Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh trị giá bảo hiểm như điều chỉnh giá FOB, CF, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 4 giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phí sửa đổi đơn. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoàn lại phí cho khách hàng. Trừ trường hợp điều chỉnh số B/L, trọng lượng.
Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn bộ
đơn bảo hiểm đã cấp để điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rõ trên đơn các giấy tờ sửa đổi để bộ phận bồi thường dễ xem xét. Sau đó gửi trả lại đơn của khách hàng kèm theo giấy sửa đổi.
Nếu khách hàng yêu cầu huỷ đơn phải xem xét rõ lý do, sau đó cấp cho khách hàng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoàn trả lại cho khách hàng toàn bộ số phí đã thu và trừ lệ phí huỷ đơn đồng thời thu hồi lại toàn bộ đơn gốc đã cấp để huỷ bỏ đi. Đơn thu lại phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn. Giấy sửa đổi bổ sung in ra thành 06 bản (1 bản lưu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng, 1 bản gửi cho Tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hàng). Trường hợp:
- Yêu cầu khách hàng thanh toán thêm phí: đưa Tài vụ 3 bản
- Hoàn phí và huỷ đơn: đưa Tài vụ 2 bản
- Điều chỉnh tên tàu: đưa Tài vụ một bản
Sau khi lập đơn, kiểm tra lại và đóng dấu “thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “thu phí bảo hiểm bằng đồng Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hàng.
Bước 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan:
Sau khi thực hiện 3 bước trên, đánh máy, trình ký và đóng dấu xong chứng từ được phân ra như sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) lưu phòng Nghiệp vụ, 3 bản lưu phòng Tài vụ, 1 bản gửi Tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho công ty còn lại trả cho khách hàng.
Đối với hàng hoá xuất khẩu: bao gồm 4 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ- tương tự như bước 1 đối với hàng hoá nhập khẩu.
Lưu ý: - Đối với hàng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
- Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Phải chú ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng thư (L/C- Letter of credits) thì phải làm đúng tín dụng thư đã mở, nhưng nếu
điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc vượt quá phạm vi trách nhiệm thông thường của công ty thì phải sửa lại (nếu việc sửa lại đó không mâu thuẫn với thư tín dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại người mua hàng ở nước ngoài.
- Đối với hàng xuất tư nhân của các đại sứ quán phải yêu cầu khách hàng cung cấp “bản kê chi tiết hàng hoá” và trị giá tiền của mỗi loại. Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho các loại hàng hoá mới, đối với hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện C. Trước khi chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng cho xem cụ thể hàng hoá và bao bì để xác định trị giá hàng hoá và điều kiện bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần in 06 bản là đủ.
B−íc 2:Vào sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã được in sẵn trên đơn nếu chỉ cần đánh máy thêm ký hiệu của địa phương đó để nghiệp vụ tiện theo dõi.
Ví dụ: Đơn do chi nhánh TP. HCM cấp, số đơn bảo hiểm là 1580 thì ghi như sau:1580-HX/HCM/95
B−íc 3:Tính phí bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu chính là giá CIF mà khách hàng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10%CIF. Vì vậy phí bảo hiểm được tính theo công thức (CIF + 10%CIF)* R trong đó R là tỷ lệ phí bảo hiểm được tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoá.
Lưu ý:- Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nước đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính là giá trị hàng hoá mà khách hàng kê khai cộng thêm 10%.
- Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 giấy sửa đổi bổ sung.
- Điều chỉnh số B/L, trọng lượng và huỷ đơn cách thức tương tự như hàng nhập ở bước 3.
B−íc 4:Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan
Sau khi thực hiện 3 bước trên, nộp đơn trình ký và không cần đóng dấu tròn, chứng từ được phân ra như sau: 3 bản đầu giao cho khách hàng, 1 bản lưu Nghiệp vụ, 3 bản giao cho Tài vụ, 1 bản giao cho Tái bảo hiểm.
Lưu ý: - Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nước đặt tại Việt Nam thì chứng từ đưa sang Tài vụ chỉ cần 1 bản để theo dõi tiền về.
- Khi giao chứng từ cho các bộ phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và có ký nhận.
- Đối với hàng xuất 3 bản đầu giao cho khách hàng không được ghi tỷ lệ phí bảo hiểm và phí bảo hiểm chỉ cần ghi giá CIF là đủ.
- Đơn giao cho tái bảo hiểm đưa qua bộ phận thống kê của phòng vào sổ thống kê sau đó mới đưa sang tái bảo hiểm.
- Bản nghiệp vụ giữ để lưu theo từng chi nhánh và phân theo từng tàu. Mỗi cán bộ nghiệp vụ cuối tháng/quý/năm phải nắm được sổ phí thu của từng khách hàng mà mình phụ trách và tổng kim ngạch hàng nhập và xuất qua bảo hiểm trong tháng
đó của khách hàng để phân tích, đánh giá được tình hình kinh doanh.
Là công ty cổ phần đầu tiên trong ngành bảo hiểm, PJICO có thế mạnh là các cổ đông có lượng hàng hoá xuất nhập khẩu hàng năm khá lớn (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng công ty thép Việt Nam - VSC). Vì vậy ngay từ năm đầu tiên hoạt động (tháng 06/1995) nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển đã chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của PJICO và từ đó tới nay nghiệp vụ này đã không ngừng tăng trưởng và phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Nhờ có sự ủng hộ, trợ giúp của các Bộ, Ngành liên quan, các tổ chức kinh tế, sự chỉ đạo
đúng đắn kịp thời của các cấp lãnh đạo PJICO và đặc biệt là sự cố gắng phấn đấu nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên công ty, sau hơn 6 năm hoạt động trong thị trường cạnh tranh, nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng
đường biển của PJICO đã đạt được lượng doanh thu phí khá lớn. Tỷ trọng trung bình chiếm từ 15%-20% trong tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn công ty và chiếm khoảng hơn 2% tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn thị trường. Cụ thể ta có:
Để phân tích một cách cụ thể và chi tiết, ta tính một số chỉ tiêu sau:
Bảng 7: Bảng chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO từ 1995-2000.
1995 | 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 | |
1.Số tiền BH bình quân một đơn cấp(Triệu:VND) | 1.146 | 1.159 | 1.588 | 1.546 | 1.586 | 2.296 |
2.Tốc độ tăng DT phí BH (%) | - | 204,2 | 55,7 | 66,0 | 26,1 | 15,3 |
3.Tốc độ tăng KNHH tham gia BH (%) | - | 180 | 70,8 | 49,8 | 22,7 | 54,6 |
4.Tốc độ tăng (giảm) tỷ lệ phí BH bình quân (%) | - | 8,7 | (8,9) | 10,7 | 2,7 | (25,5) |
Có thể bạn quan tâm!
-
Nghĩa Vụ Của Người Được Bảo Hiểm Khi Xảy Ra Tổn Thất. -
Một Số Kết Quả Mà Pjico Đạt Được Từ Khi Thành Lập. -
Quá Trình Cấp Đơn Bảo Hiểm: Quá Trình Cấp Đơn Bảo Hiểm Ở Pjico Có Sự Khác Nhau Đối Với Hàng Hoá Nhập Khẩu Và Hàng Hoá Xuất Khẩu. -
Cung Cấp Biên Bản Giám Định Và Thu Phí Giám Định. -
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK - 8 -
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK - 9
Xem toàn bộ 106 trang tài liệu này.
Qua bảng số liệu trên ta có thể nhận xét rằng hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đạt kết quả tương
đối cao. Trước hết là số đơn cấp hàng năm tăng nhanh, nếu như 6 tháng năm 1995 chỉ khai thác được 427 đơn cấp thì đến năm 2000 con số này đã đạt tới 2.896 đơn. Cùng với sự biến động về tỷ lệ phí bảo hiểm trên toàn thị trường nói chung và của công ty nói riêng thì số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp có xu hướng tăng dần qua các năm, điều này được thể hiện: năm 1995 số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp là 1.146 triệu nhưng đến năm 2000 số tiền bảo hiểm trong một đơn cấp đạt tới 2.296 triệu lớn gấp 2 lần năm 1995, điều đó chứng tỏ PJICO ngày càng thu hút được nhiều hợp đồng bảo hiểm có giá trị cao của các khách hàng lớn. Mặt khác ta thấy tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm và tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm đều có xu hướng giảm dần và tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm bình quân 1995/2000(1) lại nhỏ hơn tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm bình quân trong cùng thời kỳ(2)nhưng sự chênh lệch này là tương đối nhỏ. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do PJICO đã điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với sự biến động của thị trường. Quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí làm cho tỷ lệ phí có xu hướng chung là giảm xuống từ 1995/2000 (từ 0,3795% xuống còn 0,3187%). Nhìn vào bảng chỉ tiêu đánh giá ta có thể thấy rằng chiến lược khai thác của PJICO là hết sức linh hoạt và có hiệu quả đặc biệt là việc điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm qua các năm cho phù hợp với tình hình chung của toàn thị trường bảo hiểm. Điều chỉnh tỷ lệ phí lần 1 năm 1997 giảm 8,9% so với năm 1996 do nhiều nguyên nhân, cơ bản là do hai nguyên nhân sau: chủ quan là do chiến lược phát triển của công ty và khách quan là do cuộc khủng hoảng tài
(1) trong đó :73,46%
(2) là 75,58%
chính tiền tệ khu vực Châu ¸. ¶nh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong nước, khu vực và trên thế giới. Mặc dù tỷ lệ phí giảm song doanh thu phí bảo hiểm không những không giảm xuống mà còn tăng 55,7% so với năm 1996. Có sự tăng lên của tổng doanh thu phí trong khi tỷ lệ phí giảm xuống là do tổng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng lên (70,8%) và do tốc độ tăng này lớn hơn nên có thể bù đắp được phần doanh thu giảm đi do giảm tỷ lệ phí bảo hiểm. Điều chỉnh giảm tỷ lệ phí lần hai năm 2000 so với năm 1999 xuống còn 0,3187 năm 2000 do có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty bảo hiểm trên thị trường và do tỷ lệ tổn thất năm 1998, 1999 đã giảm xuống dẫn đến tỷ lệ bồi thường giảm theo. Và cũng tương tự lần 1 mặc dầu tỷ lệ phí bảo hiểm bình quân giảm mạnh song tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng lên 15,3% tức là tăng thêm 2.750 triệu đồng. Có sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm này là do sự điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm đã thu hút thêm được đông đảo khách hàng tham gia bảo hiểm tại công ty làm cho kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng 54,6% bù đắp được phần doanh thu phí giảm do tỷ lệ phí bảo hiểm giảm do tỷ lệ phí giảm. Lại lấy ví dụ quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm năm 1998 tăng 10,7% so với năm 1998, tỷ lệ thu phí tăng lên do rất nhiều nguyên nhân nhưng trong đó chủ yếu do tình hình tổn thất năm 1996, 1997 là rất lớn dẫn đến tỷ lệ bồi thường rất cao. Mặc dù tỷ lệ phí bảo hiểm tăng nhưng kim ngạch tham gia bảo hiểm không những không giảm mà còn tăng 49,8%, kéo theo tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng tới 66% bù đắp
được các khoản chi phí kinh doanh trong đó có khoản chi chính là bồi thường tổn thất, ngoài ra còn có các khoản chi khác như chi quỹ dự phòng, đề phòng và hạn chế tổn thất, chi quản lý... điều đáng nói ở đây là tổng doanh thu phí bảo hiểm năm 1998 tăng lên không hoàn toàn là vì tỷ lệ phí bảo hiểm tăng mà chủ yếu là do kim ngạch hàng hoá trong bảo hiểm tăng rất nhanh 49,48% cao hơn rất nhiều so với tốc độ tăng của tỷ lệ phí 10,7%.
Từ sự phân tích ở trên ta có thể nhận định rằng biểu phí mà PJICO tính toán
đưa ra là rất linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của khách hàng cũng như sự biến
động đa dạng của thị trường bảo hiểm và của toàn bộ nền kinh tế. Do đó đã góp phần làm tăng doanh thu từ phí bảo hiểm hay nói cách khác số lượng hàng hoá xuất nhập khẩu được bảo hiểm tại PJICO ngày càng nhiều, uy tín của công ty đối với khách hàng ngày càng cao.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được, PJICO còn rất nhiều tồn tại và khó khăn trong quá trình thực hiện chiến lược khai thác của mình. Trước hết ta thấy rằng tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước đang tăng dần qua các năm, hoạt động ngoại thương đang có xu hướng phát triển mạnh, đẩy nhanh tiến trình hội nhập nền kinh tế vào nền kinh tế khu vực và kinh tế thế giới trong xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra hết sức mạnh mẽ và sôi động như hiện nay.
Mặc dù nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu của PJICO có tăng trưởng và phát triển song tỷ lệ kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá tham giam bảo hiểm ở PJICO so với tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá lại rất thấp chỉ khoảng 2%. Điều này không chỉ đặt ra đối với riêng PJICO mà đang là vấn đề chung của toàn thị trường bảo hiểm Việt Nam hiện nay, ngoài số lượng khách hàng trong cổ
đông là những khách hàng truyền thống chủ yếu quen thuộc đối với PJICO là các tổng công ty, một số đơn vị nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, trong
đó cơ cấu mặt hàng được bảo hiểm chưa đa dạng chủ yếu là hàng lương thực thực phẩm, hàng tiêu dùng... vì vậy giá trị bảo hiểm không cao và rủi ro tổn thất rất lớn. PJICO chưa thực sự hấp dẫn đối với các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có vốn đầu tư nước ngoài vì vậy họ chủ yếu tham gia bảo hiểm ở các công ty nước ngoài có khả năng tài chính lớn uy tín và chất lượng cao. Mặt khác PJICO chưa thực sự tuyên truyền bám sát khách hàng chưa thâm nhập được vào quá trình đàm phán các hợp đồng vay nợ, liên doanh đầu tư với nước ngoài để đấu tranh giành lại quyền lợi cho phía mình. Sự phối hợp giữa PJICO với các doanh nghiệp bảo hiểm khác để khai thác mở rộng thị trường, thu hút khách hàng còn hạn chế chưa thống nhất đánh giá được các tồn tại cần khắc phục và cần phải cải thiện hơn nữa của ngành bảo hiểm. Chưa nghiên cưú để tham mưu cho các cơ quan quản lý có những chủ trương, giải pháp giúp đỡ hoặc tổ chức hội nghị phối kết hợp với các chủ hàng, chủ doanh nghiệp đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu (có những trận địa còn bỏ trống như mặt hàng dầu thô kim ngạch xuất khẩu hơn 1 tỷ USD hàng năm vẫn bảo hiểm 100% ở nước ngoài).
Những khó khăn tồn tại trên ở PJICO một phần cũng là khó khăn của toàn bộ thị trường bảo hiểm và toàn bộ nền kinh tế do vị thế nền kinh tế nước ta trên thương trường quốc tế chưa cao nên trong quan hệ ngoại thương ta thường phải chịu sức ép nhập khẩu theo giá CIF và xuất khẩu theo giá FOB hay CF, hàng hoá của Việt Nam đang trong quá trình xâm nhập thị trường, sức cạnh tranh hạn chế nên thế của ta chưa đủ để ép đối tác nước ngoài dành quyền mua bảo hiểm cho phía Việt Nam. Ngoài ra do lượng hàng hoá nhập theo chương trình ODA (đã giải ngân) chiểm khoảng 3-5% tổng kim ngạch nhập khẩu không khai thác được do bên viện trợ đầu tư thu xếp bảo hiểm và hàng hoá nhập khẩu từ nguồn vốn đầu tư nước ngoài chiếm 23%, mặt khác trình độ nghiệp vụ của các khai thác viên bảo hiểm đòi hỏi thực tế về bảo hiểm của khách hàng trong nền kinh tế đang phát triển như hiện nay của nước ta. Công tác thống kê nghiệp vụ, quản lý và đánh giá rủi ro, xác định tỷ lệ phí, điều kiện, điều khoản áp dụng còn có những hạn chế, do vậy mà nó chính là một trong những nguyên nhân làm cho công tác khai thác
của PJICO hiện nay chưa đạt được kết quả cao. Chính vì vậy trong những năm tới PJICO cần phải đưa ra các biện pháp chiến lược khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu phù hợp mới mẻ và thực hiện một cách tích cực triệt để nhằm đạt
được kết quả cao hơn vưà góp phần vào sự phát triển của công ty nói riêng và thị trường bảo hiểm nói chung dự kiến phí bảo hiểm xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của PJICO năm 2001 tăng khoảng 15%-20% so với năm 2000.
2. Quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO.
Giám định tổn thất là việc làm của các chuyên viên giám định của người bảo hiểm hoặc công ty giám định được người bảo hiểm uỷ quyền nhằm xác định mức
độ và nguyên nhân của tổn thất làm cơ sở cho việc bồi thường đồng thời qua việc giám định đó kịp thời đề xuất các biện pháp bảo quản và phòng ngừa thiệt hại cho hàng hoá.
Quá trình giám định tổn thất được tất cả các công ty bảo hiểm Việt Nam quy định rất chặt chẽ theo một quy trình giám định nhằm tiến hành đánh giá, giám định tổn thất xảy ra cho hàng hoá một cách chính xác ít tốn kém nhất, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên: khách hàng và công ty bảo hiểm. Khi có tổn thất xảy ra, các công ty bảo hiểm phải xem xét tổn thất đó có thuộc phạm vi, trách nhiệm bảo hiểm của mình hay không và nếu có thì mức độ tổn thất là bao nhiêu? thông thường các nguyên tắc chung của các công ty bảo hiểm khi tiến hành giám định là:
- Bảo đảm giám định kịp thời, đầy đủ, trung thực, khách quan đảm bảo tốt cho việc xét bồi thường sau này.
- Công ty bảo hiểm có thể trực tiếp giám định hoặc có thể chỉ định đại lý giám định của mình ở trong nước hay quốc tế hoặc thuê các công ty giám định trong và nước ngoài như: Vinacontrol, Davidcontrol, FCC, Craw Ford (công ty tính toán tổn thất lớn nhất Châu ¸ của Mỹ)...Đây là xu hướng phổ biến của các công ty bảo hiểm hiện nay.
- Trừ trường hợp đặc biệt nhiệm vụ chính của giám định hàng hoá là giám
định và thực hiện công tác đề phòng và hạn chế tổn thất hàng hoá được bảo hiểm.
ë PJICO, quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu bị tổn thất đã được ban hành kèm theo quyết định số 113/BH-HH ngày 15/07/1995 của Tổng giám
đốc PJICO. Nhìn chung, khi tiến hành một vụ giám định hàng hoá vận chuyển bị tổn thất giám định viên cần thực hiện công việc theo trình tự sau:
- Chấp nhận yêu cầu giám định
- Tiến hành giám định
- Lập biên bản giám định
- Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định
2.1. Chấp nhận yêu cầu giám định
Khi xảy ra tổn thất người được bảo hiểm phải gửi ngay yêu cầu giám định
đến công ty bảo hiểm bằng bất kỳ hình thức nào nhưng sau đó buộc phải bằng văn bản để lưu trữ hồ sơ giám định. Giấy yêu cầu giám định này là thủ tục cơ bản và cần thiết cho việc thực hiện một vụ giám định và là căn cứ để đề nghị người yêu cầu giám định thanh toán phí giám định. Thông thường giấy yêu cầu giám
định bao gồm các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ người hoặc tổ chức yêu cầu giám định
- Tên hàng
- Số lượng, khối lượng hàng hoá cần giám định
- Nội dung yêu cầu giám định
- Thời gian, địa điểm yêu cầu giám định
Giám định bảo hiểm chỉ được chấp nhận yêu cầu giám định trong những trường hợp xảy ra tai nạn, có tổn thất, thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Vì vậy, đối với những trường hợp phát hiện không thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm cần có ý kiến ngay để người nhận hàng có thể nhanh chóng yêu cầu cơ quan giám định ngoại thương giám định, bảo đảm việc đòi bồi thường người bán hàng hoặc người thứ ba có trách nhiệm trực tiếp. Với những trường hợp thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm có thể yêu cầu giám định khi xét thấy có đủ điều kiện sau
đây:
Các chứng từ người yêu cầu giám định phải xuất trình:
- Vận tải đơn đường biển (B/L)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (đặc biệt đối với trường hợp hàng do người nước ngoài bảo hiểm )
- Hoá đơn thương mai
- Giấy kê chi tiết hàng hoá (Packing list, Specification)
- Các chứng từ giao nhận hàng hoá giữa tàu và cảng, COR, hoặc biên bản giao nhận người chuyên chở.
Tuỳ từng trường hợp, cần yêu cầu cung cấp hoặc tìm kiếm các giấy tờ liên quan như sau:
- Giấy chứng nhận hàng hoá hư hỏng
- Thư dự kháng (thư từ khiếu nại người thứ ba)
- Báo cáo hải sự hoặc trích sao nhật ký hàng hải (Sea-protest).