Cơ Cấu Tổ Chức Của Trụ Sở Công Ty Tại Hà Nội

tới 86 doanh nghiệp kinh doanh lữ hành quốc tế (trong đó riêng ở Hà nội là 28).

Trước tình hình đó, công ty đã mở thêm các chi nhánh tạiThành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, các tỉnh Nam Định, Vĩnh Phúc. Các chi nhánh này đều chịu sự quản lý du lịch của Công ty về mục tiêu, kế hoạch, chiến lược phát triển. Tuy nhiên, các chi nhánh này cũng được phép hoạt động tương đối độc lập, có thể chủ động mở rộng ra các ngành nghề kinh doanh hoặc các lĩnh vực hoạt động du lịch khác tuỳ theo tình hình, đặc điểm, môi trường ở từng vùng. Về mặt tài chính, quan hệ giữa chi nhánh với Công ty được thực hiện theo hình thức khoán

Ngoài trụ sở chính ở số 1B yếu Kiêu Hà nội, Công ty còn có các chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh-số 167 Trần Quốc Toản, Quận 3

Thành phố

Trụ sở chính:

Hà nội

1B Yết Kiêu - Hoàn Kiếm - Hà Nội	8240073-8259508 FAX:8240073-259508
Thành phố Đà Nẵng	132 Triệu Nữ Vương	051897977 FAX: 051897735
Tỉnh Nam Định	119 Minh Khai	030.849108
Tỉnh Vĩnh Phúc	Thị xã Xuân Hoà-Mê Linh-Vĩnh Phúc	021065215

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Các chi nhánh của Công ty có các chức năng phối hợp với nhau khi khai thác khách và gửi khách cho nhau, thực hiện các chương trình dịch vụ đã ký kết với du khách, xúc tiến quảng bá các sản phẩm du lịch (các chương trình du lịch cho Công ty. Ngoài ra họ còn có thể tự liên kết các sản phẩm của các nhà cung ứng ở địa phương để hoàn thiện chương trình du lịch của mình, làm các dịch vụ khác (đặt vé máy bay, phương tiện, đặt phòng khách sạn...) hưởng hoa hồng.

Nhìn chung các chi nhánh đều có cơ cấu tổ chức tương đối giống nhau và giống trụ sở Công ty ở Hà nội, giám đốc chi nhánh thường là người của các tỉnh, thành phố có chi nhánh đặt địa điểm, có quyền quyết định các hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, đồng thời hàng quý hàn năm có kế hoạch báo cáo với giám đốc Công ty về tình hình hoạt động của chi nhánh do mình phụ trách. Các giám đốc

chi nhánh đều là những người có năng lực, trình độ quản lý và kinh nghiệm trong kinh doanh.

2. Cơ cấu tổ chức của trụ sở công ty tại Hà nội

Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức của công ty tại Hà nội

Phòng hành chính

Phòng du lịch quốc

Phòng du lịch nội

địa và vận chuuyển

Phó giám

Phòng thương mại

Phòng tư vấn đầu tư và kinh doanh

Phòng quảng cáo

Ban quản lý dự án xây dựng KS 14B Trần

Giám

Hiện nay Công ty du lịch và tư vấn đầu tư quốc tế (TIC) bao gồm 7 phòng nghiệp vụ khác nhau đối với tổng số nhân viên là 32 người (trong đó biên chế chính thức 22 người, hợp đồng có thời hạn 10 người).

Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng.

Đây là kiểu cơ cấu có nhiều ưu điểm nhất hiện nay, vừa kết hợp với những ưu điểm, khắc phục nhược điểm của cả hai loại cơ cấu chỉ trực tuyến hay chỉ chức năng. Cơ cấu tổ chức này được thể hiện qua sơ đồ 2.

Kiểu bố trí cơ cấu tổ chức này cho ta thấy một số đặc điểm sau:

Các phòng nghiệp vụ tự hạch toán kinh doanh độc lập nhưng thống nhất theo đường lối, chủ trương mà Ban giám đốc Công ty đề ra, cụ thể là thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ Tổng liên đoàn và Ban giám đốc giao cho. Ban giám đốc (bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc) có thể trực tiếp chỉ đạo các phòng ban hoạt động kinh doanh với một cái nhìn tổng quát nhất thông qua kế hoạch, chương trình hoạt động mà các phòng ban tự đề ra.

Để hiểu rõ hơn về tổ chức cơ cấu của Công ty chúng ta cso thể xem xét từng thành phần cụ thể như sau:

Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, có vai trò chính trong Ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm chung toàn Công ty. Giám đốc có quyền: ra các quyết định, đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh của Công ty sau khi đã được Tổng liên đoàn lao động Việt Nam thông qua: căn cứ vào các báo cáo kết quả hoạt động của các phòng ban và kiến nghị của cán bộ cấp dưới để đề ra mục tiêu phấn đấu, nhiệm vụ cho các phòng nghiệp vụ trong thời gian tiếp theo.

Phó giám đốc: là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty trước giám đốc. Phó giám đốc có quyền: thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng; tổng hợp các báo cáo từ phòng nghiệp vụ để thành lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty trình lên Giám đốc theo quý, năm.

Phòng kế toán – hành chính có các chức năng kế toán (tham mưu và giúp giám đốc trong việc quản lý kinh doanh và nghiệp vụ tài chính – kế toán của Công ty ) và chức năng hành chính (tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị Công ty ).

Phòng du lịch nội địa và vận chuyển khách du lịch: có các chức năng du lịch nội địa, trực tiếp kinh doanh, khai thác mảng du lịch nội địa và chức năng vận chuyển (thông qua đội xe của Công ty ). Trước kia, đây là một bộ phận kinh doanh độc lập với đội xe hùng hậu, song gần đây do một số nguyên nhân bộ phận nay được ghép vào phòng du lịch nội địa kể từ năm 1997.

Phòng thương mại và dịch vụ: có chức năng kinh doanh tất cả các mặt hàng mà thị trường có nhu cầu, đồng thời phòng cũng có chức năng xuất nhập khẩu hàng hoá, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hưởng hoa hồng.

Phòng tư vấn đầu tư và kinh doanh bất động sản: có chức năng thực hiện dịch vụ quảng cáo cho khách hàng (nếu có nhu cầu) cả trong và ngoài nước. Phòng này mới được thành lập và đưa vào hoạt động nên kết quả chưa có gì đáng kể. Tuy nhiên, đây là lĩnh vực kinh doanh có nhiều triển vọng đang được Công ty duy trì giúp đỡ về vốn và kỹ thuật.

Phòng du lịch quốc tế: có chức năng thực hiện các hoạt động về du lịch như cung cấp thông tin về các tuyến du lịch, đưa khách quốc tế vào Việt Nam và người Việt Nam đi du lịch nước ngoài. Bên cạnh đó, phòng du lịch quốc tế còn có thể tham gia thực hiện các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ về du lịch (làm visa, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn...) hưởng hoa hồng.

Ban quản lý khách sạn 14B Trần Bình Trọng có chức năng giám sát hoạt

động của khách sạn 4 sao 105 phòng này cho phù hợp với hoạt động của Công ty.

Căn cứ vào các quy định của nhà nước và Tổng liên đoàn lao động Việt Nam về công tác quản lý tài chính, phạm vi và chế độ chi tiêu nội bộ do giám đốc Công ty phê duyệt, các bộ phận phòng ban đều có nhiệm vụ chung là:

+ áp dụng chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty.

+ Đảm bảo thực hiện đúng pháp luật, các quy định về hoạt động quản lý tài chính, tài sản.

+ Có kế hoạch và báo cáo quyết toán hằng năm do giám đốc phê duyệt.

+ Nộp thuế của nhà nước đầy đủ và đúng thời gian quy định.

+ Nộp nghĩa vụ cho Công ty bằng 30% lợi nhuận còn lại hằng năm sai khi đã trừ các khoản chi phí và thuế hoặc có thể theo hình thức nộp khoán mà Công ty duyệt cụ thể cho từng đơn vị.

3. Vị trí và vai trò của phòng du lịch quốc tế trong Công ty TIC-Hà nội.‌

Cũng giống như các phòng ban khác trong Công ty, phòng du lịch quốc tế là một phòng chức năng được chính thức công nhận có tư cách pháp nhân với đầy đủ các thủ tục pháp lý theo giấy phép thành lập số 1463/ QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội cấp, giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế số 44/GPDL do Tổng cục du lịch Việt Nam cấp, giấy phép kinh doanh số 200473 do trọng tài kinh tế Thành phố Hà nội cấp.

Đây là một bộ phận có các hoạt động đặc trưng nhất, đem lại nguồn thu chủ yếu cho Công ty. Bộ phận này có chức năng trực tiếp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác trao đổi khách du lịch quốc tế với các hãng và các tổ chức du lịch quốc tế như PATA, IAST... các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

+ Nghiên cứu thị trường du khách quốc tế, từ đó xây dựng các chương trình phù hợp, quảng bá và tổ chức thực hiện các chương trình đã lập và bán.

+ Xây dựng các chiến lược và kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn với mục đích duy trì các thị trường khách hiện tại, mở rộng các thị trường tiềm năng.

+ Tham gia các hội chợ, hội nghị, triển lãm quốc tế về du lịch nhân cơ hội đó quảng cáo về Công ty và các sản phẩm du lịch của Công ty.

+ Thực hiện giao dịch, ký kết các hợp đồng với các hãng du lịch nước ngoài trong lĩnh vực trao đổi khách với các nhà cung cấp dịch vụ sản phẩm du lịch (khách sạn, nhà hàng, hãng vận chuyển...)

+ Nhận làm dịch vụ VISA xuất nhập cảnh cho người Việt Nam và người nước ngoài.

+ Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã được ký kết với các đối tác để đảm bảo chất lượng chương trình thực hiện.

+ Có thể uỷ táhc cho phòng du lịch nội địa thực hiện dịch vụ trong chương trình phục vụ khách du lịch quốc tế tại Việt Nam.

Phòng du lịch quốc tế là một bộ phận quan trọng của Công ty TIC, nó có vai trò dẫn dắt các bộ phận khác cùng hoạt động. Khi hoạt động kinh doanh du lịch quốc tế ổn định và phát triển thì bộ phận du lịch nội địa, vận chuyển hành khách,

quảng cáo có điều kiện mở rộng hoạt động. Ngoài ra, sự phát triển của lữ hành quốc tế còn góp phần đem lại nguồn thu nhập lớn cho Công ty, tạo điều kiện cho Công ty thực hiện đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, củng cố niềm tin, nâng cao thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty.

4. Điều kiện kinh doanh của phòng Du lịch quốc tế.

Đây là tất cả những yếu tố về cơ sở vật chất, công nhân mà bộ phận du lịch quốc tế có thể sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh.

* Điều kiện về cơ sở vật chất:

Tiền thân của bộ phận này là phòng du lịch thuộc Bna Bảo hiểm xã hội của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam. Trước đây, phòng hoạt động tại trụ sở số 65 phố Quán Sứ nhưng hiện nay đã chuyển đến 1B Yết Kiêu. Mặc dù so với cơ sở trước đây, cơ sở mới có điều kiện thuận lợi hơn song hoạt động của phòng vẫn gặp không ít những khó khăn.

Ban đầu khi thành lập, phòng được Tổng Liên đoàn được Việt Nam cấp vốn tổng công 132,3 triệu đồng (trong đó bằng hiện vật 47 triệu bằng tiền mặt 50 triệu). Tổng cộng cả nguồn được cấp và cho vay, vốn kinh doanh của bộ phận du lịch quốc tế là 229,3 triệu đồng.

Như vậy xét về điều kiện cơ sở vật chất, so với các đơn vị kinh doanh du lịch quốc tế khác bộ phận du lịch quốc tế gặp phải khá nhiều khó khăn nhất là trong điều kiện kinh doanh mới, mức độ cạnh tranh của thị trường ngày càng gay gắt.

Tuy nhiên, với nỗ lực của cả tập thể cán bộ lãnh đạo và đã đạt được một số kết quả nhất định trong việc xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ tốt hơn trong công việc kinh doanh cụ thể là:

Chỉ sau 3 năm (từ 1989 – 1992) bộ phận du lịch quốc tế đã trong bị được một đội xe 4 chiếc của Nhật (gồm 1 xe 52 chỗ, 2 xe 12 chỗ, 1 xe 4 chỗ) để chuyển sang phục vụ nhu cầu của khách du lịch nội địa, với chức năng kinh doanh chủ yếu là vận chuyển.

Về cơ bản, đến nay đã giải phóng xong khu đất ở 1B Yết Kiêu, thực hiệ đền bù thoả đáng cho một số hộ dân, xây dựng mới một dãy nhà 1 tầng để tiếp khách và làm việc.

Công ty đang tiếp tục hoàn thiện việc xây dựng một khách sạn 4 sao bằng vốn tự có và vốn vay Ngân hàng, dự kiến đưa vào sử dụng vào cuối năm 1999. Đây là điều kiện để phòng du lịch quốc tế sẽ không chỉ kinh doanh lữ hành mà còn mở rộng sang hoạt động lưu trú, đáp ứng nhu cầu nội bộ của Công ty cũng như khách du lịch có yêu cầu.

Đó là những điều kiện có cơ sở vật chất kỹ thuật của toàn Công ty TIC mà bộ phận du lịch quốc tế được thừa hưởng. Ngoài ra bên cạnh sự hỗ trợ của Công ty, bộ phận lữ hành quốc tế cũng tự trang bị các phương tiện dụng cụ cần thiết để phục vụ nhu cầu kinh doanh và công việc, dù còn hạn chế. Các thiết bị này nhìn chung đúng quy cách, tiêu chuẩn và khá hiện đại (máy tính, máy Fax, điện thoại di động...) không chỉ sử dụng cho văn phòng của bộ phận mà cho cả các nhân viên góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.

Điều kiện về nhân lực:

Văn phòng của bộ phận du lịch quốc tế khá nhỏ (diện tích khoảng 30m2) do đó chưa có điều kiện để mở rộng đội ngũ nhân sự. Hiện nay, bộ phận du lịch quốc tế trong công ty gồm 6 người (trong đó có 4 người biên chế chính thức và 2 người hợp đồng) bao gồm trưởng Phòng, phó phòng, 2 chuyên viên du lịch và 2 hướng dẫn viên du lịch. Họ đều có trình độ ngoại ngữ và chuyên môn tốt, có kinh nghiệm trong quản lý, được đào tạo từ các trường đại học trong và ngoài nước.

Với những điều kiện như vậy, bộ phận Du lịch quốc tế Công ty chưa thể tự hình thành, phân chia thành các tiểu ban độc lập như bộ phận Marketing, hướng dẫn, điều hành... để có thể chuyên môn hoá hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiện nay tất cả các hoạt động của bộ phận Du lịch quốc tế đều được tập trung và trách nhiệm của mỗi người là khá nặng nề. Tuy nhiên, họ đều là những người có trình độ và năng lực chuyên môn khá tốt, có thể thay thế và làm hộ nhau mộ số công việc trong trường hợp thiếu người (nghỉ công tác...) , vì thế cho đến nay

bộ phận du lịch quốc tế vẫn duy trì hoạt động một cách khá hiệu quả, kiểm soát được các hướng dẫn viên trong quá trình đi dẫn khách, đảm bảo chất lượng các sản phẩm của nhà cung cấp hoặc các Công ty gửi khách.. .Tuy nhiên muốn phát triển, phòng Du lịch quốc tế cần phải điều chỉnh lại nhân sự sao cho phù hợp với hoạt động của mình.

Điều kiện về nguồn khách (người mua).

Một đơn vị kinh doanh Du lịch, muốn tồn tại và phát triển thì phải có các du khách chính là những quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp du lịch, là sự quan tâm chính của các doanh nghiệp này.

Khi nghiên cứu về nguồn khách các doanh nghiệp này thường sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau đề phân tích, phân loại. Việc phân loại này được tiến hành dựa trên các đặc điểm về vị trí địa lý, dân tộc, phong tục tập quán,. khả năng thanh toán, phúc lợi xã hội ...Nhờ đó các doanh nghiệp xây dựng được chính sách về giá cả (giá phân biệt, giúa chọn gói, giá ưu đãi...) chính sách sản phẩm (giới thiệu sản phẩm mới, dịch vụ, chương trình...) phù hợp với nhu cầu của khách, chính sách phân phối (đưa sản phẩm tới khách du lịch một cách có hiệu quả nhất) hay chiến dịch quảng cáo (giúp khách hàng hiểu rõ hơn về Công ty và các sản phẩm của Công ty). Từ đó doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng thu hút và khai thác nguồn khách một cách tốt nhất.

Từ đầu những năm 1990, Tồng cục Du lịch Việt Nam đã ký kết nhiều hiệp định hợp tác song phương với các Chính phủ về số lượng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh du lịch thực hiện các hợp đồng trao đổi khách, không chỉ trong phạm vi hai quốc gia mà khuyến khích mở rộng phạm vi du lịch (kéo dài các Tour theo tuyến xuyên quốc gia, xuyên khu vực...)

Cùng với điều này, các chính sách và cơ chế mới cũng đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh du lịch quốc tế, trong đó có cả Công ty TIC. Không những thế nó còn mang lợi ích to lớn cho các quốc gia trong việc trao đổi thông tin, văn hoá, khoa học, kỹ thuật, tạo ra nguồn thu ngoại tệ từ việc xuất khẩu hàng hoá vô hình.