Trong quá trình giám định phải đề xuất ý kiến và hướng dẫn khách hàng thực hiện mọi biện pháp nhămg ngăn ngừa và hạn chế tổn thất. Đồng thời theo yêu cầu giám định, giám định viên có thể ghi thêm các chi phí và lao động đã thực hiện trong quá trình phục vụ giám định vào biên bản. Tuy nhiên, những ý kiến và các chi phí nói trên được thực hiện trong quá trình giám định cũng không có nghĩa là ngưoừi bảo hiểm được chấp nhận tổn thất xẩy ra thuộc trách nhiệm của bảo hiểm và chấp nhận các chi phí phục vụ trên. Với những vụ tổn thất lớn, quan trọng và phức tạp cần phải có ý kiến của tập thể và lãnh đạo trước khi lên biên bản giám định.
2.4. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định.
Sau khi đã lập biên bản giám định, giám định viên cần tuân thủ những quy
định sau:
- Theo nguyên tắc, biên bản giám định làm ra chỉ cấp phát cho những người yêu cầu giám định. Không tiết lộ một nội dung giám định nào cho các cơ quan hoặc cá nhân khác ngoài cơ quan hay cá nhân yêu cầu giám định, từ trường hợp đã được người yêu cầu giám định thoả thuận hoặc lãnh đạo công ty bảo hiểm cho phép.
- Những chứng từ tài liệu liên quan tới mọi vụ giám định phải được lưu trữ cùng với biên bản giám định, trừ khi là tài liệu mượn phải trả sau khi hoàn thành công tác giám định. Với những tài liệu cần sử dụng làm bằng chứng thì trước khi trả cần sao chép lại để lưu trữ.
- Việc cấp thêm biên bản giám định cho bất kỳ người nào khác phải được sự thoả thuận hay uỷ quyền của người yêu cầu giám định bằng văn bản và sẽ tính thêm phí nếu cần.
- Việc chỉnh lý biên bản giám định hoặc số liệu theo yêu cầu của người yêu cầu giám định phải được xem xét cẩn thận. Nếu việc chỉnh lý này là do lỗi của bản thân giám định viên tính toán hoặc đánh máy sai trong biên bản giám định thì việc chỉnh lý này là việc làm đương nhiên và giám định viên phải chỉnh lý lại cho khách hàng. Nếu việc chỉnh lý này liên quan tới vấn đề kết luận nguyên nhân của tổn thất hoặc tỷ lệ giảm giá thương mại thì giám định viên quyết đúng đắn. Trên cơ sở các chứng từ mà giám định viên được cung cấp khi giám định công ty bảo hiểm và khách hàng có thể gặp nhau để thương lượng những điểm cần chỉnh lý. Nếu hai bên không thống nhất ý kiến với kết quả của biên bản giám định mới thì có thể cùng thuê cơ quan giám định khác tiến hành giám định và bên không thoả mãn với kết quả giám định của công ty bảo hiểm sẽ tự chịu chi phí. Kết quả giám định mới này có thể là chứng cứ để đưa vào hồ sơ khiếu nại đòi bảo hiểm bồi thường sau này.
- Giám định viên phải tiến hành thu phí giám định theo quy định và hướng dẫn của ngành.
- Định kỳ, giám định viên phải có báo cáo thống kê tình hình tổn thất và giám định. Cố gắng tìm ra những nguyên nhân chính và thường xuyên xẩy ra để từ đó đề xuất các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất cho các lô hàng sau nhằm giảm chi phí bồi thường.
Đặc trưng rủi ro gây ra tổn thất trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển là thường xẩy ra hết sức phức tạp, trên một pham vị rộng lớn, tổn thất một lượng giá trị hàng hoá cao, có liên quan đến nhiều chủ thể, lĩnh vực và nhiều thông lệ, bộ luật của nhiều quốc gia trên thế giới nên công tác giám định gặp rất nhiều khó khăn trở ngại. Đây không phải là vấn đề riêng có ở PJICO mà là vấn đề đặt ra đối với toàn bộ các công ty bảo hiểm trên thị trường bảo hiểm. Từ khi chính thức đi vào hoạt động ngày 17/06/ 1995, PJICO đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao hiệu quả của công tác giám định nói chung và của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng. Nhưng do công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ, kinh nghiệm thực tiễn và đặc biệt là do chưa đánh giá đúng vai trò của công tác này cho nên những năm đầu đi vào hoạt động, sự hỗ trợ của công tác giám định đối với các khâu khác trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm chưa nhiều, bản thân công tác giám định vẫn còn nhiều hạn chế. Trong những năm gần đây, được sự chỉ đạo đúng đắn của các cấp lãnh đạo của công ty, sự nỗ lực của cán bộ giám định nên công tác giám định ở PJICO đã có nhiều chuyển biến tích cực và ngày càng khẳng định được vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Thời gian qua công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đang ngày càng được hoàn thiện và đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, thể hiện rõ qua bảng số liệu sau:
Bảng 8: Chi phí giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng
đường biển ở PJICO từ 1995- 2000
Đơn vị: Nghìn VND
Phí giám định tự làm | Phí giám định thuê ngoài | Phí giám định được uỷ thác | |
1995 | 0 | 65.8573 | 0 |
1996 | 75.485 | 164.192 | 0 |
1997 | 92.617 | 181.795 | 0 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Vài Nét Về Thị Trường Bảo Hiểm Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển Bằng -
Bảng Chỉ Tiêu Đánh Giá Kết Quả Hoạt Động Khai Thác Bảo Hiểm Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển Bằng Đường Biển Ở Pjico Từ 1995-2000. -
Quy Trình Giám Định Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển Bằng Đường Biển Ở Pjico. -
Tình Hình Bồi Thường Của Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển Bằng Đường Biển Ở Pjico Từ 1995- 2000. -
Tình Hình Đòi Người Thứ Ba Đối Với Nghiệp Vụ Bảo Hiểm Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển Bằng Đường Biển Ở Pjico Từ 1995-2000 -
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex - 11
Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.
165.588 | 127.682 | 17.215 | |
1999 | 159.712 | 102.374 | 20.175 |
2000 | 238.642 | 77.593 | 33.656 |
Nguồn số liệu: Phòng Giám định bồi thường- PJICO. Bảng số liêu trên cho thấy: Chi phí giám định tự làm của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đã không
ngừng tăng lên qua các năm. Năm 1995 do mới đi vào hoạt động trong vòng 6
tháng cuối năm, nên việc bố trí cán bộ làm giám định viên chưa thống nhất và một số giám định viên còn đang được cử đi đào tạo nâng cao trình độ trong công tác giám định, chính vì vậy công tác giám định hàng hoá bị tổn thất hoàn toàn uỷ quyền lại cho các công ty giám định trung gian, chi phí này là 65.873 nghìn đồng. Từ năm 1996 hoạt động kinh doanh đi vào ổn định, tuy nhiên phòng Giám định bồi thường vẫn chưa được thiết lập để thực hiện chuyên trách nhiệm vụ, chức năng của mình trong cơ cấu tổ chức của công ty mà các cán bộ phòng Hàng hải và một số phòng ban chức năng phải kiêm nhiệm công tác giám định bồi thường hàng hóa xuất nhập khẩu bị tổn thất. Mặc dù công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đã đạt được kết quả rất khả quan thể hiện phí giám định tự làm, phí giám định được uỷ thác luôn có xu hướng tăng dần qua các năm và phí giám định thuê ngoài có xu hướng giảm dần, nhưng việc thiết lập phòng chức năng chuyên trách công tác giám định bồi thường ở PJICO là rất cấp bách và cần thiết. Ngay khi đi vào hoạt động kinh doanh, PJICO đã tích cực chuẩn bị về mọi mặt: nhân lực, trang thiết bị kỹ thuật giám định, các chương trình đào tạo, huấn luyện thực tế… và tới năm 2000 phòng Giám định bồi thường của công ty đã chính thức được thành lập và thực hiện chức năng của mình do các chuyên viên giám định đảm nhận. Kết quả của công tác giám định năm 2000 đã thể hiện được vai trò to lớn của phòng: phí giám định tự làm đạt 283.642 nghìn đồng gấp 3,2 lần so với năm 1996; phí giám định thuê ngoài giảm mạnh qua các năm, nếu như năm 1996 phí giám định thuê ngoài chiếm 68,5% tổng phí giám định thì đến năm tỷ lệ này chỉ khoảng 22,2% và phí giám định được uỷ thác đạt 33.656 nghìn đồng cao nhất từ khi thành lập công ty đến nay.
Hoạt động kinh doanh bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển cũng như các nghiệp vụ bảo hiểm khác ở PJICO thường được tiến hành theo các khâu: khai thác, giám định, đề phòng và hạn chế tổn thất, bồi thường, đòi người thứ ba. Mỗi khâu đóng một vai trò nhất định trong toàn bộ quá trình kinh doanh bảo hiểm. Đồng thời chất lượng, hiệu quả hoạt động của từng
khâu có ảnh hưởng trực tiếp đến các khâu còn lại cũng như ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty. Vì vậy, những tác động tích cực hay ảnh của công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển đến các khâu còn lại của quá trình kinh doanh nghiệp vụ cũng như đối với kết quả và hiệu quả kinh doanh bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO trong thời gian qua là rất lớn, không thể liệt kê chi tiết bằng các con số hay số liệu.
Với kết quả đã đạt được, công tác giám định đang ngày càng khẳng định được vai trò to lớn của nó trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh bảo hiểm nói chung và hoạt động bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của công việc nên cho đến nay công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải tích cực hoàn thiện hơn nữa:
- Việc tiến hành giám định ở PJICO còn gặp nhiều khó khăn do hệ thống các chi nhánh, đại lý của công ty chưa hoàn chỉnh. Đến thời điểm này PJICO chỉ có 9 chi nhánh công ty ở một số tỉnh, thành phố trong cả nước: TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Quảng Bình, Thừa Thiên Huế, Nghệ An, Khánh Hoà, và chỉ ở các chi nhánh công ty này mới có thẩm quyền và có cán bộ làm công tác giám định. Vì vậy, khi có rủi ro xảy ra ở các khu vực khác thì các chi nhánh vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác giám định nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
- Giám định là một công việc hết sức phức tạp đặc biệt là trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu, đối tượng giám định là những lô hàng hoá xuất nhập khẩu có giá trị rất lớn, chủng loại hàng hoá rất đa dạng, việc xác định nguyên nhân và mức độ tổn thất rất khó khăn, rủi ro gây ra tổn thất lại thường xuyên xảy ra đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực. Mặt khác do công ty mới đi vào hoạt động nên trình độ và kinh nghiệm của các giám định viên còn hạn chế vì vậy công tác này vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu trong quá trình kinh doanh nghiệp vụ của công ty.
- Công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO trong những năm qua mặc dù đạt được nhiều kết quả to lớn nhưng vẫn còn một số vấn đề đặt ra cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới. Phí giám định mà PJICO thu được do bên ngoài uỷ thác còn quá thấp và hầu như không có. Năm 1995 - 1997 công ty không thu được một đồng nào từ khoản phí này, từ năm 1998 - 2000 cũng chỉ thu được vài chục triệu đồng, thấp hơn
nhiều so với Bảo Việt thu hàng tỷ đồng và Bảo Minh thu hàng trăm triệu đồng một năm.
- Mặc dù việc uỷ thác cho các tổ chức giám định trung gian, độc lập thực hiện công tác giám định khi có rủi ro gây ra tổn thất cho hàng hoá đang có xu hướng ngày càng gia tăng không chỉ riêng đối với PJICO mà còn đối với hầu hết các công ty bảo hiểm của Việt Nam hiện nay, nhưng việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác giám định, hay việc chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các giám định viên là rất cần thiết và quan trọng nhằm phát huy nội lực nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ nói chung.
- Đặc biệt trong trường hợp công ty uỷ thác cho tổ chức giám định nước ngoài. PJICO không những phải chịu sức ép về phí giám định cao mà còn phải chịu hậu quả của sự thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu kịp thời của giám định viên nước ngoài trong quá trình giám định cũng như trong việc tư vấn cho khách hàng tham gia bảo hiểm thực hiện các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất có hiệu quả.
- Công tác quản lý và kiểm tra sự hoạt động của giám định viên còn chưa chặt chẽ, không thường xuyên, trong công tác giám định rất dễ xảy ra các hiện tượng tiêu cực nhằm trục lợi bảo hiểm gây thiệt hại cho công ty.
- Chế độ đãi ngộ cho giám định viên chưa thực sự được quan tâm đúng mức, chưa có sự khen thưởng thoả đáng, kịp thời cho những giám định viên có thàng tích tốt. Chính vì vậy chưa tạo ra được những đòn bẩy để khuyến khích họ hăng hái làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3. Giải quyết khiếu nại đòi bồi thường trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO.
Nhằm đảm bảo nguyên tắc tăng cường quyền hạn và trách nhiệm cho các chi nhánh đồng thời nhằm mục đích phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, PJICO đã ban hành quy định phân cấp bồi thường. Đối với các chi nhánh công ty, hạn mức phân cấp bồi thường mà chi nhánh được phép chi trả trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu là 15.000 USD hoặc tính ra VND tương đương/ một vụ. Với các hồ sơ trên phân cấp, chi nhánh phải thu thập đầy đủ hồ sơ bồi thường theo quy định, khẩn trương làm báo cáo và có ý kiến của đơn vị gửi về công ty để xem xét giải quyết bồi thường. Trong một số trường hợp, mặc dù hồ sơ dưới phân cấp, thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của chi nhánh công ty được phép giải quyết bồi thường nhưng trong quá trình này có những tình tiết phức tạp thì chi nhánh phải xin ý kiến của cấp lãnh đạo công ty
rồi mới đưọc xem xét giải quyêt bồi thường. Quá trình giải quyết khiếu nại đòi bồi thường ở PJICO được tiến hành theo trình tự sau:
3.1. Nhận hồ sơ khiếu nại.
Gồm hai bước như sau:
Bước 1: Nhận hồ sơ- Hồ sơ chứng từ khiếu nại đòi bồi thường bao gồm:
- Hợp đồng bảo hiểm và giấy điều khoản bổ sung nếu có (bản gốc)
- Kháng nghị hàng hải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra tổn thất hoặc nơi cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra trên đường hành trình ở ngoài khơi.
- Vận đơn đường biển (bản gốc)
- Hoá đơn mua hàng (bản gốc)
- Biên bản giám định của PJICO, đại lý của PJICO hoặc tổ chức giám định được PJICO uỷ thác (bản gốc)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (bản gốc)
- Chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng.
- Giấy thông báo tổn thất
- Công văn khiếu nại của chủ hàng
- Những tài liệu liên quan đến người thứ 3 (nếu tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ 3)
- Hoá đơn/ biên lai các chi phí khác.
Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp mà PJICO yêu cầu người khiếu nại đòi bồi thường phải xuất trình một số chứng từ có liên quan khác nhằm tạo điều kiện cho quá trình thẩm định hồ sơ và xem xét giải quyết bồi thường một cách chính xác, công bằng.
Bước 2:Kiểm tra hồ sơ: Thẩm định xem bộ hồ sơ trên đã đầy đủ, hợp pháp chưa?
- Kiểm tra hồ sơ xem có đảm bảo đúng thời hạn khiếu nại theo quy định của hợp đồng không (nếu thiếu hồ sơ yêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày theo hợp đồng).
- Vào sổ ghi thứ tự để tiện theo dõi các nghiệp vụ phát sinh
- Sắp xếp và phân loại hồ sơ theo thứ tự ưu tiên để giải quyết, hồ sơ sắp hết thời hạn khiếu nại theo theo hợp đồng, hồ sơ về các vụ tổn thất lớn.
- Hồ sơ còn thiếu chứng từ, tài liệu cần bổ sung thêm thì phải có văn bản yêu cầu bổ sung và thời hạn bổ sung gửi người khiếu nại.
3.2. Xét bồi thường:
Gồm 3 bước như sau:
Bước 1:Xác định trách nhiệm bồi thường của bảo hiểm, cần xem xét tổn thất có thuộc phạm vi trách nhiệm của hợp đồng hay không? cần phải xét các yếu tố sau:
- Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm hay không?
- Tổn thất xẩy ra có trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay không?
- Tổn thất có vi phạm các điều khoản riêng hay không?
- Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra hay không?
- Tổn thất có thuộc phạm vi các điều khoản bảo hiểm thoả thuận hay không?
- Trường hợp nếu tổn thất không thuộc phạm vị trách nhiệm của PJICO thì PJICO sẽ lập công văn gửi người khiếu nại về việc từ chối bồi thường và kèm theo là các lý do từ chối bồi thường.
Bước 2:Tính toán số tiền bồi thường. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường phải tính toán mức độ bồi thường, làm tờ trình để lãnh đạo theo phân cấp bồi thường xem xét và có ý kiến về việc bồi thường.
Bước 3:Xem xét các chi phí khác thuộc trách nhiệm của bảo hiểm như chi phí đề phòng và hạn chế tổn thất, chi phí giám định, chi phí chuyển tải… yêu cầu các loại chi phí trên phải hợp lý và trong trường hợp đặc biệt phải có sự thoả thuận và cho phép của PJICO.
3.3. Trình lãnh đạo:
- Làm tờ trình phân tích rõ nguyên nhân tổn thất, phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm và cách tính số tiền bồi thường, nêu rõ các lý do chấp nhận bồi thường hoặc từ chối bồi thường. Lý do tăng hoặc giảm số tiền bồi thường so với số tiền khiếu nại ước tính của chủ hàng. Đề nghị bồi thường bằng đồng Việt Nam hay ngoại tệ.
- Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp sau khi đã dự thảo xong tờ trình cần thiết phải chuyển cho bộ phận Pháp chế, Kế toán tài vụ, Quản lý nghiệp vụ và thị trường tham gia ý kiến trước khi đưa trình duyệt với lãnh đạo.
- Nghiên cứu lại ý kiến của lãh đạo sau khi trình duyệt, có thể bổ sung ý kiến hoặc các chứng từ cần thiết nếu cần, soạn thảo công văn gửi người khiếu nại thông báo số tiền bồi thường hay từ chối bồi thường.
- Tất cả hồ sơ khiếu nại phải được xem xét, trình duyệt và bồi thường theo
đúng thời gian quy định trong hợp đồng là 90 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Đối với những vụ bồi thường dưới phân cấp, các chi nhánh chủ động giải quyết bồi thường và chịu trách nhiệm về việc bồi thường đó. Sau khi bồi thường phải gửi thông báo về công ty.
- Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường bằng ngoại tệ, công văn bồi thường lập 7 bản (1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi văn thư, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi kế toán tài vụ, 2 bản gửi về công ty kèm theo giấy thông báo bồi thường hàng hoá xuất nhập khẩu theo mẫu in sẵn của PJICO).
- Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường bằng đồng Việt Nam, công văn bồi thường lập 6 bản (1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi kế toán tài vụ, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi về công ty, 1 bản lưu ở văn thư chi nhánh).
- Đối với các vụ bồi thường trên phân cấp cần gửi công văn về công ty để
có hướng giải quyết.
3.4. Lưu trữ hồ sơ:
- Tất cả các hồ sơ đã được giải quyết bồi thường đều phải vào sổ, phân loại theo dạng tổn thất, rủi ro được bảo hiểm và theo chủng loại hàng hoá để có số liệu tính phí và hướng dẫn đề phòng, hạn chế tổn thất.
- Vào sổ bồi thường để theo dõi số hồ sơ phát sinh, số hồ sơ đã giải quyết bồi thường, số hồ sơ đang tranh chấp, số hồ sơ còn tồn đọng và số tiền đã bồi thường để tránh nhầm lẫn, mất mát, chậm trễ giải quyết.
- Các hồ sơ giải quyết bồi thường xong, phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, chủng loại hàng hoá để lưu trữ (thời gian lưu trữ là 5 năm).
Lưu ý:Sau khi xét bồi thường nếu lỗi có liên quan đến trách nhiệm của người thứ 3 thì công ty sẽ yêu cầu người khiếu nại làm giấy uỷ quyền để khiếu nại đòi người thứ 3 bồi thường đồng thời thu thập các chứng từ có liên quan.