Các Nhân Tố Cơ Bản Ảnh Hưởng Đến Nguồn Nhân Lực

góp phần vào vị thế cạnh tranh của công ty trên thương trường.

 Hỗ trợ, giúp đỡ công ty ứng phó với sự thay đổi của công nghệ và kỹ thuật thông qua tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

 Cố gắng đáp ứng và thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện và giúp đỡ nhân viên phát huy mọi tiềm năng để thực hiện công việc một cách tốt nhất.

 Khuyến khích, thúc đẩy, động viên nhân viên làm việc tích cực, gắn bó và trung thành với công việc và công ty.

 Liên kết giữa quản trị NNL và chiến lược kinh doanh của công ty. Với các chức năng và nhiệm vụ của quản trị NNL, nó giúp công ty đạt được các mục tiêu chiến lược về con người trong công ty.

1.2. Các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến nguồn nhân lực

1.2.1. Môi trường bên ngoài

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến NNL bởi các yếu tố sau :

 Khung cảnh kinh tế : trong giai đoạn nền kinh tế suy thoái hoặc bất ổn thì doanh nghiệp cần phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, giảm chi phí lao động. Khi nền kinh tế phát triển phồn thịnh hoặc ổn định thì doanh nghiệp lại có nhu cầu phát triển NNL để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo huấn luyện nhân viên.

 Dân số/lực lượng lao động : Dân số tăng nhanh làm gia tăng lực lượng lao động hằng năm. Thị trường lao động có ảnh hưởng rất lớn đến quản trị NNL vì nó phản ánh nguồn cung cấp lao động trên thị trường và là cơ sở quan trọng cho việc thiết lập các kế hoạch bổ sung NNL, đặc biệt dân số địa phương là nguồn cung cấp trước hết và chủ yếu cho doanh nghiệp.

 Luật pháp : luật pháp cũng tác động không nhỏ đến công tác quản trị NNL tại doanh nghiệp. Ở Việt Nam, Luật lao động được ban hành và áp dụng từ ngày

01/01/1995. Bộ luật này nhằm chi phối mối quan hệ lao động trong tất cả các doanh nghiệp nhà nước và các hình thức sở hữu khác.

 Văn hoá, xã hội : Trong một nền văn hóa xã hội có quá nhiều đẳng cấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với đà phát triển thời đại, rò ràng nó kìm hãm, không cung cấp nhân tài phục vụ lao động. Thái độ làm việc, phong tục tập quán, thói quen nghỉ ngơi của mỗi nước khác nhau cũng ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

 Đối thủ cạnh tranh : trong nền kinh tế thị trường, NNL cũng là lĩnh vực cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải quản trị NNL có hiệu quả. Các doanh nghiệp muốn duy trì và phát triển nhân lực công ty mình về số lượng và chất lượng thì phải có những chiến lược và chính sách nhằm tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.

 Khoa học kỹ thuật : sự thay đổi khoa học kỹ thuật sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho sản xuất với ít lực lượng lao động, khi đó nhà quản trị phải sắp xếp lại lực lượng lao động dư thừa.

 Khách hàng : khách hàng là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Doanh số là một yếu tố rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, sự tồn tại của khách hàng đối với doanh nghiệp cũng chính là sự tồn tại của doanh nghiệp. Do đó, các cấp quản trị phải đảm bảo rằng nhân viên công ty phải sản xuất ra các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Vì lẽ đó, quản trị NNL cần hướng nhân viên đến mục tiêu chung của doanh nghiệp là hướng vào khách hàng, luôn thoả mãn khách hàng.

 Chính quyền và các đoàn thể : các cơ quan chính quyền và các đoàn thể có ít nhiều ảnh hưởng đến công tác quản trị NNL trong doanh nghiệp. Ở Việt Nam, các cơ quan chính quyền và đoàn thể như sở lao động thương binh xã hội, công đoàn, hội phụ nữ, có ảnh hưởng nhất định đến doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp tiến hành các chế độ chính sách có liên quan hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

1.2.2. Môi trường bên trong

Môi trường bên trong ảnh hưởng đến NNL bởi các yếu tố sau :

 Sứ mạng và mục tiêu của công ty : mỗi công ty đều có sứ mạng và mục tiêu riêng của mình. Sứ mạng, mục tiêu này ảnh hưởng đến các bộ phận chuyên môn như sản xuất, tài chính, kinh doanh, quản trị NNL,…Mỗi bộ phận chuyên môn này phải dựa vào sứ mạng, mục tiêu của doanh nghiệp để đề ra mục tiêu cho riêng mình. Công tác quản trị NNL phải dựa vào sứ mạng mục tiêu của doanh nghiệp để đưa ra chính sách và chiến lược nhằm hỗ trợ sứ mạng mục tiêu đó.

 Chính sách, chiến lược của công ty: các chính sách, chiến lược của doanh nghiệp là kim chỉ nam cho công tác quản trị NNL trong các doanh nghiệp. Các chính sách, chiến lược này thể hiện chiến lược dùng người trong từng doanh nghiệp khác nhau.

 Bầu không khí văn hoá của công ty: là một hệ thống các giá trị, các lập luận, các niềm tin, và các chuẩn mực được chia xẻ nó thống nhất các thành viên một tổ chức. Bầu không khí văn hóa doanh nghiệp thể hiện qua việc sử dụng các biểu hiện cụ thể như các biểu tượng, các câu chuyện, các nghi thức và các nghi lễ. Bầu không khí văn hóa khuyến khích đổi mới, thì các thành viên sẽ năng động, sáng tạo, môi trường cạnh tranh phát triển. Nhà quản trị có thể thiết lập bầu không khí văn hóa theo ý định của mình qua các bước là: đưa ra các chuẩn mực hiện thời, nêu lên các định hướng mới, thiết lập các chuẩn mực mới, xác định khoảng cách văn hóa, sau cùng là lắp đầy khoảng cách.

 Cổ đông và công đoàn : tuy cổ đông không phải là thành phần điều hành doanh nghiệp, nhưng tạo sức ép gây ảnh hưởng trong đại hội cổ đông bầu ra hội đồng quản trị, có quyền chất vấn hội đồng quản trị hoặc các lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp. Công đoàn là một lực lượng của người lao động, giúp bảo vệ quyền lợi và công việc cho người lao động.

1.3. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực

Một số tác giả xác định các chức năng của quản trị NNL theo các hoạt động cụ thể như: Hoạch định, phân tích công việc, tuyển chọn, đào tạo, đánh giá nhân viên, khen thưởng, kỷ luật, trả lương, quan hệ lao động,... Với cách tiếp cận này, sẽ có khoảng 8 – 12 chức năng cơ bản trong mô hình quản trị NNL. Đại diện cho trường phái này có Carrell, Elbert, Hatfield, G. Dessler, French, A. Buckley,...

Ngược lại một số tác giả khác lại phân các hoạt động quản trị NNL theo một số nhóm chức năng cơ bản. Chẳng hạn, theo J. Bratton và J. Gold, mô hình quản trị NNL có năm chức năng cơ bản : Cán bộ, khen thưởng, phát triển nhân viên, duy trì nhân viên và giao tế nhân sự. Còn theo David De Cenzo và Stephen Robbins, mô hình quản trị NNL có bốn chức năng cơ bản: Khởi đầu, phát triển, động viên và duy trì. Tuy nhiên để giúp các nhà quản trị có được cái nhìn khái quát, logic và dễ xác định được những nét đặc trưng trong phong cách và phương pháp thực hiện của các mô hình quản trị NNL, có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị NNL theo ba nhóm chức năng chủ yếu:

1.3.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Nhóm chức năng thu hút, bố trí NNL thường có các hoạt động như : hoạch định NNL, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về NNL của doanh nghiệp.

1.3.1.1. Phân tích công việc

Thực hiện phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc của mình và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực tốt công việc.

Khi thực hiện phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn

bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Còn bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.

Nếu làm tốt nội dung phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp tạo ra được sự đồng bộ giữa các bộ phân trong doanh nghiệp, tuyển dụng đúng nhân viên, đánh giá đúng năng lực nhân viên, từ đó có chính sách lương, kích thích khen thưởng kịp thời và chính xác.

Phân tích công việc tại mỗi doanh nghiệp thường không giống nhau, quá trình phân công việc gồm sáu bước sau đây:

 Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu nhập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.

 Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn.

 Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để phân tích công việc.

 Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.

 Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.

 Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

1.3.1.2. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.

Trước khi hoạch định NNL, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch,

chiến lược của tổ chức mình. Dựa trên các kế hoạch chiến lược của toàn tổ chức, nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân lực cho bộ phận mình và giám đốc quản trị NNL sẽ từ đó hoạch định chiến lược NNL cho toàn tổ chức. Nội dung cơ bản của chiến lược phát triển NNL, theo các bước sau:

 Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh của tổ chức.

 Phân tích hiện trạng quản trị NNL trong tổ chức, đề ra chiến lược NNL phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh.

 Dự báo khối lượng công việc hoặc xác định khối lượng công việc

 Phân tích mối quan hệ cung – cầu NNL, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho tổ chức thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL.

 Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị NNL của tổ chức đã đề ra.

 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện: nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm.

1.3.1.3. Quá trình tuyển dụng nhân viên

Nhằm đáp ứng nhu cầu NNL cho tổ chức, nhà quản trị sẽ tiến hành quá trình tuyển dụng nhân viên. Hai nguồn tuyển dụng được sử dụng : nguồn từ trong nội bộ tổ chức và nguồn ứng viên từ bên ngoài tổ chức.

 Nguồn từ trong nội bộ tổ chức : Tuyển dụng nhân viên từ trong nội bộ tổ chức rất phức tạp. Đối với vị trí, chức vụ cao các tổ chức thường sử dụng thuyên chuyển công tác hay đề bạt. Đối với vị trí, chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp niêm yết chỗ làm hay công việc đang cần tuyển người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống. Bảng niêm yết này được dán ngay chỗ công

khai để mọi người đều biết.

Ưu điểm của tuyển dụng nhân viên từ trong nội bộ tổ chức :

 Nhân viên của tổ chức đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm.

 Nhân viên của tổ chức sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới.

 Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên làm việc cho doạnh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi trong nhân viên, kích thích nhân viên làm việc tích cực, năng động, sáng tạo, có hiệu quả và đạt năng suất cao hơn.

Tuy nhiên hình thức tuyển dụng trực tiếp này cũng thường gặp những khó khăn như:

 Việc tuyển nhân viên giữ một chức vụ trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức có thể gây ra hiện tượng chai ỳ, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen cách làm cũ, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí thi đua mới trong doanh nghiệp.

 Trong tổ chức dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển dụng, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc.

 Nguồn ứng viên từ bên ngoài tổ chức : Tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài tổ chức cần phải nghiên cứu tình hình kinh tế nói chung, điều kiện lao động tại địa phương và thị trường nghề nghiệp. Các nguồn tuyển dụng chính bao gồm bạn bè của nhân viên đang làm việc trong tổ chức, nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn tìm việc, nhân viên của tổ chức khác, các trường đại học, cao đẳng, công nhân lành nghề tự do, người thất nghiệp,…

Các hình thức thu hút ứng viên: Tổ chức có thể áp dụng một hoặc kết hợp một

số hình thức thu hút ứng viên từ bên ngoài sau:

 Thông qua quảng cáo

 Thông qua văn phòng dịch vụ lao động

 Tuyển các sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng.

 Sinh viên thực tập.

Tiến trình tuyển dụng nhân viên bao gồm các bước : Phỏng vấn sơ bộ  Xét mẫu đơn xin việc  Trắc nghiệm  Phỏng vấn lần hai  Xác minh và sưu tra lý lịch  Khám sức khoẻ và quyết định tuyển dụng nhân viên.

1.3.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này chú trọng nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.

1.3.2.1. Hội nhập vào môi trường làm việc

Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình giới thiệu với nhân viên mới về tổ chức, về đơn vị công tác, về chính công việc mà họ sẽ đảm nhận. Mục đích của chương trình hội nhập vào môi trường làm việc:

 Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức

 Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng hoàn thành công việc mà cấp trên mong đợi.

 Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian

 Tạo một ấn tượng tốt đẹp về tổ chức xét về mặt tình cảm.

Để cho chương trình hội nhập vào môi trường làm việc có hiệu quả, cần phải đào tạo, huấn luyện cấp quản đốc, hay cấp quản trị trực tiếp biết tầm quan trọng của chương trình, phải đào tạo họ tỏ ra tin tưởng nhân viên mới, và điều quan trọng là