Trình Bày Và Cung Cấp Thông Tin Hàng Tồn Kho

Cơ sở lập: Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ được lập dựa trên cơ sở số lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến và đơn giá của hàng tồn kho.

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng dự toán hàng tồn kho:

- Đối với số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, các nhân tố ảnh hưởng gồm: kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp; kế hoạch bán dự kiến của kỳ tiếp theo; khả năng cung ứng nguồn hàng trên thị trường; hệ thống kho bãi của doanh nghiệp.

- Đối với đơn giá hàng tồn kho, các nhân tố ảnh hưởng gồm: hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; đơn giá bán trên thị trường.

Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ có thể lập theo tháng, quý cho từng mặt hàng và cho toàn bộ các mặt hàng. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến được xác định như sau:

Giá trị HTK cuối kỳ

dự kiến

Số lượng HTK

cuối kỳ dự kiến

Định mức đơn

giá HTK

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 188 trang tài liệu này.

Trong đó, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến thường được xác định như

Số lượng HTK cuối kỳ

dự kiến

Số lượng hàng

tiêu thụ dự kiến

Tỷ lệ % tồn kho

ước tính

+ Số lượng hàng tiêu thụ dự kiến được xác định từ dự toán tiêu thụ mà doanh nghiệp đã lập ngay từ đầu quá trình lập dự toán kinh doanh. Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên các hoạt động tiêu thụ của kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ của kỳ tiếp theo, các điều kiện cụ thể của thị trường, hoạt động của đối thủ cạnh tranh,... Dự toán tiêu thụ có thể được thiết kế theo mẫu tại Phục lục 1.20.

+ Tỷ lệ % tồn kho ước tính được doanh nghiệp tính toán hợp lý dựa trên các cơ sở mức tồn kho tối tiểu quy định trong kho, thời gian đặt hàng, nhu cầu hàng hóa, năng lực của kho, khả năng tài chính,…

Trong DNTM, định mức đơn giá hàng tồn kho là định mức phản ánh đơn giá mua hàng bao gồm giá mua cộng (+) các chi phí mua cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại và trừ (-) các khoản giảm trừ (nếu có) tính cho một đơn vị hàng mua. Định mức đơn giá hàng tồn kho thường do bộ phận mua hàng xác định

dựa trên phân tích thông tin quá khứ về hàng tồn kho và xu hướng biến động giá cả của hàng hóa trên thị trường do KTQT cung cấp.

Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ có thể được thiết kế theo mẫu tại Phụ lục 1.21

Dự toán hàng mua:

Dự toán hàng mua là dự tính số lượng, giá trị từng loại hàng cần phải mua vào trong kỳ nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh và giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để lập dự toán hàng mua, doanh nghiệp cần căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ và đơn giá hàng mua trong kỳ kế hoạch. Các doanh nghiệp thường lập dự toán hàng mua trong kỳ cho những mặt hàng kinh doanh chính hoặc các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn vì hàng mua trong DNTM rất đa dạng và phong phú, nếu lập dự toán hàng mua cho tất cả các loại hàng mua thì sẽ rất phức tạp, tốn kém về thời gian, công sức và tiền bạc.

Dự toán hàng mua trong kỳ được lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ dự kiến, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến, số lượng hàng tồn kho đầu kỳ (chính là số lượng hàng tồn kho thực tế cuối kỳ trước chuyển sang) và định mức đơn giá hàng tồn kho.

Số lượng hàng cần mua vào

trong kỳ

Số lượng hàng tiêu thụ

dự kiến

Số lượng HTK cuối kỳ

dự kiến

Số lượng HTK đầu kỳ

Sau khi xác định được lượng hàng cần mua vào trong kỳ, kế toán xác định giá trị hàng mua dự kiến bằng cách nhân (x) lượng hàng cần mua vào trong kỳ với định mức đơn giá mua của hàng tồn kho. Dự toán hàng mua có thể được thiết kế theo mẫu tại Phụ lục 1.22

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường, không bị gián đoạn, bộ phận kinh doanh căn cứ vào số lượng hàng xuất ra trong một ngày để xác định mức tồn kho của hàng đủ để đáp ứng yêu cầu của thị trường trong một khoảng thời gian nhất định (thường là ba đến bốn tuần), từ đó lên kế hoạch mua hàng. Để dự trữ hàng tồn kho hợp lý doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

- Số lượng đặt hàng: Để biết được số lượng đặt hàng hợp lý doanh nghiệp cần phải nắm bắt được nhu cầu của thị trường. Để làm được điều này doanh nghiệp cần tập hợp số liệu về số lượng hàng bán ra trong kỳ thực tế, số lượng hàng tồn kho

thực tế và số lượng đơn hàng chưa giải quyết. Đồng thời, doanh nghiệp phải quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển các mặt hàng mới, chương trình khuyến mại, phản hồi của khách hàng,… Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình EOQ hoặc POQ để tính toán mức dự trữ hàng tồn kho.

+ Mô hình EOQ (Economic Order Quantity): Là mô hình xác định số lượng đặt hàng lí tưởng mà một doanh nghiệp nên mua cho hàng tồn kho của mình với một chi phí sản xuất, một tỉ lệ nhu cầu nhất định,…. Theo mô hình này, các DNTM có thể tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và đến thời điểm cần thiết thì đặt đúng số lượng hàng đó.

+ Mô hình POQ (Production Order Quantity Model): Là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất, vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra. Trong DNTM, mô hình này áp dụng khi mua hàng hóa nhưng doanh nghiệp muốn nhận hàng từ từ, vừa nhận hàng và vừa tiêu thụ.

- Thời điểm đặt hàng: Doanh nghiệp cần tính toán thời điểm đặt hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường và tình hình kinh doanh của mình. Thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng. Nếu thời gian này kéo dài do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ, doanh nghiệp cần tính trước để không rơi vào tình thế bị động. Vì vậy, doanh nghiệp cần dự trù một lượng hàng hợp lý sẽ được bán trong thời gian chờ đợi và cả lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.

1.3.2 Thu thập thông tin hàng tồn kho

Trong DNTM, các nghiệp vụ xuất kho, nhập kho hàng hóa diễn ra thường xuyên, liên tục với hai hoạt động cơ bản là mua hàng về nhập kho và xuất kho hàng để bán. Các nghiệp vụ này xảy ra với tần suất lớn sẽ làm cho hàng trong kho của doanh nghiệp biến động liên tục. Vì vậy, để có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và hữu ích cho công tác quản lý, KTQT hàng tồn kho cần phải tiến hành thu thập thông tin về hàng tồn kho một cách hiệu quả và khoa học.

Thông tin về hàng tồn kho là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các giao dịch và sự kiện liên quan đến hàng tồn kho đã phát sinh và đã hoàn thành. KTQT hàng tồn kho cần thu thập các thông tin chi tiết về hàng tồn kho như: Thông

tin về chủng loại hàng hóa, số lượng, đơn giá của từng loại hàng hóa, thông tin về chi phí mua hàng, chi phí lưu kho, thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa, tình trạng hàng hóa tồn kho cuối kỳ,… Để thu thập được các thông tin này, KTQT hàng tồn kho cần phải kết hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan đến quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KTQT còn có thể tổ chức thu thập và xử lý thông tin về hàng tồn kho thông qua hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán.

* Tổ chức hệ thống chứng từ KTQT hàng tồn kho:

Tổ chức hệ thống chứng từ KTQT hàng tồn kho là quá trình doanh nghiệp tổ chức lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ liên quan đến hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

- Tổ chức lập chứng từ kế toán:

Chứng từ phục vụ KTQT hàng tồn kho vẫn dựa vào các chứng từ hàng tồn kho trong hệ thống KTTC. Tuy nhiên, để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể thiết kế, xây dựng mẫu biểu, bổ sung các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:

Các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán nhằm thu thập thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về hàng tồn kho. Quy trình luân chuyển chứng từ cần có quy định rõ ràng, cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân về việc ghi nhận thông tin trên chứng từ; về việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán,…. bằng văn bản cụ thể. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng để nhập liệu vào phần mềm cần phải được tổ chức lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của từng doanh nghiệp.

* Tổ chức hệ thống tài khoản KTQT hàng tồn kho:

Khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phục vụ KTQT hàng tồn kho, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh để có được một hệ thống tài khoản đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán chi

tiết cho hàng tồn kho để thu nhập, hệ thống hóa thông tin và hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu đầu vào.

KTQT phải xây dựng danh mục tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đối tượng hàng tồn kho đã được mã hóa. Thông thường, các doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT hàng tồn kho dựa trên hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTTC để thiết kế, bổ sung thêm các tài khoản kế toán theo từng loại hàng tồn kho. Các tài khoản về hàng tồn kho phải được mã hóa một cách cụ thể, rõ ràng, cung cấp đầy đủ và toàn diện các thông tin về hàng tồn kho. Việc mã hóa có thể được sắp xếp theo trật tự sau: Mã tài khoản → Mã kho → Mã loại hàng tồn kho. Trong đó, mã tài khoản được đặt theo hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại doanh nghiệp; mã kho được ký hiệu theo địa điểm bảo quản, cất trữ hàng tồn kho; mã loại hàng tồn kho được ký hiệu theo tên của loại hàng tồn kho.

* Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho:

KTQT hàng tồn kho có thể sử dụng các loại sổ kế toán chi tiết theo hướng dẫn của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành để ghi nhận hàng tồn kho. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị, mức độ chi tiết của công việc, đối tượng kế toán,… KTQT hàng tồn kho nên thiết mẫu sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho sao cho phù hợp với mức độ chi tiết của tài khoản, nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán và phục vụ cho việc lập các báo cáo KTQT.

* Tổ chức tính giá hàng tồn kho:

- Lựa chọn cơ sở tính giá hàng tồn kho:

Căn cứ vào các thông tin đã thu thập được, KTQT hàng tồn kho cần tổ chức tính giá hàng tồn kho. Việc xác định giá cho từng loại hàng tồn kho phải được dựa trên các cơ sở tính giá. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về cơ sở tính giá trong kế toán. Theo cơ sở giá gốc, kế toán tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá gốc từ khi mua về cho đến khi bán hoặc sử dụng. Theo cơ sở giá hiện hành, kế toán tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá thị trường hiện tại. Theo cơ sở giá trị hợp lý, kế toán tính giá của từng đơn vị hàng tồn kho theo giá bán ra trên thị trường tại thời điểm kết thúc niên độ. Mỗi cơ sở tính giá có những ưu, nhược điểm nhất định nhưng hiện nay các quy định kế toán và thực tế trong các doanh nghiệp đều tập trung sử dụng cơ sở giá gốc để tính giá hàng tồn kho.

- Lựa chọn phương pháp tính giá hàng nhập kho:

+ Đối với hàng tồn kho hình thành từ mua ngoài, giá thực tế của hàng tồn kho được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) các chi phí thu mua cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại và trừ (-) các khoản giảm trừ hàng mua (nếu có).

+ Đối với hàng tồn kho hình thành do thuê ngoài gia công, chế biến, giá thực tế của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng xuất thuê gia công, chế biến cộng (+) các chi phí thuê ngoài gia công, chế biến và chi phí vận chuyển (nếu có).

+ Đối với hàng tồn kho nhận vốn góp liên doanh, giá thực tế của hàng tồn kho được ghi nhận theo giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá.

+ Đối với hàng tồn kho nhận biếu tặng, viện trợ, giá thực tế của hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thị trường tại thời điểm doanh nghiệp nhận hàng.

- Lựa chọn phương pháp tính giá hàng xuất kho:

+ Phương pháp thực tế đích danh: hàng tồn kho nhập theo giá nào thì khi xuất kho tính theo giá đó.

+ Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá xuất kho của hàng tồn kho bằng số lượng hàng xuất kho nhân (x) đơn giá bình quân.

+ Phương pháp nhập trước – xuất trước: Số hàng nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng nhập.

Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu quản lý của hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp tính giá hàng xuất kho cho phù hợp. Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc nhất quán.

Bên cạnh đó, để nhà quản trị có cơ sở thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch, KTQT còn phải thu thập những thông tin liên quan đến nguồn hàng cung ứng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, giá cả trên thị trường, chính sách bán hàng, nhu cầu hàng hóa trên thị trường,… Những thông tin này KTQT có thể thu thập từ phía các nhà cung cấp hoặc từ những nguồn thông tin dự báo của các ngành, cơ quan và tổ chức dự báo kinh tế. Bên cạnh đó, KTQT hàng tồn kho còn phải thu thập các

thông tin nội bộ như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ,… từ các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp.

1.3.3 Phân tích thông tin hàng tồn kho

Căn cứ vào các thông tin thu thập được, KTQT hàng tồn kho tiến hành tính toán và phân tích thông tin về hàng tồn kho. Khi phân tích thông tin về hàng tồn kho, KTQT thường quan tâm tới một số chỉ tiêu cơ bản như sau:

* Hệ số vòng quay hàng tồn kho:

- Công thức xác định:

Hệ số vòng quay

hàng tồn kho

Giá vốn hàng bán

Hàng tồn kho bình quân

- Ý nghĩa: Hệ số này cho biết số lần hàng tồn kho luân chuyển bình quân trong kỳ, từ đó cho biết việc lưu chuyển vốn dự trữ cho kinh doanh có hợp lý và hiệu quả hay không. Thông thường, hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao thì việc bán hàng của doanh nghiệp càng tốt và việc sử dụng hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì khi đó lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột biến thì doanh nghiệp mất cơ hội tăng doanh thu, thậm chí có khả năng bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần. Ngược lại, hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp cho thấy hàng hóa đang bị ứ đọng vì dự trữ quá mức, thu mua chưa hợp lý với nhu cầu sử dụng, tiêu thụ hoặc việc tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp đang không tốt.

* Số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho:

- Công thức xác định:

Số ngày bình quân vòng

quay hàng tồn kho

365

Vòng quay hàng tồn kho

- Ý nghĩa: Số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho là số ngày của một vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho (hàng hóa bị ứ đọng nhiều).

* Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho:

- Công thức xác định:

Hệ số đảm nhiệm

hàng tồn kho

	Hàng tồn kho bình quân
=	Tổng doanh thu thuần

- Ý nghĩa: Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cho biết doanh nghiệp muốn có một đồng doanh thu thuần thì cần bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho. Hệ số này càng thấp thì hiệu quả sử dụng vốn đầu tư của doanh nghiệp càng cao. Thông qua hệ số này, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch dự trữ, thu mua và sử dụng hàng hóa một cách hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

* Tỷ lệ phần trăm hàng bán:

- Công thức xác định:

Tỷ lệ phần trăm

hàng bán

=	Số hàng đã bán			x 100%
	Số hàng còn tồn	+	Số hàng đã bán

- Ý nghĩa: Chỉ tiêu này dùng để đánh giá hiệu suất bán hàng của hàng hóa. Nó cho biết hàng hóa đang chuyển động nhanh hay chậm và cần phải bán bao nhiêu nữa để giảm lượng hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, KTQT hàng tồn kho còn phân tích các thông tin liên quan đến chi phí và lợi nhuận của từng hoạt động để phục vụ cho việc phân tích và lập kế hoạch kinh doanh như phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, phân tích điểm hoàn vốn, phân tích chi phí hỗn hợp, chi phí cơ hội,… bằng nhiều phương pháp khác nhau (phương pháp đồ thị, phương pháp chênh lệch,…)

1.3.4 Trình bày và cung cấp thông tin hàng tồn kho

KTQT trình bày và cung cấp thông tin hàng tồn kho cho nhà quản trị doanh nghiêp bằng các báo cáo quản trị hàng tồn kho. Các báo cáo quản trị hàng tồn kho thường được lập theo yêu cầu của nhà quản trị dưới nhiều góc độ khác nhau. Do vậy, kết cấu của các báo cáo này thường khá linh hoạt, phong phú và không có biểu mẫu nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung nội dung các báo cáo quản trị hàng tồn kho phải cung cấp được các thông tin hàng tồn kho cho quá trình kiểm soát, đánh giá và ra quyết định của nhà quản trị.

* Các báo cáo phục vụ quá trình kiểm soát:

Mục đích lập các báo cáo này là để giúp cho nhà quản trị quản lý được sự biến động của hàng tồn kho. Tiêu biểu cho loại báo cáo này là báo cáo nhập – xuất