Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật tại nhà hàng Square - Khách sạn Novotel Danang Premier Han River

3.2.3. Công tác bảo trì, bảo dưỡng

Cần tăng cường các công tác bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật có kế hoạch, đặc biệt đối với các tài sản có giá trị cao nhằm giúp tài sản được sử dụng lâu bền và không tốn nhiều chi phí khi phải bảo trì sữa chữa đột xuất.

Cần tăng tần suất bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất để phát hiện ngay nếu có cơ sở vật chất hay trang thiết bị gặp trục trặc, kịp thời sửa chữa, bổ sung và thay thế. Cần thường xuyên bôi trơn động cơ máy móc đối với các loại máy tần suất sử dụng nhiều để đảm bảo máy luôn hoạt động trong trạng thái tốt nhất. Bảo dưỡng càng tốt thì chất lượng sản phẩm càng cao, điều này còn tăng cao chất lượng dịch vụ cho nhà hàng.

Quá trình xây dựng kế hoạch, sửa chữa bảo trì bảo dưỡng cho nhà hàng cần dựa trên một số cơ sở sau:

- Trên cơ sở kế hoạch sử dụng, nắm được tần suất hoạt động của thiết bị để đưa ra kế hoạch sửa chữa ưu tiên. Thiết bị nào luôn trong tình trạng cần sử dụng, không có thiết bị thay thế, ví dụ máy rửa bát thì ưu tiên bảo dưỡng trước.

- Tình trạng thiết bị về chất lượng, số lượng. Đặc biệt chú ý với các dạng hư hỏng như: hư hỏng do môi trường, thiết bị dù có đơn giản hay phức tạp đến đâu thì đều được cấu thành từ vật liệu: vải, kim loại, thủy tinh, gỗ, tấm xốp,.. và chúng dễ bị tác động từ môi trường xung quanh, môi trường khí hậu; hoặc tình trạng hư hỏng do quá trình sử dụng, do sử dụng lâu năm, sử dụng sai quy tắc. Tìm được nguyên nhân hư hỏng, mới dễ đưa ra biện pháp bảo trì hợp lí.

Bên cạnh đó, người chịu trách nhiệm kỹ thuật về trang thiết bị cần có mặt kịp lúc nếu trong quá trình sử dụng gặp trục trặc. Bộ phận kỹ thuật nên sắp xếp một người trực điện thoại theo ca, để kịp thời nhận yêu cầu bảo trì khẩn cấp. Tránh lặp lại các trường hợp như khách đang dùng cà phê thì máy hỏng, phải đợi nhân viên trong một khoảng thời gian lâu, làm mất thời gian của nhân viên nhà hàng, giảm năng suất phục vụ, gián đoạn quá trình sử dụng của khách. Tổn thất nhiều đến uy tín của khách sạn và nhà hàng. Ngoài ra, vào mùa

thấp điểm, trang thiết bị không được sử dụng thường xuyên thì cũng nên được bảo dưỡng bảo trì hằng ngày, không nên lơ là mà bỏ quên công tác.

Khi bảo dưỡng người nhân viên kỹ thuật cần nắm rõ các thông tin như:

- Nguồn gốc xuất xứ: Tên, nhãn hiệu, nơi cung ứng.

- Thông số kỹ thuật: đặc điểm, tính chất, hao tổn điện năng, kích thước.

- Hiểu biết thành thạo tiếng anh chuyên ngành kỹ thuật vì đa số các trang thiết bị đều là ngoại nhập.

Bảng 3.4. Quy định hình thức đối với từng cơ sở vật chất kỹ thuật

Danh mục trang thiết bị

Loại hình bảo dưỡng

Trách nhiệm

Chú ý

Đột xuất

Thường xuyên

Định kỳ

Tủ lạnh

Không mát,cần sửa

chữa

Lau chùi thường xuyên (2

tuần/lần) lau bụi.

Kiểm tra, nạp thêm Gas

(1năm/lần)

Nhân viên kỹ thuật, nhân viên

nhà hàng

Máy rửa bát

Không hoạt

động, không xả nước

Lau hàng ngày

Vệ sinh bộ lọc, vệ

sinh cánh tay phun nước (1 tháng/lần)

Nhân viên nhà hàng,

nhân viên bảo trì

….

…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 163 trang tài liệu này.

Hiện tại là thời gian ngừng hoạt động do dịch Covid-19, nhà hàng nên tranh thủ cơ hội bảo trì lại toàn bộ cơ sở vật chất, thiết bị để đảm bảo chúng luôn sẵn sàng đón tiếp khách quay trở lại sau dịch.

Mỗi một trang thiết bị của nhà hàng chiếm nguồn ngân sách rất lớn, số lượng mua nhiều và được dùng với công suất lớn. Nếu như phải thay mới thì chi phí bỏ ra rất cao nên cần phải hết sức chú ý, kể cả lúc bảo dưỡng hay lúc sử dụng.

3.2.4. Tối đa hóa công suất sử dụng

Để nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, vừa đảm bảo doanh thu và lợi nhuận luôn tăng đều. Tối đa hóa công suất sử dụng của cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng. Ngoài việc tích cực lên lịch trình bảo trì bảo dưỡng đối với cơ sở vật chất hiện có trong nhà hàng thì nhà hàng nên quan tâm đến chính sách hủy bỏ trang thiết bị của mình. Sau những năm dài hoạt động, việc trang thiết bị hư hỏng đến mức không còn sử dụng được hoặc công suất sử dụng không còn cao. Buộc lòng nhà hàng cũng như khách sạn phải mua mới bổ sung. Tuy nhiên, nếu thay mới lại toàn bộ thì sẽ gây ra tổn thất nặng nề đến tài chính khách sạn. Cần các nhà quản lí phải có chính sách thanh lý hoặc tái sử dụng các trang thiết bị một cách hợp lí. Sau khi các thiết bị đã thanh lí, nhà hàng phải báo lên các cấp trên để kịp thời xin ý kiến, lên kế hoạch mua mới thay thế để đáp ứng đủ nhu cầu cho khách hàng.

Hiện tại theo tôi quan sát và điều tra thì tại nhà hàng Square của khách sạn Novotel Danang, một số trang thiết bị máy móc, công cụ dụng cụ cũ, bị trầy sướt, hỏng hóc, công nghệ lạc hậu, không còn được sử dụng phục vụ khách thì đang được cất trong kho chờ kế hoạch vứt bỏ phế liệu. Để tranh vứt một cách lãng phí tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:

 Với các thiết bị máy móc công nghệ cũ không còn hoạt động đủ để đáp ứng nhu cầu cho phần lớn thực khách như: máy cà phê, máy tính,…Việc bỏ đi gây ra lãng phí khá lớn. Bởi vì khi mua lại máy cà phê, máy tính mới sẽ tốn nhiều chi phí, vậy nếu như nhà hàng tìm cách thanh lí lại các máy cũ còn sử dụng được cho nhà cung ứng hoặc các đối tượng có nhu cầu, thì sẽ kiếm lại được một khoản tiền kha khá, bù vào khoản chi phí phải bỏ ra mua đồ mới. Ngoài ra, nhà hàng có thể xem xét việc lựa chọn và đem những cơ sở vật chất kỹ thuật cũ đi làm từ thiện, không chỉ là công việc có ý nghĩa, nó còn có thể tạo được danh tiếng cho khách sạn và nhà hàng.

Ngoài ra, việc tái sử dụng còn có thể áp dụng cho các linh kiện thiết bị, với các thiết bị hỏng quá nặng không thể sửa chữa, chúng ta có thể chọn lọc và cất lại những linh kiện, bộ phận trong thiết bị đó mà còn hoạt động tốt, sử dụng chúng trong bảo trì các thiết bị cùng loại.

 Với một công cụ dụng cụ không còn mới nhưng vẫn sử dụng tốt như:

- Dụng cụ ăn của khách, chén, đĩa,.. có thể sử dụng cho nhà ăn của nhân viên. Hay những tủ đựng dụng cụ ở các khu vực khách ngồi mà bị cũ kỹ quá rồi thì nên đổi qua làm nơi bảo quản dụng cụ trong kho.

- Đối với các bàn ghế cũ, mẫu mã không còn hợp với phong cách nhà hàng, thì thay vì vứt lun thì nên thanh lí lại cho các đối tượng cần.

 Với các phế phẩm như dụng cụ thủy tinh, các đồ dùng vật liệu nhựa, các chai lọ, việc vứt đi trong khi dụng cụ còn nguyên vẹn không những gây lãng phí, mà còn ảnh hưởng môi trường tự nhiên, thay vào đó hãy tái sử dụng chúng, thiết kế và sáng tạo để biến chúng thành các vật trang trí ở hành lang hoặc sân vườn, giúp ích cho việc làm đẹp, tạo thiện cảm cho khách yêu thiên nhiên và vừa tránh lãng phí.

3.2.5. Công tác kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng

Việc dụng cụ luôn bị thất lạc trong nhà hàng gần như là thường xuyên xảy ra. Kinh doanh nhà hàng trong khách sạn rất phức tạp, thường ngày có rất nhiều đối tượng là khách, nhân viên từ các bộ phận ra vào rất nhiều. Vì vậy việc kiểm soát dụng cụ cơ sở vật chất rất khó khăn. Cần phải quan tâm nhiều nơi trong công tác phòng chống mất cắp trong nhà hàng. Bộ phận bảo vệ cần rà soát 24/7 và nếu có vấn đề thì giải quyết ngay.

Nhà hàng nên nêu rõ cho nhân viên là không nên bao che cho đồng nghiệp mắc lỗi sai, cần có ý thức chấp hành tốt các quy định bảo vệ tài sản chung của nhà hàng như trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật. Nên ra quy định xử lý nếu như bộ phận nào làm thất thoát thì bộ phận đó sẽ chịu trách nhiệm.

Nhà hàng cần đầu tư thêm camera giám sát ở các khu vực của nhà hàng kể cả khu vực hậu cần vì nhà hàng rộng mà hiện tại chỉ có 4 cái thì không thể quan sát hết được.

Kiểm tra tư trang của nhân viên trước khi ra về, cài đặt các hệ thống theo dõi an ninh để tránh tình trạng nhân viên nhà hàng cấu kết với nhân viên bảo vệ đem tài sản của nhà hàng ra ngoài. Giám sát giờ giấc ra/vào của nhân viên, lượng người để tránh tình trạng mất mát tài sản của nhà hàng.

136

Đối với nhân viên khi lau chùi, bảo quản thì cần phải cẩn thận, tránh tình trạng va đập gây hư hỏng máy móc, vật chất kỹ thuật, công cụ dụng cụ. Nếu lúc sử dụng phát hiện có trục trặc thì phải báo ngay để không làm gián đoạn quá trình sử dụng. Phát hiện lỗi sai dù nhỏ nhất cũng phòng được sự hư tổn lớn trong tương lai.

Đối với các vật dụng hư hại do lỗi nhân viên. Những vật dụng đó phải được kê khai và ghi lại đầy đủ, rõ ràng, có người làm chứng, tránh việc nhân viên chối cãi, không chịu trách nhiệm. Nhân viên làm hư hỏng tài sản nhà hàng phải đền bù bằng cách trừ vào tiền lương hàng tháng, bằng cách đó nhân viên mới có ý thức trách nhiệm hơn trong công tác quản lí tài sản nhà hàng. Các nhà quản lí trong nhà hàng cũng cần đưa ra tiêu chuẩn về mức độ hư hỏng cơ sở vật chất do nhân viên nếu như cố tình gây ra thay vì bình thường chỉ trừ 3% vào service chart của nhân viên cả khách sạn như trong bảng nội quy.

Vi phạm lần 1: phạt cảnh cáo. Vi phạm lần 2: yêu cầu đền bù.

- Giá trị vật làm hỏng dưới 100.000 đồng: Trừ vào tiền thưởng nhân viên làm hỏng.

- Giá trị vật hư hỏng trên 100.000 đồng: Nhân viên đền bù 60% giá trị vật đó.

3.2.6. Đầu tư cải tiến và bổ sung cơ sở vật chất kỹ thuật cho khách sạn

Đầu tư trang thiết bị một cách đồng bộ, chọn lựa các nhà cung ứng có uy tín, thương hiệu cao, ban đầu giá thành đầu tư sẽ cao nhưng về lâu về dài sẽ ít tốn kém hơn trong công tác bảo trì. Chất lượng luôn đi đôi với giá cả. Việc nhà hàng cần là luôn chọn trang thiết bị cơ sở vật chất có chất lượng cao nhất có thể, phù hợp với mục tiêu sử dụng, phù hợp với tài chính nhà hàng.

Khách hàng luôn quan tâm đến sự hiện đại của nhà hàng, điều này tương đương với việc cơ sở vật chất kỹ thuật càng hiện đại thì đẳng cấp và uy tín của nhà hàng càng được tăng cao. Một số trang thiết bị của nhà hàng đã quá lỗi thời, sử dụng công nghệ cũ, nhà hàng nên có chính sách cải tiến công nghệ kỹ thuật vào trang thiết bị.

Đối với các vật dụng ăn của khách, cần phải sạch sẽ và trong trạng thái hoạt động tốt, không sức mẻ, không quá cũ kĩ, số lượng đầy đủ. Khách hàng luôn không muốn sử dụng

cơ sở vật chất cũ, điều này rất mất thẩm mỹ và hạ mất giá trị bản thân khách hàng. Họ là người đã bỏ ra số tiền lớn để dùng dịch vụ, vậy nên chất lượng dịch vụ cũng phải đáng với giá trị đồng tiền.

Các cấp quản lí cần phải nâng cao giám sát, kiểm tra các tình trạng hệ thống trang thiết bị trong nhà hàng. Trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật nào cũng có một mức sử dụng nhất định, nên cần có những kế hoạch cho các trang thiết bị chuẩn bị hết hạn hoặc không thể vận hành trong thời gian tới, linh động trong quá trình xử lý, mua mới bổ sung trang thiết bị, công cụ dụng cụ đã bị hỏng hóc, tránh làm giảm hoạt động kinh doanh.

Việc đầu tư ngắn hạn và dài hạn phải dựa trên tuổi thọ của cơ sở vật chất kỹ thuật. Với công cụ dụng cụ thủ công, tuổi thọ ngắn, nhà hàng nên lập kế hoạch thay mới và bổ sung sớm. Còn đối với các máy móc thiết bị tuổi thọ sử dụng cao, kế hoạch mua và bổ sung sẽ kéo dài hơn.

Bảng 3.5. Kế hoạch thay mới, bổ sung với cơ sở vật chất

STT

Tên dụng cụ

Số lượng

Thương hiệu

Chất liệu

Thời gian thay

mới, bổ sung

Xe đẩy thức ăn và

dọn vệ sinh ba tầng

Rubbermaid – Mỹ

Inox và nhựa

Đến năm 2025 nên mua mới để dự phòng cho những

xe sẽ bị hư hỏng.

Xe thu gom đồ vải

bẩn hai ngăn

Inox và túi vải

Chổi quét sàn

Công ty nhựa Song Long

Đồ nhựa

Khi nào bị gãy hoặc mòn tiến hành thay mới. Thường là 3 tháng thay một

lần

Đồ hốt rác

Khi bị hư hỏng thì

tiến hành thay mới

Khay nhựa 4 ngăn

đựng dụng cụ ăn

Wanhui – Trung

Quốc

Đồ nhựa

Khi bị hư hỏng thì

tiến hành thay mới

Bảng 3.6. Kế hoạch thay mới, bổ sung trang thiết bị

STT

Tên trang thiết bị

Số lượng

Thương hiệu

Thời gian thay

mới, bổ sung

Máy xay sinh tố

Hamilkton

Beach

Khoảng 3 năm nữa

cần thay mới.

Máy rửa bát quầy bar

BOSCH

Khoảng 5 năm nữa

cần thay mới.

Máy hút bụi

Karcher

Khoảng 7 năm nữa

cần thay mới.

Máy pha cà phê F50

JURA

Khoảng 2 năm nữa cần thay mới, cần mua bổ sung vào

năm 2021.

Máy pha cà phê Nuova Simonelli Appia 2 Group

Phadin Coffee Roasters

Khoảng 7 năm nữa cần thay mới.

Tùy vào tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật mà chúng ta đưa ra giải pháp mua mới và bổ sung cho hiệu quả. Kế hoạch thời gian dự định bổ sung của em đưa ra trên đây chỉ mang tính tương đối, áp dụng cho các thiết bị, công cụ dụng cụ đang hoạt động bình thường trên thực tế tuổi thọ của nhà sản xuất đưa ra. Việc bổ sung thay mới có thể thay đổi thời gian dự tính sớm hơn nếu như trong tương lai gần, ngày mai, tháng sau, cơ sở vật chất không hoạt động và bảo trì được nữa. Do đó nhà hàng cần có chính sách về khoản phí dự trù để cho các trường hợp bắt buộc phải mua mới, bổ sung cơ sở vật chất kỹ thuật trước thời hạn tuổi thọ của chúng.

Ngoài ra, trong nhà hàng, khăn bàn và khăn ăn của khách được phối màu khá đẹp nhưng còn đơn điệu khi chỉ có một kiểu là khăn bàn màu trắng và khăn ăn màu đỏ hoặc

ngược lại. Nên có sự thay đổi và thêm màu sắc như vàng, xanh, tím; khăn ăn có thể đổi từ gấp kiểu kim tự tháp qua ca nô,… để tạo sự mới lạ cho khách hàng. Tránh trường hợp khách thường xuyên đến nhà hàng và cảm thấy nhàm chán.

3.2.7. Một số giải pháp khác

3.2.7.1. Hỗ trợ thông tin về khách sạn cho nhân viên thực tập

Nhân viên thực tập đều là sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, hoặc trường nghề, chỉ được học các kĩ năng nghề nghiệp chứ chưa được đào tạo về các cơ sở vật chất kỹ thuật hay trang thiết bị.

Khi thực tập tại doanh nghiệp, mỗi sinh viên chỉ làm đúng một khu vực chứ không được hướng dẫn tận tình bao quát toàn bộ phận dẫn đến việc mắc các lỗi trong xử lí khi sử dụng cơ sở vật chất. Nhà hàng nên tạo điều kiện cho sinh viên tham quan học hỏi, cung cấp cho sinh viên các kiến thức về trang thiết bị. Xây dựng các buổi giới thiệu nhà hàng khách sạn, thông qua các khóa hội thảo, vấn đáp, nghe chia sẻ từ nhân viên có kinh nghiệm,… sẽ giúp sinh viên có cái nhìn tổng quát hơn về nơi mình đang làm việc cũng như có thể hoàn thành tốt các bài báo cáo. Các nhà quản lí, nhân viên hay người chịu trách nhiệm hướng dẫn cho sinh viên nên chỉ bảo và giám sát cặn kẽ hơn, luôn quan tâm và giải đáp câu hỏi thắc mắc của sinh viên khi có yêu cầu để tránh cho sinh viên mắc sai lầm.

3.2.7.2. Đồng bộ hóa cơ sở vật chất giữa các khu vực

Nhà hàng Square có thiết kế đẹp mắt, sang trọng. Tuy nhiên việc đồng bộ cơ sở vật chất ở đây chưa ổn thỏa. Cùng một nhà hàng nhưng tại các khu vực lại có mỗi kiểu cơ sở vật chất khác nhau.

- Khu A+B và một nửa khu E cùng kiểu dụng cụ ăn cho khách. Khu C+D và nửa khu còn lại của khu E lại sử dụng kiểu dụng cụ với hình dáng và kích thước khác. Các khu vực lại cách xa nhau. Dẫn tới việc khó khăn trong lúc sử dụng và kiểm kê.

- Tách trà và đĩa lót có hai loại, một loại tròn và một loại elip. Loại tròn khi sử dụng xong thì đem vào quầy bar rửa. Loại elip thì đem vào bộ phận Steward. Trong lúc khách