Quản lý nhà nước về chứng thực - Qua thực tiễn Thành phố Hà Nội

Đặng Văn Khanh (2000), “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay”, Luận văn Tiến sỹ;

Chu Thị Tuyết Lan,“Quản lý nhà nước về chứng thực, thực trạng và phương hướng đổi mới”, Luận văn Thạc sỹ;

Nguyễn Văn Hợi (2006),“Xây dựng nội dung cơ quản quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực từ thực tiễn tỉnh Bình Phước”, Luận văn Thạc sỹ.

Ths. Đặng Văn Trường (2010),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Quản lý Nhà nước, 2010, Số 168;

Ngô Sỹ Trung (2010),“Nghị định 79/2007/NĐ-CP - Một bước tiến trong cải cách hoạt động chứng thực nước ta”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2010, Số 3;

Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu được đăng trên Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Tạp chí tổ chức Nhà nước, Tạp chí Thanh tra..

Các công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết trên đã đưa ra một cách đầy đủ nhất về cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng như hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực. Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết nào đã công bố về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn thành phố Hà Nội trong bối cảnh nước ta đang thực hiện Chương trình cải cách tổng thể nên hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, Chương trình cải cách tư pháp, Chương trình 08/Ctr của Thành ủy Hà Nội ngày 18/10/2011 về “Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giai đoạn 2011 – 2015.”

Với đề tài “ Quản lý nhà nước về chứng thực – Qua thực tiễn thành phố Hà Nội” được coi là công trình đầu tiên nghiên cứu về thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội trong bối cảnh mới. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, đề tài đưa ra những giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực phù hợp với yêu cẩu của thực tiễn Hà Nội hiện nay.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm sáng tỏ một cách có hệ thống những vấn đề lý luận và thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội. Luận văn nghiên cứu các hệ thống văn bản qui phạm pháp luật nói chung và của UBND thành phố Hà Nội nói riêng điều chỉnh hoạt động chứng thực trên quan điểm đổi mới, phù hợp với tình hình của thực tiễn.Thông qua đó luận văn đưa ra những thành tựu, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực của Việt Nam nói chung và của thành phố Hà Nội nói riêng và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu tổng quát hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực tại Việt Nam nói chung và tại địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng trên các mặt xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật, thực hiện pháp luật và bảo vệ pháp luật từ năm 2007 đến nay.

5. Nội dung và phương pháp nghiên cứu Nội dung nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, bám sát chủ trương đường lối của Đảng về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN.

Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa ra giải pháp phù hợp

Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở đó, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như

phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh để nêu bật tình hình từ đó đưa ra giải pháp phù hợp

6. Những đóng góp mới của đề tài

Luận văn có ý nghĩa về lý luận và thực tiễn. Trước hết, đây là một công trình chuyên khảo trong khoa học pháp lý nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện và có hệ thống về quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội.

Xây dựng khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ở Việt Nam hiện nay.

Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống tình hình chứng thực và đánh giá một cách tương đối toàn diện tình hình quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực ở Việt Nam nói chung và ở địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng từ năm 2007 đến nay. Đồng thời đề xuất những giải pháp cơ bản, toàn diện nhàm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực.

7. Bố cục

Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về chứng thực.

Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực - qua thực tiễn tại Hà Nội.

Chương 3: Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC

1.1 Những vấn đề cơ bản chung về chứng thực

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của chứng thực

Thuật ngữ “công chứng”, “chứng thực” xuất phát từ thuật ngữ Notariat (tiếng Pháp, Đức,...) hay Notary (tiếng Anh), đều có gốc Latinh là Notarius có nghĩa là ghi chép. Trong thời cổ đại người ta chỉ sử dụng thuật ngữ “công chứng” mà chưa có sự tách bạch. Phải đến thời hiện đại thuật ngữ “chứng thực” mới được hình thành và tách bạch với thuật ngữ “công chứng. Tại Việt Nam đến năm 2000 với việc ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ – CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000 NĐ - CP) thì mới có sự phân biệt giữa 2 thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”. Theo đó “chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định.”[22, Điều 2].

Như vậy theo quy định của Nghị định số 75/2000/ NĐ – CP, hoạt động chứng thực gồm:

- Xác nhận sao y giấy tờ

- Xác nhận hợp đồng, giao dịch

- Xác nhận chữ ký

Tuy nhiên, đến thời thời điểm năm 2006 với sự ra đời của Luật công chứng 2006 điều chỉnh hoạt động công chứng và Nghị định số 79/ NĐ – CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thức bản sao từ bản chính (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/NĐ - CP) điều chỉnh hoạt động chứng thực sao y bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực chữ ký. Như vây hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng 2006, hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 79/NĐ – CP. Tại Nghị định số 79/2007/NĐ – CP không đưa ra khái niệm “chứng thực” mà giải thích cụ thể các

hoạt động chứng thực. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện.

Nếu chỉ căn cứ vào Nghị định số 79/2007/NĐ – CP thì khái niệm chứng thực được thu hẹp không gồm hoạt động xác nhận hợp đồng, giao dịch bởi theo phạm vi điều chỉnh của Nghị định 75/200/NĐ – CP mà chỉ điều chỉnh hoạt động chứng thực gồm 3 vấn đề:

- Cấp bản sao từ sổ gốc;

- Chứng thực bản sao từ bản chính;

- Chứng thực chữ ký cá nhân (bao gồm chứng thực chữ ký của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch dân sự).

Nghị định 79/2007/NĐ – CP không điều chỉnh hoạt động chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Hoạt động chứng thực hợp đồng giao dịch được quy định theo Luật Đất đai 2003 và các văn bản hướng dẫn; Luật Nhà ở năm 2005 và các văn bản hướng dẫn; Nghị định số 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi tắt là Nghị định số 88/2009/NĐ - CP) quy định cụ thể các loại hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp xã, phường, thị trấn được chứng thực.

Như vậy nếu quy định thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp bao gồm cả hoạt động chứng thực giao dịch, hợp đồng thì vô hình chung đã chồng chéo với hoạt động công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bởi bản chất của hoạt động công chứng là xác thực tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, thẩm quyền này được trao cho các phòng công chứng. Nhận thức được sự chồng chéo đó nên Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định UBND

cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng... Ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của UBND cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì UBND huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

Tại Thông tư số 03/2008/ TT – BTP ngày 25/8/2008 về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Thông tư số 03/2008/TT - BTP) quy định. Luật công chứng và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của

tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của UBND cấp xã theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, chủ trương chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang phòng công chứng được thực hiện tại 64/64 tỉnh thành của cả nước với hệ thống các Văn phòng công chứng và Phòng công chứng trải rộng đặc biệt là tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng yêu cầu công chứng của nhân dân.

Qua những phân tích trên ta có thể hiểu chung nhất về khái niệm thuật ngữ “chứng thực” dưới hai góc độ nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau:

Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch,hợp đồng và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật.

Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực. Trong phạm vi đề tài này chỉ xem xét thuật ngữ chứng thực ở phạm vi hẹp. Bởi hiện nay tại địa bàn Hà Nội với số lượng Phòng công chứng và Văn phòng công chứng nhiều nhất cả nước đã phân bổ ở rộng khắp các đơn vị hành chính. Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã tại thành phố Hà Nội rất hiếm khi được thực hiện.

Đặc điểm của hoạt động chứng thực là:

Một là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện

Hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là UBND cấp huyện, UBND cấp xã các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện mà không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác. Không giống như hoạt động công chứng có thể ủy quyền cho một cơ quan khác không mang tính quyền lực nhà nước thực hiện là các Văn phòng công chứng hoạt động chứng thực phải do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.

Hai là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật

Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Trước đây, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giấy tờ thường đặt ra các quy định tuỳ tiện, rất phiền hà cho người nộp hồ sơ. Mặc dù, đã yêu cầu giấy tờ phải có công chứng, chứng thực nhưng vẫn bắt người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra. Khắc phục tình trạng này, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Ba là cơ quan nhà nước có thầm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản

Văn bản đã được chứng thực của UBND các cấp có giá trị pháp lý mà người tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ có sự giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực văn bảo theo đúng quy định của nhà nước, trong trường hợp có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ - CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.