Cung Cấp Biên Bản Giám Định Và Thu Phí Giám Định.

Khi sử dụng các giấy tờ cần cân nhắc đối chiếu các giấy tờ với thực hàng,

đối chiếu giữa các loài giấy tờ để tránh nhầm lẫn trong mọi vụ giám định và cũng là để có thêm điều kiện xác định nguyên nhân được chính xác hơn (về số lượng, loại hàng, trách nhiệm người bán, trách nhiệm người vận tải, tìm kiếm những ghi chú trên vận tải đơn)

Công tác chuẩn bị hiện trường cần xét tới:

- Thời gian và địa điểm yêu cầu giám định.

- Yêu cầu sẵn sàng giám định (hàng xấu hỏng để riêng hay còn lẫn với hàng

tèt)

- Sự có mặt của các bên liên quan

Tuỳ tình hình đặc điểm của mỗi cảng trong nước, tuỳ từng công ty bảo

hiểm sẽ có những quy định cụ thể để làm việc được thuận lợi đối với đại diện người được bảo hiểm, nhưng nhất thiết không được trái với những nguyên tắc sau

đây:

- Chỉ giám định những trường hợp tổn thất xảy ra thuộc phạm vi bảo hiểm và trong khi hợp đồng bảo hiểm đang còn hiệu lực.

- Hàng bị hư hỏng, mất mát cần được giám định ngay mà không dựa vào thời hiệu bảo hiểm để chậm trễ yêu cầu giám định.

- Hàng có tổn thất sau khi dỡ khỏi tàu phải được giám định ngay tại cảng dỡ hàng, hoặc tại kho cuối cùng nếu trước khi di chuyển từ tàu về kho cuối cùng đã có biên bản ký kết với tàu, với cảng, ghi rõ số lượng và trạng thái hàng hoá bị tổn thất.

- Định nghĩa về kho cuối cùng không được trái với quy tắc chung về bảo hiểm hàng hoá vận chuyển bằng đường biển của công ty bảo hiểm hoặc điêù kiện trong đơn bảo hiểm của nước ngoài trong trường hợp làm việc với danh nghĩa đại lý giám định cho công ty bảo hiểm nước ngoài.

- Đối tượng giám định là hàng hoá được bảo hiểm có tổn thất rõ rệt hoặc có hiện tượng nghi vấn tổn thất chứ không phải là hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện, có nghi vấn về số lượng hoặc phẩm chất không do ảnh hưởng của những rủi ro từ bên ngoài tác động vào.

- Giám định bảo hiểm là giám định đối địch giữa người bảo hiểm và người

được bảo hiểm hoặc tuỳ trường hợp có thể có mặt của người thứ ba có trách nhiệm đối với tổn thất (đại diện cho người chuyên chở). Người mua hàng của ngoại thương (chủ hàng nội địa) không có quyền cản trở hoặc tranh chấp những vấn đề có liên quan tới công việc giám định bảo hiểm.

2.2. Tiến hành giám định:

Sau khi nhận yêu cầu giám định và nghiên cứu kỹ các giấy tờ có liên quan,

đúng ngày đã hẹn giám định viên cần có mặt tại địa điểm như đã nêu trên để thực hiện công việc giám định. Giám định viên cần mang theo các dụng cụ cần thiết phục vụ cho việc giám định (cân, thước do, máy ảnh, máy tính, nhiệt kế) Công việc giám định cần được tiến hành khẩn trương, ý kiến của giám định viên đưa ra phải đảm bảo tính chất chính xác, hợp lý và nhất quán. Với những trường hợp phải giám định kéo dài ngày, giám định viên phải bám sát hiện trường.

Do không thể có mặt thường xuyên trong khi theo dõi giám định những lô hàng hoá lớn tại các kho hàng hoặc trên tàu biển, giám định viên cần phải biết chia và chọn thời gían thích hợp nhất để kiểm tra đúng lúc bảo đảm đuợc tình hình và mức độ tổn thất tiêu biểu cho mỗi vụ. Muốn làm tốt được việc này, tại mỗi cảng có hàng nhập về, các chi nhánh cần đề ra những nguyên tắc cụ thể và phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan như: cảng, đại diện cho người được bảo hiểm , các chủ hàng nội địa, đại lý tàu biển để ổn định quá trình tiến hành giám định và đảm bảo tính chất trung thực trong các khâu giao nhận, kiểm đếm và bảo quản hàng hoá được bảo hiểm. Phải có biện pháp giải quyết dứt điểm. Trong mỗi vụ giám định cần chú ý tới các mặt sau đây trong mỗi bước kiểm tra:

* Kiểm tra bao bì cần chú ý:

- Xem lại bao bì và các mã hiệu ngoài để xác định được đúng đối tượng giám định.

- Ký hiệu đề phòng tổn thất ngoài bao bì (phát hiện khả năng tổn thất có nguyên nhân do thiếu loại ký hiệu này)

- Quy cách và chất lượng bao bì phù hợp với yêu cầu vận chuyển bằng

đường biển (hàng hỏng do khuyết tật của bao bì không)

- Bao bì cũ/ mới (có phù hợp với tập quán và điều kiện mua bán, vận chuyện không)

- Vật liệu làm bao bì (hàng hỏng có phải do khuyết điểm của nguyên liệu bao bì không).

- Và các chất liệu khác cần phát hiện để tìm ra khả năng tổn thất là do bao bì hàng hoá hay còn do những nguyên nhân nào khác.

- Nếu bao bì có niêm phong kẹp chì thì cần kiểm tra kỹ xem có khác gì với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển không.

* Kiểm tra bên trong kiện hàng cần chú ý:

- Cách sắp xếp và bao bì hàng hoá bên trong kiện hàng cũng như vật chèn, lót (có phù hợp với tính chất hàng hoá không).

- Tính chất hàng hoá.

- Phát hiện các vết ướt, mốc, chỗ trống, vật lạ.

- Và các hiện tượng khả nghi khác để tìm ra nguyên nhân tổn thất có thể do bao bì, chèn lót bên trong, khả năng mất mát, đóng thiếu hoặc nhầm hàng.

* Phân loại tổn thất và xác định mức độ tổn thất:

Sau khi phát hiện các dấu vết khả nghi bên ngoài và trong kiện hàng, cần phân loại và xác định mức độ tổn thất, khó phân loại và xác định có thể tham khảo ý kiến của các chuyên viên mặt hàng được mời tham dự giám định.

Việc xác định mức độ tổn thất phải chính xác, hợp lý và thiết thực xác

định riêng số lượng từng loại hàng thiếu, xác định riêng hàng hỏng với mức độ thiệt hại khác nhau tuỳ theo hiện trạng hàng hoá. Cân nhắc giá trị sử dụng và ước tính giá bán hàng kém phẩm chất để tránh hiện tượng giảm giá không phù hợp. Cần xác định mức độ tổn thất và mức độ giảm giá riêng kho hàng hoá hỏng do những nguyên nhân khác nhau, thuộc các bên chịu trách nhiệm khác nhau và cần có sự thoả thuận của người yêu cầu giám định. Trường hợp có tổn thất lớn và phức tạp dễ gây ra tranh chấp khi xác định mức độ tổn thất cần lấy mẫu hàng hoá (mẫu hàng tốt, mẫu hàng hỏng các loại). Tuỳ từng trường hợp có thể lấy mẫu một lần hoặc nhiều lần có khoảng cách về thời gian thích hợp. Ngoài việc xác định mức độ thiệt hại các lọai hàng hoá còn phải xác định các loại phí tổn của hàng, chỉnh lý, sửa chữa và thay thế nếu cần trên cơ sở tính toán hợp lý.

Khi phân loại và xác định mức độ tổn thất cần chú ý:

+ Với trường hợp thiếu số lượng:

- Xác định trên cơ sở (số liệu) ghi trong giấy đóng gói và hoá đơn bán hàng.

- Chỉ rõ kích cỡ, thể loại mặt hàng thiếu hụt so với giấy đóng gói.

- Xét khả năng đóng thiếu hàng hoặc đóng nhầm hàng từ kiện này sang kiện kia.

- Với các mặt hàng như xe cộ, máy móc cần xét khả năng có những bộ phận người khách hàng không gửi kèm theo hàng hoá đó.

+ Với trường hợp thiếu trọng lượng:

- Xét tới hao hụt tự nhiên, thuỷ phân và hợp chất.

- Xác định thiếu hụt trên cơ sở giấy chứng nhận của người bán hoặc trọng lượng trung bình của mỗi kiện hàng tính theo số liệu ghi trên hoá đơn hay vận tải

đơn.

- Hàng hoá có trọng lượng đồng đều hay có chênh lệch giữa các bao, kiện.

- Bao bì có trọng lượng đồng đều hay có chênh lệch giữa các thùng, kiện hàng của mỗi lô hàng.

- Kiểm tra cân và sử dụng được khi giám định.

+ Với trường hợp hàng bị hư hỏng:

- Xác định số lượng và trọng lượng của hàng hỏng.

- Xét tới giá trị sử dụng theo đúng thứ loại hàng và khả năng đưa vào sử dụng việc khác.

- Hàng được thay thế bộ phận, chỉnh lý, sửa chữa theo yêu cầu của giám

định viên sẽ được tính giảm giá sau khi chỉnh lý, thay thế bộ phận hoặc sửa chữa.

- Khi mức độ rủi ro của hàng hoá trong cùng một lô hàng có khác nhau thì

định mức riêng cho từng loại và nếu cần lấy mẫu riêng của từng loại.

- Với các mặt hàng thiết bị máy móc, cần xét tới ảnh hưởng của công suất và

độ bền của hàng hóa.

- Xét tới trường hợp của tổn thất bộ phận ảnh hưởng tới toàn bộ cố máy.

- Có biện pháp tích cực khắc phục tình trạng xác định tỷ lệ giảm giá mỗi lần một khác ở các vụ có dạng tổn thất khác nhau.

- Phải có ý kiến tập thể lãnh đạo trước khi thừa nhận tổn thất toàn bộ.

- Tỷ lệ giảm giá được xác định trên cơ sở giá trị còn lại của hàng hoá đã bị tổn thất (tỷ lệ giá bán hàng tổn thất và nguyên vẹn trên thị trường). Các mặt hàng máy móc, thiết bị, ô tô thì chỉ xác định tổn thất thực tế.

* Xác định nguyên nhân tổn thất :

Xác định nguyên nhân tổn thất tức là xác định nguời chịu trách nhiệm gây ra tổn thất cho hàng hoá. Để xác địng đúng nguyên nhân gây ra tổn thất cần tìm hiểu, xem xét kĩ hiện trường, thu thập đầy đủ chứng từ và nghi nhận đầy đủ các vấn đề liên quan ngay từ khi bắt đầu tới khi kết thúc giám định. Có thể xác định nguyên nhân tổn thất trên cơ sở sau:

- Tính chất hàng hoá và bao bì hàng hoá.

- Đặc điểm phương tiện chuyên chở và hành trình của hàng hoá.

- Dạng tổn thất.

- Tình hình bốc dỡ, chất xếp, lưu kho, chuyển tải.

- Tình hình giao nhận của các bên liên quan.

Khi kết luận không được vội vã, chủ quan và tuỳ tiện, thiếu cơ sở thực tiễn, thiếu khoa học. Cần hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng những câu chữ chung chung, không qui được ssố trách nhiệm riêng lẻ của từng trường hợp, gây khó khăn cho việc xem xét giải quyết sau này. Cần thiết phải chỉ rõ hỏng, mất mát. Như vậy là do thiếu sót về phần bao bì hàng hoá, do kho tàng, bốc dỡ chuyên chở để có thể qui được phần trách nhiệm là do: Người bán hàng, nguời vận tải, kho hàng hay do chính người được bảo hiểm đã gây thiệt hại cho hàng hoá.

2.3. Lập biên bản giám định.

Sau khi đã giám định xong, giám định viên suy nghĩ và chắt lọc những chi tiết cơ bản để phản ánh toàn bộ những điều đã được chứng kiến tại hiện trường vào một bản gọi là "Biên bản giám định". Biên bản giám định này là tài liệu chính

để xét duyệt bồi thường cho người được bảo hiểm và sử dụng để khiếu nại đòi bồi thường đối với người thứ ba. Vì vậy, nội dung biên bản phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể. Các số liệu phải phù hợp với trạng thái và không mâu thuẫn khi đối chiếu với các tài liệu do chính nội dung biên bản dẫn chứng.

Với một số mặt hàng xuất nhập khẩu thường xuyên và khi bị tổn thất thường hay gặp ở những dạng giống nhau thì không cần thiết phải mô tả dài dòng. Nhưng với những trường hợp có tổn thất lớn, những trường hợp liên quan đến nhiều tình tiết phức tạp thì cần được mô tả một cách đầy đủ và thật cụ thể để người giải quyết khiếu nại có thể thông qua biên bản mà có thể hình dung được nguyên nhân và mức độ tổn thất, thuận lợi cho việc quyết định bồi thường hay từ chối trách nhiệm bồi thường.

Vì vậy, ngoài yêu cầu trả lời đầy đủ những mục in sẵn trong biên bản giám

định để có được số liệu và tình hình cụ thể về trạng thái hàng hoá, phương tiện vận chuyển cũng như các chặng đường vận chuyển thì cần chú ý liên hệ tới các

điểm sau đây:

- Tài liệu sử dụng để tham khảo, đối chiếu hoặc dẫn chứng

- Những phát hiện riêng của giám định viên trên cơ sở hiện vật ngoài hiện trường để đi đến kết luận về mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây ra tổn thất

- ý kiến của cán bộ chuyên môn về mặt hàng (chuyên viên, cán bộ kỹ thuật)

- Dẫn chứng bằng tài liệu kiểm nghiệm (chứng nhận, phân tích)

- Dẫn chứng bằng ảnh chụp ngoài hiện trường.

Với những trường hợp sử dụng kỹ thuật viên trong việc kiểm tra phẩm chất hàng hoá hư hỏng tại phòng thí nghiệm hoặc qua kiểm tra chi tiết máy để xác

định tổn thất, giám định viên có thể đưa kết quả giám định vào nội dung biên bản giám định. Nhưng với trường hợp kiểm nghiệm hoặc kiểm tra quan trọng, cần có những phân tích tỉ mỉ và phức tạp thì phải có riêng giấy chứng nhận kiểm nghiệm phẩm chất hoặc báo cáo kiểm tra kỹ thuật kèm theo biên bản. Trong mọi trường hợp khi chỉ định cơ quan hoặc cá nhân làm công việc kiểm tra kỹ thuật, giám

định viên pải chịu trách nhiệm theo dõi cho tới khi có đầy đủ những kết quả kiểm nghiệm hoặc kiểm tra hợp lý.

Trong quá trình giám định phải đề xuất ý kiến và hướng dẫn khách hàng thực hiện mọi biện pháp nhămg ngăn ngừa và hạn chế tổn thất. Đồng thời theo yêu cầu giám định, giám định viên có thể ghi thêm các chi phí và lao động đã thực hiện trong quá trình phục vụ giám định vào biên bản. Tuy nhiên, những ý

kiến và các chi phí nói trên được thực hiện trong quá trình giám định cũng không có nghĩa là ngưoừi bảo hiểm được chấp nhận tổn thất xẩy ra thuộc trách nhiệm của bảo hiểm và chấp nhận các chi phí phục vụ trên. Với những vụ tổn thất lớn, quan trọng và phức tạp cần phải có ý kiến của tập thể và lãnh đạo trước khi lên biên bản giám định.

2.4. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định.

Sau khi đã lập biên bản giám định, giám định viên cần tuân thủ những quy

định sau:

- Theo nguyên tắc, biên bản giám định làm ra chỉ cấp phát cho những người yêu cầu giám định. Không tiết lộ một nội dung giám định nào cho các cơ quan hoặc cá nhân khác ngoài cơ quan hay cá nhân yêu cầu giám định, từ trường hợp

đã được người yêu cầu giám định thoả thuận hoặc lãnh đạo công ty bảo hiểm cho phép.

- Những chứng từ tài liệu liên quan tới mọi vụ giám định phải được lưu trữ cùng với biên bản giám định, trừ khi là tài liệu mượn phải trả sau khi hoàn thành công tác giám định. Với những tài liệu cần sử dụng làm bằng chứng thì trước khi trả cần sao chép lại để lưu trữ.

- Việc cấp thêm biên bản giám định cho bất kỳ người nào khác phải được sự thoả thuận hay uỷ quyền của người yêu cầu giám định bằng văn bản và sẽ tính thêm phí nếu cần.

- Việc chỉnh lý biên bản giám định hoặc số liệu theo yêu cầu của người yêu cầu giám định phải được xem xét cẩn thận. Nếu việc chỉnh lý này là do lỗi của bản thân giám định viên tính toán hoặc đánh máy sai trong biên bản giám định thì việc chỉnh lý này là việc làm đương nhiên và giám định viên phải chỉnh lý lại cho khách hàng. Nếu việc chỉnh lý này liên quan tới vấn đề kết luận nguyên nhân của tổn thất hoặc tỷ lệ giảm giá thương mại thì giám định viên quyết đúng đắn. Trên cơ sở các chứng từ mà giám định viên được cung cấp khi giám định công ty bảo hiểm và khách hàng có thể gặp nhau để thương lượng những điểm cần chỉnh lý. Nếu hai bên không thống nhất ý kiến với kết quả của biên bản giám định mới thì có thể cùng thuê cơ quan giám định khác tiến hành giám định và bên không thoả mãn với kết quả giám định của công ty bảo hiểm sẽ tự chịu chi phí. Kết quả giám định mới này có thể là chứng cứ để đưa vào hồ sơ khiếu nại đòi bảo hiểm bồi thường sau này.

- Giám định viên phải tiến hành thu phí giám định theo quy định và hướng dẫn của ngành.

- Định kỳ, giám định viên phải có báo cáo thống kê tình hình tổn thất và giám định. Cố gắng tìm ra những nguyên nhân chính và thường xuyên xẩy ra để từ đó đề xuất các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất cho các lô hàng sau nhằm giảm chi phí bồi thường.

Đặc trưng rủi ro gây ra tổn thất trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển là thường xẩy ra hết sức phức tạp, trên một pham vị rộng lớn, tổn thất một lượng giá trị hàng hoá cao, có liên quan đến nhiều chủ thể, lĩnh vực và nhiều thông lệ, bộ luật của nhiều quốc gia trên thế giới nên công tác giám định gặp rất nhiều khó khăn trở ngại. Đây không phải là vấn đề riêng có ở PJICO mà là vấn đề đặt ra đối với toàn bộ các công ty bảo hiểm trên thị trường bảo hiểm. Từ khi chính thức đi vào hoạt động ngày 17/06/ 1995, PJICO đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao hiệu quả của công tác giám định nói chung và của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng. Nhưng do công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ, kinh nghiệm thực tiễn và đặc biệt là do chưa đánh giá đúng vai trò của công tác này cho nên những năm đầu đi vào hoạt động, sự hỗ trợ của công tác giám định đối với các khâu khác trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm chưa nhiều, bản thân công tác giám định vẫn còn nhiều hạn chế. Trong những năm gần đây, được sự chỉ đạo đúng đắn của các cấp lãnh đạo của công ty, sự nỗ lực của cán bộ giám

định nên công tác giám định ở PJICO đã có nhiều chuyển biến tích cực và ngày càng khẳng định được vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Thời gian qua công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đang ngày càng được hoàn thiện và đã đạt được những kết quả

đáng khích lệ, thể hiện rõ qua bảng số liệu sau:

Bảng 8: Chi phí giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng

đường biển ở PJICO từ 1995- 2000

Đơn vị: Nghìn VND

Chỉ tiêu

Năm

Phí giám định tự làm	Phí giám định thuê ngoài	Phí giám định được uỷ thác
1995	0	65.8573	0
1996	75.485	164.192	0
1997	92.617	181.795	0
1998	165.588	127.682	17.215
1999	159.712	102.374	20.175
2000	238.642	77.593	33.656