Hệ Thống Dự Toán Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh

Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sảm phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí.

Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể.

Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.

*Công dụng của chi phí định mức

- Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công.

- Giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá.

- Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm.

Định mức chi phí có thể áp dụng cho mọi khoản chi ở doanh nghiệp, có thể bao gồm:

- Chi phí lao động trực tiếp

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

- Chi phí chung (có thể là chi phí cố định hay chi phí biến đổi)

Lưu ý rằng chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.

*Phương pháp xác định chi phí định mức

* Phương pháp kỹ thuật: Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng hiện có và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.

* Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những thời kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh những kỳ trước đã phù hợn hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại.

* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện trong tương lai của doanh nghiệp.

*Hai loại định mức thường sử dụng là: Định mức lý tưởng và định mức dự kiến

- Định mức lý tưởng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, hiếm khi có được điều kiện hoàn hảo, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Định mức lý tưởng có thể giúp ta thấy rõ những điểm khác biệt chính nhưng đối với nhiều người định mức lý tưởng dễ gây nản lòng vì mục tiêu có thể quá cao.

- Định mức dự kiến thường dễ áp dụng hơn. Đây là các định mức mang tính thực tế,vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu như đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ đạt được định mức dự kiến.

*Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất

- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định cả ở định mức mặt lượng và định mức mặt giá.

Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường.

Để sản xuất một sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, hao hụt cho phép, lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng.

Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:

- Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)

- Chi phí thu mua nguyên vật liệu Như vậy ta có:

Định mức về chi phí nguyên vật liệu = Định mức lượng * Định mức giá

- Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn bao gồm cả các khoản phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau:

- Mức lương căn bản một giờ

- Bảo hiểm xã hội

Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể xác định bằng 2 cách:

- Phương pháp kỹ thuật: Chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc.

- Phương pháp bấm giờ

Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau:

Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy; Thời gian tính cho sản phẩm hỏng.

Như vậy ta có:

Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá

Đinh mức chi phí sản xuất chung

* Định mức biến phí sản xuất chung

Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm

* Định mức định phí sản xuất chung

Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Nhưng việc tách biến phí và định phí nhằm mục đích phân tích và quản lý chi phí sản xuất chung sau này.

Từ cách xây dựng định mức trên ta có thể xây dựng phương trình hồi quy dưới dạng tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất, rồi sử dụng các kỹ thuật trong môn học kinh tế để giải bài toán này. Từ đó mà việc phân tích được chính xác và chi tiết, xác định được những nhân tố trực tiếp làm

ảnh hưởng đến sự biến động của chi phí, giúp nhà quản lý có nguồn thông tin chắc chắn để có giải pháp kịp thời và hiệu quả trong quản lý chi phí.

3.1.2 Lập dự toán sản xuất kinh doanh

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết.

Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:

- Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp.

- Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ để hệ thống hoá thông tin chi phí nhằm đánh giá, kiểm soát các chi phí.

- Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi tiêu để có những điều chỉnh phù hợp.

- Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục.

Dự toán có nhiều loại khác nhau để thích ứng với từng nhu cầu riêng rẽ và từng hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. Trong cùng một dự toán, quá trình thực hiện dự toán cũng có thể thay đổi. Như vậy dự toán có thể được phân loại theo những tiêu thức như:

- Dự toán theo đơn vị đo lường (dự toán sản xuất kinh doanh, dự toán tài chính…);

- Dự toán theo phương pháp phân loại hoạt động (dự toán theo nguồn lực, theo loại hoạt động…);

- Dự toán theo cách ứng xử của chi phí (Dự toán cố định, dự toán điều chỉnh…);

Dưới đây là một quy trình dự toán sản xuất kinh doanh thường được sử dụng ở các doanh nghiệp:

Sơ đồ 1 :Hệ thống dự toán chi phí sản xuất kinh doanh

Dự toán bán hàng (dự toán tiêu thụ): Là khâu quan trọng nhất trong lập dự toán, nó quyết định và làm cơ sở để lập dự toán khác. Khâu này được thực hiện tại bộ phận nghiệp vụ, marketing của doanh nghiệp. Dự toán mức doanh thu bán ra được lập dựa trên cơ sở doanh thu kỳ trước, tình hình kinh tế và các chiến dịch xúc tiến bán hàng của doanh nghiệp.

- Dự toán sản xuất bao gồm các dự toán nhỏ (Trong sơ đồ 1) như:

+ Dự toán số lượng sản xuất dự kiến số lượng phải sản xuất từ dự toán bán hàng và mức tồn kho thành phẩm của doanh nghiệp;

+ Dự toán nguồn lực sản xuất: Dự toán nguồn lực được huy động để hoàn thành sản xuất;

Khi dự toán sản xuất đã được thiết lập cùng với những thông tin phụ trợ và sử dụng định mức chi phí, có thể xác định được chi phí cho các nguồn lực cần huy động.

- Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh: Từ tất cả những thông tin trên doanh nghiệp có thể lập được dự toán báo cáo kết quả kinh doanh.

- Dựa vào các dự toán trên, doanh nghiệp có thể lập được báo cáo tài chính dự kiến, dự toán dòng tiền của doanh nghiệp.

Bằng việc lập dự toán, các chi phí cho một dự án sẽ được dự tính trước. Việc dự tính trước chi phí cho mỗi kế hoạch không những giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tìm nguồn vốn hỗ trợ kinh doanh, đánh giá tính khả thi của dự án trước khi thực hiện mà còn là chuẩn mực để đánh giá hiệu quả chi phí. Chính vì vậy dự toán được sử dụng phổ biến nhiều ở doanh nghiệp. Theo một số nghiên cứu, 90% các doanh nghiệp ở Mỹ lập các dự toán tổng thể, ở Nhật là 93%, 95% ở Úc và 100% ở Anh và Hà Lan.

3.2. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí

Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chi phí cũng như những nguyên nhân gây ra chi phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chi phí luôn gắn với mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chi phí. Bằng cách xây dựng trung tâm quản lý chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chi phí một trong các nội dung của quản lý chi phí.

3.2.1. Trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn nó với một đơn vị tính phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình. Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập hợp các chi phí. Điểm ở đây có nghĩa là: một phòng ban trong một doanh nghiệp, một nơi làm việc, một cái máy hay một dây chuyền may, một người, chẳng hạn nhân viên bán hàng.

Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại những thuận lợi sau:

- Cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn;

- Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.

- Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó có thể được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó anh ta có thể kiểm soát được chi phí.

Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ nhóm. Ví dụ như trung tâm quản lý chi phí có thể giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của bộ phận săm lốp xe đạp để từ đó quyết định liệu có nên tiếp tục tự làm săm lốp hay mua từ bên ngoài.

Việc thành lập các trung tâm chi phí không có nghĩa là phải lấp đầy toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của một “điểm” nào đó trong doanh nghiệp, thì mới thành lập trung tâm quản lý chi phí.

Nếu tập hợp chi phí theo đúng tên gọi của các trung tâm quản lý thì hệ thống ghi chép sẽ trở nên phức tạp và khó theo dõi. Vì vậy chúng ta nên ghi tắt một cách khoa học bằng hệ thống mã chi phí.

3.2.2. Mã chi phí

Có 2 loại mã chi phí:

- Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi nào phát sinh trung tâm đó;

- Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy chi phí sẽ được kiểm soát trong toàn doanh nghiệp. Điều này cho phép nhà quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.

Một hệ thống mã chi phí có ý nghĩa khi mọi người trong doanh nghiệp đều mô tả giống nhau về mỗi loại chi phí phát sinh. Những thông tin về chi phí cần đơn giản và trình bày theo cách đã được chuẩn hoá để có thể diễn giải và phân tích dễ dàng.

Mã số chi phí cấu thành từ mã số trung tâm quản lý chi phí và mã số loại chi phí cho phép chúng ta theo dõi các chi phí cho từng trung tâm quản lý chi phí. Vì vậy chúng ta cải thiện được việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và quản lý chi phí sẽ hiệu quả hơn khi chúng ta nắm chắc được từng nguyên nhân gây ra chi phí.

Cũng cần lưu ý rằng việc lựa chọn trung tâm quản lý chi phí phụ thuộc vào ý định kiểm soát chi phí của nhà quản lý. Và không phải lúc nào kiểm soát chi phí thông qua tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp là phương pháp quản lý tốt nhất. Tuỳ theo mục đích quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn những bộ phận liên quan và quan trọng nhất làm trung tâm quản lý chi phí.

Như vậy với việc xây dựng trung tâm quản lý chi phí, chúng ta có thể tập hợp thông tin chi tiết về chi phí của từng đơn vị tính phí theo các nguồn gây ra chi phí và từ đó dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý chúng. Điều này cho phép quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp hay cách tiết kiệm nguồn lực.

Có thể thấy qua trung tâm quản lý chi phí với hệ thống mã chi phí khoa học chúng ta có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí, kiểm soát được sự lãng phí trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

3.3. Phương pháp chi phí mục tiêu (Target Cost)

Đây là một trong những phương pháp quản lý chi phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển. Không ai có thể phủ nhận sự thành công của các Công ty Nhật Bản trên thương trường và một trong các lý do cho sự thành công đó là: người Nhật luôn xem quản lý chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình. Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhấn mạnh đến chi phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả.

“Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hoá sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”.

Một điểm lưu ý trong định nghĩa này là chi phí mục tiêu liên quan đến khả năng lợi nhuận của sản phẩm gắn với chu kỳ sống sản phẩm, một cách tiếp cận khác biệt với các phương pháp truyền thống.

“Phương pháp chi phí mục tiêu là nỗ lực được thực hiện trong các giai đoạn kế hoạch hoá và sản xuất sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu chi phí đã được xác