Phân Loại Chi Phí Theo Mối Quan Hệ Giữa Chi Phí Với Đối Tượng Tập Hợp Chi

của nhiều năm. Định phí không bắt buộc: là định phí phát sinh từ các quyết định hàng năm của nhà quản trị và nhà quản trị có thể tăng, giảm hoặc cắt bỏ hoàn toàn trong thời gian ngắn. Định phí bắt buộc liên quan đến kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến dòng chi phí của DN hàng năm.

Chi phí

Đinh phí bắt buộc

Chi phí

Đinh phí không bắt

Mức độ hoạt động Mức độ hoạt động

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 361 trang tài liệu này.

Đồ thị 1.1: Chi phí cố định

* Chi phí biến đổi (Biến phí)

Là các loại chi phí mà tổng của nó thay đổi khi thay đổi mức độ hoạt động, như thay đổi số lượng đơn vị sản phẩm sản xuất, sản phẩm tiêu thụ hoặc thay đổi số lượng giờ làm, số giờ máy hoạt động,… Biến phí có đặc điểm là tổng biến phí thay đổi theo mức độ hoạt động nhưng biến phí đơn vị lại không thay đổi theo mức độ hoạt động, nếu doanh nghiệp không hoạt động thì chi phí biến đổi bằng không.

Biến phí bao gồm biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc. Biến phí tỷ lệ là các khoản biến phí hoàn toàn tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt động. Biến phí cấp bậc là biến phí chỉ thay đổi khi thay đổi quy mô của phạm vi hoạt động

Chi phí

Biến phí tỷ lệ

Chi phí

Biến phí cấp bậc

Mức độ hoạt động Mức độ hoạt động

Đồ thị 1.2: Chi phí biến đổi

Tuy nhiên có sự phân biệt giữa định phí không bắt buộc và biến phí cấp bậc. Định phí không bắt buộc khi đã xác định thì khó thay đổi và khi mức độ hoạt động tăng giảm thì định phí bắt buộc không thay đổi theo. Ngược lại, biến phí cấp bậc có thể thay đổi rất nhanh theo sự thay đổi của mức độ hoạt động, khi mức độ hoạt động tăng thì biến phí cấp bậc sẽ tăng theo.

* Chi phí hỗn hợp

Là các khoản chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí. Thông thường ở mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp thể hiện là định phí, khi vượt khỏi mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp bao gồm cả yếu tố biến phí. Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí cố định, khi mức độ hoạt động tăng lên thì chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí biến đổi, phần định phí trong chi phí hỗn hợp là bộ phận chi phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, còn chi phí biến đổi là bộ phận chi phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng lên.

Để kiểm soát chi phí hỗn hợp thì nhà quản trị phải sử dụng các phương pháp để tách chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí, như phương pháp cực đại- cực tiểu, phương pháp bình phương nhỏ nhất, phương pháp hồi quy bội, phương pháp đồ thị phân tán… DN căn cứ vào từng loại chi phí, mức độ phát sinh chi phí và tầm quan trọng của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh để lựa chọn phương pháp tách chi phí hỗn hợp cho phù hợp. Cần so sánh giữa chi phí bỏ ra để tách chi phí hỗn hợp với lợi ích của thông tin chi phí thu được. Yêu cầu về thông tin chi phí

đối với KTQT là sự phù hợp chứ không phải là sự chính xác tuyệt đối. Thông tin kế toán cần thiết cho việc ra quyết định thì cần đáp ứng 3 yêu cầu là “tin cậy, kịp thời và phù hợp”

Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động là phương pháp rất quan trọng trong KTQT phục vụ cho việc lựa chọn các phương án và ra quyết định, đặc biệt là trong các quyết định ngắn hạn. Đây cũng là cách phân loại làm cơ sở cho việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng- lợi nhuận, xác định chỉ tiêu lợi nhuận góp, xác định điểm hòa vốn, giúp kiểm soát chi phí để nhà quản trị đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, đem lại lợi nhuận cao cho DN.

1.2.1.4. Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng tập hợp chi phí

Cơ cấu chi phí theo tiêu thức phân loại này bao gồm: Chi phí trực tiếp: là những loại chi phí có thể hạch toán trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí. Chi phí gián tiếp: là những loại chi phí không thể hạch toán trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí, vì liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí do vậy cần tập hợp và phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo các tiêu thức phân bổ phù hợp.

Phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp giúp cho kế toán tổ chức thu thập, xử lý thông tin chi phí phù hợp. Với những chi phí trực tiếp, kế toán tổ chức hạch toán trực tiếp và toàn bộ cho đối tượng chịu chi phí đó; đối với các chi phí gián tiếp, kế toán cần tổ chức tập hợp chung cho các đối tượng chịu chi phí và sau đó lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp để phân bổ chi phí gián tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí đó. Việc phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng chịu chi phí có hợp lý hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định tiêu thức phân bổ hợp lý. Tiêu thức phân bổ được lựa chọn phải là tiêu thức có liên quan đến sự phát sinh và cùng chiều với sự phát sinh của chi phí. Đồng thời, cách phân loại chi phí này còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các bộ phận kinh doanh trong một DN nhằm xác định hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của từng bộ phận

1.2.1.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với báo cáo tài chính

Chi phí phân loại theo tiêu thức này bao gồm: chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Đây là cách phân loại chi phí có tác dụng đánh giá mối quan hệ của chi phí

với bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Cách phân loại này cho thấy không phải cứ là chi phí phát sinh là ảnh hưởng đến lãi, lỗ của kỳ phát sinh chi phí, đồng thời cho biết các chi phí của DN hiện đang được phản ánh ở chỉ tiêu nào trên báo cáo tài chính nhằm có cái nhìn tổng quát về giá trị của tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN trong một kỳ và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở các kỳ sau.

1.2.1.6. Phân loại chi phí căn cứ vào mức độ kiểm soát của nhà quản trị

Căn cứ vào mức độ kiểm soát của nhà quản trị, chi phí được chia thành Chi phí kiểm soát được là các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quyền kiểm soát của nhà quản trị, và chi phí không kiểm soát được là các khoản chi phí phát sinh nằm ngoài phạm vi quyền kiểm soát của nhà quản trị.

Việc phân loại chi phí thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được là có tính tương đối tùy thuộc vào đặc điểm phát sinh chi phí và sự phân cấp quản lý trong tổ chức của DN. Tuy nhiên, về cơ bản thì nhà quản trị cấp cao có phạm vi quyền hạn cao hơn đối với việc kiểm soát các khoản chi phí. Xác định chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được đối với từng nhà quản trị cụ thể có vai trò xác định trách nhiệm và quyền hạn của từng nhà quản trị, giúp cho nhà quản trị chủ động trong việc lập dự toán chi phí, huy động các nguồn lực và giúp đánh giá hiệu quả quản lý của nhà quản trị các cấp trong DN. Đồng thời, cách phân loại chi phí này cũng phục vụ cho hoạt động tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm trong DN.

1.2.1.7. Phân loại chi phí phục vụ việc phân tích, so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu

Để phục vụ việc lựa chọn các phương án kinh doanh, còn có nhiều loại chi phí khác như: chi phí cơ hội, chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí tránh được và chi phí không tránh được,…

Như vậy, chi phí cần được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho các mục đích. Với mỗi cách phân loại chi phí, chi phí được phân thành các loại chi phí khác nhau, với cơ cấu và ý nghĩa sử dụng khác nhau. Nhà quản trị căn cứ vào

mục đích sử dụng thông tin chi phí để phân loại chi phí cho phù hợp nhằm sử dụng hiệu quả thông tin chi phí cho hoạt động tăng cường quản trị chi phí trong DN.

1.2.2. Xây dựng định mức và lập dự toán chi phí trong DN sản xuất

Mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào là tối thiểu hóa chi phí. Do vậy, doanh nghiệp sử dụng các công cụ, phương pháp để quản lý chi phí. Một trong các công cụ để kiểm soát chi phí là hệ thống định mức chi phí và dự toán chi phí.

Định mức chi phí là sự kết tinh các khoản chi phí tiêu hao cho 1 đơn vị sản phẩm thông qua sản xuất thử hoặc thử nghiệm. Định mức là thước đo xác định các khoản chi phí cho một đơn vị sản phẩm. Kết quả thực hiện chi phí sẽ được so sánh với dự toán để xác định sự biến động về chi phí vì vậy định mức chi phí chính là chìa khóa để kiểm soát chi phí và là cơ sở để tổ chức kế toán trách nhiệm vì định mức chi phí là một trong những thước đo đánh giá kết quả thực hiện của các trung tâm trách nhiệm, đặc biệt là các trung tâm chi phí.

Dự toán là một kế hoạch sử dụng nguồn lực trong một kỳ, thể hiện là những dự kiến chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt động. Dự toán chỉ rõ cách huy động vốn và sử dụng các nguồn lực khác như con người, tài sản cố định, nguyên vật liệu, tài nguyên…của doanh nghiệp theo định kỳ và được biểu diễn có hệ thống thông qua các mẫu biểu và các thước đo khác nhau. Giữa định mức và dự toán chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau. Định mức được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm, còn dự toán được xây dựng cho toàn bộ sản lượng. Định mức chi phí là cơ sở để lập dự toán, ngược lại, dự toán là cơ sở để đánh giá, kiểm tra sự phù hợp và khoa học của định mức để có biện pháp hoàn thiện định mức.

1.2.2.1. Xây dựng định mức chi phí

Xây dựng định mức có thể được thực hiện bằng một trong các phương pháp hoặc kết hợp các phương pháp để cho kết quả tốt nhất: Phương pháp kỹ thuật là nghiên cứu thời gian thao tác công việc sản xuất để xác định lượng nguyên vật liệu tiêu hao và thời gian lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm; Phương pháp

phân tích số liệu lịch sử là xem lại giá thành của các kỳ trước làm cơ sở xác định định mức sản xuất cho kỳ này; Phương pháp điều chỉnh là điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có của DN [15]. Xây dựng định mức chi phí bao gồm xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức CP SXC, định mức chi phí bán hàng và định mức chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP NVL TT là chi phí biến đổi. Định mức CP NVL TT được xây dựng trên cơ sở định mức giá và định mức lượng nguyên vật liệu. Cần xác định riêng biệt hai yếu tố này. Định mức giá nguyên vật liệu là giá của 1 đơn vị nguyên vật liệu để trực tiếp sản xuất sản phẩm. Định mức lượng cho 1 đơn vị sản phẩm là số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm.:

Định mức chi phí nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm

Định mức giá

= cho 1 đơn vịx

nguyên vật liệu

Định mức lượng nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản sản phẩm

(1.1)

- Định mức chi phí nhân công trực tiếp

CP NC TT là chi phí biến đổi. Định mức CP NC TT bao gồm định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp và định mức về lượng thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Định mức về giá của 1 đơn vị thời gian lao động trực tiếp bao gồm tiền lương, phụ cấp khác như bảo hiểm phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại… Định mức về lượng thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm là thời gian cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi, thời gian giải quyết các nhu cầu cá nhân, thời gian lau chùi máy và thời gian cho máy nghỉ…

Định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức về giá của

= một đơn vị thời gian x

lao động trực tiếp

Định mức về lượng thời

gian cần thiết để sản xuất (1.2)

một đơn vị sản phẩm

- Định mức chi phí sản xuất chung

CP SXC là chi phí được hình thành bao gồm nhiều yếu tố chi phí, trong đó cả chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp. Vì vậy, nhà quản trị phải sử dụng các phương pháp để tách chi phí hỗn hợp thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Do chi phí hỗn hợp được tách thành chi phí cố định và biến đổi nên khi xây dựng định mức CP SXC sẽ xây dựng định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung và cần xác định cho từng yếu tố chi phí.

Đối với định mức biến phí sản xuất chung thì có thể xây dựng theo một trong hai cách sau:

- Trường hợp biến phí sản xuất chung có mối quan hệ thay đổi chặt chẽ với các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí nhân công trực tiếp thì:

Định mức biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm

Định mức chi phí

= trực tiếp cho một x

đơn vị sản phẩm

Tỷ lệ biến phí sản xuất chung so với chi phí trực tiếp

(1.3)

- Trường hợp căn cứ vào các tiêu thức để phân bổ CP SXC như số giờ máy hoạt động, số lượng sản phẩm sản xuất, số giờ lao động của công nhân trực tiếp… thì định mức biến phí sản xuất chung được xác định như sau:

Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị tiêu thức phân bổ

Tổng biến phí sản xuất chung ước tính

= Tổng tiêu thức phân bổ

(1.4)

Định mức biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm

Đơn giá phân bổ

= biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị tiêu thức phân bổ

Số đơn vị tiêu thức

x phân bổ để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm

(1.5)

- Định mức chi phí bán hàng và định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

CP BH và CP QLDN cũng bao gồm nhiều yếu tố chi phí tạo thành, bao gồm cả yếu tố chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp. Cách xây dựng định mức của CP BH và CP QLDN cũng tương tự xây dựng định mức CP SXC.

Định mức chi phí là cơ sở ban đầu cho hoạt động lập dự toán của DN. Đồng thời, định mức chi phí cũng là cơ sở, tiêu chuẩn để đánh giá tình hình thực hiện chi phí, gắn trách nhiệm sử dụng và quản lý chi phí cho bộ phận phát sinh chi phí, giúp cho hoạt động quản lý kiểm soát chi phí trong DN hiệu quả. Đồng thời, định mức chi phí còn cung cấp thông tin cho hoạt động định giá sản phẩm, ra quyết định kinh doanh kịp thời trên cơ sở số liệu định mức đã thiết lập. Định mức được sử dụng như thước đo trong hệ thống dự toán của DN và là cơ sở để so sánh chi phí thực tế phát sinh với điịnh mức chi phí để xác định sự biến động và nguyên nhân phát sinh chi phí. Đây chính là cơ sở để kiểm soát chi phí. Định mức chi phí cũng là cơ sở để tổ chức kế toán trách nhiệm vì việc thực hiện định mức chi phí là một trong các thước đo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, nhất là trung tâm chi phí. DN có thể lựa chọn các phương pháp xây dựng định mức: phương pháp thí nghiệm, phương pháp sản xuất thử, phương pháp thống kê kinh nghiệm. Các định mức được xây dựng có thể là định mức lý tưởng hay định mức thực tế.

1.2.2.2. Lập dự toán chi phí

Dự toán là các kế hoạch chi tiết mô tả việc huy động và sử dụng các nguồn lực của DN trong một khoảng thời gian nhất định [44, tr404]. Dự toán chi phí và định mức chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau. Định mức là cơ sở để lập dự toán, định mức là chi phí cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm, còn dự toán là chi phí cần thiết để lập cho toàn bộ sản lượng cần thiết dự kiến trong kỳ. Vì vậy, dự toán chi phí chỉ chính xác khi định mức chi phí được xây dựng khoa học, hợp lý và sát thực tế của DN. Nói đến dự toán là nói đến dự toán tổng thể (Master Budgets) đề cập đến những mục tiêu quan trọng cụ thể về bán hàng, sản xuất và các hoạt động tài chính.