Các biện pháp cắt giảm chi phí của một số doanh nghiệp trên thế giới trong thời kỳ khủng hoảng tài chính đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam

doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp cũng phải bỏ ra những chi phí nhất định.

Chi phí lưu thông sản phẩm bao gồm: Chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm, chi phí hỗ trợ marketing và phát triển.

Chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm bao gồm: Chi phí chọn lọc, đóng gói; chi phí bao bì, vận chuyển, bảo quản, chi phí thuê kho, bến bãi…

Chi phí hỗ trợ marketing và phát triển bao gồm: Chi phí điều tra nghiên cứu thị trường, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm; chi phí bảo hành sản phẩm…Tỷ trọng của chi phí có xu hướng tăng trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển.

2.2.1.3 Giá thành sản phẩm

Nghiên cứu chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chưa cho biết lượng chi phí cần thiết để hoàn thành sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm hoặc một đơn vị sản phẩm nhất định. Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh, khi quyết định lựa chọn phương án kinh doanh một loại sản phẩm nào đó, doanh nghiệp cần phải tính đến lượng chi phí bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hoặc khối lượng sản phẩm đó. Do vậy, doanh nghiệp cần xác định giá thành của sản phẩm.

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí của doanh nghiệp bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất hoặc để sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định.

Giữa giá thành sản phẩm và chi phí sản xuất có sự giống nhau và khác nhau: chi phí sản xuất hợp thành giá thành sản phẩm nhưng không phải toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều được tính vào giá thành sản phẩm trong kỳ. Giá thành sản phẩm phản ánh lượng chi phí để hoàn thành sản xuất hoặc sản xuất và tiêu thụ 1 đơn vị hay khối lượng sản phẩm nhất định còn chi phí sản xuất và lưu thông sản phẩm thể hiện số chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong một thời kỳ nhất định, thời kỳ này thường là một năm.

Trong phạm vi sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, có thể phân biệt giá thành sản xuất sản phẩm và giá thành tiêu thụ sản phẩm. Giá thành sản xuất sản phẩm (đối với sản phẩm xây dựng là giá thành thi công) bao gồm toàn bộ chi phí bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm. Giá thành tiêu thụ sản phẩm còn gọi là giá thành toàn

bộ sản phẩm bao gồm toàn bộ chi phí để hoàn thành cả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Trên giác độ kế hoạch hoá, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp được phân biệt thành giá thành kế hoạch và giá thành thực tế.

Các doanh nghiệp hoạt động luôn phải quan tâm tới giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Hạ giá thành sản phẩm là điều kiện căn bản để doanh nghiệp thực hiện tốt tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp có thể hạ giá bán để tiêu thụ sản phẩm và thu hồi vốn nhanh. Đồng thời, hạ giá thành là yếu tố cơ bản để tăng lợi nhuận.

Hạ giá thành sản phẩm trong kỳ được xác định cho những sản phẩm so sánh được thông qua hai chỉ tiêu: Mức giảm giá thành và tỷ lệ hạ giá thành sản phẩm.

Riêng đối với sản phẩm xây dựng cơ bản, người ta chỉ so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch hoặc giá thành dự toán của khối lượng sản phẩm trong cùng một kỳ.

Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm doanh nghiệp:

- Sự tiến bộ của khoa học - kỹ thuật và công nghệ

- Tổ chức lao động khoa học và chiến lược sử dụng lao động

- Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính

2.2.2 Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là một cách tiếp cận phổ biến trong nền kinh tế thị trường.

Dựa vào tính chất các yếu tố chi phí: chi phí hoạt động kinh doanh được chia thành các loại sau:

- Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực (gọi tắt là chi phí vật tư)

- Chi phí vật tư phụ thuộc vào hai yếu tố là mức tiêu hao vật tư và giá vật tư.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định (KHTSCĐ)

Chi phí KHTSCĐ được xác định dựa vào nguyên giá TSCĐ cần tính khấu hao và tỷ lệ KHTSCĐ.

- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương.

- Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài.

- Thuế và các chi phí khác.

Dựa vào nội dung các yếu tố chi phí: Chi phí hoạt động kinh doanh được chia thành các khoản mục chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí sản xuất trực tiếp bao gồm:

- Chi phí vật tư trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

* Giá thành sản xuất

Giá thành sản xuất = Chi phí sản xuất + Chênh lệch sản phẩm dở dang Chênh lệch sản phẩm dở dang = Sản phẩm dở dang đầu kỳ - Sản phẩm dở

dang cuối kỳ

* Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất + chênh lệch thành phẩm tồn kho Chênh lệch thành phẩm tồn kho = Thành phẩm tồn kho đầu kỳ - Thành phẩm

tồn kho cuối kỳ

Riêng đối với doanh nghiệp thương mại:

Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng mua + Chênh lệch hàng hoá tồn kho Chênh lệch hàng hoá tồn kho = Hàng hoá tồn kho đầu kỳ - Hàng hoá tồn kho

cuối kỳ

* Chi phí bán hàng: Gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ như tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, đóng gói, bảo quản, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bảo hành, quảng cáo.

* Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho ban giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban, chi phí vật liệu dùng để dùng cho văn phòng, KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng doanh nghiệp và các chi phí khác chung cho

toàn doanh nghiệp như lãi vay, dự phòng, phí kiểm toán, tiếp tân, tiếp khách, công tác phí…

2.2.3 Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường

Chi phí hoạt động tài chính bao gồm: Chi phí liên doanh liên kết, chi phí thuê tài sản, chi phí vay nợ, chi phí mua, bán chứng khoán.

Chi phí hoạt động bất thường bao gồm: Chi phí nhượng bán thanh lý TSCĐ, giá trị tổn thất sau khi đã giảm trừ và chi phí bất thường khác.

Cách phân chia chi phí theo chức năng hoạt động và từng yếu tố chi phí có ý nghĩa đối với các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chi phí nhằm đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh.

2.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh

- Chi phí sản phẩm đó là các khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất và quá trình mua hàng. Đối với một đơn vị sản xuất chi phí sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đối với một đơn vị kinh doanh thương mại chi phí sản phẩm chính là giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đắp của chi phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau. Vì vậy khi xác định chi phí sản phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyển tiếp và mức độ chuyển tiếp của chúng.

- Chi phí thời kỳ thường liên quan và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hoá mua vào mà chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận. Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng, bán hàng, quảng cáo…

Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương đối chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.

2.4 Phân loại chi phí dựa vào mối quan hệ của chi phí và đối tượng chịu chi phí

- Chi phí trực tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán có thể tập hợp trực tiếp cho đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp… Một đối

tượng chi phí mà có tỷ trọng chi phí cao thì độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của đối tượng càng cao.

- Chi phí gián tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán không thể tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí, do vậy đối với từng yếu tố chi phí gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, tiền lương của nhân viên phân xưởng…Độ chính xác của chi phí giàn tiếp cần phân bổ còn phụ thuộc vào tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ phải lựa chọn cho phù hợp và thường dựa vào những căn cứ khoa học như : Thuận tiện cho việc tính toán, thống nhất cả kỳ hạch toán, có tính đại diện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bổ.

2.5 Một số loại chi phí khác

- Chi phí kiểm soát được : đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quyền của các nhà quản trị đối với các khoản chi phí đó. Như vậy đối với các nhà quản trị cao có phạm vi quyền rộng rãi hơn các nhà quản trị thấp.

- Chi phí không kiểm soát được: đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi kiểm soát của các cấp quản trị doanh nghiệp.

Sự nhận thức đâu là chi phí kiểm soát được và đâu là chi phí không kiểm soát được tuỳ thuộc vào hai nhân tố cơ bản:

 Đặc điểm phát sinh chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

 Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc phân biệt chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được giúp các nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác hơn, tránh rơi vào tình trạng bị động về vốn và tài sản.

- Chi phí chênh lệch: các nhà quản trị thường phải đứng trước sự lựa chọn các phương án khác nhau, quyết định sẽ hình thành chủ yếu dựa trên cơ sở chi phí tồn tại từng phương án, nhưng thực tế lại có những chi phí có ở phương án này nhưng lại chỉ có một phần hoặc không có ở phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành nên chi phí chênh lệch và chính nó sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phương án.

- Chi phí cơ hội: đó là lợi ích bị mất đi vì chọn phương án và hành động này thay cho phương án và hành động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên bất kỳ một sổ sách kế toán nào nhưng lại là cơ sở rất cần thiết để lựa chọn một phương án hành động này mà không phải là phương án hành động khác.‌

- Chi phí chìm: Là những chi phí phát sinh trong quá khứ mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lựa chọn phương án kinh doanh nào.

II. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí trong doanh nghiệp

1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí

Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hoá vào giai đoạn tiếp theo.

Để thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sở để ra quyết định.

Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình của quản lý nói chung.

Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm bắt đầy đủ thông tin về chi phí, hiểu được “hành vi” hay bản chất, sự biến động của chi phí. Từ những thông tin về chi phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí (ở sản phẩm hay ở cơ cấu tổ chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý…). Trên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra những quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp và cần tiếp tục được quản lý. Như vậy, quá trình quản lý chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống, đòi hỏi các biện pháp phù hợp với tính chất của chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị.

Còn nếu hiểu theo quan điểm trên, quản lý chi phí cũng bao gồm ba bước: lập kế hoạch chi phí, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí.

Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên

những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. Từ những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cho mỗi hoạt động.

Trên cơ sở lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra và bước cuối cùng của quy trình quản lý chi phí là kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn mà vẫn duy trì được hiệu quả. Để quản lý về chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đẩy đủ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp bởi hầu hết các quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới…đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy việc tổ chức tập hợp để phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí.

2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí

Từ khái niệm về chi phí, có thể thấy quản lý chi phí bao gồm những nội dung cụ thể sau:

- Hạch toán đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan.

- Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

- Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Với nội dung như trên, quản lý chi phí có vai trò đặc biệt trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp mà từ đó còn chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Như vậy, quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận, phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động lực cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

3. Các biện pháp quản lý chi phí

Như đã trình bày, để quản lý chi phí hiệu quả nhất, ngươì quản lý cần thu thập đầy đủ những thông tin về chi phí. Càng biết và hiểu nhiều về chi phí trong doanh nghiệp của mình, người quản lý càng dễ dàng trả lời được những câu hỏi liên quan đến chi phí, đoán trước được khó khăn và kiểm soát được chi phí. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác để xử lý.

3.1 Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách

3.1.1 Xây dựng định mức chi phí

Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết, nhưng làm thế nào để biết doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí cần quyết định khoản nào cần chi rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí như định mức đã đề ra.