Kỹ năng mềm - Th.S Phạm Thị Cẩm Lệ Phần 2

chẳng may gặp các sự cố ngoài ý muốn, bạn cũng giữ được bình tĩnh để có cách giải quyết thích hợp mà không phải bấn loạn hay cảm thấy rối tung cả lên.

Hãy tưởng tượng chúng ta đang ở trong phòng thuyết trình, đang diễn rất hăng say, sôi nổi và đang trả lời các câu hỏi một cách rất tự tin.

2.1.6 Chuẩn bị về trang phục

Quần áo bạn mặc trong suốt buổi diễn thuyết có thể ảnh hưởng tới hiệu quả trình bày và quá trình tiếp nhận của khán giả. Hãy lưu ý chọn trang phục theo tiêu chí sau:

Phù hợp với người nghe. Nếu buổi thuyết trình dành cho thanh niên, nên chọn trang phục sáng, trẻ trung, thể hiện sự năng động. Nếu buổi thuyết trình dành cho người ở độ tuổi trung niên, nên chọn trang phục có gam màu tối hơn, để thể hiện sự chững chạc và nhiều kinh nghiệm.

Phù hợp với tính chất buổi nói chuyện. Trong một buổi tọa đàm, bạn cần chú ý chọn lựa trang phục phù hợp với môi trường hôm ấy. Nếu đây là một chương trình từ thiện, trang phục chọn lựa cần nhẹ nhàng, giản dị, ngược lại so với chương trình được tổ chức tại nơi sang trọng…

Phù hợp với nội dung bài nói. Chủ đề trình bày cũng là tiêu chí quan trọng để bạn chọn lựa trang phục cho thích hợp. Bạn cần cân nhắc về trang phục khi trình bày chủ đề liên quan đến kinh doanh và chủ đề liên quan đến tâm lý xã hội.

Phù hợp với bản thân. Nên chọn trang phục thoải mái, nhẹ nhàng, vừa vặn với cơ thể để có thể di chuyển tự tin trên sân khấu. Tránh những trang phục quá chật, gây khó cử động. Hầu hết mọi người đều cảm thấy thoải mái hơn khi mặc những trang phục hơi rộng một chút. Trang phục phải phù hợp với tính cách và giọng điệu của bạn.

Một điều cũng cần làm, đó là kiểm tra xem tông màu chủ đạo của sân khấu là gì để có thể chọn bộ trang phục với màu sắc tương phản, nổi bật.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 68 trang tài liệu này.

Trước khi chuẩn bị thuyết trình, cần lưu ý kiểm tra lại vẻ bên ngoài, bỏ hết các đồ đạc lỉnh kỉnh trong túi quần áo, những thứ có thể đung đưa hay phát ra tiếng kêu khi bạn di chuyển. Điều này sẽ khiến khán giả mất tập trung.

2.1.7 Luyện tập

Kỹ năng nói là một trong nhiều kỹ năng nhờ rèn luyện mà thành. Để nói chuyện tự tin hơn, bạn cần thường xuyên tận dụng mọi cơ hội để thực hành. Chủ động khơi gợi vấn đề, và nói ra quan điểm của bạn. Tích tiểu thành đại, nhờ các cuộc nói chuyện này, dần dần bạn sẽ có một bộ sưu tập phong phú các kinh nghiệm, giúp bạn xây dựng và tăng cường khả năng tự tin trình bày ý tưởng của mình trước người khác.

Bạn sẽ chẳng thể trở thành đầu bếp thiện nghệ dù xem nhiều tập của chương trình Đầu bếp sắt (Iron Chef). Đọc cả một kho sách về nghệ thuật nói trước công chúng hay xem nhiều diễn giả xuất chúng cũng không thể biến bạn thành một diễn giả xuất chúng. Cách duy nhất để chinh phục nỗi lo sợ và mài sắc kỹ năng nói của bạn chính là luyện tập. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng nếu bạn muốn quá trình diễn thuyết trước công chúng diễn ra suôn sẻ. Chỉ cần hiểu rõ nguồn tài liệu và ý tưởng mà bạn muốn trình bày thôi là chưa đủ. Bạn cần phải không ngừng thực hiện nó để nó trở nên dễ dàng hơn. Tương tự như khi bạn sử dụng đôi giày mới. Bàn chân của bạn sẽ phồng rộp trong một vài lần đầu tiên đi giày, nhưng dần dần, đôi giày của bạn sẽ trở nên vừa vặn và khiến bạn thoải mái hơn.

Trong lịch sử, có nhiều nhà hùng biện đại tài không phải vì họ có năng khiếu bẩm sinh, mà nhờ quá trình rèn luyện đầy quyết tâm. Thời Hy Lạp cổ đại, Demosthenes nổi tiếng vì khả năng hùng biện. Ông thường ở ẩn dưới lòng đất từ hai đến ba tháng liên tục để luyện giọng và tập hùng biện. Để không bị cám dỗ rời khỏi hang, ông cạo nửa đầu nhằm buộc mình phải luyện tập tiếp. Sau đó, ông còn ngậm sỏi và phát âm thật to tranh với tiếng sóng thét gào để luyện phát âm rõ ràng.

Tổng thống Abraham Lincoln cũng từng hồi hộp đến mức không kiểm soát được đôi bàn tay của mình trong những lần đầu tiên nói trước công chúng. Giọng ông hơi the thé và chói tai. Ông đã nghiên cứu và tập luyện theo những nhà hùng biện giỏi nhất, đọc đi đọc lại các bài diễn văn trước bạn bè và đồng nghiệp. Nhờ đó mà ông đã trở thành một nhà diễn thuyết xuất sắc.

Có thể tự tập một mình trước gương. Nhìn trang phục, đầu tóc, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, phong thái, ngôn ngữ cơ thể và hình ảnh của chính bản thân mình. Lắng nghe ngôn từ, giọng điệu của chính bản thân mình xem thử mình có sẵn sàng, có vui vẻ, có thích thú nghe con người trong gương kia nói hay không. Tự tính giờ cho mình. Khán giả không muốn buổi thuyết trình bị kéo dài. Bạn nói càng dài thì khả năng bạn khiến khán giả mất tập trung càng cao.

Quay phim quá trình luyện tập của bạn là biện pháp tuyệt vời để nhận thức điểm yếu và điểm mạnh. Bạn sẽ nhận thấy hành vi thể hiện sự lo lắng của chính mình (di chuyển từ chân này sang chân kia, luồng tay vào tóc…) và bạn có thể tìm cách để loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng một cách tối đa.

Bạn cũng có thể diễn thử cho một vài người thân quen xem để họ có nhận xét, bình luận, góp ý giúp mình chỉnh sửa cả về nội dung lẫn phong cách trình bày. Áp lực phải nói trước người khác sẽ giúp ghim chặt bài diễn thuyết vào tâm trí bạn.

Một thủ pháp cực kỳ hữu ích khác có thể sử dụng cho phần tập luyện đó là việc tự hình dung một cách rõ nét hình ảnh, lời nói, giọng điệu, khung cảnh, khán giả… như thật trong đầu vài ngày để có một năng lượng tích cực thấm nhuần trong não bộ trước khi thuyết trình. Hình dung rằng lúc này bạn đang thực sự thuyết trình, thấy rõ trong trí rằng mình đang hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặt ra. Bạn đang nghe thấy những tràng vỗ tay chúc mừng của khán giả. Bạn đang nhìn thấy ánh mắt nhiệt tình đón nhận của người nghe. Bạn cảm nhận được sự ấm áp khi bắt tay với họ. Bạn ngửi được hương thơm dịu nhẹ trong khán phòng. Bạn cảm nhận được đầu lưỡi mình vị ngọt của thứ nước uống bạn dùng khi đó…

Một nghiên cứu đã được thực hiện với những vận động viên điền kinh Olympic và sự hình dung. Các vận động viên được phân ra làm hai nhóm, một nhóm luyện tập hàng tiếng đồng hồ mỗi ngày và một nhóm cũng dành cùng lượng thời gian đó để luyện tập và tưởng tượng mình đang chạy. Kết quả hết sức bất ngờ. Những vận động viên luyện tập mà không tưởng tượng mình đang chạy cho thấy rất ít tiến bộ trong các lần tập, nhưng các vận động viên kết hợp giữa tưởng tượng và luyện tập cho thấy sự tiến bộ hơn hẳn những lần tập trước.

Liên tục trong hai hoặc ba buổi tối trước ngày trình bày, trước khi ngủ, bạn hãy nằm xuống, nhắm mắt lại và mường tượng về việc bạn sẽ nói gì và nói như thế nào, hình dung ra khung cảnh đầy đủ của khán phòng mà bạn sẽ thuyết trình. Bài thuyết trình của bạn có trung thực và đi thẳng vào vấn đề, có dạt dào cảm xúc và sống động không? Rồi bạn hình dung mình đang mặc bộ đồ đẹp đẽ như thế nào, tay bạn cầm micro ra sao, cách đi đứng, ngôn ngữ cơ thể thế nào. Cũng mường tượng ra việc bạn cảm thấy hạnh phúc, tự hào thế nào, vui vẻ ra sao khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Tập cách mở đầu, trình bày nội dung chính và kết thúc. Tập cả cách hít thở, lấy hơi. Tiến hành điều chỉnh lại kịch bản chi tiết cho hoàn chỉnh hơn sau mỗi lần thực hành. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này sẽ quyết định 80% thành công của bạn khi đứng trên sân khấu. Càng cất công khổ luyện bạn càng dễ tự tin, hứng khởi, thăng hoa khi bạn thực sự xuất hiện và diễn xuất trên sân khấu. Nên nhớ thuyết trình xuất sắc do rèn luyện.

Luyện tập cách trình chiếu slide. Bạn phải thành thạo việc sử dụng các công cụ hỗ trợ phần nhìn trước khi tiến hành buổi thuyết trình. Hãy dành thì giờ để tập đi dượt lại những gì bạn sẽ nói với các slide hay đoạn phim minh họa bạn sẽ chiếu. Nhiều người đứng xoay lưng khỏi khán giả và chăm chú đọc những gì mình soạn ra trong các slide. Trong lúc tập, bạn cần để ý canh thời gian, hình dung nơi bạn sẽ đứng nói và cách bạn sẽ trình chiếu các hình ảnh cùng các thứ minh họa khác. Khán giả cần có thời gian để xem lại một lượt và tiêu hóa các thông tin hay ý chính bạn

đưa ra trên slide, đừng bao giờ bật các slide lên rồi liên tục nói từ ý này sang ý kia. Hãy để ý quan sát khán giả trước khi chuyển slide. Hãy tập cả cách mở đoạn phim, cách chuyển slide, cách bật nhạc,...

2.2 Tiến hành thuyết trình

Trong buổi thuyết trình, không phải lúc nào bạn cũng là nhân vật đầu tiên khán giả sẽ nhìn thấy. Thường thì có ai đó xuất hiện, nói vài lời giới thiệu về bạn trước khi bạn bước ra. Đoạn giới thiệu chính là những lời lẽ đầu tiên khán giả sẽ nghe và đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng. Nếu nhờ ai đó nói lời giới thiệu, bạn nên tự soạn đoạn mở đầu vì bạn nắm rõ những thông tin mình cần nói. Một bài giới thiệu bản thân đúng quy chuẩn gồm đủ ba điểm chính sau đây: Họ tên và chức danh; Trình độ chuyên môn, thành tích cá nhân; Lý do bạn được mời đến buổi nói chuyện.

Về trình độ chuyên môn và thành tích cá nhân: bạn chỉ nên nêu ba hoặc bốn ý minh họa, hoặc những ý nào có liên hệ trực tiếp đến người nghe. Dưới đây là một thí dụ về đoạn giới thiệu tự soạn (người khác đọc) của Joel Weldon, một diễn giả trứ danh:

Diễn giả trong buổi nói chuyện sáng nay là Joel Weldon và chủ đề ông sẽ trình bày có tên “Voi không cắn, chính những thứ nhỏ nhoi mới cắn bạn mà thôi.” Joel đến từ Scottsdate, Arizona, nơi ông đã thành lập một công ty chuyên về phát triển con người. Trong vòng sáu năm qua, ông đã tổ chức hơn 1.000 cuộc hội thảo và diễn thuyết cho các tổ chức hàng đầu của Mỹ. Sở dĩ chúng tôi mời ông đến đây hầu chuyện quý vị là bởi ông có thể giúp các diễn giả tài ba thành công hơn nữa. Ông là người có bộ óc sáng tạo và cách trò chuyện tuyệt vời. Tấm danh thiếp độc đáo của ông có dòng chữ viết: “Thành công đến với người biết làm, không đến với những kẻ chơi không.”

Chúng ta hãy cùng chào đón Joel Weldon!

Đây là phần giới thiệu vừa ngắn gọn, đơn giản, lại vừa sinh động.

Khi bước ra sân khấu, để tạo sự tự tin và xua tan cảm giác hồi hộp, bạn hãy hít vào thật sâu, thở ra từ từ, mắt tập trung vào điểm chính giữa sân khấu rồi khoan thai bước ra. Lưng bạn cần giữ thẳng, đầu hơi ngẩng lên nhưng mắt nhìn xuống. Đó là kiểu động tác đi đứng mà những người mẫu thường áp dụng: không tỏ ra kiêu ngạo mà cũng không quỵ lụy, mang phong thái đĩnh đạc, tự tin. Mỉm cười, nói lời chào khán giả, lời cảm ơn người giới thiệu hoặc người dẫn chương trình (nếu có). Tự giới thiệu (nếu trước đó chưa có ai giới thiệu bạn).

Các nghiên cứu xã hội học đã cho thấy diễn giả chỉ có 20 giây đầu tiên để gây ấn tượng ban đầu trước khán giả bằng các hành vi phi ngôn ngữ, và 4 phút đầu tiên bằng lời nói. Khoảng thời gian ban đầu này tuy ngắn ngủi nhưng lại mang tính quyết định, và nếu tận dụng không tốt, bạn sẽ thất bại bởi không có cơ hội thứ hai. Việc khán giả có hứng thú nghe bạn nói hay không phụ thuộc rất lớn vào khoảng thời gian 4 phút rưỡi đầu tiên này. Đầu có xuôi, đuôi mới lọt. Có nhiều cách khác nhau để tạo ấn tượng ban đầu. Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp, tỏ thái độ hân hoan khi được gặp khán giả, chào hỏi, chúc mừng hoặc khen ngợi họ…

Ngay phút đầu tiên hoặc thứ hai trong bài phát biểu của bạn chính là lúc sự hào hứng của khán giả lên cao nhất, và sẽ không thể cao hơn nữa vì khán giả của bạn, từng người từng người một, sẽ dần phân tâm bởi vô số thứ linh tinh trong tâm trí họ. Nhanh chóng lôi kéo khán giả bằng cách tuyên bố hoặc ngụ ý những lợi ích họ sẽ nhận được khi chú ý đến những gì bạn trình bày.

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều cần làm tiếp theo là cho họ biết mục tiêu và nội dung chính của bài thuyết trình là gì và họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình cần được nêu rõ ràng để thu hút sự tập trung. Tiếp đến, giới thiệu khái quát những nội dung chính và thứ tự trình bày. Điều này giúp người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình.

Để người nghe chú ý lắng nghe, bạn phải tạo những cách mở đầu ấn tượng, những điểm nhấn cho bài nói và phù hợp với người nghe. Tùy vào đặc điểm của chủ đề (cung cấp thông tin, truyền cảm hứng), đối tượng thuyết trình (khán giả trẻ, khán giả lớn tuổi…) và thế mạnh của mình mà lựa chọn cách mở đầu phù hợp. Tuy nhiên, dù bạn sử dụng cách nào đều phải đảm bảo yêu cầu: không mở đề quá dài dòng, không phù hợp với chủ đề.

Vạn sự khởi đầu nan! Phần mở đầu bài thuyết trình là phần khó nhất, thông qua phần vào đề sẽ gây sự chú ý của khán giả, thiết lập mối quan hệ để chuẩn bị tốt trước khi vào nội dung chính.

Một điều quan trọng nữa khi thuyết trình đó là thuyết trình thế nào, cách bạn thể hiện ngôn ngữ, lời nói của bạn ra sao. Giảm thiểu lời nói trong khi thuyết trình sẽ khiến cho luận điểm của bạn dễ nhớ hơn. Hãy quan sát, để ý đến những khán giả của bạn. Hãy để cho người nghe xuất hiện trong bài thuyết trình của bạn bằng cách đưa họ vào các ví dụ. Sử dụng từ “chúng ta” nhiều hơn là dùng từ “tôi”. Sử dụng từ “chúng ta” trong bài thuyết trình sẽ khiến cho người nghe cảm thấy họ trở nên quan trọng.

Hãy chuyển cách diễn đạt sang “bạn” hoặc “chúng ta”, “đối với chúng ta”, “của chúng ta”. Mục tiêu của bạn là diễn thuyết theo phong cách trò chuyện và tránh thuộc lòng hay đọc lại kịch bản như in. Bạn nên soạn đề cương bài nói của mình thay vì chép ra nội dung rồi đọc nguyên văn. Cần có một khung dàn ý ghi những ý chính cần nói, khi nói cần triển khai các ý bằng văn nói của mình.

Chuyển ý giữa các phần. Tổng hợp lại rõ ràng các điểm chính ở phần trước và giới thiệu sơ lược chủ đề của phần tiếp theo trong đoạn chuyển ý.

Do phạm vi tập trung của con người có hạn, nên người nghe thường rơi vào ba nhóm: những người lúc tập trung, lúc lo ra khi bạn trình bày và thường mất dấu bạn,

những người có lắng nghe nhưng không đủ thời gian thấm nhuần những gì bạn vừa nói và một số ít người may mắn có nghe và nắm bắt được thông điệp của bạn. Mọi người sẽ cảm kích nếu bạn tóm tắt luận điểm mình vừa đưa ra. Lặp đi lặp lại những ý chính cũng là phương pháp tuyệt vời để giúp khán giả ghi nhớ nội dung thuyết trình.

2.3 Kết thúc thuyết trình

Phần kết là bước nhảy cuối cùng đến đích, không nên quá ngắn hay quá dài, phải luôn phù hợp, mạnh mẽ và rõ ràng. Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo các ý tưởng mình đã trình bày. Sau khi đã đưa người nghe lên cao trào, bạn cần đưa ra lời kêu gọi, thúc đẩy để tiến đến hành động. Thành công của bài thuyết trình nằm ở điểm chốt hạ này.

Theo các nghiên cứu về thính giả thì thời gian bắt đầu thuyết trình và thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà người nghe tập trung chú ý cao nhất. Vì vậy, việc tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung đã thuyết trình.

Thông báo trước khi kết thúc. Việc thông báo này còn giúp người nghe chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất. Khi bạn đưa ra một dấu hiệu rõ ràng cho thấy mình đang tiến đến phần kết của bài diễn thuyết, khán giả sẽ chú ý nhiều hơn. Do đó, ngôn ngữ bạn sử dụng ở phần này rất quan trọng. Sử dụng một số từ kết như “Tóm lại là…”; “Để kết thúc, tôi xin tóm tắt lại như sau...”; “Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày...”. Có thể kêu gọi hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc làm ngay một việc gì đó như đóng góp từ thiện, mua sản phẩm, bạn có thể nói: “Chúng ta đang tiến đến cuối hành trình của ngày hôm nay và khởi đầu cho tương lai của các bạn...” hoặc “Giờ là lúc bạn phải ra quyết định...”