Phân Biệt Hoạt Động Chứng Thực Và Hoạt Động Công Chứng

1.1.2 Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực

Về nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Về bản chất cơ quan chịu trách nhiệm chứng thực chỉ chứng thực đúng bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký của công dân theo quy định của pháp luật mà không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.

Chủ thể thực hiện: Phòng Tư pháp cấp huyện, cấp xã và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài là chủ thể thực hiện chứng thực theo quy định của pháp luật. Trong phạm vi, quyền hạn của mình chủ thể thực hiện chứng thực bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho Trưởng phòng Tư pháp, Phó phòng tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài trong công tác chứng thực. Khi chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Thực hiện việc chứng thực theo đúng thẩm quyền.

- Từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật.Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực. Nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

- Yêu cầu người chứng thực xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết cho việc thực hiện chứng thực. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực xuất trình.

- Cung cấp phiếu hẹn khi hồ sơ đầy đủ (đối với trường hợp không giải quyết hồ sơ trong ngày). Hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về thủ tục, thành phần hồ sơ và ghi phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ.

- Giải thích rõ ràng, khách quan, chính xác cho người có yêu cầu chứng thực các quyền và nghĩa vụ của họ liên quan đến văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực.

- Phải thật sự trung thực, khách quan, chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

- Giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

- Đề nghị cơ quan Nhà nước, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện chứng thực; yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi thấy cần thiết.

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; Ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử phạt theo quy định tại Nghị định 76/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 08 năm 2006 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp.

1.1.3. Phân loại chứng thực

Về phân loại có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực:

Cách thứ nhất: Nếu căn cứ theo thẩm quyền thực hiện thì hoạt động chứng thực bao gồm:

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã:có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài: có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung có thể phân chia hoạt động chứng thực gồm:

- Chứng thực sao y bản chính: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

- Cấp bản sao từ sổ gốc (hoặc được gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.

1.1.4. Yêu cầu của hoạt động chứng thực

Một là yêu cầu về tính kịp thời

Mọi yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức phải được cán bộ Tư pháp thực hiện kịp thời nhằm đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quy trình, thời gian, thẩm quyền giải quyết. Bởi tính kịp thời của hoạt động chứng thực ảnh hưởng rất lớn đến các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính… của cá nhân, tổ chức. Không đảm bảo về tình kịp thời có thể gây ảnh hưởng lớn về kinh tế, gây mất ổn định xã hội và tâm lý của người dân.Tuy nhiên, tính kịp thời của công tác quản lý chứng thực chỉ có thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực đồng thời cán bộ Tư pháp phải có ý thức trách nhiệm trong việc chủ động theo dõi, nắm vững các quy định của pháp luật về chứng thực để đảm bảo hoạt động chứng thực được diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Hai là yêu cầu về tính chính xác, khách quan

Hoạt động chứng thực phải thực hiện đúng thẩm quyền, thủ tục, trình tự theo quy định tại các văn bản pháp luật về chứng thực và thủ tục hành chính hiện hành. Cán bộ Tư pháp phải nắm vững và vận dụng chính xác các quy định pháp luật đối với hoạt động chứng thực. Nghiêm cấm hành vi làm sai các quy định của pháp luật.

Trước đây, do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc đảm bảo tính chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nên có tình trạng người dân vì muốn cho con đi học sớm nên tìm mọi cách để cấp bản sao Giấy khai sinh có thông tin về năm sinh sai lệch so với bản chính, hoặc sử dụng bằng cấp giả để thực hiện chứng thực sao y bản chứng... Hoặc có hiện tượng Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã tự ý ký và cấp bản sao giấy khai sinh mà không thông qua việc tra cứu sổ

hộ tịch của cán bộ Tư pháp hộ tịch. Những hiện tượng vi phạm tính chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nêu trên có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau nếu các giấy tờ như học bạ, hộ khẩu của cá nhân có những thông tin sai lệch so với giấy khai sinh.. hoặc vô hình chung tạo điều kiện cho hoạt động hợp thức hóa các giấy tờ, hồ sơ không hợp pháp.

1.1.5. Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng

Ở Việt Nam quan niệm về chứng thực được hình thành rất muộn mặc dù đã có sự phân biệt giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực nhưng trong nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự chồng chéo giữa hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng, Phòng công chứng với hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính. Dựa trên quy định của Luật công chứng năm 2006 và Nghị định 79/2007/NĐ – CP chúng ta có thể phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng dưới các góc độ như sau:

Một là về khái niệm:

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.[47, Điều 2]

“Chứng thực” là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, chứng thực bản sao đúng với sổ gốc hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

Hai là về thẩm quyền, nội dung thực hiện:

Công chứng do cơ quan bổ trợ Tư pháp thực hiện (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng); chứng thực do cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể là UBND cấp xã, huyện thực hiện.

Chứng thực là chứng nhận sự việc trong khi công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Hoạt động công chứng mang tính pháp lý cao hơn hoạt động chứng thực.

Ba là về giá trị pháp lý của văn bản:

Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác; có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”. [47, Điều 6]

Về giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực: Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản”.[26, Điều 3]

Tóm lại, hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, khác về thẩm quyền, khác về đối tượng, tính chất công việc và khác nhau về tính chất pháp lý. Đây là cơ sở để đổi mới về nhận thức lý luận về hoạt động chứng thực ở Việt Nam hiện nay.

1.2. Quản lý nhà nước về chứng thực

1.2.1 Khái quát về hoạt động quản lý nhà nước

Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều quan điểm về hoạt động quản lý nhà nước. Nhưng quan điểm chung nhất về quản lý do các nhà điều khiển học đưa ra là “quản lý là sự tác động định hướng lên bất kỳ một hệ thống nào đó nhằm trật tự hóa nó và hướng nó phát triển phù hợp với những qui luật nhất định”.[66, tr.83]

Chúng ta có thể hiểu quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào các hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến các mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường.[66, tr.83]

Chủ thể quản lý xã hội là con người hoặc tổ chức. Đối tượng của quản lý xã hội là các quan hệ xã hội mà chủ thể quản lý tác động tới.Suy cho cùng đối tượng của

quản lý xã hội là quản lý con người. Khách thể của quản lý xã hội, nói một cách ngăn gọn đó là trật tự xã hội. Bởi mục đích cần đạt được của chủ thể quản lý xã hội là làm sao cho hành vi hoạt động và hành vi không hoạt động của đối tượng bị quản lý phải thực hiện theo ý chí của chủ thể quản lý. Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý được thể hiện thông qua mối quan hệ “quyền uy – phục tùng”.

Như vậy theo nghĩa rộng chúng ta có thể hiểu quản lý nhà nước là hoạt động tổ chức, điều hành của bộ máy nhà nước, là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước trên phương diện lập pháp, tư pháp và hành pháp.[66, tr.83]

Theo nghĩa hẹp quản lý nhà nước được hiểu chủ yếu là quá trình tổ chức, điều hành của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người theo mục tiêu nhất định nhằm đạt được mục tiêu theo yêu cầu của quản lý nhà nước. [66, tr.83] Đồng thời các cơ quan nhà nước nói chung còn thực hiện các hoạt động có tính chất chấp hành, điều hành, tính chất hành chính nhà nước nhằm xây dựng tổ chức bộ máy và củng cố chế độ công tác nội bộ. Quản lý nhà nước theo nghĩa hẹp đồng nghĩa với khái niệm quản lý hành chính nhà nước.

Quán triệt sâu sắc tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng đã khẳng định phải quản lý đất nước bằng pháp luật chứ không phải bằng đạo lý. Và tiếp theo đó đến Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng tiếp tục khẳng định phải thực hiện quản lý xã hội bằng pháp luật dưới sự lãnh đạo của Đảng. Tại Hội nghị giữa nhiệm kỳ Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VII tiếp tục quán triệt mục tiêu xây dựng và từng bước hoàn thiện Nhà nước pháp quyền Việt Nam của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân, quản lý mọi mặt của đời sống xã hội bằng pháp luật. Để quản lý nhà nước bằng pháp luật được hiệu quả ngoài pháp luật thì còn cần bổ sung các yếu tố khác mà tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII của Đảng đã đưa ra là phải kết hợp quản lý xã hội bằng pháp luật và coi trọng việc giáo dục, nâng cao đạo đức. Giáo dục nâng cao với đạo đức phải song hành với quản lý nhà nước bằng pháp luật thì mới đảm bảo được mục tiêu xây dựng Nhà nước pháp quyền XNCN của dân, do dân và vì dân.

Tiếp tục kế thừa phát huy tinh thần của các kỳ đại hội trước Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng vẫn khẳng định “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật. Mọi cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, mọi côn dân có nghĩa vụ chấp hành Hiến pháp và pháp luật”.[28, tr.10]

Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi, bổ sung năm 2001 (sau đây gọi tắt là Hiến pháp năm 1992) qui định:

Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.Các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân phải nghiêm chỉnh chấp hành Hiến pháp và pháp luật, đấu tranh phòng ngừa và chống các tội phạm, các vi phạm Hiến pháp và pháp luật...[30, Điều 12]

Từ những quan điểm trên, chúng ta có thể hiểu quản lý nhà nước là quản lý xã hội do nhà nước tiến hành bằng công cụ pháp luật thông qua các hoạt động xây dựng pháp luật, tổ chức thực hiện, xử lý vi phạm pháp luật để tác động lên các quá trình xã hội nhằm thiết lập, duy trì trật tự xã hội theo ý chí Nhà nước, nhằm phát triển kinh tế xã hội theo định hướng XHCN. Nhà nước có thể dùng nhiều phương tiện để thực hiện quản lý nhà nước nhưng trong phạm vi đề tài này chỉ xem xét vấn đề quản lý nhà nước bằng phương tiện pháp luật.Trong phạm vi đề tài này đề cập đến quản lý nhà nước có nghĩa là đề cập quản lý nhà nước bằng pháp luật.

Ở Việt Nam hiện nay, để đảm bảo quản lý nhà nước có hiệu quả thì cần quán triệt thực hiện các nguyên tắc sau:

Một là, nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong quản lý nhà nước. Nguyên tắc này được thể chế trong điều 4 Hiến pháp Việt Nam năm 1992.

Đảng lãnh đạo bằng việc đưa ra các chủ trương, chính sách, đường lối phát triển của mình về các lĩnh vực khác nhau của quản lý nhà nước. Các Nghị quyết của các cấp ủy Đảng là cơ sở quan trọng để các chủ thể quản lý nhà nước có thẩm quyền thể chế hóa thành pháp luật thực thi trong quản lý nhà nước. Đảng lãnh đạo thông

qua công tác đào tạo, lựa chọn, giới thiệu cán bộ - người có thẩm quyền quản lý nhà nước cho cơ quan quản lý nhà nước. Và để đảm bảo tính lãnh đạo của Đảng trong quản lý nhà nước Đảng thường xuyên kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng tại các cơ quan quản lý nhà nước.

Hai là nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý nhà nước:

Điều này được thể chế hóa tại Hiến pháp Việt Nam năm 1992: “Quốc hội, Hội đồng nhân dân và các cơ quan khác của Nhà nước đều tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ”.[46, Điều 6] Tập trung là thâu tóm toàn bộ quyền lực vào tay chủ thể quản lý để điều hành, chỉ đạo việc thực hiện pháp luật, dân chủ là việc mở rộng quyền cho đối tượng quản lý nhằm phát huy trí tuệ tập thể trong hoạt động quản lý. Biểu hiện nguyên tắc này thể hiện ở sự phụ thuộc của cơ quan quản lý nhà nước (cơ quan hành chính nhà nước) vào cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, trong sự phục tùng của cấp dưới với cấp trên, địa phương đối với trung ương, trong sự phân cấp quản lý, trong sự phụ thuộc hai chiều của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương và sự hướng về cơ sở của cơ quan quản lý nhà nước.

Ba là nguyên tắc pháp chế XHCN trong quản lý nhà nước:

Nguyên tắc này được thể chế, thừa nhận tại điều 12 Hiến pháp năm 1992. Nguyên tắc này đòi hỏi Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý phải không ngừng xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật. Pháp luật là cơ sở, căn cứ tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý của mình.Các cơ quan quản lý Nhà nước chỉ được làm những gì pháp luật cho phép còn mọi công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm.

1.2.2 Khái niệm và đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực

Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tổ chức bộ máy hành chính nhà nước được tổ chức từ trung ương đến địa phương thực hiện quản lý theo ngành và lãnh thổ. Chính phủ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước chung, UBND các cấp thực hiện quản lý nhà nước tại địa phương. Đối với UBND cấp quận, cấp xã bên cạnh chức năng thực hiện quản lý nhà nước tại địa phương, các cơ quan hành chính nhà