Hệ Thống Erp Cho Các Doanh Nghiệp Dệt May .

Xuất phát từ tình hình các doanh nghiệp dệt may Việt Nam hiện nay đó là thiếu vốn đầu tư, trình độ quản lý thấp và nguồn nhân lực phục vụ cho công nghệ thông tin còn yếu cả về chất và lượng, do vậy một hệ thống ERP thích hợp cho các doanh nghiệp đó là một hệ thống cần tối thiểu các phân hệ sau:

 Quản lý thông tin tài chính

 Quản lý bán hàng/phân phối

 Quản lý các thông tin sản xuất

 Quản lý hệ thống

 Quản lý nhân lực

Quảản lý tài chính

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 118 trang tài liệu này.

Quảản lý nhân lựực

PHÂN

TÍCH THIẾT K

Hệ thốngẾERPẾẾ

HỆỆ THỐỐNG TỔỔNG THỂỂ

Quảản lý sảản xuấất

Quảản lý hệệ thốống

Quảản trịị bán hàng

Sơ đồ 16: Hệ thống ERP cho các doanh nghiệp dệt may.

2. Yêu cầu đối với các phân hệ:

2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính:

2.1.1. Sổ cái:

Hệ thống ERP phải hỗ trợ một hệ thống tài khoản chi tiết cho tất cả các tài sản có, tài sản nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Sổ phụ được sử dụng để theo dõi các chi tiết liên quan đến các tài khoản tổng hợp trong sổ cái, trên cơ sở lưu lại số dư tài khoản và tập hợp các thông tin kết chuyển các phần mềm ứng dụng khác, ngay lập tức hoặc theo từng kỳ cụ thể.

Cần có các báo cáo tài chính so sánh để thực hiện các dữ liệu của kỳ hiện tại, của từ đầu năm, trong năm trước và kế hoạch năm nay. Phần mềm này phải cho phép phát triển các mẫu báo cáo tài chính thông qua việc tập hợp thành nhóm các số dư tài khoản và xác định các nội dung các tài khoản mục theo hàng.

Phần mềm này phải cho phép các nhân viên được nhập trực tiếp các nhật ký vào sổ cái. Theo yêu cầu của người sử dụng, các bút toán này được cập nhật cho kỳ hiện tại hay kỳ trước đó và tự động chuyển số dư đó sang kỳ tiếp theo.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Linh hoạt trong việc trợ giúp kế toán đa tiền tệ và đa công ty (bao gồm cả việc hạch toán nội bộ), các chu trình tổng kết, sửa chữa báo cáo và mã số.

 Theo đúng các yêu cầu và tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam và quốc tế.

 Có khả năng báo cáo chi tiết cả về mặt báo cáo chuẩn mực, báo cáo không định kỳ và các mối quan hệ với các bộ phận bên ngoài.

 Có hệ thống báo cáo đáp ứng yêu cầu của kế toán Việt Nam.

 Có hệ thống tài khoản linh hoạt để giúp cho việc mã hoá chi tiết các thông tin Tài chính Kế toán.

 Có khả năng dự trù ngân sách và đánh giá các chi phí (trừ khi có các phần hành riêng biệt về ngân sách và chi phí).

 Có khả năng xây dựng ngân sách dự trù đầy đủ và cặn kẽ.

 Cho phép các cấp lãnh đạo trong công ty theo dõi ngân sách một cách đầy đủ.

 Có khả năng lập ngân sách một cách đầy đủ theo nhiều chiều (cho từng bộ phận,

cho toàn bộ công ty hoặc theo từng dòng ngân sách).

 Cung cấp một loạt các tính năng kiểm soát việc nhập dữ liệu, thay đổi ngân sách, tổng kết…

 Có các kiểm soát chi tiết trong việc tạo ra, xoá bỏ và sửa chữa các tài khoản cũng như khả năng xử lý kiểm toán các nghiệp vụ phát sinh.

 Cung cấp các tiện ích tiền mặt thu chi (bao gồm việc cập nhật tự động từ các phân hệ phải thu và phải trả và tự động đối chiếu với tài khoản Ngân hàng) như là một phần của phân hệ sổ cái hoặc phân hệ thu/chi riêng biệt.

 Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào và có khả năng mềm dẻo trong việc nhập số liệu.

 Giúp đỡ cho việc dự báo trong tương lai.

2.1.2. Phải trả:

Chức năng chủ yếu của ứng dụng tài khoản phải trả là ghi chép các hoá đơn phải trả, phân bổ chi phí và chuẩn bị các khoản thanh toán cho người bán. Bên cạnh đó, phần mềm này cần cho phép người sử dụng kiểm soát quá trình thanh toán nhờ kiểm tra chứng từ đã được lên kế hoạch thanh toán, các khoản thanh toán bị tạm lưu lại đối với một số hoá đơn, chi tiết của nợ phải trả cũng như phương án tối ưu thanh toán.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Cung cấp các chi tiết đầy đủ về nhà cung cấp/ giao dịch.

 Có khả năng kiểm tra hoá đơn và chứng từ thanh toán.

 Có khả năng xử lý một loạt các phương pháp/ lựa chọn thanh toán.

 Có các công cụ đối chiếu tự động tài khoản Ngân Hàng với ghi chép của nhà cung cấp.

 Có các kiểm soát chặt chẽ bao gồm việc cho phép truy cứu lịch sử sử dụng.

 Có khả năng tự động cập nhật sổ cái.

 Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào, kiểm soát để hoá đơn của nhà cung cấp là duy nhất.

2.1.3. Phải thu:

Chức năng quản lý các khoản phải thu là bước cuối kỳ trong chu kỳ hoạt động của công ty, theo dõi và thu các khoản thanh toán của khách hàng cho các hàng hoá đã giao và dịch vụ thực hiện. Hơn thế, hệ thống tài khoản phải thu cung cấp các thông tin cho nhà quản lý liên quan đến hoa hồng bán hàng, tình trạng tín dụng khách hàng và phân tích doanh thu. Hệ thống này cũng là một thành phần cơ bản trong hệ thống tài chính kế toán của công ty.

Để đạt được các mục tiêu này, ứng dụng phải duy trì được các thông tin về khách hàng, số dư tài khoản của khách hàng, trên cơ sở khoản mục mở hoặc số dư chuyển tiếp và cho phép nhập các hóa đơn viết tay và các điều chỉnh tài khoản của khách hàng. Người sử dụng phải có khả năng nhập các khoản thanh toán và các khoản thu tiền nhỏ khác vào tài khoản. Hệ thống cũng phải cho phép nhập các khoản thanh toán một phần hay tạm ứng của khách hàng. Khả năng phân tích chi tiết các khoản nợ liên quan đến đối tượng cụ thể cần được cung cấp bởi hệ thống.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Cung cấp các chi tiết về khách hàng/ giao dịch thật đầy đủ.

 Được thiết kế cho các phương pháp thanh toán linh hoạt

 Có các tiện ích đầy đủ cho việc phát hành và kiểm soát các hoá đơn.

 Có khả năng cung cấp báo cáo hàng loạt để trợ giúp cho việc quản lý công nợ.

 Cung cấp phân tích tuổi các khoản nợ

 Có khả năng phân bố tiền mặt.

 Có các kiểm soát cặn kẽ bao gồm kiểm toán toàn bộ.

 Có khả năng cập nhật sổ cái tự động.

 Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào. kiểm soát để số hoá đơn là duy nhất.

2.1.4. Tài sản cố định:

Phần ứng dụng cho quản lý tài sản cố định sẽ được sử dụng để cung cấp các

thông tin tài chính về tài sản cố định, tài sản thuê ngoài và các tài sản khác. các dữ liệu miêu tả, vị trí cụ thể, giá gốc, khấu hao hoặc các thông tin về tài sản thuê ngoài, và bảo dưỡng hoặc các yêu cầu hiệu chuẩn phải được duy trì. Thêm vào đó, người sử dụng có thể lưu các dữ liệu về thuế tài sản/ lệ phí tài sản hoặc bảo hiểm trên file báo cáo.

Mỗi tài sản cần phải có một phương pháp khấu hao hoặc kế hoạch khấu hao thiết lập trước để tính khấu hao từng giai đoạn. Phần ứng dụng này phải ghi khấu hao vào sổ cái và tạo các báo cáo khấu hao theo giai đoạn. Nếu công ty sử dụng các phương pháp khấu hao khác nhau cho mục đích ghi sổ và báo cáo thuế, phần ứng dụng này cho phép mỗi tài sản có nhiều bảng tính khấu hao và được báo cáo riêng.

Phần ứng dụng quản lý tài sản cố định cũng cung cấp dấu vết kiểm toán cho việc mua và bán tài sản cố định và quản lý được vị trí và sự luân chuyển của tài sản cố định.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Được kết hợp đầy đủ với sổ cái.

 Quản lý giá trị tài sản theo nhiều nguồn vốn khác nhau

 Có khả năng đáp ứng được một loạt các phương pháp đánh giá tài sản cố định

 Có khả năng đáp ứng được các tái đánh giá tài sản cố định bằng nhiều phương pháp đánh giá.

 Có các tiện ích nhận biết tài sản một cách đầy đủ và chi tiết.

 Có khả năng xử lý được các tài sản thuê

 Thực hiện các chuyển giao tài sản trong công ty;

 Linh hoạt trong khả năng xử lý các điều chỉnh sau khi tài sản đã được đưa vào vốn.

 Có khả năng xử lý theo lô đối với những tài sản cùng có những thay đổi.

 Có quy trình thanh lý tài sản thật đầy đủ và linh hoạt.

 Có khả năng đáp ứng một loạt các phương pháp khấu hao tài sản.

 Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết.

 Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào.

2.1.5. Quản lý tiền:

Chức năng quản lý tiền phải hỗ trợ tất cả các giao dịch tiền mặt và Ngân hàng đối với tất cả các quy trình thanh toán. Chức năng này cần phải cung cấp được các tham chiếu phục vụ kiểm toán đối với tất cả các khoản thanh toán, đông thời cần cung cấp các chức năng cân đối số dư Ngân hàng tự động đối với các tài khoản Ngân hàng khác nhau. Chức năng quản lý tiền cần hỗ trợ việc dự báo luân chuyển tiền trong ngắn hạn và dài hạn.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Được kết hợp đầy đủ với phân hệ sổ cái, phải thu phải trả để có thể đối chiếu và kiểm tra dữ liệu tự động.

 Có chức năng dự báo luồng tiền.

 Đối chiếu tự động với tài khoản tiền gửi tại ngân hàng

 Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết cho từng tài khoản theo yêu cầu của người sử dụng.

 Có khả năng đối chiếu và truy xuất dữ liệu ra các hệ thống bên ngoài

 Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào.

 Có khả năng quản lý các hợp đồng, khế ước vay vốn về thời hạn, lãi suất, dự chi lãi.

2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối:

2.2.1. Quản lý mua hàng:

Chức năng quản lý mua hàng có khả năng theo dõi quản lý mua/bổ sung những mặt hàng trong kho, đặt hàng trực tiếp, đặt hàng theo cho từng hơp đồng cụ thể. Hệ thống cần cho phép người sử dụng xác định được người cung cấp, phải tiếp cận được với những thông tin để giải quyết, kết nối các bên cung cấp với đơn mua hàng và ngược lại. Các dữ liệu lịch sử của đơn mua hàng phải được lưu trữ. Hệ thống cũng cần theo dõi được toàn bộ quá trình mua hàng từ khi phát hành đơn đặt hàng cho đến khi nhận được hàng và nhập kho. Hệ thống cũng cần theo dõi được các chênh lệch nếu có

giữa số đặt mua và số thực nhận. Hệ thống cần có sự liên kết chặt chẽ với các chức năng khác như sổ cái, quản lý kho, quản lý phải trả để có thể tự động cập nhật thông tin qua các phần chức năng. Hệ thống phải cho phép quản lý các thay đổi/cập nhật các thông tin liên quan tới một đơn đặt mua hàng.

Hệ thống cần đáp ứng câc yêu cầu sau:

 Theo dõi quá trình nhận hàng, ngày dự định nhận hàng.

 Theo dõi các lô hàng chuyển thẳng không qua kho.

 Theo dõi đến từng đơn đặt hàng số lượng hàng đã nhận, số lượng hàng còn lại.

 Theo dõi các đơn hàng của các bộ phận khác.

 Sử dụng chung danh sách nhà cung cấp đang có trong hệ thống.

 Quản lý tiến trình xử lý mua hàng, cho đến khi nhận được hoá đơn, chứng từ hàng và sau đó thanh toán tiền theo từng đơn đặt hàng.

2.2.2. Quản lý bán hàng:

Hệ thống quản lý bán hàng cần cung cấp các chức năng cần thiết phục vụ công tác kinh doanh, xuất khẩu và phân phối hàng hoá. Hệ thống phải hỗ trợ cho nhiều loại quy trình nghiệp vụ khác nhau như xuất đại lý, bán trực tiếp, xuất khẩu…Đối với các hợp đồng hoặc các đơn đặt hàng với số lượng lớn, hệ thống phải hỗ trợ việc lập kế hoạch giao hàng một cách uyển chuyển theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo tiến độ sản xuất, theo mức tồn kho, theo nhiều địa điểm khác nhau. Ngoài ra hệ thống phải hỗ trợ triệt để các nghiệp vụ liên quan như kiểm tra tín dụng, quản lý doanh số theo các tiêu chí khác nhau. Hệ thống quản lý bán hàng phải tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác nhau trong quản lý hàng tồn kho, phải thu và sổ cái và có khả năng cung cấp các báo cáo liên quan về bán hàng để hỗ trợ cho công tác quản lý.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Cho phép theo dõi đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, ngày định giao và ngày giao hàng thực tế.

 Cho phép lập các đơn đặt hàng theo các loại tiền tệ khác nhau.

 Có thể lựa chọn khách hàng, mã khách, tên khách khi lập đơn đặt hàng và hệ thống cung cấp các thông tin có sẵn về khách hàng.

 Cho phép nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng.

 Cho phép kiểm tra mức tín dụng của khách hàng trước khi lập đơn hàng.

 Cho phép quản lý các đơn vị vận chuyển liên quan đến khách hàng.

 Cho phép xác định nhân viên bán hàng liên quan tới đơn hàng.

2.2.3. Quản lý kho:

Chức năng quản lý kho đảm bảo cung cấp được các thông tin chi tiết về khối lượng xuất, nhập, tồn kho từng loại hàng hoá hiện đang quản lý trong kho. Hệ thống cần có khả năng cung cấp tức thời các thông tin về số lượng hàng tồn kho để phục vụ công tác kiểm soát mức độ đáp ứng của hàng tồn kho đối với các đơn đặt hàng. Hệ thống cần có khả năng quản lý nhiều kho hàng khác nhau và quản lý được việc vận chuyển giữa các kho hàng. Bên cạnh việc quản lý bằng hiện vật, hệ thống cần quản lý đồng thời giá trị của hàng hoá trong kho. Cho phép quản lý giá xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau. Tối thiểu phải có các cách tính giá: bình quân gia quyền, giá đích danh, giá nhập trước xuất trước… hệ thống cần có khả năng cho phép xác định mã hàng cho các loại hàng theo yêu cầu đặc thù của người quản lý. Chức năng quản lý kho cần có sự tích hợp với các chức năng khác như quản lý sản xuất, mua hàng, bán hàng.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Cho phép đặt số phiếu nhập tăng tự động theo thứ tự mỗi giao dịch

 Cho phép nhập/xuất nhiều mặt hàng trong cùng một phiếu.

 Có khả năng cho xuất hàng với nhiều mục đích xuất khác nhau

 Có thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng trả lại cho việc xuất thừa hoặc xuất sai.

 Có khả năng tự động định khoản theo các mã lý do khác nhau.

 Có thể thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh đối với hàng tồn kho

 Cho phép thực hiện các nghiệp vụ chuyển kho

 Tất cả các nghiệp vụ về hàng tồn kho sẽ được tự động tạo bút toán và cập nhật