Tổ Chức Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Công Tác Kế Toán

mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau.

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán. Các phần hành kế toán chủ yếu trong các đơn vị sự nghiệp công lập gồm:

- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm tiền mặt; tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng; vàng, bạc, kim khí quí, đá quý.

- Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí khác, các loại vốn, quỹ của đơn vị.

- Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp các khoản thu phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên.

- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước đã được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó; phản ánh chi phí các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và chi phí các hoạt động khác để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp của các phần hành kế toán chi tiết. Đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống nhất của hệ thống số liệu kế toán. Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính.

Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị.

1.3.8. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý và trao đổi thông tin số [80]. Như vậy theo chúng tôi, công nghệ thông tin có thể được hiểu là “lĩnh vực tổng hợp giữa máy tính, truyền thông và các nguồn thông tin”. Với cách hiểu như vậy, ngày nay công nghệ thông tin đã thể hiện được vai trò ưu việt của mình trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong công tác quản lý đặc biệt trong công tác kế toán; tham gia đóng góp một cách hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực khoa học - kỹ thuật, kinh tế - xã hội và từng bước khẳng định vị trí không thể thiếu được của mình trong quá trình phát triển của mỗi quốc gia, mỗi khu vực.

Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong nền kinh tế thị trường và ngày

càng mở rộng về qui mô; chất lượng dịch vụ ngày càng cao; thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và phức tạp hơn. Để tồn tại và phát triển, các nhà quản lý điều hành đơn vị sự nghiệp công lập cần phải nắm bắt thông tin chính xác và xử lý thông tin nhanh nhạy, kịp thời để đề ra các quyết định, tận dụng được thời cơ và có hiệu quả. Việc tính toán và xử lý một lượng thông tin lớn, nhiều chiều trong một thời gian hạn chế thì cần có điều kiện về cơ sở vật chất, sự trợ giúp của

công nghệ

thông tin, máy vi

tính và phần mềm kế

toán nhằm nâng cao chất

lượng thông tin kế toán cung cấp.

Một là, lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm phần mềm hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán. Trong những năm gần đây, các đơn vị sự nghiệp công lập ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán; kể cả của Việt Nam và của nước ngoài. Bên cạnh đó một số đơn vị sự nghiệp như các bệnh viện công lập đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ.

Tính

ưu việt của phần mềm kế

toán so với kế toán thủ công được thể

hiện: Từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân bổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chương trình phền mềm; độ chính xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lưu trữ dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn và kích thước nhỏ hoặc có thể in ra để lưu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lưu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao.

Hai là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp. Mã hóa là đặc trưng của phền mềm

kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý.

Ba là, tổ chức bố trí, phân công nhân viên kế toán thực hiện thu nhận, kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo qui định; tổ chức hợp lý quản trị người sử dụng phần mềm; phân rõ quyền được khai thác thông tin kế toán, định kỳ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và in các sổ kế toán, báo cáo kế toán.

Bốn là, xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính của các đơn vị sự nghiệp công lập, nhất là bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán như bảo mật bằng các bức tường lửa, bằng các file ẩn, mật mã; chế độ bảo dưỡng, bảo hành; cơ chế diệt virut,…

Tuy nhiên để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đạt hiệu quả cao, các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải xác định đúng vai trò của công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Vì thực chất công nghệ thông tin chỉ là những “công cụ trợ giúp” công tác kế toán dưới sự điều khiển của các kế toán viên. Điều đó có nghĩa là dù công nghệ có tiên tiến, máy móc có hiện đại đến đâu thì cũng không thể tách khỏi yếu tố con người.

1.4. Tình hình áp dụng chuẩn mực kế

toán công quốc tế ở

một số

nước trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

1.4.1. Hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế

1.4.1.1. Khái niệm chuẩn mực kế toán công

Chuẩn mực kế

toán công là những quy định và hướng dẫn về

những

nguyên tắc, nội dung, phương pháp và thủ tục kế toán cơ bản, chung nhất và đầy đủ, làm cơ sở ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính nhằm đạt được sử đánh giá trung thực, hợp lý, khách quan về thực trạng tài chính và kết quả hoạt động của các đơn vị kế toán trong lĩnh vực công.

Đơn vị kế toán trong lĩnh vực công bao gồm các chính quyền trung ương, các chính quyền, chính quyền địa phương (tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị trấn) và các đơn vị trực thuộc các đơn vị này, ngoại trừ các đơn vị được chỉ định. Chuẩn

mực kế toán công là các chuẩn mực kế toán áp dụng cho các đơn vị trong lĩnh vực công. Bao gồm những quy định có tính nguyên tắc, mực thước làm cơ sở cho đơn vị công tổ chức công tác kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo thu chi ngân sách. Chuẩn mực kế toán công, ngoài những quy định mang tính pháp quy đảm bảo tính hợp lý và khả năng so sánh của thông tin kế toán, tạo ra độ tin cậy cao cho những người sử dụng, còn có các quy định mang tính hướng dẫn, giải thích thống nhất các phương pháp tính toán và thủ tục ghi chép, phản ánh thông tin kế toán. Mục tiêu cuối cùng của chuẩn mực kế toán công là quy định thống nhất nội dung, cách trình bày và thuyết minh báo cáo tài chính của đơn vị kế toán công, của Chính phủ và các báo cáo thu, chi NSNN.

Chuẩn mực kế toán công được xây dựng và áp dụng ở các quốc gia có nền kinh tế hội nhập, là một nhu cầu tất yếu khách quan. Chuẩn mực kế toán có thể được trình bày dưới các hình thức văn bản khác nhau, có thể là theo từng chuẩn mực riêng rẽ hoặc trình bày, quy định trong hệ thống kế toán chung, tuỳ theo đặc điểm của mỗi quốc gia.

1.4.1.2. Hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế

Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế về lĩnh vực công (IPSASB) thuộc Liên đoàn kế toán quốc tế đã soạn thảo các chuẩn mực kế toán cho các đơn vị thuộc lĩnh vực công hay còn gọi là chuẩn mực kế toán công quốc tế. IPSASB khuyến khích mạnh mẽ các Chính phủ và cơ quan soạn thảo chuẩn mực của các nước tham gia vào việc xây dựng các chuẩn mực của IPSASB bằng cách gửi ý kiến đóng góp đối với đề xuất ghi trong các bản dự thảo công bố.

IPSASB ban hành các chuẩn mực kế toán công quốc tế (IPSASs) trong đó đề cập đến việc báo cáo tài chính trên cơ sở kế toán dồn tích và cơ sở kế toán tiền mặt. Các IPSASs trên cơ sở dồn tích được xây dựng dựa trên các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRSs) do Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) ban hành, nếu các IFRS này phù hợp với các đặc thù của lĩnh vực công. Các IPSAS này cũng giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến báo cáo tài chính mà các IFRS không đề cập đến.

Việc các Chính phủ chấp nhận vận dụng IPSASs sẽ góp phần nâng cao chất lượng và tính so sánh của các thông tin tài chính do các đơn vị thuộc lĩnh vực công báo cáo trên thế giới. Trên bình diện quốc tế, IPSASB thừa nhận quyền của các Chính phủ và các cơ quan soạn thảo chuẩn mực quốc gia trong việc xây dựng các chuẩn mực kế toán và hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trong phạm vi quyền lực pháp lý có thể được thực thi của họ. Vấn đề rất rõ là IPSASB khuyến khích việc áp dụng IPSASs và sự hòa hợp giữa các quy định của quốc gia với IPSASs. Tuy nhiên, vấn đề khó từ thực tiễn là các báo cáo tài chính được coi là phù hợp với IPSASs chỉ khi chúng tuân thủ mọi quy định của mỗi IPSAS được vận dụng.

Như vậy, hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế đề cập đến những vấn đề mang tính nền tảng, khuôn mẫu; những nguyên tắc, phương pháp có tính chất cơ bản có thể áp dụng ngay ở những quốc gia đã có đầy đủ những điều kiện cần thiết và ở các quốc gia chưa phát triển. Chuẩn mực kế toán công quốc tế tạo ra ngôn ngữ kế toán chung, thể hiện các quy định mang tính phổ biến, hài hoà giữa các quốc gia trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính có khả năng so sánh cao và được công nhận giữa các quốc gia. Do đó, chuẩn mực kế toán công quốc tế tạo ra điều kiện thuận lợi cho các nước trên thế giới, theo đó phần lớn các nước đã và đang phát triển đều áp dụng, có sửa đổi, bổ sung cho chuẩn mực kế toán quốc gia của mình.

1.4.2. Tình hình áp dụng chuẩn mực kế toán công quốc tế ở một số nước trên thế giới

Qua đánh giá thực tế, có thể nói rằng việc áp dụng chuẩn mực kế toán công quốc tế được thực hiện ở mỗi quốc gia ở các mức độ khác nhau, phụ thuộc vào mục đích và các điều kiện đặc thù ở mỗi nước. Tình hình vận dụng chuẩn mực kế toán công của một số nước trong tổ chức phát triển hợp tác kinh tế (OECD) theo các nội dung kế toán, báo cáo và lập ngân sách được nêu trong Bảng 1.1

Bảng 1.1.

TÌNH HÌNH ÁP DỤNG CHUẨN MỰC KẾ TOÁN CÔNG QUỐC TẾ CỦA MỘT SỐ NƯỚC TRONG TỔ CHỨC PHÁT TRIỂN HỢP TÁC KINH TẾ (OECD)

Quốc gia

Thực trạng áp dụng
Afghanistan	Đang trong quá trình áp dụng IPSAS (Giai đoạn đầu áp dụng cơ sở tiền mặt, sau đó sẽ áp dụng cơ sở dồn tích). Các điều khoản luật đã được thông qua.
Argentinia	Đang trong quá trình hoàn thiện chuẩn mực kế toán công cho phù hợp với IPSASs (Cơ sở dồn tích).
Azerbaidjan	Đã áp dụng IPSASs (Cơ sở dồn tích).
Bangladesh	Đang trong quá trình áp dụng IPSASs, luật đã được thông qua.
Barbados	Đang trong quá trình áp dụng IPSASs (Cơ sở dồn tích).
Cambodia	Đang trong quá trình áp dụng IPSAS.
Cayman Islands	Chính phủ đã áp dụng IPSASs (Cơ sở dồn tích).
Trung Quốc	Dự án đang trong quá trình áp dụng IPSASs (Tuy nhiên các quyết định chưa được công bố một cách chính thức).
Cyprus	Đã áp dụng IPSAS (Cơ sở tiền mặt).
Đông Timor	Đã áp dụng IPSAS (Cơ sở tiền mặt).
Pháp	Chính phủ đang chuyển sang áp dụng cơ sở kế toán dồn tích. Các chuẩn mực đang trong quá trình áp dụng được dựa trên các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS), IPSASs và các nguyên tắc kế toán của Pháp.
Indonesia	Đến năm 2009, IPSAS kết hợp với các chuẩn mực kế toán nhà nước sẽ được áp dụng.
Isarel	Đang áp dụng IPSASs (Cơ sở dồn tích) tại tất cả các đơn vị công
Lào	Đang trong quá trình áp dụng IPSAS với sự trợ giúp của Ngân hàng Thế giới.
Mông cổ	Chính phủ áp dụng IPSASs (Cơ sở dồn tích) từ năm 2003. Dự án được Ngân hàng Thế giới và Ngân hàng Phát triển Châu Á tài trợ.