Thực trạng và giải pháp phát triển ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này trong ngành.

Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các độc giả.

Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp tài liệu nghiên cứu. Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này.

CHƯƠNG 1‌‌

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP.

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.

1. Khái niệm

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004]. Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức,

một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin với kinh nghiệm quản lý.

Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ta có thể giải thích hai chữ R và P như sau:

R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên. Cụ thể là:

 Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp.

 Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.

 Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

 Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp thời.

P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao. Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v… Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Hơn nữa ERP còn tạo liên kết các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo.

2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP:

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau:

Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP

2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho):

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý. Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và khi nào thì tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày nay.

2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu về nguyên vật liệu)

Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX. Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and White, 1996, trang 567]. Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể

đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo Gass and Harris, 1996 trang 380]. Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường.

2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất)

Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát. Và điều này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời của MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó. MRP II được người ta biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng nó. Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII. Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản xuất. Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng có sẵn và dự đoán về cầu. MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng, quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật. Mục tiêu cơ bản của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu cầu sản xuất.

Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp.

2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp)

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ cho người lao động. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi DAVENPORT. Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas, năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise management and resource planning systems – EAS, v.v...Tuy nhiên, thuật ngữ ERP được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay.

Báo cáo của doanh nghiệp

Bán hàng và phân phối

Hệ thống dữ liệu trung tâm

Sản xuất

Dịch vụ

Quản lý hàng tồn kho

Quản lý nguồn nhân lực

Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP

K H A C H

H A N G

Tài chính

N H A

C U N G

C A P

(Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

2.5. Extended ERP (ERP mở rộng):

Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết

hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management - Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình.

Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng:

(Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng internet.

3. Phân loại phần mềm ERP:

3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh.

3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:

Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm này nên xem xét kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty.

3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:

Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet 2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft 2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v…

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp:

Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS, PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ. Các phần mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.

3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình:

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty vừa và nhỏ. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm điển hình như: SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA,

ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM. Các phần mềm này thường có giá trị từ 20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ được sử dụng.

3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao:

Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được