Hệ thống thông tin

4. Kỹ thuật

Qua phỏng vấn chúng ta cố gắng nắm được càng nhiều hồ sơ, nhiều thống kê hàng quí, hàng năm, các hồ sơ kế toán, v.v… càng tốt.

Kết quả của phỏng vấn loại này là:

- Mục tiêu chính.

- Danh sách các vị trí làm việc.

- Các số lượng có tính chất toàn cục.

- Lãnh vực cần phân tích.

Tất nhiên những hạn cheá về phương tiện, thời gian và các quy chế cũng được nêu ra.

I.2 Phỏng vấn các vị trí làm việc:

1. Mục tiêu:

Phỏng vấn ở các vị trí làm việc nhằm tiếp thu được tất cả các tác vuï cùng các thông tin cầnphải xử lyù ở tất cả các vị trí làm việc thuộc lĩnh vực nghiên cứu.

2. Yêu cầu:

Cần phải liệt kê và mô tả tất cả các công việc phải thực hiện.

Đối với mỗi công việc cần phải nêu những sự kiện khởi động, chu kỳ thực hiện, thời lượng thực hiện, những dữ kiện có liên quan, khối lượng các dữ kiện này, các qui tắc cần phải áp dụng để thực hiện công việc.

Quan sát luân chuyển thông tin giữa các vị trí làm

việc, chủ yếu thông qua hồ sơ viết.

Tất nhiên hiện tại cần phải quan tâm cả các phương

tiện khác nữa: điện thoại, telex, fax, mạng cục bộ

(LAN), mạng miền rộng (WAN), v.v…11

3. Phỏng vấn

Mọi người phụ trách từng vị trí làm việc có liên

quan đến lãnh vực nghiên cứu đều được phỏng vấn.

Ví duï: khi nghiên cứu hiện trạng lãnh vực quản lý vật tư hàng hóa, những vị trí sau đây sẽ được tiến hành phỏng vấn:

- thủ kho,

- kế toán kho,

- nhân viên cung ứng,

- Nhân viên thống kê,

- Nhân viên viết phiếu,

- v.v …12

4. Kỹ thuật

Nội dung các buổi phỏng vấn phải được phân tích

viên ghi chép và thu thập lại:

- Sử dụng một số công cụ hình thức thể hiện các thông tin thu nhận được dưới dạng đồ hình,

- Ghi chép dưới dạng thông thường tất cả các thông tin được cung cấp, và sao chụp tất cả các mẫu ghi chép thông tin có liên quan.

Cần thu được những hồ sơ đã sử dụngđể có thể có được "bức tranh trung thực", cấu trúc chính xác thông tin (loại thông tin, độ chính xác, độ dài, số lượng,

v.v…)

Theo dòng phỏng vấn người ta xây dựng một lưu

đồ công việc-hoà sô(một loại lưu đồ hoạt động).

Lưu đồ công việc-hồ sơ thể hiện:

- Trình tự các công việc thực hiện,

- Các hồ sơ khởi động các công việc này,

- Các hồ sơ do các công việc sản sinh ra (nếu có).

Công việc và hồ sơđược mô tả chi tiết trên các

trang giấy đính kèm với lưu đồ công việc- hoà sô.

Lưu đồ hồ sơ-công việc được phân chia thành nhiều cột, số cột phụ thuộc vào số vị trí làm việc có liên quan đến vị trí làm việc đang được phỏng vấn:

-Cột trung tâm của lưu đồ dành cho vị trí đang

được phỏng vấn.

-Trên cột này người ta hiển thị các công việc, các hồ sơ vào, các hồ sơ ra cùng các thông tin trao đổi trực tiếp với các vị trí làm việc khác có liên quan.

- Một cột phụ dùng để hiển thị dòng thông tin di chuyển đến/ từ vị trí ngoài có liên quan.

Soá TTHS