Hệ thống thông tin

c. Liệt kê các công việc

Công việc này đã được chuẩn bị khá tốt khi xây dựng lưu đồ hồ sơ - công việc. Người ta ghi kèm theo các công việc một mô tả gồm các mục sau:

- Tên công việc

- Điều kiện khởi động.

- Các kết quả.

- Tần suất công việc.

- Thời lượng cần thiết.

- Qui tắc liên quan.

- Lời bình.

Đề án

Tiểu đề án		Trang
Loại: Phân tích hiện trạng	Tựa đề : Mô tả công việc	Thứ tự	Ngày tháng năm
Coâng vieäc: LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG Điều kiện khởi động: - Tồn kho dưới mức quy định. - Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp. - Thực đơn đặc biệt được đề nghị. - Ngày lập đơn hàng. Kết quả : Một " cú " điện thoại , phiếu đặt hàng. Tần suất : Tùy thuộc vào ngày trong tuần. Không xảy ra trong thứ hai, thứ bảy; 10 - 15 phiếu ngày thứ ba,thứ năm; 0 - 5 phiếu ngày thứ tư, thứ sáu. Thời lượng : Khoảng 10 phút / đơn hàng Qui tắc : - Quản lý : RG12, RG15, RG66 - Tổ chức : RO12, RO15 - Kỹ thuật : Lời bình : - Khó khăn trong việc nhận thấy vật tư ở ngưỡng cực điểm - Mong muốn tiến hành một nghiên cứu nhỏ về thị trường để chọn nhà cung cấp.
	Người đối thoại:	phụ trách :34

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 575 trang tài liệu này.

d. Liệt kê các dữ liệu

Nghiên cứu tập hợp các hồ sơ đã được photocopy, thông thường chỉ có một số ít các hồ sơ chứa một lượng lớn thông tin cần thiết, những hồ sơ còn lại chỉ thể hiện những tập con mà thôi.

Nếu có những "hồ sơ-khóa" thì cần phân tích chúng trước tiên.

Tiếp theo cần lên danh sách các dữ liệu (chuẩn bị thành lập từ điển dữ liệu). Để làm được điều này cần phân biệt thông tin mà vật mang "chuyên chở" với dữ liệu mà hồ sơ chứa đựng.

Ở đây chúng tôi quan niệm thông tin là những gì

được tạo nên nhằm giảm sự không xác định. 35

Ví duù: "Húa đơn N= 885- x12 của nhà cung cấp A cần phải thanh toỏn chậm nhất vào ngày 10-12-1992 ", đõy là thụng tin .

Để thể hiện thông tin người ta sử dụng dữ liệu. Thông tin được thể hiện qua các giá trị của các dữ liệu.

Ở ví dụ trên nhóm "N=885- x12 " là giá trị của dữ liệu

"số thứ tự hóa đơn".

Như vậy thông tin toàn bộ được thể hiện qua ba dữ liệu: số thứ tự hóa đơn, tên nhà cung cấp và ngày giới hạn cho việc thanh toán.

Quá trình trên giúp chúng ta lập được các hồ sơ về dữ

liệu, danh sách dữ liệu.36

Hồ sơ này phải luôn được bổ sung những dữ liệu

mới, hoặc khi có bất kỳ áp dụng tin học nào.

Nó xác định một ngôn ngữ chung được mọi nhân vật tham gia đề án sử dụng.

Trong giai đoạn này chúng ta chuẩn bị cho từ điển dữ liệu. Bản thân tự điển dữ liệu sẽ được thành lập sau quá trình tinh chế tập hợp các dữ liệu trong danh sách.

Đối với mỗi dữ liệu thu thập được chúng ta dùng phiếu sau đây để mô tả. Phiếu gồm các mục sau:

Tên dữ liệu

Ñònh nghóa

Cấu trúc/ Kiểu

Loại / Lãnh vực sử dụng.

Định lượng

Ví dụ về giá trị

Lời bình

Đề án:

Tiểu đề án:		Trang
Loại: Phân tích hiện trạng	Tựa đề: Mô tả Dữ liệu	Thứ tự	Ngày tháng năm
Tên : TÊN NHÀ CUNG CẤP (TNCC) Định nghĩa : Dùng để đặt tên, thường tóm tắt, cho phép xác định nhà cung cấp. Cấu trúc : Kiểu chữ, X (20). Loại : Sơ cấp Định lượng: Khoảng 50 Ví dụ : Công ty SUNIMEX, HXK IMEXCO Lời bình : 15 ký tự có thể đủ.
Phân tích viên:			39

Những vị trí làm việc có liên quan đến phạm vi nghiên cứu mà qua các buổi trao đổi (giữa phân tích viên với các nhân viên nghiệp vụ) đã xác định được sẽ lần lượt được tiến hành phỏng vấn.

Các cuộc phỏng vấn và các buổi củng cố tiếp theo giúp ta nhận thức được hiện trạng và dựa trên hiện trạng này để phát triển các giai đoạn tiếp theo.