Các Kỹ Năng Đúc Kết Được Từ Thực Tiễn:

 Chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt, không sử dụng Visa Card, Master Card, hay USD .

 Phiếu tính tiền được in ra, khách hàng nhận phiếu và mang theo cùng với hàng

hóa.

 Cuối ngày căn cứ vào số liệu theo dòi trên máy, tính tổng số tiền thu của hàng

hóa bán ra và đối chiếu với số tiền mà nhân viên bán nộp vào quỹ trong ngày .

 Trường hợp có sai sót, Thu ngân không cho phép tự ý xóa các nghiệp vụ đã ghi nhận, hệ thống sẽ ghi lại tất cả các thao tác thực hiện .

1.2. Trường hợp khách trả hàng :

 Khách hàng có thể trả lại hàng ( hàng bị hư do nhà sản xuất ), khi xuất trình Bill tính tiền đối với sản phẩm đó đi kèm với lý do trả hàng .

 Sau khi khách hàng trả hàng xong, xuất Phiếu trả hàng gồm 3 liên : 1 liên gửi khách hàng, 1 liên lưu trên hệ thống, 1 liên gửi kèm theo Bill thanh toán tiền, gửi lên cho bộ phận kế toán .

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 65 trang tài liệu này.

 Chỉ cửa hàng trưởng mới được phép làm lệnh trả hàng trên hệ thống.

 Hệ thống sẽ tự động tính toán doanh thu và hàng hóa.

1.3. Kiểm kê:

 Hàng ngày, nhân viên cửa hàng sẽ chọn mẫu một số ngành hàng để kiểm kê.

 Nhân viên kế toán, thuộc bộ phận kế toán sẽ lên kế hoạch kiểm kê hàng tuần và luân phiên kiểm kê toàn bộ hết các cửa hàng.

 Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành bao gồm : trợ lý cửa hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán. Khi kiểm tra xong sẽ đối chiếu số lượng trên thực tế với số liệu trên sổ sách, để có hướng điều chỉnh kịp thời.

II. Qui trình mua hàng tại công ty

Đặt hàng

Trưởng ca

Cửa hàng trưởng

2.1. Qui trình đặt hàng :

- Các trưởng ca ( nhân viên bán hàng ) kiểm tra lượng hàng tồn kho bằng hệ thống POS, xem xét số lượng hàng đặt đợt trước, mức doanh thu của sản phẩm đó và lượng hàng tồn kho để lặp Yêu Cầu Đặt Hàng trực tuyến trên hệ thống POS.

- Sau khi Trưởng ca lập Đơn đặt hàng, Cửa Hàng Trưởng sẽ vào kiểm tra.

- Để đảm bảo lượng hàng, bộ phận Bán Hàng sẽ kiểm tra, duyệt, chốt đơn hàng, sau đó xuất File Yêu Cầu Mua Hàng chuyển cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng xem xét, sau đó bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng gửi cho Giám Đốc Điều Hành.

- Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng gửi cho Nhà Cung Cấp.

- Sau khi nhận được Đơn đặt hàng, nhà cung cấp dựa vào thời gian giao hàng trên Đơn đặt hàng sẽ giao hàng cho cửa hàng, Quản lý cửa hàng sẽ nhận hàng và lưu kho. Bên cạnh đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho Bộ phận Kế toán .

Đặt hàng theo lượng hàng tồn kho :

- Nhà cung cấp sẽ chào hàng, đồng thời gửi bảng báo giá cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng. Bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ chi tiết, rò ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao…

- Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng xem xét các mặt hàng, cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo Công ty có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lý nhất.

- Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng sẽ gửi Đề nghị mua hàng cho Giám

đốc điều hành phê duyệt.

- Sau khi được đồng ý, bộ phận này sẽ tạo mã hàng trên hệ thống, xác định giá mua và giá bán.

- Cửa hàng trưởng và các trợ lý cửa hàng sẽ nhập các mặt hàng mới vào hệ thống

POS.

- Bộ phận bán hàng đã lặp sẵn một kế hoạch đặt hàng ( Schedule order ) đối với từng nhà cung cấp. Đến ngày đặt hàng Bộ Phận Bán Hàng lập Đơn Đặt Hàng ( Purchase order ) gửi cho nhà cung cấp trước 13h, sau 13h sẽ tính vào ngày hôm sau.

- Do đặt điểm mô hình hoạt động của doanh nghiệp là doanh nghiệp bán lẻ, nên quá trình đặt hàng diễn ra liên tục trong tuần. Thường thứ 2,4,5,6 sẽ đặt hàng. Sau một ngày nhà cung cấp phải giao hàng.

- Trong trường hợp các cửa hàng bán hết lượng hàng trong kho, nhưng chưa đến thời điểm đặt hàng (Schedule order ), thì cũng không được đặt hàng mà chỉ có thể nhận hàng chuyển từ các cửa hàng khác. Một khi lượng hàng ở các cửa hàng đều khan hiếm thì phải chấp nhận mất đi lượng doanh thu bán hàng trong khoản thời gian đó .

- Khi chuyển kho hàng hóa từ Cửa hàng này qua Cửa hàng khác, trên hệ thống POS chỉ nhập số lượng, mặt hàng, tên cửa hàng chuyển, cửa hàng nhận, không cần nhập giá hàng.

- Hệ thống sẽ tự tính giá vốn vào cuối tháng .

2.2. Qui trình xử lý Hóa Đơn Bán Hàng

- Nhân viên nhận được hàng và Phiếu giao hàng ( Delivery Note ) và nhập vào hệ thống Receiving của POS ( chỉ nhập tên hàng, số lượng, loại hàng mà không nhập giá trị hàng ), kiểm tra kỹ, và khóa lại .

- Đồng thời Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn gốc trực tiếp cho bộ phận Kế toán.

- Khi Kế toán nhận hóa đơn thì kiểm tra lại số lượng, giá và so trên hệ thống POS, nếu có sai sót về số lượng thì Kế toán phải liên hệ với Cửa Hàng Trưởng để biết rò nguyên nhân. Nhân viên Kế toán chỉ có thể sửa giá cả các mặt hàng hay lô hàng .

- Nếu sai sót là do Nhà cung cấp giao sai, thì sẽ gửi hóa đơn cho Nhà cung cấp

để điều chỉnh lại hóa đơn.

- Nếu nhân viên bán hàng nhập sai thì sẽ yêu cầu nhân viên nhập bổ sung cho đủ

số lượng.

2.3. Nhận hàng :

- Hàng tuần, Bộ Phận Nhận Hàng (Cửa Hàng Trưởng và các Nhân viên bán hàng ) sẽ căn cứ vào Lịch giao hàng của các nhà cung cấp để bố trí nhận hàng. Khi nhận, Bộ Phận Nhận Hàng căn cứ vào các thòa thuận trong đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán….về số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận .

- Nếu giao hàng không đúng trong đơn đặt hàng, Bộ Phận Nhận Hàng có thể từ chối nhận hàng, hoặc lập biên bản ghi nhận sự khác biệt để làm bằng chứng xử lý sau này. Biên bản có chữ ký của hai bên giao nhận, và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bản gốc biên bản được lưu lại Bộ Phận Nhận Hàng, đồng thời gửi bản sao biên bản đến bộ phận Kế toán để phục vụ cho các lần đặt hàng kế tiếp và theo dòi thanh toán.

- Để tránh kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương diện quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng ( như số lượng, quy cách, chất lượng, hạn sử dụng của hàng hóa…), Bộ Phận Nhận Hàng lập bảng kiểm tra hàng .

- Nếu hàng giao đúng thòa thuận trong Đơn Đặt Hàng, Bộ Phận Nhận Hàng sẽ nhận hàng và căn cứ vào hóa đơn để nhập vào hệ thống POS. Chỉ nhập số lượng, không nhập giá mua ( giá mua đã có sẵn do bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng tạo trước đó ) .

- Nhà cung cấp gửi hóa đơn mua hàng và các chứng từ nhận hàng, các văn bản về sự thay đổi số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm ( nếu có ) đến bộ phận Kế toán .

- Bộ phận Kế toán kiểm tra số lượng hàng hóa mà Cửa Hàng Trưởng nhập và kiểm tra trên hệ thống POS. Nếu có sai sót về mặt số lượng, hay mã sản phẩm ( Barcode sản phẩm ) thì liên hệ Quản Lý Cửa Hàng để tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp hợp lý.

Một số lưu ý khi nhận hàng:

 Không chấp nhận nhận hàng nếu hàng giao quá 30% số lượng được đặt .

 Khi nhận hàng người Cửa Hàng Trưởng phải linh động trong việc quyết định có nhận hàng hay không. Người quản lý phải căn cứ vào lượng hàng trong kho mình quản lý, và tình hình bán hàng của từng mặt hàng .

2.4. Trả hàng cho nhà cung cấp :

Lý do trả hàng :

o Trả lại do mã sản phẩm không có trong hệ thống.

o Trả do hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng.

o Trả do nhà cung cấp thu hồi hàng.

o Trả hàng do giao hàng sai.

o Xuất đổi hàng.

Các trường hợp khi xuất trả hàng Nhà Cung Cấp

o Trả ngay khi nhận hàng : khi nhận hàng không đảm bảo chất lượng, số lượng đúng như đã đặt hàng.

o Trả hàng sau khi nhập kho : nhà cung cấp đã giao hàng và lập hóa đơn bán hàng nhưng do hàng hóa không đảm bảo quy cách, chất lượng nên phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa ( có nhiều nhà cung cấp như Pepsico, khi trả hàng phải trả toàn bộ hàng đã giao, không chấp nhận trả một phần ). Khi xuất trả hàng hóa cho nhà cung cấp phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rò hàng hóa trả lại cho nhà cung cấp do không đúng qui cách, chất lượng, tiền thuế giá trị gia tăng, kèm theo bản photocopy liên 2 của hóa đơn đã mua ( đóng dấu sao y bản chính ). Hóa đơn này làm căn cứ để công ty và nhà cung cấp điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế giá trị gia tăng đã kê khai .

2.5. Thanh toán tiền hàng :

Chứng từ thanh toán : ( được đính kèm trong phần phụ lục )

o Phiếu yêu cầu thanh toán ( Expenditure approval request ) .

o Nhật ký chứng từ thanh toán .

o Hợp đồng mua bán .

o Hóa đơn mua hàng.

o Giấy báo nợ ngân hàng .

o Sổ phụ ngân hàng .

o Giấy báo chuyển tiền .

Thủ tục thanh toán :

o Kế toán thanh toán đối chiếu số liệu trên hóa đơn, đơn đặt hàng và báo cáo Receiving. Đồng thời kiểm tra các khoản giảm giá, hàng bị trả lại…để thanh toán hợp lý.

o Sau khi đối chiếu, kiểm tra, Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng chi tiết liệt kê hóa đơn chưa thanhh toán để chọn danh sách những khoản phải trả đến hạn thanh toán và lập phiếu yêu cầu thanh toán (Expenditure approval request). Hạn mức thanh toán tiền hàng thường là 30 ngày, hoặc 15 ngày ( tùy theo thòa thuận giữa Công ty với Nhà cung cấp trong Hợp Đồng Mua Bán ) sau khi nhận được đầy đủ các hóa đơn và chứng từ hợp lệ từ phía Nhà cung cấp .

o Kế toán thanh toán phải tập hợp các chứng từ có liên quan và đính kèm với

Ủy Nhiệm Chi để trình Kế toán Trưởng và Giám đốc điều hành phê duyệt .

o Để kiểm soát tốt, tất cả các khoản thanh toán sẽ được thanh toán qua ngân hàng. Sau khi đã được phê duyệt, Ủy Nhiệm Chi sẽ được gửi cho ngân hàng để chuyển tiền .

o Toàn bộ chứng từ thanh toán sẽ làm căn cứ để hạch toán vào phần mềm kế toán và phải được lưu vào chứng từ kế toán .

2.6. Nhà cung cấp khuyến mãi :

Trường hợp khuyến mãi

o Khuyến mãi nhằm hỗ trợ các nhãn hàng .

o Khuyến mãi nhằm tăng doanh số .

o Khuyến mãi nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng và quảng bá hình ảnh .

Hình thức khuyến mãi

o Tặng hàng cùng loại nếu mua đủ số lượng trong chương trình khuyến mãi qui định .

o Mua hàng tặng kèm các sản phẩm khác, giảm giá sản phẩm, vật phẩm khuyến mãi có thể thay thế bằng một sản phẩm khác cùng loại .

o Giảm giá trên các mặt hàng khi thanh toán tiền hàng.

Cơ chế kiểm soát

o Sản phẩm của mặt hàng khuyến mãi phải được in trên Băng ron, bảng quảng cáo trên hệ thống cửa hàng .

o Sản phẩm của mặt hàng được khuyến mãi phải được đặt hàng đầy đủ và trưng bày ở khu vực khuyến mãi, trong suốt thời gian tham gia chương trình .

o Hàng khuyến mãi được giao kèm theo đơn đặt hàng cửa hàng .

Qui trình xử lý khi nhà cung cấp có chương trình khuyến mãi

Khi nhà cung cấp có chương trình khuyến mãi, gửi Thông báo khuyến mãi cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng. Bộ phận này sẽ tạo mã hàng khuyến mãi và thông báo cho bộ phận Kế toán và cho cửa hàng biết .

2.7 . Điều phối kho hàng :

Điều chỉnh nhanh lượng hàng hóa giữa các cửa hàng khi một cửa hàng hết hàng .

Qui trình :

 Người giám sát cửa hàng kiểm tra kho trước khi chuyển sang kho khác .

 Hoàn thành các Biên bản chuyển kho ( Transfer for ) được ký nhận bởi Cửa Hàng trưởng .

 Nhập ngay lập tức vào hệ thống .

 Cung cấp tất cả các chứng từ có liên quan đến bộ phận Kế toán .

2.8 . Xử lý hàng bị hủy :

 Hàng bị hủy phải có sự xét duyệt và đồng ý của Trưởng Phòng Bán Hàng.

 Nhân viên phòng bán hàng chụp lại hình các hàng hóa bị hủy .

 Hoàn thành biên bản hủy hàng với chữ ký của Cửa Hàng Trưởng và Quản lý, báo cao lên Quản Lý cấp cao hàng tháng .

 Cung cấp tất cả các hồ sơ liên quan cho bộ phận Kế toán : phiếu hủy hàng.

 Nhập vào hệ thống .

2.9 . Các kỹ năng đúc kết được từ thực tiễn:

Đối với các nhân viên ở cửa hàng ( cửa hàng trưởng và các nhân viên bánhàng)

 Nhân viên phải có trách nhiệm cao.

 Chịu mọi trách nhiệm nếu sơ suất xảy ra .

 Phải có tính tỷ mỷ, năng động, linh hoạt giải quyết các tình huống xảy ra.

 Mọi nhân viên có một nhiệm vụ riêng và phải hoàn thành nhiệm vụ của mình.

 Vì tính chất công việc nên các nhân viên phải biết đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau.

 Các nhân viên bán hàng là cánh tay đắc lực cho Cửa Hàng Trưởng, là trợ lý giúp Cửa Hàng Trưởng hoàn thành nhiệm vụ .

 Các nhân viên phải có kỹ năng dự đoán trước doanh số bán để có thể đặt hàng không thiếu không thừa gây hại cho Công ty .

Đối với nhân viên văn phòng ( các phòng ban )

 Mỗi bộ phận đảm nhiệm một công đoạn khác nhau nhưng có quan hệ với nhau .

 Các bộ phận hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc chung .

 Nhân viên văn phòng và các nhân viên ở cửa hàng bỗ trợ cho nhau trong viêc đặt hàng, giao hàng , hóa đơn v.v……

 Các kỹ năng mềm để giao tiếp với nhà cung cấp .

 Nhân viên phải vững về chuyên môn, và các chuyên ngành có liên quan .

 Các nhân viên trong các phòng ban hỗ trở lẫn nhau và hỗ trợ cho các nhân viên khác phòng ban khác làm việc .

III. Hạch toán kế toán tại công ty :

A/ Một số tài khoản được dùng tại công ty :

Tài khoản 1561 – giá mua hàng hóa : phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua và đã nhập kho (tính theo giá trị mua hàng ) .

Tài khoản 1562 – chi phí thu mua hàng hóa : phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hóa hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ ( kể cả hàng tồn kho trong và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được ). Chi phí mua hàng hạch toán vào tài khoản này bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa như : chi phí bảo hiểm mua hàng, tiền thuê kho, thuê bến bãi…., chi phí vận chuyển, bốc xếp,bảo quản đưa hàng từ nơi mua hàng về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trongn định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa .