Hệ thống thông tin

Chương 3

Phân tích hiện trạng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 575 trang tài liệu này.

Muïc đích yeâu caàu

Giới thiệu phương pháp và công cụ nhằm giúp xác định hiện trạng của hệ thống hiện hữu.

Tìm hiểu chi tiết lĩnh vực mà một tổ chức

muốn hoàn thiện chức năng.

Xác định việc thể hiện các mục tiêu của tổ

chức trong lĩnh vực quan tâm.



Bài tập: Phân tích hiện trạng Quản lý Vật tư

Hàng hóa.

I. TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG

Để có thể nắm được chi tiết một lĩnh vực dự định

dùng tin học, chúng ta cần tìm hiểu hiện trạng.

Trừ trường hợp lãnh vực trên thuộc một cơ sở khá bé, để xác định được hiện trạng chúng ta cần tìm hiểu và tiếp xúc với nhiều loại người khác nhau của cơ sở:

Những người thừa hành,

Những người quản lý,

Và những người lãnh đạo.

Những người thừa hành: có thể cho chúng ta

biết các thông tin về một công việc cụ thể.

Người quản lý: cho chúng ta biết một chức

năng, một lãnh vực mà họ đảm nhận.

Người lãnh đạo: sẽ cho chúng ta biết một cách tổng thể toàn diện một cơ sở cùng các mục tiêu trung và dài hạn của cơ sở đó.

Một tổ chức có thể tạm phân chia làm hai nhóm:

- Nhóm các vị trí làm việc,

- Nhóm giám đốc/ lãnh đạo.

Hiện trạng của hai nhóm trên là mục tiêu của

nghiên cứu.

Kỹ thuật và công cụ được dùng ở đây thường là

phỏng vấn.

Bổ sung cho kỹ thuật cơ bản này có thể là các phiếu điều tra, các bảng câu hỏi gửi đến các đối tượng mà chúng ta muốn nghiên cứu.

Dù có khá nhiều kỹ thuật có thể vận dụng để tiến hành công việc phân tích hiện trạng, song để có được những hiểu biết khá chính xác về tổ chức đó, kỹ thuật hữu hiệu nhất là tiếp xúctrực tiếp với lãnh đạo, người quản lyù, ngườithừa hànhđể phỏng vấn họ.

I.1 Phỏng vấn Ban Giám Đốc:

1. Mục tiêu

Nhằm hiểu được tổng thể của tổ chức, của từng

lĩnh vực, bộ phận.

2. Yêu cầu

Phát biểu lại vấn đề một cách chính xác, liệt kê các mục tiêu được đặt ra, giới hạn những vị trí làm việc chính có liên quan đến tổ chức/ lãnh vực được quan tâm.

Xác định giao diện giữa tổ chức/ lãnh vực được

quan tâm với môi trường hoặc lãnh vực khác.

Xác định phạm vi phân tích khả thi.7

3. Phỏng vấn

Phỏng vấn sẽ được tiến hành tuần tự theo cấu trúc phân cấp của hệ tổ chức:

- Đầu tiên là ban lãnh đạo toàn thể,

- Kế tiếp từng bộ phận/ lãnh vực/ chức năng,

từng vị trí làm việc.