Quy trình mua hàng bán hàng tại chuỗi cửa hàng tiện ích Circle K

Qui trình mua hàng tại công ty :

Đặt hàng

Kiểm tra

Chốt

đơn

hàng tổng

Gửi đơn hàng

Giao hóa đơn

Trưởng ca

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 65 trang tài liệu này.

Cửa hàng trưởng

Bộ phận bán hàng

Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng

Kế toán

Nhà cung cấp

Giao hàng

Hình 5 : sơ đồ mua hàng tại công ty Circle K

2.2. Cơ cấu tổ chức

a. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

Bộ phận phát triển mặt bằng

Châu Đăng Khoa

Bộ phận tiếp thị và quản lý ngành hàng

Ngô Thị Phương Thảo

Tổng giám

đốc

Bộ phận bán hàng

Phạm Mạnh Cường

Phòng đào tạo

Trần Ái Giang Sơn

Bộ phận nhân sự

Trần Thị Mai Anh

Bộ phận Kế toán & Kiểm soát

b. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

1. GIÁM ĐỐC:

Chức năng :

 Điều hành mọi hoạt động của công ty

 Chịu trách nhiệm xác nhận Báo Cáo Tài Chính đã được lập phản ánh trung thực và hợp lý tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của Công ty trong từng năm tài chính đồng thời phù hợp với các chuẩn mực kế toán áp dụng, Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp Việt Nam hiện hành và các qui định pháp luật có liên quan

 Thực hiện các dự toán, ước tính một cách thận trọng .

 Công bố các chuẩn mực kế toán áp dụng phải tuân thủ các vấn đề trọng yếu

được công bố và giả trình trong Báo Cáo Tài Chính. Nhiệm vụ

Chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ an toàn tài sản của Công ty, có các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện các hành vi gian lận và các hành vi khác có ảnh hưởng đến công ty

2. BỘ PHẬN NHÂN SỰ

 Xây dựng bộ máy tổ chức Công ty và quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng với yêu cầu hoạt động và phát triển kinh doanh của Công ty.

 Xây dựng qui chế làm việc của toàn thể nhân viên trong công ty.

 Xây dựng, qui hoạch cán bộ để phát triển nguồn nhân sự, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ….nhằm phục vụ cho việc đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, việc bố trí, điều động, phân công cán bộ, nhân viên, công nhân đáp ứng yêu cầu của từng vị trí công tác trong công ty.

 Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu

 Phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng hệ thống nhân viên vững về chuyên môn, mạnh về tinh thần .

 Xây dựng một đội ngũ nhân viên kế thừa vững vàng, sáng tạo .

 Quản lý lao động, tiền lương công nhân viên .

 Tạo dựng nền văn hóa công ty, đưa công ty vào nề nếp, ổn định .

 Có trách nhiệm khen thưởng nhân viên hoặc kỷ luật nếu nhân viên vi phạm qui chế công ty .

 Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức cho các sự kiện của Công ty như: sơ kết, tổng kết công tác, mit-ting họp mặt nhân các ngày lễ lớn trong năm…..

 Thực hiện công tác khám chữa bệnh, khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty .

 Là phòng mang lợi ích cho nhân viên trong công ty, quyết định các tổ chức sự kiện .

3. BỘ PHẬN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

 Do kế toán trưởng điều hành, quản lý toàn bộ tài chính của Công ty và có nhiệm vụ hoạch toán, phân bổ chi phí, tổng hợp, quyết toán theo Luật kế toán đã ban hành. Đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước .

 Lập báo cáo sản xuất, báo cáo tài chính đúng kỳ.

 Theo dòi tình hình thu chi của Công Ty, tính toán hiệu quả hoạt động của công ty .

 Tham mưu cho Giám Đốc về hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh .

 Làm tốt công tác cân đối phục vụ kinh doanh bằng cách tận dụng mọi nguồn vốn nhàn rỗi, trách không bị chiếm dụng vốn, đảm bảo phát lương, thưởng cho nhân viên đầy đủ, kịp thời .

4. BỘ PHẬN TIẾP THỊ VÀ QUẢN LÝ NGÀNH HÀNG:

 Hoạch định chiến lược, triển khai thực hiện các công việc tiếp thị.

 Nghiên cứu thị trường ngành bán lẻ và đối thủ cạnh tranh

 Thu nhập và lưu trữ hình ảnh dữ liệu của các sản phẩm thu được nguồn lợi lớn trên thị trường.

 Thực hiện các công tác quản cáo ( báo đài, internet ).

 Tổ chức sự kiện làm công tác quan hệ công chúng.

 Giám sát và thực hiện công tác xây dựng hình ảnh công ty qua hình ảnh, logo, bài viết, báo chí…

5. BỘ PHẬN PHÁT TRIỂN MẶT BẰNG :

 Quản lý, nghiệm thu các công trình nhà cho thuê .

 Quản lý các thiết bị nhằm hỗ trợ cho công tác bán hàng tại cửa hàng.

 Thiết kế các mô hình sắp xếp trong cửa hàng .

 Tìm kiếm địa điểm mới cho các cửa hàng của Công ty .

 Trang bị trang thiết bị cho cửa hàng

 Lắp đặt, trang trí thiết kế cho các cửa hàng Công ty.

 Bảo trì, sửa chữa thiết bị nếu bị hư hao.

6. BỘ PHẬN BÁN HÀNG :

 Xây dựng, triển khai kế hoạch bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh số đã hoạch

định .

 Quản lý, điều hành hoạt động chuyên nghiệp tại các cửa hàng .

 Đề xuất các chính sách bán hàng, dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp .

 Hổ trợ cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng và phát triển thương hiệu .

 Đề xuất chính sách, chế độ cho đội ngũ nhân viên tại các cửa hàng .

 Đề xuất những phương pháp tiếp cận khách hàng đến bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng .

7. BỘ PHẬN ĐÀO TẠO:

 Xây dựng chính sách và qui trình đào tạo theo đối tượng cụ thể .

 Xây dựng chương trình đào tạo theo đối tượng cụ thể .

 Biên soạn tài liệu đào tạo và tài liệu hướng dẫn .

 Quản lý hoạt động đào tào .

 Hợp tác đào tạo với đối tượng trong và ngoài nước của Công ty .

 Thực hiện đào tạo theo từng dạng đối tựong cụ thể.

2.3. Tổ chức bộ máy kế toán :

NGUYỄN XUÂN THOẠI

Accounting Supervisor

ĐINH THỊ KIM CHI

Accountant

HUỲNH THUẬN

Deputy Accounting Manager

a. Sơ đồ tổ chức bộ máy :

FINANCIAL CONTROL

BÙI VĂN CƯỜNG

Inventory auditor

LÊ THỊ YẾN NHI

Accountant

TRẦN THỊ THÚY HẰNG

Accountant

NGUYỄN THỊ THÙY LINH

Accountant

b.Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán

Phó phòng kế toán tài chính : Huỳnh Thuận

 Lập bảng lương hàng tháng và hỗ trợ cho phòng Nhân sự về các vấn đề

liên quan đến tiền lương .

 Xem xét các hóa đơn để đảm bảo việc chỉ trả đúng thời hạn theo hợp

đồng .

 Kiểm tra các yêu cầu hoàn trả và kiểm soát chi phí liên quan đến việc chi

trả theo chính sách của công ty .

 Quản lý và thực hiện những vấn đề liên quan đến tài sản cố định .

 Lập Báo Cáo Tài Chính hàng tháng và sổ sách kế toán theo luật định .

 Hỗ trợ trong việc lập ngân sách và kế hoạch kinh doanh .

 Quản lý về việc áp dụng các chính sách kế toán mới .

 Hỗ trợ cấp dưới và cấp trên trong việc kiểm tra hàng tồn kho và những công việc khác .

 Đảm bảo tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam/ chính sách của Công ty .

 Lưu giữ chứng từ .

 Chịu trách nhiệm với kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài, chi cục thuế, ngân hàng, và các cơ quan có thẩm quyền khác .

 Hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ cho giám đốc .

Phụ trách kế toán : Nguyễn Xuân Thoại

Quản lý kho :

 Quản lý mua hàng và hàng tồn kho.

 Giá vốn hàng bán .

 Hợp tác với bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng để kiểm tra giá mua và chiếc khấu từ nhà cung cấp .

 Hằng ngày, liên hệ với quản lý cửa hàng để kiểm soát hàng tồn kho trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, bán hàng …. )

 Thực hiện kiểm tro định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho .

 Hỗ trợ cấp trên trong việc thanh toán cho nhà cung cấp . Theo dòi và báo cáo danh thu :

 Theo dòi doanh thu bán hàng, và những thu nhập khác ( từ ATM, quảng bá thương hiệu cho các nhà cung cấp, các chương trình khuyến mãi…) và phát hành hóa đơn GTGT .

 Báo cáo doanh thu bán hàng hằng ngày và báo cáo phân tích bán hàng .

 Lập báo cáo thuế ( GTGT, TNCN, Thuế TNDN, thuế nhà thầu ) và báo cáo định kỳ về rượu và thuốc lá .

 Kiểm tra bút toán hạch toán và điều chỉnh ( nếu có )

Khác :

 Theo dòi thuế đầu ra ( tiền thuê công ty và cửa hàng ) .

 Quản lý các chi phí phải trả bằng tiền mặt để đảm bảo việc chi trả đúng với chính sách công ty .

 Qui trình và việc ghi chép các giao dịch kế toán trong hệ thống .

 Lưu trữ chứng từ .

 Hỗ trợ phó phòng .

Kế toán chi tiết : Đinh Thị Kim Chi, Lê Thị Yến Nhi .

Quản lý kho :

 Hỗ trợ cấp trên, liên hệ với quản lý cửa hàng để quản lý hàng tồn kho hàng ngày trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, bán hàng ….)

 Thực hiện việc kiểm kho định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo những vấn đề liên quan về hàng tồn kho .

Lập báo cáo thanh toán :

 Hỗ trợ cấp trên phát hành hóa đơn GTGT .

 Theo dòi thanh toán cho nhà cung cấp .

 Hạch toán thanh toán vào phần mềm kế toán .

 Lập sổ sách theo luật định . Khác :

 Hỗ trợ cấp trên nộp thuế đầu ra .

 Qui trình và ghi chép các giao dịch kế toán trên phần mềm kế toán và hệ thống POS .

 Lưu trữ chứng từ .

Kế toán chi tiêt : Trần Thị Thúy Hằng, Nguyễn Thị Thùy Linh

Trần Thị Thúy Hằng

Quản lý kho :

 Hằng ngày, nhập giá mua của hàng hóa dựa trên hóa đơn vào hệ thống POS, kiểm tra số lượng và giá trị trên hóa đơn .

 Hỗ trợ kế toán và liên hệ với quản lý cửa hàng để quản lý hàng tồn kho trên hệ thống POS ( bao gồm : nhận hàng, mua hàng ….)