.10 Tích hợp với các hệ thống thông tin của doanh nghiệp

Rõ ràng là dự án ERP sau khi hoàn thành sẽ trở thành “trung tâm của vũ trụ” trong tổ chức. Điều này có nghĩa là ERP phải liên kết đến nhiều hệ thống phần cứng khác nhau, sử dụng nhiều loại cơ sở dữ liệu. Thương mại điện tử ngày càng phát triển, có nghĩa là ERP phải đáp ứng nhu cầu giao dịch điện tử, gửi và nhận dữ liệu qua web. Các giao diện phù hợp với người dùng sẽ mất rất nhiều thời gian để triển khai. Người quản trị dự án nên tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất để triển khai trước.

Các giao diện ERP quan trọng nhất

Giao diện

Dữ liệu được sử dụng
Legacy	Hầu hết dữ liệu tài chính không chạy được

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 254 trang tài liệu này.

Bán hàng tự động và dữ liệu báo cáo
Other ERP/MRP/MRP II	Dữ liệu giao dịch từ hệ thống đặc biệt (VD: sản xuất)
Data Warehouse	Dung lượng lớn dữ liệu báo cáo và dữ liệu hỗ trợ ra quyết định
External - Business Partners	Dữ liệu giao dịch bao gồm cả mua sắm/bán hàng, EDI – trao đổi dữ liệu điện tử, EFT – chuyển tiền điện tử
External - Web	Thông tin khách hàng, dữ liệu trên Web

Client/server

5.2.11. Kiểm soát quá trình thực hiện

Dù muốn hay không, người quản trị dự án ERP phải kiểm soát được tất cả các đầu mục công việc mà người phát triển phần mềm phải thực hiện. Mọi vấn đề nên được kiểm tra định kỳ hàng tuần với sự hỗ trợ của tất cả các thành viên trong ban quản lý dự án. Những tiêu chuẩn và kỹ thuật để đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống mới cần được nghiên cứu và vạch ra sớm và được điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện. Nếu các tiêu chuẩn và kỹ thuật đánh giá không được chú trọng, không thể đánh giá được kết quả thực hiện dự án và có thể tất cả mọi đầu tư sẽ chỉ là một sự lãng phí.

5.2.12 Quản lý khủng hoảng

Quản lý một dự án ERP tiềm ẩn khả năng đối mặt với nhiều khủng hoảng do khối lượng công việc và con người liên quan rất lớn. Việc thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong một tổ chức sẽ tác động ghê gớm đến mọi người trong tổ chức, các nhà cung cấp và toàn bộ khách hàng. Người quản trị dự án phải đảm bảo tất cả mọi người và mọi công việc đã vạch ra đều đi đến đích đã định trước.

5.3. Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn và triển khai thành công hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Cung cấp hệ thống kiến thức cần thiết về ERP, các chức năng và lợi ích của hệ thống này đối với doanh nghiệp. Triển khai ERP được coi như một nhiệm vụ có tính chiến lược đối với doanh nghiệp do tính hai mặt của hệ thống này. Nếu được triển khai tốt, ERP sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Ngược lại, nếu được triển khai không tốt, ERP sẽ tác động xấu đến tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp. Mục đích của bài này nhằm phân tích những yếu tố cần thiết để tăng khả năng thành công và giảm thiểu những tác động xấu trong quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp.

5.3.1. Các bước chuẩn bị

Bước 1. Lên kế hoạch triển khai dự án ERP

* Xác định các điều kiện tiên quyết

- Yếu tố tiên quyết đối với thành công của dự án ERP là sự thống nhất và ưu tiên cho ERP trong toàn bộ tổ chức

- Nên ưu tiên cho một số hạng mục chính và thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ của dự án ở các cấp quản lý khác nhau

- ERP chỉ có thể thành công nếu được sự chấp thuận của tất cả các bộ phận trong tổ chức, nếu không khả năng thất bại sẽ rất khó tránh khỏi

* Lựa chọn người quản lý dự án Người quản lý dự án

- Những người được lựa chọn tổ chức triển khai ERP cần là người có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong toàn bộ tổ chức

- Dự án ERP không nên do phòng IT quản lý mà nên do một bộ phận chuyên trách có khả năng tập hợp được các bộ phận trong tổ chức

- Người quản lý dự án cần được đào tạo chuyên nghiệp về quản lý dự án

* Một số lỗi thường gặp khi lựa chọn người quản lý dự án

- Thuê một chuyên gia từ bên ngoài công ty