Nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá XNK

Với kết quả đã đạt được, công tác giám định đang ngày càng khẳng định

được vai trò to lớn của nó trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh bảo hiểm nói chung và hoạt động bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của công việc nên cho đến nay công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải tích cực hoàn thiện hơn nữa:

- Việc tiến hành giám định ở PJICO còn gặp nhiều khó khăn do hệ thống các chi nhánh, đại lý của công ty chưa hoàn chỉnh. Đến thời điểm này PJICO chỉ có 9 chi nhánh công ty ở một số tỉnh, thành phố trong cả nước: TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Quảng Bình, Thừa Thiên Huế, Nghệ An, Khánh Hoà, và chỉ ở các chi nhánh công ty này mới có thẩm quyền và có cán bộ làm công tác giám định. Vì vậy, khi có rủi ro xảy ra ở các khu vực khác thì các chi nhánh vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác giám định nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

- Giám định là một công việc hết sức phức tạp đặc biệt là trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu, đối tượng giám định là những lô hàng hoá xuất nhập khẩu có giá trị rất lớn, chủng loại hàng hoá rất đa dạng, việc xác định nguyên nhân và mức độ tổn thất rất khó khăn, rủi ro gây ra tổn thất lại thường xuyên xảy ra đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực. Mặt khác do công ty mới đi vào hoạt động nên trình độ và kinh nghiệm của các giám định viên còn hạn chế vì vậy công tác này vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu trong quá trình kinh doanh nghiệp vụ của công ty.

- Công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO trong những năm qua mặc dù đạt được nhiều kết quả to lớn nhưng vẫn còn một số vấn đề đặt ra cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới. Phí giám định mà PJICO thu được do bên ngoài uỷ thác còn quá thấp và hầu như không có. Năm 1995 - 1997 công ty không thu được một đồng nào từ khoản phí này, từ năm 1998 - 2000 cũng chỉ thu được vài chục triệu đồng, thấp hơn nhiều so với Bảo Việt thu hàng tỷ đồng và Bảo Minh thu hàng trăm triệu đồng một năm.

- Mặc dù việc uỷ thác cho các tổ chức giám định trung gian, độc lập thực hiện công tác giám định khi có rủi ro gây ra tổn thất cho hàng hoá đang có xu hướng ngày càng gia tăng không chỉ riêng đối với PJICO mà còn đối với hầu hết các công ty bảo hiểm của Việt Nam hiện nay, nhưng việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác giám định, hay việc chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ cho các giám định viên là rất cần thiết và quan trọng nhằm phát huy nội lực nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ nói chung.

- Đặc biệt trong trường hợp công ty uỷ thác cho tổ chức giám định nước ngoài. PJICO không những phải chịu sức ép về phí giám định cao mà còn phải

chịu hậu quả của sự thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu kịp thời của giám định viên nước ngoài trong quá trình giám định cũng như trong việc tư vấn cho khách hàng tham gia bảo hiểm thực hiện các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất có hiệu quả.

- Công tác quản lý và kiểm tra sự hoạt động của giám định viên còn chưa chặt chẽ, không thường xuyên, trong công tác giám định rất dễ xảy ra các hiện tượng tiêu cực nhằm trục lợi bảo hiểm gây thiệt hại cho công ty.

- Chế độ đãi ngộ cho giám định viên chưa thực sự được quan tâm đúng mức, chưa có sự khen thưởng thoả đáng, kịp thời cho những giám định viên có thàng tích tốt. Chính vì vậy chưa tạo ra được những đòn bẩy để khuyến khích họ hăng hái làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

3. Giải quyết khiếu nại đòi bồi thường trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO.

Nhằm đảm bảo nguyên tắc tăng cường quyền hạn và trách nhiệm cho các chi nhánh đồng thời nhằm mục đích phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, PJICO đã ban hành quy định phân cấp bồi thường. Đối với các chi nhánh công ty, hạn mức phân cấp bồi thường mà chi nhánh được phép chi trả trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu là 15.000 USD hoặc tính ra VND tương đương/ một vụ. Với các hồ sơ trên phân cấp, chi nhánh phải thu thập

đầy đủ hồ sơ bồi thường theo quy định, khẩn trương làm báo cáo và có ý kiến của

đơn vị gửi về công ty để xem xét giải quyết bồi thường. Trong một số trường hợp, mặc dù hồ sơ dưới phân cấp, thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của chi nhánh công ty được phép giải quyết bồi thường nhưng trong quá trình này có những tình tiết phức tạp thì chi nhánh phải xin ý kiến của cấp lãnh đạo công ty rồi mới đưọc xem xét giải quyêt bồi thường. Quá trình giải quyết khiếu nại đòi bồi thường ở PJICO được tiến hành theo trình tự sau:

3.1. Nhận hồ sơ khiếu nại.

Gồm hai bước như sau:

B−íc 1:Nhận hồ sơ- Hồ sơ chứng từ khiếu nại đòi bồi thường bao gồm:

- Hợp đồng bảo hiểm và giấy điều khoản bổ sung nếu có (bản gốc)

- Kháng nghị hàng hải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi xảy ra tổn thất hoặc nơi cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra trên đường hành trình ở ngoài khơi.

- Vận đơn đường biển (bản gốc)

- Hoá đơn mua hàng (bản gốc)

- Biên bản giám định của PJICO, đại lý của PJICO hoặc tổ chức giám định

được PJICO uỷ thác (bản gốc)

- Phiếu đóng gói hàng hóa (bản gốc)

- Chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng.

- Giấy thông báo tổn thất

- Công văn khiếu nại của chủ hàng

- Những tài liệu liên quan đến người thứ 3 (nếu tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ 3)

- Hoá đơn/ biên lai các chi phí khác.

Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp mà PJICO yêu cầu người khiếu nại đòi bồi thường phải xuất trình một số chứng từ có liên quan khác nhằm tạo điều kiện cho quá trình thẩm định hồ sơ và xem xét giải quyết bồi thường một cách chính xác, công bằng.

B−íc 2:Kiểm tra hồ sơ: Thẩm định xem bộ hồ sơ trên đã đầy đủ, hợp pháp chưa?

- Kiểm tra hồ sơ xem có đảm bảo đúng thời hạn khiếu nại theo quy định của hợp đồng không (nếu thiếu hồ sơ yêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày theo hợp

đồng).

- Vào sổ ghi thứ tự để tiện theo dõi các nghiệp vụ phát sinh

- Sắp xếp và phân loại hồ sơ theo thứ tự ưu tiên để giải quyết, hồ sơ sắp hết thời hạn khiếu nại theo theo hợp đồng, hồ sơ về các vụ tổn thất lớn.

- Hồ sơ còn thiếu chứng từ, tài liệu cần bổ sung thêm thì phải có văn bản yêu cầu bổ sung và thời hạn bổ sung gửi người khiếu nại.

3.2. Xét bồi thường:

Gồm 3 bước như sau:

B−íc 1:Xác định trách nhiệm bồi thường của bảo hiểm, cần xem xét tổn thất có thuộc phạm vi trách nhiệm của hợp đồng hay không? cần phải xét các yếu tố sau:

- Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm hay không?

- Tổn thất xẩy ra có trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay không?

- Tổn thất có vi phạm các điều khoản riêng hay không?

- Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra hay không?

- Tổn thất có thuộc phạm vi các điều khoản bảo hiểm thoả thuận hay không?

- Trường hợp nếu tổn thất không thuộc phạm vị trách nhiệm của PJICO thì PJICO sẽ lập công văn gửi người khiếu nại về việc từ chối bồi thường và kèm theo là các lý do từ chối bồi thường.

B−íc 2:Tính toán số tiền bồi thường. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường phải tính toán mức độ bồi thường, làm tờ trình để lãnh

đạo theo phân cấp bồi thường xem xét và có ý kiến về việc bồi thường.

B−íc 3:Xem xét các chi phí khác thuộc trách nhiệm của bảo hiểm như chi phí đề phòng và hạn chế tổn thất, chi phí giám định, chi phí chuyển tải” yêu cầu các loại chi phí trên phải hợp lý và trong trường hợp đặc biệt phải có sự thoả thuận và cho phép của PJICO.

3.3. Trình lãnh đạo:

- Làm tờ trình phân tích rõ nguyên nhân tổn thất, phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm và cách tính số tiền bồi thường, nêu rõ các lý do chấp nhận bồi thường hoặc từ chối bồi thường. Lý do tăng hoặc giảm số tiền bồi thường so với số tiền khiếu nại ước tính của chủ hàng. Đề nghị bồi thường bằng đồng Việt Nam hay ngoại tệ.

- Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp sau khi đã dự thảo xong tờ trình cần thiết phải chuyển cho bộ phận Pháp chế, Kế toán tài vụ, Quản lý nghiệp vụ và thị trường tham gia ý kiến trước khi đưa trình duyệt với lãnh đạo.

- Nghiên cứu lại ý kiến của lãh đạo sau khi trình duyệt, có thể bổ sung ý kiến hoặc các chứng từ cần thiết nếu cần, soạn thảo công văn gửi người khiếu nại thông báo số tiền bồi thường hay từ chối bồi thường.

- Tất cả hồ sơ khiếu nại phải được xem xét, trình duyệt và bồi thường theo

đúng thời gian quy định trong hợp đồng là 90 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Đối với những vụ bồi thường dưới phân cấp, các chi nhánh chủ động giải quyết bồi thường và chịu trách nhiệm về việc bồi thường đó. Sau khi bồi thường phải gửi thông báo về công ty.

- Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường bằng ngoại tệ, công văn bồi thường lập 7 bản (1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi văn thư, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi kế toán tài vụ, 2 bản gửi về công ty kèm theo giấy thông báo bồi thường hàng hoá xuất nhập khẩu theo mẫu in sẵn của PJICO).

- Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường bằng đồng Việt Nam, công văn bồi thường lập 6 bản (1 gửi người khiếu nại, 1 bản gửi kế toán tài vụ, 1 bản lưu nghiệp vụ, 2 bản gửi về công ty, 1 bản lưu ở văn thư chi nhánh).

- Đối với các vụ bồi thường trên phân cấp cần gửi công văn về công ty để có hướng giải quyết.

3.4. Lưu trữ hồ sơ:

- Tất cả các hồ sơ đã được giải quyết bồi thường đều phải vào sổ, phân loại theo dạng tổn thất, rủi ro được bảo hiểm và theo chủng loại hàng hoá để có số liệu tính phí và hướng dẫn đề phòng, hạn chế tổn thất.

- Vào sổ bồi thường để theo dõi số hồ sơ phát sinh, số hồ sơ đã giải quyết bồi thường, số hồ sơ đang tranh chấp, số hồ sơ còn tồn đọng và số tiền đã bồi thường để tránh nhầm lẫn, mất mát, chậm trễ giải quyết.

- Các hồ sơ giải quyết bồi thường xong, phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, chủng loại hàng hoá để lưu trữ (thời gian lưu trữ là 5 năm).

L−u ý:Sau khi xét bồi thường nếu lỗi có liên quan đến trách nhiệm của người thứ 3 thì công ty sẽ yêu cầu người khiếu nại làm giấy uỷ quyền để khiếu nại đòi người thứ 3 bồi thường đồng thời thu thập các chứng từ có liên quan.

Phòng tái bảo hiểm

Đòi tái bảo hiểm

Giám định độc lập

Thanh toán bồi thường

Người được bảo hiểm

Thông báo tổn thất

Kiểm tra thông tin

Từ chối bồi thường

Lãnh đạo công ty

Phòng nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải

Lập hồ sơ giám

định

Phòng Tài chính- Kế toán

Thông báo bồi thường

Sơ đồ quy trình lập hồ sơ bồi thường bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO

- Các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất.

- Đánh giá rủi ro.

- Điều chỉnh phí.

- Đòi người thứ 3

Chó thÝch:

Công việc quan hệ trực tiếp

Công việc quan hệ bổ sung (nếu cần)

Công tác bồi thường tổn thất về bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO trong thời gian qua đã có sự chuyển biến tích cực, đảm bảo giải quyết đúng, đủ, kịp thời - đảm bảo ổn định kinh doanh cho khách hàng khi gặp rủi ro gây ra tổn thất về hàng hoá và tạo được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Qua đó, thấy rõ được tác dụng của bảo hiểm trong nền kinh tế nói chung và trong kinh doanh buôn bán ngoại thương nói riêng. Tình hình bồi thường tổn thất cho hàng hoá xuất nhập khẩu được bảo hiểm ở PJICO trong những năm qua tuy không có xu hướng gia tăng như của toàn bộ thị trường nhưng những vụ tổn thất lớn đã liên tiếp xẩy ra, ví dụ như:

- Vụ sắt thép bị gỉ, thiều hụt trên tàu YOKOHAMA hành trình từ Thượng Hải - Trung Quốc về cảng Sài Gòn xảy ra ngày 29/09/1995 gây thiệt hại 200.925 nghìn USD.

- Vụ Clinker được vận chuyển trên tàu VEGA 1 từ Koh Sichang đến Cần Thơ đã tổn thất toàn bộ khi tàu bị chạm đáy đắm tại Định An- Cần Thơ ngày 22/ 01/ 1999 gây thiệt hại 120.120 nghìn USD.

- Vụ tàu CS ChangSun chở sắt thép từ Đài Loan đến cảng Hải Phòng đã bị mắc cạn và đắm trên đường vận chuyển ngày 02/ 05/ 1999 thiệt hại 116.000 nghìn USD.

- Hay gần đây nhất là vụ đâm va giữa tàu Maritime Fidelity với tàu New Venture hậu quả là 2,2 tấn phân bón chở trên tàu bị tổn thất toàn bộ với trị giá trên 2,8 triệu USD (trong đó Bảo Việt bồi thường 1,8 triệu USD).

Ngoài ra các tổn thất của hàng hoá được bảo hiểm xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau: tàu bị cháy, đắm, mắc cạn, đam va, cướp biển, mất tích, không giao hàng, thiếu hụt, ướt, mốc. Mặt khác phạm vi địa lý của các vụ tổn thất xảy ra rất rộng, liên quan đến thông lệ, điều luật của nhiều nước khác nhau nên mức

độ phức tạp trong quá trình giải quyết khiếu nại đòi bồi thường cũng rất cao. Tuy nhiên, PJICO đã phối hợp chặt chẽ với các tổ chức quốc tế có liên quan để giải quyết kịp thời những vụ tổn thất lớn nhằm baỏ vệ lợi ích tối đa cũng quyền lợi của các bên. Công tác bồi thường của PJICO trong các năm qua được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 9: Tình hình bồi thường của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO từ 1995- 2000.

Chỉ tiêu

Năm

Doanh thu phÝ bảo hiểm (1000 VND)	Số tiền bồi thường (1000 VND)	Tỷ lệ bồi thường (%)
1995	1.856.702	715.387	38,53
1996	5.648.321	4.951.883	87,67
1997	8.794.647	5.720.038	65,04
1998	14.591.608	10.412.571	71,36
1999	18.389.451	16.450.055	89,41
2000	21.193.548	10.899.842	51,43
Céng	70.474.277	49.149.777	69,74