Đặc Điểm Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Công Ty

Phòng kinh doanh: Là phòng có nhiệm vụ vận chuyển, giao hàng; là nơi diễn ra quá trình mua bán và thực hiện tất cả các hợp đồng kinh tế của công ty.

Phòng nghiên cứu thị trường: Là phòng có nhiệm vụ nghiên cứu, khai thác nguồn hàng và thị trường tiêu thụ; là nơi thực hiện các quyết định mua hàng, đặt hàng, dự trữ hàng và tổ chức phân phối hàng hóa.

Phòng kỹ thuật: Là phòng có nhiệm vụ giám sát và kiểm định chất lượng hàng hóa đầu vào và đầu ra theo các tiêu chí, tiêu chuẩn đã thiết lập để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của công ty hoạt động hiệu quả.

Bộ phận kho: Là bộ phận có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và các phòng ban có liên quan trong công ty.

Mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty:

Các bộ phận, phòng ban trong công ty có quan hệ mật thiết với nhau. Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới có tính chất chỉ đạo mệnh lệnh. Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chuyên môn của mình. Mỗi bộ phận, phòng ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo công ty và đều hoạt động vì lợi ích chung của công ty.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty

Tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý, Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và ba kế toán viên. Các công việc về kế toán kể từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ kế toán đến khâu ghi nhận và lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được sơ đồ hóa tại Phụ lục 2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 188 trang tài liệu này.

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong công ty từ khâu tổ chức chứng từ kế toán đến khâu lập báo cáo kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán với nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và báo cáo kế toán

phù hợp với chế độ tài chính, kế toán hiện hành và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty; Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra ghi chép kế toán đối với các bộ phận liên quan đến các yếu tố kinh doanh và lập BCTC.

Kế toán mua bán hàng hóa trong nước kiêm kế toán hàng tồn kho: Là người thực hiện nhiệm vụ lập các chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán chi tiết liên quan đến các nghiệp vụ mua bán hàng hóa trong nước và tình hình nhập, xuất tồn của hàng tồn kho. Kế toán mua bán hàng hóa trong nước kiêm kế toán hàng tồn kho được quyền yêu cầu các cá nhân, phòng ban cung cấp đầy đủ các chứng từ hàng hóa xuất kho, nhập kho; được quyền từ chối hoặc yêu cầu hoàn chỉnh đối với các chứng từ hàng hóa không phù hợp, nội dung, con số không rõ ràng; được quyền yêu cầu thủ kho cung cấp các số liệu liên quan đến hàng hóa xuất kho, nhập kho.

Kế toán xuất nhập khẩu: Là người theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa trong công ty. Công việc của kế toán xuất nhập khẩu gồm hoàn thiện hồ sơ kê khai hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, kiểm kê hàng hóa xuất nhập khẩu,… Đồng thời, kế toán xuất nhập khẩu còn chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra bình thường.

Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán công nợ, tiền lương: Là người chịu trách nhiệm theo dõi sự biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay và thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới vốn bằng tiền của công ty; theo dõi và thanh toán công nợ phải trả người bán và công nợ phải thu khách hàng; theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước; thực hiện trích các khoản theo lương và trả lương cho công nhân viên trong công ty theo đúng quy định hiện hành.

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán:

Mỗi bộ phận trong phòng kế toán đều thực hiện những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng nhưng các bộ phận luôn có sự kết hợp hài hòa, hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt công việc. Việc hạch toán chính xác, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận sẽ giúp cho hệ thống hạch toán của công ty diễn ra suôn sẻ, từ đó tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp xác định đúng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Các chính sách kế toán công ty áp dụng

- Chế độ kế toán công ty áp dụng là thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

- Kỳ kế toán năm: Từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 dương lịch.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (“VND”)

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

+ Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc

+ Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:

+ Công ty quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo thông tư hướng dẫn số 45/2013/TT-BTC.

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ phản ánh theo nguyên giá trừ (-) giá trị hao mòn lũy kế. Trong Báo cáo tình hình tài chính, TSCĐ được phản ánh theo ba chỉ tiêu: Nguyên giá; Hao mòn lũy kế; Giá trị còn lại.

+ Công ty trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

- Công ty tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công ty bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 14/12/2019. Website tra cứu hóa đơn điện tử của công ty là: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/.

- Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được ghi sổ kế toán và lập BCTC theo đơn vị tiền tệ VND. Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ, giá mua hàng tồn kho phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh để ghi nhận. Trường hợp công ty ứng trước tiền hàng cho người bán thì phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận hàng tồn kho. Tỷ giá giao dịch thực tế được xác định căn cứ theo tỷ giá ngoại tệ mua vào và bán ra của ngân hàng thương mại nơi công ty mở tài khoản giao dịch.

Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính. Ngoài ra, công ty còn chủ động xây dựng, thiết

kế biểu mẫu một số chứng từ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của công ty mà vẫn đảm bảo các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Công ty vận dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính. Ngoài ra, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, cấp 3 trong thông tư nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của công ty.

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán:

Hiện tại, công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán của công ty gồm sổ kế toán chi tiết (sổ kế toán chi tiết tiền mặt; sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; sổ chi tiết bán hàng,…) và sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái).

Trước đây, công việc ghi chép của kế toán được thực hiện chủ yếu trên các phần mềm văn phòng như Word, Excel. Tuy nhiên, kể từ tháng 01/2018, công ty đã mua phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 để sử dụng trong công tác kế toán. Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán mà hiệu quả làm việc cho nhân viên kế toán được cải thiện, việc kết xuất chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và BCTC trở lên gọn nhẹ và đơn giản hơn,…

Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty (Phụ lục 2.4): Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh để nhập dữ liệu vào phần mềm Misa. Khi đó, số liệu được tự động cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Cuối năm kế toán thực hiện thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Sau đó, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định hiện hành.

Tổ chức báo cáo tài chính:

Hiện nay, công ty đang áp dụng hệ thống BCTC theo đúng quy định của thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính, gồm:

- Báo cáo tình hình tài chính (Phụ lục 2.24): Đây là báo cáo phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành nên tài sản đó của công ty tại một thời điểm nhất định.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Phụ lục 2.25): Đây là báo cáo phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phụ lục 2.26): Đây là báo cáo phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền theo các hoạt động khác nhau trong kỳ báo cáo của công ty. Hiện nay, công ty đang lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp.

- Bản thuyết minh BCTC (Phụ lục 2.27): Bản thuyết minh BCTC dùng để mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác.

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương

2.2.1 Các nhân tố bên ngoài

* Môi trường kinh tế:

Trong những năm gần đây, Việt Nam đã chủ động và tích cực tham gia hội nhập kinh tế toàn cầu. Hiện nay, Việt Nam đang là thành viên của nhiều tổ chức kinh tế trong khu vực và trên thế giới như ASEAN, Liên Hiệp Quốc, Tổ chức Thương mại Thế giới, Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương, Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương,… Vì vậy, nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây đã tăng trưởng với tốc độ cao và ổn định, nhu cầu hàng hóa trên thị trường tăng nhanh, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tăng quy mô SXKD, nâng cao chất lượng sản phẩm và có điều kiện thâm nhập thị trường nước ngoài. Tuy nhiên, do hội nhập kinh tế sâu rộng, các doanh nghiệp Việt Nam cũng phải đối mặt với nhiều thách thức như lạm phát, ảnh hưởng tiêu cực từ khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu, … Đặc biệt, trong năm 2019 và 2020, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 nên nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng bị ảnh hưởng nặng nề. Tại Việt Nam, trong 6 tháng đầu năm 2020, đại dịch Covid-19 đã tác động lên nền kinh tế và làm

cho tăng trưởng kinh tế nước ta rơi xuống mức thấp nhất trong 10 năm qua, nhiều doanh nghiệp tạm dừng sản xuất hoặc ngừng hoạt động, thậm chí nhiều doanh nghiệp phải giải thể, phá sản. Đối với Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương, hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019-2020 có kém hơn so với giai đoạn trước. Nguyên nhân là do ảnh hưởng của dịch Covid-19 làm cho nguồn hàng nhập khẩu bị gián đoạn, nguồn hàng trong nước bị khan hiếm, đồng thời lượng hàng xuất bán bị giảm mạnh do các hoạt động về giao thông, xây dựng, cầu cảng,… bị đình trệ. Như vậy, trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, nền kinh tế thế giới và nền kinh tế trong nước đang chịu ảnh hưởng lớn từ dịch bệnh Covid-19, Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương cần có những biện pháp thiết thực để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Đặc biệt, kế toán hàng tồn kho cần thu thập, xử lý, phân tích và cung thông tin về hàng tồn kho một cách đầy đủ và kịp thời để giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn trong mọi tình huống.

* Môi trường hoạt động kinh doanh:

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương là công ty chuyên cung cấp các thiết bị bê tông, phụ tùng bơm bê tông,… cho các công trình giao thông, xây dựng, khai thác mỏ, khu công nghiệp, cầu cảng, môi trường. Những mặt hàng này được công ty nhập từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Vì vậy, sự ổn định về hàng tồn kho của công ty phụ thuộc lớn vào lượng hàng cung ứng của các nhà cung cấp trong và nước ngoài. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào tính ổn định của hoạt động SXKD trong các doanh nghiệp xây dựng, khai thác mỏ, khu công nghiệp,…. Trong giai đoạn 2019-2020, sự ổn định về hàng tồn kho của công ty bị ảnh hưởng do dịch bệnh Covid-19 dẫn đến khan hiếm hàng hóa và các hoạt động trong các doanh nghiệp xây dựng, khai thác mỏ, khu công nghiệp,… bị trì hoãn. Ngoài ra, trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng và thiết bị bê tông, phụ tùng bơm bê tông,… tăng lên nhanh chóng làm cho mức độ cạnh tranh trên thị trường trở lên khốc liệt hơn. Vì vậy, để giành được thị trường kinh doanh và tăng lợi nhuận, ban lãnh đạo công ty phải đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và chính xác. Để làm được điều này, kế toán hàng tồn kho cần thu

thập, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kế toán hàng tồn kho cho nhà quản lý một cách kịp thời và hiệu quả.

* Các chính sách thuế và chính sách kế toán:

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng được nhập từ thị trường trong và ngoài nước nên kế toán hàng tồn kho của công ty luôn chịu ảnh hưởng bởi các chính sách thuế và chính sách kế toán do Nhà nước ban hành. Kế toán hàng tồn kho luôn phải theo dõi và phản ánh chính xác các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu,… khi tính giá nhập của hàng tồn kho, từ đó xác định chính xác giá trị của hàng tồn kho. Đồng thời, để thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác và hợp lý, kế toán hàng tồn kho cần tuân thủ các quy định trong Luật kế toán, CMKT, chế độ kế toán hiện hành và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

2.2.2 Các nhân tố bên trong

* Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty:

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là giám đốc, hỗ trợ cho giám đốc là phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật, kế toán trưởng và các nhân viên khác. Bộ máy quản lý được xây dựng gọn nhẹ và năng động cùng với việc phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng bộ phận, phòng ban. Nhờ đó, phòng kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng, thuận lợi, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, mang lại lợi ích kinh tế cho công ty.

* Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty:

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương là công ty chuyên cung cấp các loại máy móc, thiết bị bê tông và phụ tùng bơm bê tông với các mặt hàng như: máy ủi; máy san gạt; máy đào; bạc cánh khuấy, bệ đỡ máy bơm bê tông, bệ đỡ van, bộ gioăng phớt, bộ lọc của máy bơm bê tông, bơm nước, bơm dầu thủy lực, bơm mỡ, bộ ổ trục, bỏng rửa ống bơm bê tông, cảm biến,… Hàng hóa của công ty rất đa dạng, phong phú về mẫu mã, chủng loại, quy cách, phẩm chất và được hình thành do mua ngoài (mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu). Vì hàng hóa được hình

thành từ các nguồn khác nhau nên chi phí cấu thành nên giá gốc của các loại hàng hóa khác nhau, dẫn tới việc tính giá nhập của các loại hàng hóa cũng khác nhau. Việc tính giá nhập các loại hàng hóa có liên quan đến giá xuất của các loại hàng hóa, mà giá xuất của các loại hàng hóa lại có liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nên việc tính đúng, tính đủ giá nhập của các loại hàng hóa rất quan trọng. Vì vậy, kế toán cần xác định đầy đủ, chính xác các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc.

* Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty:

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, toàn công ty chỉ có một phòng kế toán. Các công việc kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng đều được thực hiện tại phòng kế toán. Mô hình bộ máy kế toán tập trung đã giúp công tác kế toán đảm bảo sự tập trung, thống nhất, chặt chẽ và giúp nhà quản lý chỉ đạo kịp thời. Nhờ vậy, việc thu thập, xử lý thông tin kế toán nhanh chóng và thuận tiện hơn, giúp cung cấp thông tin cho nhà quản lý kịp thời và hữu ích.

Các chính sách kế toán công ty áp dụng đều rõ ràng, phù hợp với quy định của Nhà nước và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng. Một số chính sách kế toán công ty đang áp dụng như tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, tính giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ,… đã giúp kế toán hàng tồn kho xác định được giá trị hàng nhập, giá trị hàng xuất và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành.

2.3 Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương dưới góc độ kế toán tài chính

2.3.1 Quy định kế toán hàng tồn kho tại công ty

2.3.1.1 Đặc điểm hàng tồn kho

Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương là công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại nên hàng tồn kho của công ty không có thành phẩm và sản phẩm dở dang. Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, do nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty rất ít và khi mua nguyên vật