Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Quản Trị Chi Phí Trong Doanh Nghiệp [14]

Kết luận: Với các nhân tố chủ quan và khách quan như trên, khi tổ chức kế toán quản trị chi phí cần phải quan tâm đến các yếu tố đó để xác định một cách chính xác thông tin mà kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp sao cho để đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả về mặt thông tin cho doanh nghiệp.

1.2. Nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp [14]

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí của một doanh nghiệp là việc tổ chức xây dựng một mô hình kế toán quản trị chi phí kết hợp với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán và xử lý thông tin về chi phí đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhà quản trị các cấp. Do vậy, tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí cần phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng cần phải xem xét đến trình độ quản lý của cả lãnh đạo và người thực hiện để đạt hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản trị doanh nghiệp.

Về cơ cấu tổ chức, nhân viên kế toán quản trị chi phí chính là một bộ phận cấu thành bộ máy kế toán quản trị. Vì vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí cũng chính là việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp, căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các mô hình sau:

1.2.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính

Theo mô hình kết hợp, kế toán tài chính và kế toán quản trị được thực hiện trong cùng một bộ máy kế toán. Về mặt tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này không phân chia thành bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị riêng biệt mà chỉ chia thành các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo nhiệm vụ được phân công. Nhân viên kế toán đảm nhận từng bộ phận, đồng thời thực hiện cả công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 215 trang tài liệu này.

Mô hình này có ưu điểm là tiện lợi, dễ điều hành, gọn nhẹ. Mô hình này thường được vận dụng vào các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa có số lượng

Lập dự toán ngắn hạn và dài hạn, định mức

Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị doanh nghiệp

Bộ phận thu nhận thông tin

Bộ phận tổng hợp, phân tích

nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Kế toán tài chính bộ phận nào kết hợp kế toán quản trị bộ phận đó. Tuy nhiên, cách tổ chức này đòi hỏi người tổ chức phân công công việc phải hiểu được trình độ, năng lực cụ thể của nhân viên kế toán và phải xác định rõ công việc của kế toán tài chính và kế toán quản trị trong từng phần hành, ngược lại, cũng yêu cầu nhân viên kế toán cần phải hiểu rõ công việc của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Nhược điểm của mô hình này là rất khó chuyên môn hóa từng lĩnh vực, đôi khi người làm công việc kế toán tài chính hay nhầm lẫn với công việc của kế toán quản trị. [14, tr28]

Kế toán trưởng

Kế toán tài chính

Kế toán quản trị

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị kết hợp

1.2.1.2. Mô hình tổ chức bộ máy quản trị độc lập với kế toán tài chính

Đây là mô hình tổ chức riêng biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong công ty, doanh nghiệp sẽ tự thiết kế và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản trị hoàn toàn độc lập với hệ thống kế toán tài chính, cách bố trí nhân sự cũng như quy định hoạt động độc lập hoàn toàn với kế toán tài chính. Mô hình này thường được vận dụng vào các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp theo mô hình này sẽ gồm hai bộ phận chính là bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị. Hai bộ phận này có thể ở

trong cùng một phòng và cũng có thể thành hai phòng chức năng. Dù có hình thức nào thì công việc cũng được phân chia cụ thể như sau:

- Với bộ phận Kế toán tài chính: Có chức năng phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị vào các tài khoản tổng hợp và ghi nhận bào cáo tài chính theo quy định của chế độ hiện tại.

Lập dự toán ngắn hạn và dài hạn, định mức

Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị doanh nghiệp

Bộ phận thu nhận, tổng hợp, phân tích

- Với bộ phận Kế toán quản trị: Có chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin từ các chứng từ ban đầu đáp ứng nhu cầu quản trị các cấp. Lập các dự toán chi tiết, tổ chức phân tích, xử lý, thông tin và lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý. Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị và giúp các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác và kịp thời. [14, tr29]

Kế toán trưởng

Kế toán tài chính

Kế toán quản trị

Lập sổ sách và BCTC

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính độc lập kế toán quản trị

Mô hình này có ưu điểm là phân định ranh giới công việc rõ ràng, mang tính chuyên môn hóa cao, giúp cho từng bộ phận có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, mô hình này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ nhiều vì việc tổ chức hai hệ thống độc lập sẽ gây tốn kém chi phí và việc tổng hợp thông tin từ hai bộ phận độc lập cung cấp đòi hỏi đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và trình độ cao.

1.2.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy Kế toán tài chính và Kế toán quản trị theo kiểu hỗn hợp

Bộ phận tổng hợp, phân tích

Lập dự toán ngắn hạn và dài hạn, định mức

Lập sổ sách và BCTC

Kế toán quản trị

Kế toán tài chính

Là việc kết hợp cách thức tổ chức của hai mô hình kết hợp và mô hình độc lập. Theo quan điểm của mô hình này thì một số bộ phận kế toán quản trị được tổ chức độc lập với kế toán tài chính, trong khi một số bộ phận khác lại tổ chức kết hợp. Cụ thể, khi tổ chức kế toán quản trị theo mô hình này, bộ phận kế toán quản trị chi phí sẽ được tổ chức độc lập với kế toán tài chính. Mô hình này có ưu điểm là làm bước đệm cho các công ty muốn tiến thẳng lên mô hình kế toán độc lập nhưng trình độ quản lý cũng như quy mô chưa đủ để tổ chức ngay bộ máy kế toán quản trị độc lập. [14, tr29]

Kế toán trưởng

Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị doanh nghiệp

Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị theo kiểu hỗn hợp

Kết luận: Vào thời điểm hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chủ yếu áp dụng mô hình hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị do bởi hệ thống này khá phù hợp với quy mô cũng như yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, trình độ kế toán của các doanh nghiệp Việt Nam hiện còn chưa cao, thói quen làm việc chưa có tính chuyên nghiệp cũng như đòi hỏi tiết kiệp chi phí khiến cho mô hình hỗn hợp là mô hình phù hợp nhất.

1.2.2. Tổ chức nội dung kế toán quản trị chi phí

1.2.2.1. Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu kế toán quản trị chi phí

Để nhà quản trị có thể ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời và có độ chính xác cao, ngoài việc phân tích và đưa ra các ý kiến đề xuất thì việc thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng. Thông tin ban đầu chính là cơ sở để các nhà chuyên môn tổng hợp và phân tích, nếu thông tin ban đầu không chính xác và đầy đủ sẽ kéo theo các kết quả phân tích sẽ thiếu độ tin cậy. Với kế toán quản trị chi phí cũng chịu sự chi phối của quy luật này, để có thông tin cho nhà quản trị có thể kiểm soát chi phí thì khâu thu nhận thông tin kế toán quản trị chi phí cần phải được chú trọng và thực hiện theo các nội dung bao gồm, tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống định mức, dự toán và tổ chức nguồn lực thu nhận và tổng hợp thông tin kế toán quản trị chi phí. Cụ thể như sau:

Chứng từ để ghi nhận thông tin ban đầu của kế toán quản trị chi phí chủ yếu dựa vào chứng từ của kế toán tài chính như các phiếu chi, phiếu xuất kho, các hóa đơn giá trị gia tăng... Tuy nhiên, các chứng từ ghi nhận thông tin chi phí của kế toán quản trị thường hướng tới tính đầy đủ của chi phí nhằm phản ánh trung thành của đối tượng chịu chi phí. Từ đó có cơ sở chính xác đưa ra các quyết định tối ưu.

Bên cạnh đó, hệ thống ghi nhận thông tin ban đầu của kế toán quản trị chi phí còn có hệ thống định mức, dự toán chi phí kỳ trước nhằm để phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí giữa kỳ hiện tại với kỳ trước, để nhà quản trị có các quyết định thích hợp.

Mặt khác, hệ thống thông tin thu nhận ban đầu của kế toán quản trị không những mang tính chất định lượng mà còn mang tính chất định tính. Tính định tính phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, tuy duy, phán đoán của các chuyên gia kế toán nhằm đưa ra các quyết định nhanh, kịp thời để chớp lấy cơ hội kinh doanh.

1.2.2.2. Tổ chức phân tích, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quản trị chi phí

Phân tích là một hoạt động nhằm tìm hiểu rõ hơn các vấn đề mà đối tượng phân tích cần quan tâm, từ đó chỉ ra các nguyên nhân, những mối quan hệ giữa các vẫn đề với nhau. Việc tổ chức phân tích thông tin kế toán quản trị chi phí nhằm tìm hiểu và giải quyết các vấn đề về chi phí, tiến hành xử lý và cung cấp thông tin về chi phí cho nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh. Do vậy, trước khi tiến hành phân tích chi phí thì cần phải phân loại chi phí.

1.2.2.2.1. Phân loại chi phí

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một quá trình hoạt động chi phí diễn ra liên tục. Ban đầu, doanh nghiệp dùng vốn bằng tiền để mua các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, thuê mướn nhân công, máy móc thiết bị, nhà xưởng... với sự kết hợp các yếu tố đầu vào đó sẽ cho ra sản phẩm như định hướng ban đầu của doanh nghiệp sau đó là mang bán sản phẩm tới tay người tiêu dùng, tiền thu về có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn lúc đầu doanh nghiệp bỏ ra. Như vậy, chi phí trong doanh nghiệp là gì và được hiểu như thế nào. Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về chi phí, những quan điểm này khác nhau không phải vì cách nhìn nhận khác nhau của một vấn đề, mà chúng khác nhau bởi chúng được xem xét dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Nhưng, điểm chung nhất trong các khái niệm này đó là cùng nghiên cứu về hoạt động của một tổ chức.

Theo quan điểm của kế toán tài chính thì chi phí được coi là những khoản phí tổn phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ hạch toán. Theo kế toán tài chính có những khoản chi phí phát sinh của kỳ này nhưng không được tính vào chi phí trong kỳ để xác định kết quả hoặc ngược lại có những khoản chi phí chưa phát sinh của kỳ này nhưng đã được tính vào chi phí trong kỳ để xác định.

Theo quan điểm của các nhà kinh tế chính trị thì chi phí kinh doanh là sự tiêu hao về lao động sống và lao động vật hóa của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

Dưới góc độ của nhà quản lý thì chi phí kinh doanh là sự bỏ ra của nguyên vật liệu, tiền công, dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác để tạo ra các kết

quả của một tổ chức hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường. Trong nền kinh tế thị trường, các nhà quản trị thường quan tâm tới nhu cầu của khách hàng để sản xuất các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao và chi phí thấp nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Với kế toán quản trị thì chi phí được coi là những khoản phí tổn thực tế gắn liền với các phương án sản xuất kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ. Chi phí theo quan điểm của kế toán quản trị bao giờ cũng mang tính cụ thể nhằm để xem xét hiệu quả của các bộ phận như thế nào, đó chính là cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư, chọn phương án tối ưu.

Do đặc thù của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định quản lý kịp thời, nên việc phân loại chi phí trong kế toán quản trị khác với kế toán tài chính. Trong kế toán tài chính, chi phí thường được phân loại theo yếu tố chi phí hoặc theo khoản mục phí. Trong kế toán quản trị thường phân loại chi phí theo mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị, tức là tách riêng các chi phí mà chúng sẽ biến động ở mức hoạt động khác nhau hoặc sắp xếp theo nhu cầu của một số nhà quản trị cá biệt có trách nhiệm về chi phí đó và có thể kiểm soát chúng.

Như vậy, với kế toán quản trị, việc lựa chọn cách thức phân loại chi phí khác nhau, sẽ cung cấp cho nhà quản trị những khái niệm và góc nhìn khác nhau về bản chất của chi phí. Việc phân loại đa dạng này giúp nhà quản trị có thể kiểm soát và nhận diện một cách chính xác và đầy đủ về chi phí.

a, Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động của chi phí

Theo cách phân loại chi phí này, thì chi phí sản xuất kinh doanh được chia làm hai loại chi phí đó là chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.

* Chi phí sản xuất: Là toàn bộ các loại chi phí gắn trực tiếp với quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Như vậy, khi sản phẩm hoàn thành thì toàn bộ những chi phí này được xác định là chi phí sản xuất sản phẩm, khi sản phẩm đem bán thì chi phí đó được gọi là

giá vốn hàng bán, nhưng khi sản phẩm chưa bán được thì nó tạm gọi là giá thành sản phẩm và xuất hiện trên bảng cân đối kế toán với tên gọi hàng tồn kho.

* Chi phí ngoài sản xuất: Là những khoản chi phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm. Những chi phí này không tạo ra sản phẩm nhưng chúng phát sinh nhằm thúc đẩy quá trình bán sản phẩm được tốt hơn, đó là các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Những chi phí này có ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp do đó nếu việc kiểm soát khoản chi phí này không tốt thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

b, Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động

Dựa vào cách ứng xử của chi phí theo sự biến đổi của mức hoạt động, chi phí của tổ chức được phân loại thành chi phí biến đổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí)

b1. Biến phí: Là những khoản chi phí thường thay đổi theo kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt. Đặc điểm của biến phí là: Khi các mức hoạt động thay đổi, tổng biến phí thay đổi trong khi biến phí đơn vị không đổi. Các loại biến phí gồm:

Biến phí tỷ lệ: là những khoản biến phí biến đổi tỷ lệ thuận trực tiếp với biến động của mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Biến phí tỷ lệ

Biến phí cấp bậc

Biến phí cấp bậc: là khoản biến phí chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều và rõ ràng. Cách khác, biến phí cấp bậc không biến đổi liên tục với mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự hoạt động phải đạt đến một mức độ nào đó mới dẫn đến sự biến đổi về biến phí cấp bậc.

0 Möùc HÑ 0 Möùc HÑ

Đồ thị 1.1: Đồ thị biểu diễn biến phí [14]