Xác Định Chi Phí Cho Đối Tượng Chịu Chi Phí 1.2.3.1.thu Thập Thông Tin Chi Phí

Dự toán báo cáo tài chính

(Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Dự toán chi phí NVL trực tiếp

Dự toán thành phẩm tồn kho

Dự toán chi phí BH và QLDN

Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán bán hàng

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán ngân quỹ

Sơ đồ 1.2: Dự toán sản xuất kinh doanh

Dự toán tổng thể gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán, phản ánh kỳ vọng của các nhà quản lý trong tương lai và hỗ trợ quản lý các chi phí liên quan đến các kế hoạch này. Dự toán thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn DN, là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh. Để lập được dự toán tổng thể thì yêu cầu phải lập một loạt các dự toán riêng biệt nhưng có quan hệ mật thiết với nhau. Mối quan hệ giữa các bản dự toán được thể hiện trong sơ đồ 1.2. Lập dự toán chiếm một khối lượng công việc không nhỏ trong công tác KTQT của một DN. Trong phần này tác giả tập trung trình bày dự toán chi phí phí sản xuất kinh doanh, bao gồm dự toán CP NVL TT, dự toán CP NC TT, dự toán CP SXC, dự toán CP BH và dự toán CP QLDN.

Dự toán được chia thành dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt:

* Dự toán tĩnh: là dự toán được xây dựng trên một mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin về tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận DN có thể đạt được theo phương án kinh doanh được lựa chọn. Cơ sở để lập dự toán chi phí sản xuất là dự toán sản xuất để xác định sản lượng cần sản xuất theo dự toán phải đảm bảo cung cấp đủ cho sản lượng theo dự toán bán hàng, đồng thời đảm bảo sản lượng dự trữ cần thiết. Để sản xuất sản phẩm thì cần yếu tố nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và các yếu tố CP SXC. Vì vậy, dự toán sản xuất sẽ là cơ sở để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán CP SXC.

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Để lập dự toán CP NVLTT, cần xác định được số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất và cho tồn kho cuối kỳ. Nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết (cần mua vào) trong kỳ được xác định tương tự như nhu cầu sản lượng sản xuất:

Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp =

(mua vào)

Nguyên vật liệu trực tiếp cần cho sản xuất trong kỳ

Nguyên vật lliệu

+ trực tiếp cho tồn kho cuối kỳ

Nguyên vật liệu

- trực tiếp tồn kho (1.6)

đầu kỳ

Căn cứ vào nhu cầu sản lượng sản xuất trong kỳ, định mức nguyên vật liệu để xác định được lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Căn cứ vào nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ sẽ xác định được nguyên vật liệu cần mua vào trong kỳ. Căn cứ vào đơn giá mua nguyên vật liệu sẽ xác định được chi phí cần thiết để mua nguyên vật liệu.

Tuy nhiên, để sản xuất sản phẩm thì cần nhiều yếu tố nguyên vật liệu, nhưng chỉ những nguyên vật liệu chính trực tiếp có giá trị lớn và có vai trò quan trọng trong sản xuất sản phẩm mới cần xây dựng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, còn những chi phí nguyên vật liệu phụ thì nên được tính vào CP SXC. Ngoài ra, bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cùng với dự toán về thời gian thanh toán chi phí mua nguyên vật liệu sẽ là cơ sở để lập Kế hoạch thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp.

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công được xây dựng để đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm trong kỳ. Số giờ lao động trực tiếp bằng nhu cầu sản xuất nhân với định mức lượng thời gian sản xuất tính cho 1 đơn vị sản phẩm. Từ đó nhân với định mức giá 1 giờ công sẽ tính được tổng chi phí nhân công trực tiếp.

Định mức chi phí nhân công sẽ giúp doanh nghiệp dự kiến trước được lượng nhân công trực tiếp cho từng thời kỳ từ đó chủ động hơn trong vấn đề về nhân công trực tiếp. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đến Luật lao động, mức lương tối thiểu nhà nước quy định và hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động để xây dựng định mức chi phí nhân công cho phù hợp. Trong điều kiện sản lượng sản xuất của doanh nghiệp quá thấp nhưng vẫn phải đảm bảo mức thu nhập tối thiểu cho người lao động theo quy định và thỏa thuận, đồng thời không dễ dàng sa thải người lao động khi nhu cầu thấp và nhanh chóng thuê được nhân công, đặc biệt là nhân công kỹ thuật hoặc có tay nghề cao. Dự toán CP NCTT phụ thuộc vào: Định mức thời gian sản xuất, đơn giá tiền lương, cơ cấu lao động, trình độ chuyên môn tay nghề, dự toán sản lượng sản xuất. Dự toán CP NCTT là cơ sở để cho các nhà quản trị DN lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng và đào tạo lao động, là cơ sở để phân tích ảnh hưởng của CP NCTT trong giá thành sản phẩm.

- Dự toán CP SXC

CP SXC là tất cả các chi phí sản xuất khác ngoài yếu tố chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp đã trình bày ở trên. Như vậy, có thể thấy CP SXC được hình thành bao gồm rất nhiều yêu tố chi phí hợp lại và bao gồm cả yếu tố chi phí cố định và chi phí biến đổi. Việc xây dựng dự toán CP SXC là công việc khó khăn và phức tạp. Các CP SXC sẽ được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Tuy nhiên, cần xác định tiêu thức hoạt động ảnh hưởng đến CP SXC biến đổi như số giờ máy hoạt động, số lượng sản phẩm sản xuất hoặc số giờ công lao động trực tiếp; từ đó xác định CP SXC biến đổi cho một đơn vị mức độ hoạt động, như CP SXC biến đổi trên một giờ máy, trên một đơn vị sản phẩm hoặc trên một giờ công lao động trực tiếp. Còn CP SXC cố định được coi là cố định trong

phạm vi hoạt động phù hợp. Cần chú ý, trong CP SXC có các yếu tố chi phí không bằng tiền như chi phí khấu hao tài sản cố định nên khi tính chi tiền mặt cần thiết cho CP SXC thì cần trừ đi khoản chi phí khấu hao tài sản cố định. Các chi phí chung thường là các chi phí gián tiếp thường liên quan đến nhiều sản phẩm và bao gồm cả chi phí cố định, biến đổi và hỗn hợp. Thuộc trách nhiệm của từng khu vực và trung tâm chi phí.

- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các chi phí ngoài sản xuất dự toán. Như đã biết, chi phí bán hàng là các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý DN là các chi phí liên quan đến quản lý hành chính chung toàn doanh nghiệp. Vì vậy, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp của rất nhiều dự toán nhỏ của các phòng ban, bộ phận có liên quan, như dự toán của bộ phận marketing, của phòng hành chính, phòng kế toán, phòng bảo vệ, phòng thu mua…. Tất cả các dự toán đơn lẻ này sẽ được tổng hợp trên dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Các CP BH và CP QLDN có tính chất tương tự CP SXC, tức là cũng bao gồm nhiều yếu tố chi phí tạo thành. Vì vậy, cách lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được được lập tương tự CP SXC. Nhưng khác là tiêu thức hoạt động của chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp biến đổi là sản lượng hàng bán ra trong kỳ. Và cũng giống như bảng dự toán CP SXC, tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo dự toán trừ đi chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp không bằng tiền để xác định chi bằng tiền cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.

* Dự toán linh hoạt

Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng trên một loạt mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin về tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận DN có thể đạt được theo các phương án kinh doanh và khả năng có thể xảy ra. Nếu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh khác với mức độ hoạt động của dự toán thì một dự toán mới sẽ được lập cho mức độ hoạt động thực tế để làm cơ sở so sánh đánh giá thực tế

với dự toán. Trong dự toán linh hoạt, chi phí cố định không thay đổi ở phạm vi mức độ hoạt động phù hợp, còn biến phí sẽ được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Chênh lệch giữa chi phí, doanh thu thực tế phát sinh với chi phí, doanh thu dự toán đã được điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế sẽ là cơ sở để đánh giá các nhà quản lý đã kiểm soát chi phí, doanh thu và là cơ sở để đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

Dự toán sử dụng cho 2 mục đích chính là lập kế hoạch và kiểm soát. Một dự toán tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch để cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu đó. Tuy nhiên, các dự toán như đã trình bày ở trên là các dự toán tĩnh (hay dự toán cố định), tức là dự toán cho một mức sản lượng. Nhưng trong quá trình thực hiện thì mức sản lượng thực tế có thể sai lệch so với dự toán, khi đó nếu sử dụng chi phí dự toán để so sánh với chi phí, doanh thu thực tế thì sẽ cung cấp thông tin không hợp lý để đánh giá thực tế thực hiện. Nhưng nếu sản lượng tiêu thụ thực tế tăng, doanh thu tăng, khi đó chi phí biến đổi cũng tăng. Nếu so sánh chi phí biến đổi thực tế so với dự toán thì nhà quản lý sẽ bị khiển trách vì đã để chi phí biến đổi vượt dự toán. Ngược lại, nếu sản lượng và doanh thu giảm thì chi phí biến đổi thực tế lại giảm, khi đó chi phí biến đổi thực tế lại thấp hơn chi phí biến đổi dự toán. Trong trường hợp này một nhà quản lý kém có thể lại được thưởng vì tiết kiệm chi phí. Khi đánh giá, so sánh sản lượng, chi phí, doanh thu ở các mức độ hoạt động với dự toán cố định sẽ cho thông tin sai lệch và không đáng tin cậy. Việc lập dự toán linh hoạt chỉ cần thay đổi sản lượng và chi phí biến đổi, còn chi phí cố định không thay đổi trong phạm vi phù hợp. Và để lập dự toán linh hoạt cần tách chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi theo các phương pháp thích hợp.

Như vậy, dự toán tĩnh tốt cho việc lập kế hoạch nhưng lại không phù hợp cho việc đánh giá nhà quản lý kiểm soát chi phí có tốt hay không. Như vậy, chi phí phải được so sánh ở cùng mức độ hoạt động. Do đó, bên cạnh dự toán tĩnh còn có dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau, khi mức độ hoạt động thay đổi thì chi phí biến đổi thay đổi theo, tuy nhiên, chi phí cố

định sẽ không thay đổi. Khi đó việc đánh giá nhà quản lý kiểm soát chi phí mới thực sự hợp lý. Dự toán tĩnh chỉ có tác dụng trong công tác lập kế hoạch, nhưng hầu như không có tác dụng trong hoạt động kiểm soát. Ngược lại, dự toán linh hoạt sẽ có tác dụng cho mục đích kiểm soát và đánh giá nhà quản lý kiểm soát chi phí, nhưng lại không hữu ích cho việc lập dự toán ngân sách. Ngân sách ban đầu phục vụ cho việc lập kế hoạch phải có một mức độ mục tiêu duy nhất, được lập cho một mức độ hoạt động được lựa chọn để có thể lập các dự toán chi tiết và tổng hợp lại sẽ lập được dự toán tổng thể, đó chính là dự toán tĩnh. Dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt có những tác dụng khác nhau trong hoạt động quản trị chi phí của DN, cả hai loại dự toán này đều có thể được lập để phục vụ cho những mục đích quản trị chi phí khác nhau. Dự toán là cơ sở để lập kế hoạch, phân bổ các nguồn lực, kiểm soát lợi nhuận, đánh giá kết quả, xác định trách nhiệm và quyền lợi của cá nhân, bộ phận trong DN. Dự toán thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn DN trong một thời kỳ nhất định, là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ của DN. Dự toán cung cấp một kế hoạch kinh doanh của DN. Dự toán là công cụ để liên kết các bộ phận trong DN thực hiện mục tiêu chung. Dự toán là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát các kết quả đạt được và so sánh, với dự toán, để phân tích nguyên nhân ra quyết định kinh doanh và là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận, các trung tâm trách nhiệm và toàn DN.

1.2.3. Xác định chi phí cho đối tượng chịu chi phí 1.2.3.1.Thu thập thông tin chi phí

Để cung cấp thông tin cho quá trình xác định chi phí cho đối tượng chịu phí, DN cần cần thu nhận thông tin. Thông tin cần thu nhận bao gồm thông tin thực hiện (thông tin quá khứ) và thông tin dự toán (thông tin tương lai). Thu nhận thông tin thường tiến hành ở nơi phát sinh chi phí như phân xưởng, tổ đội sản xuất. Chu trình thu thập thông tin kế toán thường thể hiện qua các khâu công việc: tổ chức thu thập thông tin ban đầu thông qua hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức tính giá và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán chi phí.

- Thu thập thông tin ban đầu về chi phí thông qua hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ được chia thành 2 loại là hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống

chứng từ hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn, tuỳ nhu cầu sử dụng thông tin, DN có thể thêm các chỉ tiêu phù hợp nhằm thu thập thông tin chi phí theo các góc độ khác nhau. Ngoài ra, DN có thể thiết kế thêm các chứng từ phục vụ hoạt động thu thập thông tin chi phí của yêu cầu quản trị nội bộ DN.

- Thu thập, phân loại và hệ thống hoá thông tin chi phí trên tài khoản và sổ kế toán: Sổ kế toán thực chất là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán. Xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán bắt buộc được Bộ tài chính quy định, DN có thể mở thêm các tài khoản chi tiết nhằm cung cấp thông tin cho yêu cầu kế toán chi phí phụ vụ việc tăng cường quản trị chi phí.

- Thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là kết quả cuối cùng của quá trình thu nhận, xử lý, phân tích thông tin để cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng thông tin. Báo cáo kế toán chi phí nhằm cung cấp thông tin cho quá trình tăng cường quản trị chi phí rất phong phú, đa dạng về phạm vi, mức độ và đối tượng cung cấp báo cáo để nhà quản trị các cấp đưa ra quyết định quản trị phù hợp nhất đem lại hiệu quả cao cho DN.

1.2.3.2. Các phương pháp xác định chi phí cho đối tượng chịu chi phí

Xác định chi phí cho đối tượng chịu phí là một phần công việc quan trọng trong công tác kế toán chi phí trong DN sản xuất, có mối liên hệ mật thiết với các chức năng của quản trị DN. Các phương pháp xác định chi phí cho đối tượng chịu phí chính là việc xác định, tập hợp chi phí sản xuất cho các đối tượng chịu chi phí khác nhau, nhằm mục đích tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, phục vụ cho hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh như định giá bán sản phẩm, định giá hàng tồn kho, xác định kết quả, ra các quyết định kinh doanh và mục đích kiểm tra, kiểm soát các chi phí...

Các phương pháp xác định giá phí cho đối tượng chịu phí có thể được chia thành các phương pháp truyền thống và các phương pháp hiện đại. Kế toán chi phí truyền thống có 2 phương pháp xác định chi phí cho đối tượng chịu phí là xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp (phương pháp trực tiếp) và xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ (phương pháp toàn bộ). Trong đó, nếu căn cứ vào nguồn

số liệu của chi phí thì có phương pháp chi phí thực tế, phương pháp chi phí thông thường, phương pháp chi phí tiêu chuẩn, nếu căn cứ vào đặc điểm của quá trình sản xuất, thì có hai hệ thống tính giá thành là tính giá thành theo công việc và tính giá thành theo quá trình sản xuất. Kế toán chi phí hiện đại đã phát triển hai phương pháp là phương pháp xác định chi phí theo hoạt động (ABC) và phương pháp chi phí mục tiêu.

Bảng 1.1: Các phương pháp xác định chi phí cho đối tượng chịu phí

CÁC PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN

THỐNG

CÁC PHƯƠNG PHÁP HIỆN

ĐẠI

1. Phương pháp xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp

2. Phương pháp xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ

* Nếu căn cứ vào nguồn số liệu:

+ Phương pháp chi phí thực tế

+ Phương pháp chi phí thông thường

+ Phương pháp chi phí tiêu chuẩn

* Nếu căn cứ vào đặc điểm của quá trình sản xuất: