Vị Trí Của Hoạt Động Cung Ứng Nguyên Vật Liệu

4. Cho biết hình thức và phương thức chuyển giao công nghệ. Những vấn đề thường nảy sinh trong chuyển giao công nghệ ở các doanh nghiệp hiện nay.

5. Cho biết các tiêu chí thường được sử dụng trong việc đánh giá và lựa chọn công nghệ.

6. Phân tích ưu nhược điểm của các hình thức chuyển giao công nghệ.

7. Phân tích sự cần thiết phải đổi mới công nghệ và giải thích vì sao chuyển giao công nghệ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp Việt Nam

8. Có ý kiến cho rằng phần con người là quan trọng nhất trong các thành phần của công nghệ. Hãy bình luận.

9. Thực chất và nội dung đổi mới công nghệ trong doanh nghiệp?

10. Đổi mới công nghệ là giải pháp hữu hiệu để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, hãy bình luận và giải thích quan điểm của mình.

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

5.1. KHÁI QUÁT

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 219 trang tài liệu này.

5.1.1. Vị trí của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu

Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ở mọi doanh nghiệp đều bao gồm ba nội dung chủ yếu đó là mua sắm, vận chuyển và bảo quản nguyên vật liệu (hàng hóa) trong kho.

Hoạt động cung ứng có ý nghĩa rất to lớn, cụ thể:

- Đảm bảo cho sản xuất tiến hành nhịp nhàng, liên tục.

- Tạo điều kiện nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, kích thích các hoạt động sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra các năng lực sản xuất mới.

- Tạo điều kiện nâng cao chất lượng/ hạ giá thành sản phẩm.

- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản và có một đặc điểm là nhiều chủng loại tham gia vào sản xuất với số lượng rất khác nhau. Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp thường xuyên nguyên vật liệu cho sản xuất nên là một trong các điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả. Ở nhiều doanh nghiệp sản xuất giá trị của nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ càng góp phần quan trọng vào tăng hiệu quả kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp thương mại, cung ứng hàng hóa đầu vào là điều kiện tiền đề để tiêu thụ chúng: mua sắm đúng, dự trữ đúng sẽ góp phần tiêu thụ tốt và hiệu quả cao; ngược lại, mua sắm không đúng, dự trữ không phù hợp vừa gây khó khăn, gián đoạn cho hoạt động tiêu thụ, vừa làm giảm hiệu quả của tiêu thụ hàng hóa.

Kinh doanh càng phát triển, phạm vi hoạt động càng rộng lớn, thị trường không chỉ trong phạm vi một tỉnh, một vùng mà mở rộng ra phạm vi cả nước, khu vực và quốc tế thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu càng trở nên rất quan trọng. Khi đó, lượng dự trữ các loại nguyên vật liệu (hàng hóa) đều lớn dẫn đến cầu về năng lực kho tàng và vận chuyển lớn, sự tính toán dự trữ và vận chuyển tối ưu đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

5.1.2. Nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu

Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là luôn luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng các loại nguyên vật liệu (hàng hóa) cần thiết cho quá trình sản xuất (tiêu thụ) với chi phí kinh doanh tối thiểu. Muốn vậy phải thực hiện quản trị mua sắm, vận chuyển và dự trữ hay nói cách khác là quản trị cung ứng nguyên vật liệu.

Có thể hiểu quản trị cung ứng nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu (hàng hóa); tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu (hàng hóa) theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao nhất.

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các nội dung chủ yếu là:

- Thứ nhất, trên cơ sở chiến lược phát triển xây dựng chính sách mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý.

- Thứ hai, tính toán và xác định chính xác số lượng, chất lượng mỗi loại nguyên vật liệu cần mua sắm và dự trữ trong từng thời kỳ kế hoạch.

- Thứ ba, xây dựng các phương án và quyết định phương án mua sắm, bố trí kho tàng, đường vận chuyển và sự kết hợp vận chuyển tối ưu.

- Thứ tư, tổ chức mua sắm bao gồm việc xác định và lựa chọn bàn hàng, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán…

- Thứ năm, tổ chức vận chuyển hàng hóa bao gồm việc lựa chọn và quyết định tự vận chuyển hay thuê ngoài, quyết định lựa chọn phương án vận chuyển, quyết định lựa chọn người vận chuyển và quyết định phương án vận chuyển nội bộ.

- Thứ sáu, quản trị kho tàng và cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất.

5.2. XÁC ĐỊNH CẦU VÀ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TỐI ƯU

5.2.1. Xác định cầu nguyên vật liệu (hàng hóa) trong kì kế hoạch

Kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau.Trước hết đó là kế hoạch sản xuất (tiêu thụ) sản phẩm (dịch vụ) trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác.Thứ hai, định mức tiêu dùng (bán hàng).Thứ ba, tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường nguyên vật liệu (hàng hóa).Thứ tư, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kì kế hoạch. Thứ năm, năng lực kho tàng của doanh nghiệp… Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu dưới đây để xác định cầu về nguyên vật liệu cho thời kì kế hoạch:

1. Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý đến việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong kì kế hoạch.

2. Các thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu, các số liệu thu thập được từ các hội trợ triển lãm…

3. Thống kê về tiêu thụ sản phẩm ở các thời kì trước đó và các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm trong kì kế hoạch.

4. Các định mức tiêu hao nguyên vật liệu hoặc phân tích số liệu tiêu hao nguyên vật liệu của các thời kì trước đó.

5.Thẻ (sổ) kho theo dòi lượng đặt hàng từ nhiều người cấp hàng khác nhau vào các thời điểm khác nhau…

Mặt khác, việc xác định cầu về nguyên vật liệu trong từng thời kì còn là kết quả của sự thỏa hiệp giữa nhiều bộ phận quản trị khác nhau trong doanh nghiệp:

1. Bộ phận tiêu thụ mong muốn có dự trữ thành phẩm nhiều nhằm luôn thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống.

2. Các bộ phận sản xuất muốn có dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang cũng như bán thành phẩm nhiều nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục.

3. Bộ phận tài chính muốn giảm thiểu dự trữ.

4. Bộ phận quản trị chung không muốn có dự trữ lớn vì như thế không đảm bảo tính hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trên cơ sở phân tích và dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến cầu nguyên vật liệu cũng như sự thỏa hiệp của các bộ phận, việc xác định cầu về nguyên vật liệu bao gồm các nội dung cụ thể là:

Thứ nhất, xác định số lượng nguyên vật liệu (hàng hóa) cần thiết cho một thời kì kế hoạch nào đó cũng như từng thời điểm mua sắm với số lượng mua sắm cụ thể.

Cần chú ý rằng việc mua sắm với số lượng nào tùy thuộc vào nhiều nhân tố như tình hình biến động của thị trường cung ứng, dự báo thay đổi giá cả trên thị trường, khả năng tài chính của doanh nghiệp, khả năng kho tàng cũng như chi phí kinh doanh lưu kho, nhịp độ sản xuất (bán hàng)… Vì thế, về nguyên tắc cầu về nguyên vật liệu của một thời kì không được đáp ứng một lần mà được chia nhỏ và cung ứng làm nhiều lần khác nhau.

Đối với mỗi loại nguyên vật liệu (hàng hóa) cầu mua sắm trong thời kì kế hoạch thường bao gồm 2 bộ phận: cầu nguyên vật liệu (hàng hóa) cho sản xuất (tiêu thụ) và cầu dự trữ có tính chất đầu cơ.

Bộ phận thứ nhất thường chiếm tỉ trọng chủ yếu được xác định theo công thức:

i = ∑Q x Q

QD ĐMij SPj

Với:

QDi - Cầu loại nguyên vật liệu (hàng hóa) thứ i trong kì kế hoạch.

QĐMij - Định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm thứ j. QSPj - Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kì kế hoạch.

Bộ phận dự trữ đầu cơ cho từng loại nguyên vật liệu (hàng hóa) hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất của loại nguyên vật liệu (hàng hóa) sẽ dự trữ, các kết quả dự báo thay đổi cung ứng cũng như giá cả của thị trường nguyên vật liệu (hàng hóa); lãi suất tiền gửi; khả năng tài chính của doanh nghiệp; năng lực kho tàng và chi phí liên quan đến mở rộng kho tàng…

Thứ hai, xác định người cung ứng cũng như giá cả nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm.

Xét trên phương diện lý thuyết, đối với các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ cũng như các doanh nghiệp dịch vụ có cầu về nguyên vật liệu (hàng hóa) rất ít sẽ xác định các yếu tố trên dựa vào kinh nghiệm đã tích lũy được trong quá trình tổ chức mua sắm và dự trữ. Các doanh nghiệp vừa và lớn có cầu về nguyên vật liệu (hàng hóa) trong từng thời kì lớn sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đường, phương tiện và chi phí vận chuyển tương ứng (có xét đến khả năng vận chuyển hai chiều); tính tin cậy của việc cung ứng từng loại (nhóm loại) nguyên vật liệu (hàng hóa); giá cả từng loại nguyên vật liệu (hàng hóa) ở từng lần cung ứng; hệ thống kho tàng trung gian… để xác định người cung ứng nguyên vật liệu (hàng hóa).

Các doanh nghiệp nhận nguyên vật liệu (hàng hóa) là nông, lâm, thủy hải sản thường phải xác định và thiết lập mối quan hệ bạn hàng rất chặt chẽ với người cung ứng: từ việc qui hoạch và định hướng sản xuất nguyên liệu đến việc hướng dẫn và trợ giúp kỹ thuật về giống, kỹ thuật canh tác, thức ăn, phân bón, kỹ thuật thu hoạch, bảo quản; chính sách ổn định giá cả, thực hiện marketing với người bán hàng… Đây đang là một trong những vấn đề rất yếu, rất cần được nhanh chóng khắc phục ở nước ta. Tuy nhiên, việc khắc phục đến mức nào lại tùy thuộc vào quá trình nâng cao trình độ nhận thức về kinh doanh của doanh nghiệp và người nông dân, với việc pháp luật hóa các quan hệ kinh tế và tính nghiêm minh của nó, với sự thay đổi nhận thức về quản lí kinh tế của chính quyền…

5.2.2. Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu

Cầu về nguyên vật liệu (hàng hóa) của một thời kỳ kế hoạch không được cung ứng một lần mà phải chia ra làm nhiều lần cung ứng với số lượng xác định. Về nguyên tắc, số lần và lượng cung ứng ở mỗi lần cụ thể do tốc độ sản xuất (tiêu thụ) sản phẩm, các thông số về tình hình cung ứng, giá cả nguyên vật liệu (hàng hóa) trên thị trường… qui định.

Có nhiều phương pháp xác định lượng đặt hàng tối ưu, dưới đây trình bày mô hình xác định lượng đặt hàng tối ưu mà doanh nghiệp có thể áp dụng trong điều kiện vẫn đáp ứng được các đòi hỏi trên.

Về lý thuyết, có nhiều khả năng khác nhau về lượng đặt hàng và lưu kho. Trong trường hợp lượng đặt hàng lớn sẽ dẫn đến giảm số lượng đặt hàng, tiết kiệm chi phí kinh doanh đặt hàng; có thể sẽ được giảm giá do mua hàng với số lượng lớn; đảm bảo tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu (hàng hóa); loại trừ được yếu tố tăng giá có thể xảy ra và còn có ý nghĩa đầu cơ khi giá cả nguyên vật liệu (hàng hóa) trên thị trường biến động tăng; tạo cơ sở cho việc duy trì mối quan hệ bạn hàng bền chặt với người cấp hàng… Tuy nhiên, lượng đặt hàng lớn lại dẫn đến lượng lưu kho lớn, cầu về vốn lưu động lớn. Điều này ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, dẫn đến chi phí kinh doanh trả lãi về vốn cao, tăng chi phí kinh doanh liên

quan đến thuê mượn hoặc mở rộng kho tàng, chi phí kinh doanh bảo quản dài hạn làm tăng lượng nguyên vật liệu bị hư hỏng trước khi đưa vào sử dụng. Như thế, lượng đặt hàng lớn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao.

Nếu ngược lại, đặt hàng với lượng nhỏ dẫn đến giảm chi phí kinh doanh lưu kho song nếu lượng đặt hàng quá nhỏ cũng dẫn đến hiệu quả kinh doanh không cao vì chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm và vận chuyển lớn; sẽ không được giảm giá do mua hàng với số lượng ít; nếu có trục trặc sẽ dẫn đến nguy cơ hoặc không cung ứng kịp thời cho sản xuất (tiêu thụ) hoặc phải chấp nhận mua nguyên vật liệu (hàng hóa) với giá cao.

Vì vậy, vấn đề được đặt ra là phải xác định được lượng đặt hàng và dự trữ đem lại tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và dự trữ nhỏ nhất (lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu). Mô hình này dựa trên cơ sở giả định lượng đặt hàng và lượng dự trữ trùng nhau, đã xác định được tổng cầu về nguyên vật liệu (hàng hóa) trong kỳ kế hoạch, dự báo được giá cả thị trường; tính toán được chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho; năng lựu kho tàng, khả năng về tài chính… đảm bảo phù hợp với lượng dự trữ tối ưu; việc xuất kho nguyên vật liệu không thay đổi theo thời gian.

Vì chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch là tổng chi phí kinh doanh mua sắm, đặt hàng và kho (cả chi phí kinh doanh sử dụng vốn tương ứng với giá trị lưu kho) nên nếu gọi:

QD : Là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm)

P : Là giá mua một đơn vị nguyên vật liệu VCms : Là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp

FCđh : Là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng, gắn với từng lần đặt hàng.

VCi : Là chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi tương ứng với số vốn liên quan đến nguyên vật liệu lưu kho trong kỳ kế hoạch.

i : Là tỉ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lưu kho so với chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch.

TC : Là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong lỳ kế hoạch Qđh : Là lượng hàng đặt cho mỗi lần đặt hàng.

Qopt : Là lượng hàng đặt tối ưu cho mỗi lần đặt hàng.

Sẽ thiết lập được hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho như sau: VCms + FCđh + VCi = TC

Muốn có lượng dự trữ tối ưu hàm này phải tiến tới cực tiểu : TC → min. Có:

QD x P + FCđ x QD/Qđh + Qđh x P x i/2 = TC dTC/dQ = -FCđh x QD/Q2đh + P x i/2

Với mục tiêu TC → min sẽ phải thỏa mãn điều kiện: dTC/dQ = 0 nên phải có: FCđh x QD/Q2đh = P x i/2 → Qopt2 = 2QD x FCđh/P x i

Mô hình xác định lượng hàng đặt tối ưu ở trên chưa xét đến lượng nguyên vật liệu dự trữ cần thiết trong kho, giảm giá do mua hàng với khối lượng lớn. Vì vậy có thể các trường hợp mở rộng mô hình sau:

Thứ nhất, tính đến khả năng kết hợp cung ứng và lưu kho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau có thể nhóm các đơn đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu do cùng một người cung cấp vào một đợt mua hàng. Khi đó mô hình đặt hàng tối ưu sẽ có dạng:

Qopt =

Với:

i : Cầu loại nguyên vật liệu thứ i Pi : Giá cả loại nguyên vật liệu i

Thứ hai, nếu tính đến trường hợp được giảm giá do mua hàng với khối lượng lớn, vượt qua mức được người bán hàng giảm giá có thể xảy ra các trường hợp cụ thể sau:

- Chi phí mua sắm và lưu kho giảm do giá cả nguyên vật liệu (hàng hóa) giảm.

- Chi phí cố định đặt hàng bình quân giảm vì số lần đặt hàng và tăng lượng đặt do mỗi lần đặt hàng.

- Thay đổi chi phí lưu kho nguyên vật liệu.

Thứ ba, nếu xét đến các giới hạn về vốn hoặc năng lực kho tàng thì phải đưa các ràng buộc này vào mô hình để giải quyết.

Trong tính toán mô hình xác định lượng đặt hàng tối ưu có các ưu điểm cơ bản:

- Có tính khái quát cao, có thể sử dụng để xác định lượng đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau.

- Sử dụng ít tham số và đơn giản.

- Lượng đặt hàng tối ưu ít nhạy cảm với sai số của tham số sử dụng trong mô hình.

5.2.3. Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

5.2.3.1. Lượng dự trữ thường xuyên

Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất (tiêu thụ) diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.

Trên các phương diện lý thuyết, lượng dự trữ thường xuyên phải được xác lập trên cơ sở thời gian và /hoặc mức sử dụng (tiêu thụ) nguyên vật liệu (hàng hóa) tính từ khi bắt đầu thông báo cho người cung ứng cấp đợt hàng mới cho đến khi hàng đã về doanh nghiệp, kiểm tra và làm xong các thủ tục nhập kho, sẵn sàng đưa vào sử dụng (tiêu thụ). Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau:

QDTTX = tcư x QĐMTD/ngày Trong đó:

QDTTX : Lượng dự trữ thường xuyên

QĐMTD/ngày : Định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đêm.

tcư : Thời gian (ngày) cung ứng trong điều kiện bình thường.

Thời gian cung ứng bình thường được xác định ở mức bình quân theo thống kê kinh nghiệm kết hợp với dự báo các thay đổi trong kỳ kế hoạch.

Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong các điều kiện cung ứng bình thường.

5.2.3.2. Lượng dự trữ bảo hiểm

Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất (tiêu thụ) tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.

Trong thực tế, có thể có nhiều biến động ngoài dự kiến tác động đến việc mua sắm và lưu trữ nguyên vật liệu (hàng hóa) như: người cấp hàng không tuân thủ thời hạn cung cấp như đã thỏa thuận, chất lượng nguyên vật liệu mua sắm không đảm bảo… những biến động này dẫn đến nếu doanh nghiệp không muốn gián đoạn sản xuất, giảm doanh thu bán hàng, mất uy tín trên thương trường… tất cả phải tính toán đến lượng dự trữ bảo hiểm cần thiết.

Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa trên các cơ sở sau đây:

- Mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu (hàng hóa) gây ra.

- Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu (hàng hóa) cũng như số ngày mà người cung ứng không cung ứng đúng hạn.

- Các số liệu thống kê về số lần và lượng nguyên vật liệu (hàng hóa) không đảm bảo chất lượng.

- Các dự trữ báo về biến động trong tương lai…

Về lý thuyết, lượng dự trữ bảo hiểm phải được xác lập trên cơ sở thời gian cấp hàng sai lệch bình quân một ngày đêm. Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể đc xác định theo công thức đơn giản sau:

BH = tsl x Q

QDT ĐMTD/ ngày

Trong đó:

QDT

BH : Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên.

QĐMTD/ngày : Định mức tiêu dung (tiêu thụ) trong một ngày đêm

tsl : Số ngày cung ứng sai lệch bình quân 1 lần cung ứng.

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo các nhân tố ảnh hưởng trong kì kế hoạch. Với kì quá khứ, theo thống kê có thể xác định được tổng số ngày sai lệch trong kì và số lần cung ứng trong thời kì. Từ các số liệu này có:

tsl = Tsl/Lcư

Với:

tsl : Số ngày cung ứng sai lệch bình quân của một lần cung ứng Tsl : Tổng số ngày cung ứng sai lệch trong thời kì quá khứ

Lcư : Tổng số lần cung ứng trong thời kì xem xét