Quy trình mua hàng bán hàng tại chuỗi cửa hàng tiện ích Circle K

cung cấp…sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là mối quan tâm của các nhà quản lý .

 Chu trình này có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và chu trình trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền ….nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu cho hoạt động bán hàng, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác .

 Chu trình mua hàng , tồn trữ và trả tiền trên thực tế thường bao gồm các bước công việc sau: chọn nhà cung cấp, đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, cuối cùng là theo dòi nợ phải trả và chi trả tiền hàng .

3 Thủ tục, chứng từ về nghiệp vụ mua hàng :

 Yêu cầu mua hàng: đặt hàng trực tuyến trên hệ thống POS .

 Phê duyệt mua hàng .

 Gửi đơn hàng.

 Nhận hàng : phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, đơn giao hàng .

 Nợ phải trả người bán .

4 Kế toán mua hàng : ( theo phương pháp kê khai thường xuyên ).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 65 trang tài liệu này.

Nhập giá vào POS :

Là việc kiểm soát giá của bộ phận kế toán, phát hiện ra chênh lệch giữa giá cũ và giá hiện tại mà nhà cung cấp bán cho công ty, sau đó sẽ báo cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng, để bộ phận này điều chỉnh giá bán ra để mang lại lợi nhuận cao nhất cho toàn công ty .

Nhập giá vào POS sẽ nhập theo từng đơn vị mặt hàng chứ không nhập theo lốc, lô…

Nhập tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn, tổng giá trị hóa

đơn, giá trị thuế GTGT .

Giá của hàng hóa được tính như sau :

Giá của hàng hóa = giá mua trên hóa đơn + các phí tổn có liên quan – các khoản giảm giá trực tiếp trên hóa đơn

Ví dụ : hóa đơn số 94167 của pepsico ( đính kèm trong phần Phụ Lục )

- Pepsi Cola – PET 12*1500ml - đơn vị là 1 thùng ( 12 chai ), và được giảm giá là 5,3% cho 1 thùng :

Giá nhập vào POS của 1 chai = (157.272,73 – 8.277,51 ) : 12 = 12.416,27 (đồng )

- 7Up Revive – PET 24*500ml – đơn vị là 3 thùng ( 72 chai ), không được giảm giá cho mặt hàng này .

Giá nhập vào POS của 1 chai = 441.818,18 : 72 = 6.136,364 (đồng )

- Hóa đơn được hưởng chiếc khấu thanh toán ( giảm giá theo hợp đồng ) là : 84.127,27 (đồng ) nên tổng giá trị còn lại của hóa đơn : 2.121.891 (đồng )

 Ngoài việc kiểm soát giá , viêc nhập vào POS là để khai báo thuế GTGT và hạch toán. Cuối tháng, sau khi tất cả các hóa đơn đã được nhập, kế toán kết xuất 1 bảng ra EXCEL, bao gồm tên nhà cung cấp, số hóa đơn,tổng giá trị từng hóa đơn, giá trị thuế GTGT từng hóa đơn. Đây là cơ sở đê khai báo và nộp thuế GTGT .

Hạch toán kế toán

Báo cáo theo khoản mục phải trả người bán (được đính kèm ở phần phụ lục )

Vào tháng 12/2011, hàng hóa mua của nhà cung cấp Pepsico ở 2 cửa hàng : Hai Bà Trưng và Lê Lai là 16.273.489 và 31.258.563

Kế toán ghi nhận bút toán :

Và :

Nợ 1561 : 14.794.081 ( CH Hai Bà Trưng ) Nợ 133 : 1.479.408

Có 331 : 16.273.489

Nợ 1561 : 28.416.875 ( CH Lê Lai ) Nợ 133 : 2.841.688

Có 331 : 31.258.563

Thanh toán cho nhà cung cấp :

Nợ 331 : 16.273.489 ( CH Hai Bà Trưng ) Có 11211 : 16.273.489

Và

Nợ 331 : 31.258.563 ( CH Lê Lai ) Có 11211 : 31.258.563

Trường hợp mua hàng có chiếc khấu thương mại : vì chiếc khấu thương mại đã được giảm trừ ngay trên hóa đơn ( như của pepsico ), nên khi hạch toán, kế toán hạch toán trên giá trị của hàng hóa đã được giảm chiếc khấu .

Kế toán ghi nhận :

Nợ 156 : giá trị hàng hóa đã được trừ chiếc khấu trên hóa đơn. Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừ .

Có 331 : giá trị đã giảm theo chiếc khấu .

Không hạch toán :

Nợ 156 : giá trị hàng hóa Nợ 133 : thuế GTGT

Có 331 : giá trị phải trả cho người bán .

Và :

Nợ 331 : giá trị được khấu trừ Có 156 : giá trị được khấu trừ

Trường hợp mua hàng có chiếc khấu thanh toán : chiếc khấu thanh toán được thực hiện khi công ty thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận trên hợp đồng, được kế toán ghi nhận như sau :

Nợ 331 : giá trị chiếc khấu thanh toán Có 515 : giá trị chiếc khấu thanh toán

Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng :

111,112 3311561

Trả nợ hay ứng

Mua hàng hóa

Cho người bán

515

Số tiền chiếc khấu

thanh toán

IV . Mối quan hệ giữa lý thuyết và thực tế :

 Việc hạch toán của công ty dễ dàng hơn nhiều so với những gì được học nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm ( POS : hỗ trợ cho việc khai báo thuế GTGT, hạch toán. LEMON : phần mềm kế toán hỗ trợ các công việc kế toán ).

 Để hoàn thành tốt công việc kế toán, cần có kiến thức chuyên môn vững vàng. Ngoài ra, cũng cần có các kiến thức, kỹ năng mềm để hỗ trợ cho công việc.

 Vì đặc trưng của ngành là làm việc trên những con số, trong khi đó do cửa hàng nhiều nên số lượng hóa đơn là một con số khổng lồ, do đó mà kế toán đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên trì trong từng khâu.

 Các môn học dường như phần nào đã cung cấp đầy đủ kiến thức chuyên môn cho sinh viên như : bổ trợ phần hạch toán ( các phần của Kế Toán Tài Chính ), khả năng dự đoán bán hàng, hàng hóa tồn kho để đặt hàng một cách hợp lý ( Kế Toán Quản Trị ), phân tích tình hình tài chính của Công ty ( Tài Chính Doanh Nghiệp P1,2

)v.v

 Tuy nhiên bên cạnh đó các kỹ năng mềm của sinh viên chưa được bổ trợ nhiều, chủ yếu là do khả năng hoạt bát vốn có của sinh viên hoặc do sinh viên tự tìm hiểu bên ngoài, các môn học về giao tiếp vẫn chưa được triển khai ở khóa học này .

Sự khác nhau :

 Chương trình đạo tào chuyên ngành kế toán của trường đang áp dụng Quyết Định 15, trong khi đó doanh nghiệp lại sử dụng Quyết Định 48, nên tài khoản kế toán có sự thay đổi ( chi phí bán hàng : 641€ 6421 )

 Các quỹ khen thưởng, phúc lợi…. từ tài khoản loại 4 ( 431 ), chuyển sang tài khoản loại 3 ( 353 ).

 Ngoài những thay đổi về tài khoản, nhìn chung, công việc kế toán thực tế cũng không có nhìu khác biệt.

Chương 3 : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét :

Một tổ chức muốn bền vững và phát triển mạnh, đòi hỏi cần phải có cơ cấu tổ chức chặc chẽ, và phải được hỗ trợ bởi kinh nghiệm và lòng nhiệt huyết của tất cả các nhân viên trong tổ chức.

Về hình thức kinh doanh của công ty :

Trong vài năm trở lại đây, hòa nhịp cùng quá trình phát triển trong lĩnh vực kinh tế của toàn xã hội, tại Việt Nam, chuổi cửa hàng bán lẻ hiện đại của Công ty ngày càng được chiếm ưu thế và xã hội chấp nhận. Sự thuận tiện của cửa hàng là một trong những yếu tố giúp cho việc kinh doanh về lĩnh vực này phát triển mạnh mẽ. Hiện tại và tương lai, với nhịp độ phát triển ngày càng đi lên của xã hội, thì loại hình kinh doanh này cũng ngày càng tăng trưởng mạnh mẽ .

Với hệ thống máy bán hàng tự động – tính tiền tự động trên POS không những mang lại hiệu quả cao, độ ổn định vượt trội mà còn là sự linh hoạt trong bố trí, lắp đặt

nhờ kiểu dáng nhỏ gọn. Chưa dừng lại ở đó, Công ty thường xuyên mở các đợt tập huấn cho nhân viên để có một đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, những kết quả mà Công ty có được hiện này chỉ là hiện tại, về tương lai sắp tới Toàn thể Công ty cần nổ lực hơn nữa để đạt và vượt mức chỉ tiêu đề ra.

Ưu điểm :

- Yếu tố tiện ích và tiết kiệm thời gian đã khẳng định được ưu thế lớn nhất và vượt trội cửa cử hàng tiện ích .

- Đối với các kênh phân phối hiện đại như siêu thị và trung tâm mua sắm thì cửa hàng tiện ích có ưu thế hơn như :

Vốn đầu tư ít : nên việc thu hồi vốn cũng nhanh hơn.

Vị trí : mặt bằng kinh doanh nhỏ nên được mở ở gần khu dân cư .

Cách thức phục vụ : chu đáo hơn đối với khách hàng. Điều này là đương nhiên vì một cửa hàng tiện ích nhỏ, khách hàng ít nên nhân viên sẽ dễ dàng chăm sóc khách hàng hơn .

Giờ mở cửa :24/24 cũng là lợi thế của cửa hàng tiện ích, vì siêu thị hay trung tâm mua sắm cũng chỉ mở cửa từ 7h tới 21h .

Cửa hàng tiện ích : sang trọng hơn, hàng hóa chất lượng hơn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm hơn, cách trình bày bắt mắt hơn và khoa học hơn ở chợ hay ở các tiệm tạp hóa trong khi đó chợ thì ồn ào, lộn xộn hơn, cách trang bày không bắt mặt. Cửa hàng tiện ích thì không phải gửi xe vừa mất thời gian vừa mất chi phí khi khách có nhu cầu mua nhanh .

Nhược điểm :

Tuy có những ưu điểm hơn so với các loại hình kinh doanh khác, nhưng cửa hàng tiện ích cũng có một số nhược điểm so với các kênh phân phối hiện đại khác cũng như các kênh phân phối truyền thống:

- Đối với các kênh phân phối hiện đại: Do diện tích hẹp hơn nên vấn đề đa dạng hóa các loại mặt hàng không thể sánh bằng các siêu thị được. Đối tượng khách hàng sẽ hẹp hơn: đối với những khách hàng có thời gian họ sẽ thích đi siêu thị với hàng hoá phong phú đáp ứng đầy đủ nhu cầu của họ hơn là đi mua ở cửa hàng tiện ích. Không những thế đi siêu thị còn để ngắm hoặc tham gia các tiện ích khác như: trò chơi điện tử…, nhiều người còn coi việc đi siêu thị là hình thức giải trí cùng bạn bè người

thân mỗi dịp cuối tuần. Những điều này không thể thực hiện khi đi vào cửa hàng tiện ích.

- Đối với các kênh truyền thống: Giá cả ở cửa hàng tiện ích luôn cao hơn so với các kênh truyền thống như chợ hay cửa hàng tạp hóa do phải cộng thêm các yếu tố tiện ích.

- Đối với cửa hàng tạp hóa: Vốn đầu tư cho một cửa hàng tiện lợi lớn hơn nhiều so với một cửa hàng tạp hóa, việc đào tạo nhân công, chăm sóc khách hàng hay trang bị thiết bị hiện đại cũng tốn rất nhiều chi phí.

- Đối với chợ: cửa hàng tiện lợi có không gian hẹp hơn và chắc chắn sẽ có ít sự lựa chọn hơn cho khách hàng đặc biệt là đối với những loại mặt hàng rau, củ, quả, thịt tươi sống...

Về cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu tổ chức tương đối chặc chẽ, quản lý theo hệ thống phân cấp, vừa đem đến hiệu quả cao, vừa tiết kiệm các chi phí của tổ chức, nó tập trung quyền lực, và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cấp cao. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ, do đó có thể đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời .

Tuy nhiên, với số lượng công việc nhiều, đội ngũ cán bộ vừa phải, điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty. Vì một nhân viên phải làm việc quá công suất của mình mới giải quyết hết các vấn đề trong ngày.

Công tác quản lý :

Cơ cấu tổ chức của Công ty được bố trí rò ràng, hợp lý, đội ngũ nhân viên văn phòng đều có trình độ chuyên môn cao. Hầu hết các phòng ban đều được trang bì đầy đủ, giúp cho việc cập nhật, nắm bắt thông tin được tiến hành khá dễ dàng và chính xác. Điều này đã giúp cho Công ty giảm được áp lực của lượng công việc được diễn ra nhanh, gọn gàng và tuân thủ đúng quy định của Nhà Nước .

Bộ máy kế toán :

Từ công việc hạch toán ban đầu, đến việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý cửa các chứng từ được Công ty tiến hành một cách khá cẩn thận, đảm bảo số liệu có tính chất

pháp lý, chính xác theo yêu cầu của Bộ tài chính. Nói chung, công tác hạch toán tại Công ty rất sát với thực tế em đã học từ việc mua hàng đến bán hàng .

Công ty áp dụng phần mềm kế toán máy để giải quyết khối công việc lớn, phòng Kế toán của Công ty đã tổ chức rất tốt việc lưu chuyển chứng từ, ghi sổ và tính toán, vừa đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp vừa đảm bảo tính kịp thời, chính xác. Vì vậy đã đáp ứng được những thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho Công ty.

Bộ máy Kế toán của Công ty là vừa tập trung vừa phân bán, nhưng khối lượng công việc của nhân viên Kế toán là rất lớn, bởi vì Công ty có nhiều cửa hàng mà phải kiểm tra hóa đơn của từng Nhà Cung Cấp của từng Cửa hàng. Vì vậy mọi công việc chủ yếu tập trung về văn phòng Công ty, điều này ảnh hưởng đến thời gian làm Báo Cáo Tháng, cũng như Báo Cáo Tài Chính của toàn công ty. Do đó, công việc sẽ không hoàn thành trong tháng mà kéo dài qua đầu tháng sau .

Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, tất cả các chứng từ tập trung về phòng kế toán nhanh chóng và nhịp nhàng theo từng ngày, giúp cho Kế toán có thể tổng hợp số liệu tiện lợi và xử lý dễ dàng .

Sổ sách kế toán đi từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, điều này làm cho việc đối chiếu dễ dàng và chính xác .

Hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chung “ phù hợp với việc sử dụng kế toán máy.

Kế toán công nợ thường xuyên theo dòi các khoản thanh toán của Quản lý cửa hàng qua ngân hàng để biết chính xác các khoản doanh thu của cửa hàng trong ngày có thực sự vào tài khoản của công ty hay chưa. Tránh tình trạng ghi thừa hoặc thiếu các khoản công nợ của Quản lý cửa hàng .

Nhìn chung, hệ thống sổ sách kế toán từ chi tiết đến tổng hợp đều có sự liên kết chặc chẽ với nhau, không chỉ cho một khâu kế toán mà còn cho cả Bộ phận Kế toán để tiện cho việc theo dòi, tìm kiếm và kiểm tra .

Tuy nhiên cũng có một số điểm cần lưu ý : Quản lý cửa hàng đưa hóa đơn lên văn phòng chậm trễ. Số lượng hóa đơn nhiều, nên khi hóa đơn được đưa lên một lần, thì kế toán sẽ kiểm tra không kịp, cuối kỳ hóa đơn vẫn chưa thu thập đủ, gây chậm trễ cho việc lập báo cáo của Kế Toán tổng hợp .

II. Đề xuất :