Nâng Cao Nhận Thức Của Cán Bộ Lãnh Đạo Và Công Chức, Viên Chức Làm Nhiệm

quy trình thực sự mang lại hiệu quả các cấp lãnh đạo của Chi cục phải thấy được sự cần thiết và tầm quan trọng của yếu tố này và có sự trang bị đầy đủ để các phòng ban chức năng có thể thực hiện công tác thu thập tài liệu được thuận lợi.

3.5.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức làm nhiệm vụ thu thập

Để có thể áp dụng thành công quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai bên cạnh việc thống nhất chỉ đạo của các cấp lãnh đạo của Lưu trữ lịch sử thì rất cần phải có sự nhận thức đúng đắn của các cán bộ Phòng nghiệp vụ thu thập.

Bản thân các cán bộ của phòng nghiệp vụ thu thập phải nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của quy trình khi áp dụng vào công việc thu thập tài liệu, khi nhận thức được lợi ích của quy trình bản thân những cán bộ sẽ chủ động tìm hiểu kỹ nội dung của quy trình và thấy được ý thức trách nhiệm của mình trong việc triển khai áp dụng quy trình trên. Cũng chính từ việc nhận thức được lợi ích của quy trình thu thập tài liệu, bản thân các cán bộ Phòng nghiệp vụ sẽ chủ động và nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của mình được quy định trong quy trình thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Chỉ khi các cán bộ trực tiếp làm công việc thu thập tài liệu nhận thức được những lợi ích mà quy trình thu thập mang lại thì mới có thể tuyên truyền, giải thích cho những cán bộ khác trong cơ quan cũng như các cơ quan cùng thực hiện hoặc tạo các điều kiện thuận lợi nhất cho việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Ngoài ra các cán bộ phòng nghiệp vụ còn có thể trực tiếp tuyên truyên truyền, giải thích cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân có tài liệu giao nộp có thể nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của quy trình thu thập và nghiêm túc thực hiện các trách nhiệm của mình đã được quy định cụ thể trong quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Đồng Nai.

3.5.3 Điều kiện về nhân lực

Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất và có tính quyết định đảm bảo cho công việc thành công hay thất bại. Các yếu tố khác đều do con người tạo ra và thực hiện, do vậy trong việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, điều kiện về nhân lực là điều kiện quan trọng và có tính chất quyết định đối với sự thành công hay không.

Đề có thể áp dụng và triển khai có hiệu quả quy trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, một trong những yếu tố quan trọng và có vai trò quyết định chính là bản thân các cán bộ trực tiếp làm công tác thu thập tài liệu.

Theo khảo sát của chúng tôi tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai hiện nay việc thu thập tài liệu do phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ lịch sử tỉnh. Số lượng cán bộ của phòng bao gồm 05 người với 02 người có trình độ cử nhân lưu trữ, 01 người trình cao đẳng lưu trữ, 01 nhân viên có trình độ đại học kế toán, 01 nhân viên có trình độ cao đẳng tin học. Do số lượng cán bộ không nhiều, nhưng khối lượng công việc phải thực hiện tương đối lớn. Ngoài việc phải tiến hành thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, phòng còn phải thực hiện chức năng quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu. Đối với công việc thu thập tài liệu, đặc biệt là thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật cần nhiều thời gian và nhiều nhân lực do vậy công tác thu thập gặp khó khăn, đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho công tác thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai bị thụ động và kết quả công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là không cao. Trên thực tế hầu hết tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn chưa được thu thập về kho lưu trữ.

Bên cạnh đó trình độ của cán bộ chuyên môn am hiểu về tài liệu khoa học kỹ thuật còn ít và mức độ am hiểu còn rất hạn chế nên khi thu thập tài liệu không quan tâm nhiều tài tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó để áp dụng quy trình thu thâp tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai muốn đạt hiệu quản cần đặt ra các yêu cầu về nhân lực như sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

Bổ sung số lượng cán bộ cho Phòng nghiệp vụ. Trong công việc thu thập tài liệu, với đặc điểm các tài liệu khoa học kỹ thuật với những quy định, quy chuẩn về việc thành lập và trình bày được cơ quan quản lý ngành quy định cụ thể, chi tiết khi tiến hành kiểm tra các tài liệu khoa học kỹ thuật giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, các cán bộ thu thập cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu các tài liệu này với quy định đã được ban hành. Khi có đủ số lượng cán bộ lưu trữ mới đảm bảo được việc tiếp nhận tài liệu đặc biệt trong trường hợp tiếp nhận nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật cùng một thời điểm. Bên cạnh đó cũng đảm bảo yêu cầu thời gian công việc kiểm tra tài liệu giao nộp theo quy định của Nhà nước.

Các cán bộ của Phòng nghiệp vụ cần phải được đào tạo chuyên môn sâu về lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó, việc cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn, đào tạo về tài liệu khoa học kỹ thuật và khoa học công nghệ là cần thiết. Điều này giúp cho việc triển khai các nghiệp vụ của công tác lưu trữ sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn đặc biệt là việc xây dựng và áp dụng các quy trình nghiệp vụ.

Đặc biệt khi làm việc với tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải có phẩm chất cẩn thận, tỉ mỉ vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu cũng như việc sử dụng thông tin khai thác trong tài liệu lưu trữ về sau. Bên cạnh đó, công việc của cán bộ thu thập tài liệu có những đặc thù riêng (không cầu kỳ về ăn mặc, làm việc tiếp xúc với tài liệu trong các phòng khu riêng biệt…) nên không phải ai cũng có thể làm được. Thực tế này đòi hỏi bản thân các cán bộ của Phòng nghiệp vụ phải là những người có tâm huyết, trách nhiệm với nghề đồng thời phải chủ động trong công việc của mình.

3.5.4. Điều kiện về cơ sở vật chất

Hiện tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có hai kho để bảo quản tài liệu lưu trữ tại tầng 7 và tầng 8 của toà nhà trụ sở khối cơ quan Nhà nước đại chỉ là số 2 đường Nguyễn Văn Trị, Biên Hoà, Đồng Nai và đang đầu tư xây dựng kho

lưu trữ chuyên dụng mới tại huyện Vĩnh Cửu. Việc xây kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh Theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”, trong đó Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai được đầu tư với số kinh phí 83,522 tỷ đồng, dự kiến đến năm 2018 sẽ đi vào hoạt động. Kho này chuyên phục vụ cho việc tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đó phục vụ cho việc kiểm tra tài liệu của cán cán bộ Phòng nghiệp vụ cũng như triển khai thực hiện các công việc nghiệp vụ sau đó để có thể đưa tài liệu lên kho lưu trữ để bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.

Từ năm 2010 đến này thì mọi công việc thu thập tài liệu về kho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ở Đồng Nai đã tạm thời dừng lại do phòng, kho lưu trữ đã hết diện tích đang chờ kho lưu trữ chuyên dụng hoàn thành và đi vào hoạt động.

Cùng với việc đầu tư xây dựng hoặc bố trí thêm kho lưu trữ phục vụ công tác thu thập tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, cần phải bổ sung các trang thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá đựng tài liệu hoặc các cặp, hộp…. Như vậy, điều kiện cơ sở vật chất là một trong những điều kiện quan trọng và cần thiết đòi hỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai phải quan tâm và trang bị để phục vụ tốt hơn nữa công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cũng như việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật được hiệu quả.

Tiểu kết chương 3

Nội dung chương này chúng tôi chủ yếu tập trung vào việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai:

- Trình bày sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Cơ sở xây dựng quy trinh thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

- Lựa chọn thông tin và xây dựng quy trình thu thập.

- Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử địa phương

- Phân tích các yếu tố đảm bảo sự việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu.

Nội dung Chương 3 đã đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra cho để tài.

KẾT LUẬN

Tài liệu khoa học công nghệ là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên. Đất nước ta đang trên đà phát triển và có những bước tiến dài trong lịch sử từ một nước có nền kinh tế nghèo nàn lạc hậu với 80% dân số làm trong lĩnh vực nông nghiệp, nhưng hiện nay các công ty, xí nghiệp, các khu công được xây dựng trên khắp cả nước đã chuyển dịch cơ câu lao động từ bộ phận nông nghiệp sang công nghiệp, làm thay đổi bộ mặt kinh tế xã hội đưa Việt Nam thoát khỏi tình trạng nghèo nàn lạc hậu. Trong quá trình phát triển đó thì, khoa học kỹ thuật, khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng và những tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong giai đoạn vừa qua có ý nghĩa lớn tạo tiền đề và là bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn sau nay đặc biệt với tỉnh Đồng Nai là tỉnh kinh tế trong điểm phía nam có nhiều khu công nghiệp, nhiều dự án kinh tế và các công trình trọng điểm có ý nghĩa đối với tỉnh nói riêng và với đất nước nói chung. Xuất phát từ vai trò, ý nghĩa của khối tài liệu này thì việc thu thập bảo quản và phát huy giá trị của chúng là một nhu cầu tất yếu đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân và lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.

Xuất phát từ quan điểm trên, chúng tôi đã thực hiện luận văn với nội dung là xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Thông qua nghiên cứu xây dựng quy trình chúng tôi tìm hiểu được những nội dung quan trọng như quá trình ra đời và phát triển của khoa học kỹ thuật trên thế giới và Việt Nam, các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc điểm, ý nghĩa của chúng trong đời sống xã hội. Khảo sát tình hình thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử tỉnh Đông Nai chúng tôi có cái nhìn tổng quan về tình hình tổ chức thu thập tài liệu ở đây, từ đó nhận thấy những ưu điểm và hạn chế trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và

giúp chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng một quy trình thu thập tài liệu cụ thể.

Tóm lại việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử địa phương (trường hợp tỉnh Đồng Nai) là cần thiết, chúng tôi hi vọng những vấn đề được nêu ra trong luận văn này là cơ sở để cơ quan tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật trong thời gian tới và là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị.

Luận văn của chúng tôi đã đạt được những ý nghĩa, kết quả nhất định nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần tiếp tục nghiên cứu. Chúng tôi rất hi vọng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn của chúng tôi được hoàn thiện hơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ths, Nguyễn Lan Anh, (2008) "Nghiên cứu, xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, mã số 2008-98-02, Tư liệu thư viên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việt Nam;

2. Báo cáo số 129/BC-SNV ngày 9 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ Về việc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm (2008-2010) và phương hướng nhiệm vụ năm 2011;

3. Bảo Chánh, "Vài nét về sự hình thành tài liệu kỹ thuật", Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2/1975, tr26-27;

4. Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai Hướng dẫn thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử;

5. Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh, quy định tài liệu xây dựng cơ bản, các loại bản đề, biểu đồ chuyên ngành của các đơn vị trực thuộc thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; www.archives.gov.vn.

6. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng và ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, quy định các sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh; www.archives.gov.vn.

7. Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/06/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; www.archives.gov.vn.

8. Công văn số 881/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý bản