Tích Hợp Với Phân Hệ Hàng Tồn Kho Và Phân Hệ Công Nợ Phải Thu:

sản xuất thì càng hữu dụng.

4.3.2. Hoạch định sản xuất:

Hoạch định sản xuất là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm này giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công, máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với thực tế. Phần mềm cho phép hoạch định:

 Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

 Tận dụng máy móc và nhân công;

 Lên lịch sản xuất.

Ngoài ra phần mềm ERP còn có thể lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời.

4.3.3. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và bán hàng:

Phân hệ sản xuất tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và một trong số phần mềm ERP thì chúng kết hợp làm một. Sẽ rất hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng nối với phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất, chẳng hạn như phòng kinh doanh có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể truyền đạt những điều này với khách hàng.

4.3.4. Báo cáo tiến độ sản xuất

4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối:

Phân hệ bán hàng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng, tự động hoá rất nhiều nghiệp vụ bán hàng khác.

Sơ đồ 12: Quản trị bán hàng trong doanh nghiệp

4.4.1. Xử lý đơn hàng:

Sơ đồ 13: Quy trình quản trị đặt hàng trong doanh nghiệp

Việc bán hàng thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng hỗ trợ và theo dõi các chi tiết của một đơn đặt hàng như điều kiện đặt hàng, khối lượng, giá

trị đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế, ngoài ra phân hệ bán hàng có thể hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn đặt hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn đặt hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v…

Ngoài ra, phân hệ này còn ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm và dich vụ của công ty như thay đổi giá cả, các chức năng, đặc điểm sản phẩm, là công cụ tra cứu, phân loại thông tin cần thiết về sản phẩm, đối tác, giá cả, v.v…, theo dõi quá trình biến đổi của thị trường, ghi nhận thông tin phản hồi khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục.

Lập kế hoạch kinh doanh cũng là một trong những chức năng chính của phân hệ này. Chẳng hạn như kế hoạch bán hàng, tiếp thị, kế hoạch phân bổ chi phí.

4.4.2. Hạch toán thuế bán hàng và GTGT:

Phần mềm ERP có các trường hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng và giao dịch bán hàng.

4.4.3. Quản lý hàng bán trả lại:

Hệ thống ERP có khả năng quản lý các giao dịch liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng mua từ nhà cung cấp đồng thời có các trường để nhập các lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản có liên quan như phiếu báo có gửi cho khách hàng.

4.4.4. Quản lý hàng bán giảm giá và chiết khấu:

Phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu hàng bán và chiết khấu thanh toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý hàng bán giảm giá và chiết khấu, một số phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ các hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với sự thay đổi này.

4.4.5. Phân tích/ quản lý doanh thu:

Phần mềm ERP có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu

theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v…Có thể có những báo cáo này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại để phân tích dữ liệu.Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, phân tích kết quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí, kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tuỳ chọn theo nhu cầu của người sử dụng như báo cáo về doanh thu, chi phí bán hàng, các báo cáo về giao nhận hàng hoá.

4.4.6. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu:

Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng của một số phần mềm ERP có khả năng tích hợp với các phân hệ liên quan. Chẳng hạn, bằng cách kết nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ ngay lập tức kiểm tra hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng.

4.5. Quản lý tính lương và nhân sự:

4.5.1.Tính lương:

Phân hệ tính lương của một phần mềm ERP có thể hỗ trợ tính lương theo nhiều phương pháp khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v… hay các biện pháp tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng). Theo đó, phần mềm có thể lập ra các bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán.

4.5.2. Phân hệ quản lý nhân sự:

Để biết ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp - nhân sự. Phân hệ quản lý nguồn nhân lực luôn là một cuốn lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp. Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhân sự của mình.

Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản về

hợp đồng lao động, mức lương, v.v…Hơn nữa, phần mềm còn lưu trữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v…Một số phần mềm còn theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên. Thiết lập cơ cấu nhân sự và điều chỉnh cơ cấu nhân sự cho phù hợp thông qua các quyết định bổ nhiệm công tác, thuyên chuyển, nghỉ việc, thử việc, v.v…

4.5.2. Thông tin đào tạo:

Phần mềm có khả năng lưu trữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, các thông tin về các kỹ năng của từng thành viên, lập các danh sách báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v…

4.5.3. Quản lý thời gian:

Các công ty khi sử dụng phần mềm ERP đã có sẵn phân hệ quản lý thời gian để làm việc thay cho các phương pháp thủ công như đo giờ thủ công, máy đọc thẻ hay máy tính giờ. Các phần mềm ERP khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau.

4.5.4. Tích hợp với phân hệ kế toán:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kê toán. Việc tích hợp như vậy cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra các phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ kế toán có thể chia sẻ giữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế).

4.5.5. Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ:

Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất

kỳ. Phần mềm ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu này.

5. Những ưu điểm của hệ thống ERP:

5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cao cấp phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

5.2. Công tác kế toán chính xác hơn:

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ về chất lượng.

5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và giúp tăng hiệu quả sản xuất.

5.4. Tăng hiệu quả sản xuất:

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch một cách thủ công dẫn đến tính toán sai sót và điều này gây nên các điểm “thắt cổ chai” trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và nhân

công. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương, tạo sự công bằng và sự an tâm trong sản xuất cho nhân viên.

5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn:

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh dể giúp phân công việc rõ ràng giảm bớt sự chồng chéo, những rối rắm và các vấn đề có liên quan tác động đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

6. Thị trường phần mềm hệ thống ERP hiện nay:

6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới:

Có thể nói từ khi ra đời và phát triển cho tới ngày nay, thị trường mua bán phần mềm ERP đã có những bước chuyển mình đáng kinh ngạc với sự chi phối và thống lĩnh của năm nhà thầu lớn nhất đó là SAP, ORACLE, PEOPLESOFT, BAAN, Và J.D.EDWARDS. Năm 1999, năm tập đoàn này chiếm tổng số thị phần là 59%. Năm 2004 đánh dấu một bước phát triển mới của thị trường này với việc ORACLE đã tiêu tốn 10.6 tỷ đô la Mỹ để thâu tóm PEOPLESOFT và J.D.EDWARDS. Năm 2003, trước khi xảy ra vụ sáp nhập, PEOPLESOFT là nhà cung cấp phần mềm lớn thứ hai trên thế giới sau SAP với 12% thị phần ERP toàn cầu, trong khi ORACLE chỉ đứng vị trí thứ 3 với 12% thị phần. Trong năm 2004, khi vụ sáp nhập diễn ra thì thị phần của Peoplesoft và Oracle cộng lại cũng chỉ bằng 22%, và trong năm 2005 mức này giảm xuống còn 19% trong khi SAP ngày càng lớn mạnh với doanh thu tăng gấp đôi trong năm 2005 và chiếm gấp 2 lần thị phần của ORACLE.

Tổng kim ngạch mua bán trên thị trường phần mềm ERP năm 2005 đạt 16.67 tỷ đôla Mỹ và theo dự đoán của chuyên gia Steve Clouther thuộc tập đoàn ARC Advisory Group đến năm 2010 mức này đạt trên 21 tỷ đôla Mỹ.

Bảng 1: Thị phần ERP từ năm 2003-2005

STT

Công ty	Thị Phần (%)
Công ty	2003	2004	2005
1	SAP	39	40	43
2	ORACLE	12	10	19
3	PEOPLESOFT	13	12	0
4	SAGE GROUP	4	5	6
5	MICROSOFT BUSINESS SOLUTION	3	3	4
6	Các công ty khác	29	30	28