Khả Năng Dễ Chuyển Đổi Thành Tiền Mặt (Liquidity):

- Số người nghỉ trong phòng

- Ngày đến

* Bước 2: Ghi các khoản chi phí (Các chi phí của mỗi phòng thường được các bộ phận khác gửi đến hàng ngày vào một khoản thời gian nhất định cho bộ phận lễ tân và được nhân viên của bộ phận này lưu vào tài khoản của khách)

- Các chi phí trong ngày (daily charges): ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, thức uống, bar, điện thoại, giặt là, các dịch vụ khác, v.v

- Tổng số tiền trong ngày (daily total): Tổng cộng tiền phòng và các chi phí dịch vụ khách sử dụng trong ngày

Tiền chiết giảm (allowance): một khoản tiền được khấu trừ từ hoá đơn của khách do tính nhầm của khách (ví dụ: tiền ăn sáng là $ 3.50 được gửi vào phòng 213 thay vì vào phòng 231 vì vậy khi thanh toán phải trừ đi $ 3.50 từ hoá đơn phòng 213 cho khách)

- Tổng tiền phòng và các chi phí của ngày hôm trước [Balance B/F from previous day (B/F: Brought forward)]

- Tổng cộng (Grand total): bằng tổng số tiền trong ngày cộng với tổng tiền phòng và các chi phí của ngày hôm trước rồi trừ đi tiền chiết giảm (= Daily total + Balance B/F from previous day - Allowance)

- Số tiền đặt cọc, thanh toán trước (Cash received): số tiền khách đã đặt cọc hoặc trả trước cho khách sạn khi khách đặt phòng, check-in hay trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

- Tài khoản đã thanh toán trước (Ledger received): là khoản tiền mà công ty hoặc hãng lữ hành đã thanh toán cho khách

- Chuyển khoản (Accounts transferred to ledger): do các công ty lữ hành, các đại lý du lịch hoặc các công ty của khách chịu trách nhiệm thanh toán

- Tổng số tiền khách phải thanh toán (Cộng dồn: Carried forward): bằng Grand total - (Cash received+ Ledger received+ Accounts transferred to ledger)

Bước 3: Thanh toán khi khách rời đi

o Khách có thể thanh toán theo nhóm hoặc cá nhân

 Đối với cá nhân: họ sẽ tự thanh toán các chi phí của mình

 Đối với khách đi theo đoàn: họ chỉ trả những khoản chi phí phụ trội “extra expenses” như điện thoại, giặt là, v.v., những khoản chi phí còn lại sẽ do trưởng đoàn (tour leader) hoặc người tài trợ của họ thanh toán

o Khi khách thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ:

Cộng gộp lại tất cả các khoản chi tiêu của khách trong bảng sổ cái. Tổng số tiền sau khi cộng gộp phải khớp với tổng số tiền của các khoản thanh toán được ghi trên phiếu theo dõi chi phí của khách.

Sau đó ghi tên của khách và số phòng từ hoá đơn VAT vào bảng sổ cái và danh sách khách đã rời đi để tránh sai sót và nhầm lẫn cho những lần vào sổ sau này

2.3.2. Máy lập hoá đơn (Billing machines):

- Ngày nay các công nghệ hiện đại hơn đã thay thế các máy lập hoá đơn, tuy nhiên một số khách sạn ở Việt Nam hiện vẫn đang sử dụng chúng

- Máy lập hoá đơn được lập trình để ghi lại các mục sản phẩm, các trang thiết bị và dịch vụ với mỗi phím đại diện cho mỗi loại khác nhau. Bằng cách nhấn các nút tương ứng các chi phí sẽ được ghi vào sổ, các khoản cần thanh toán được ghi lại

- Ưu điểm chính trong việc sử dụng máy lập hoá đơn điện tử là máy có thể lưu trữ một lượng thông tin lớn. Máy có thể lập hoá đơn khách hàng và phân tích công việc kinh doanh của khách sạn rất nhanh với các thông tin giống như ở bảng sổ cái.

2.3.3. Máy vi tính (Computer):

- Ở các khách sạn đã vi tính hoá, các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực khách sạn hỗ trợ rất nhiều cho công việc lễ tân nói chung và tổng hợp thanh toán nói riêng. Công việc tổng hợp thanh toán là một công việc tương đối phức tạp, đặc biệt là đối với những khách sạn lớn đông khách hay vào thời điểm đông khách.

- Quá trình theo dõi cập nhật, tổng hợp chi phí của khách đòi hỏi lượng nhân công lớn để thực hiện xử lý những nghiệp vụ và đưa ra kết quả nhanh chóng. Do vậy với tốc độ xử lý thông tin nhanh của máy vi tính luôn cho những kết quả kịp thời làm nâng cao hiệu quả công việc

- Cơ chế hoạt động của máy vi tính:

 Khi khách đã làm thủ tục đăng ký, tài khoản của khách được mở tự động và mọi chi phí của khách sẽ được cập nhật vào tài khoản của khách. Mọi chi tiết sẽ được lưu lại trong bộ nhớ máy vi tính

 Tất cả chi tiết trong tài khoản của khách có thể hiện trên màn hình và được in ra theo yêu cầu

 Máy vi tính rất phù hợp với các công việc tính toán trong khách sạn và việc thanh toán tài khoản của khách là một trong những ứng dụng tiêu biểu nhất của nó

 Sử dụng máy vi tính sẽ tạo lập hoá đơn của khách chính xác hơn các hệ thống thanh toán hoá đơn khác và còn có cả máy in của máy tính trợ giúp do đó việc làm thủ tục trả phòng của khách nhanh hơn

 Các phần mềm được ứng dụng ở các khách sạn có thể khác nhau những quy tắc của hệ thống vẫn như nhau. Vì vậy để làm tốt công việc thanh toán cho khách hàng nhân viên cần phải làm quen với hệ thống thanh toán bằng máy vi tính ở khách sạn nơi họ đang làm việc.

3. Các phương thức thanh toán

3.1 Giới thiệu chung về các phương thức thanh toán

- Vào lúc trả phòng, khách có thể thanh toán tài khoản của họ bằng một trong những phương thức sau:

 Tiền mặt (Nội tệ / Ngoại tệ)

 Séc du lịch (Traveller’s cheque)

 Thẻ tín dụng/ Thẻ thanh toán (Credit cards / Charge cards)

 Tài khoản của công ty (Accounts to Company)

 Phiếu dịch vụ do các công ty du lịch phát hành (voucher)

- Liên quan đến mỗi phương thức thanh toán, nhân viên khách sạn cần phải biết đánh giá ảnh hưởng của 3 yếu tố chính:

 Khả năng dễ chuyển đổi thành tiền mặt (liquidity)

 Sự an toàn (Security)

 Giá trị thanh toán (Worth)

3.1.1. Khả năng dễ chuyển đổi thành tiền mặt (liquidity):

- Nếu hoá đơn được thanh toán bằng tiền mặt, khách sạn có thể ngay lập tức sử dụng số tiền đó để mua hàng hoá hoặc gửi vào ngân hàng và kiếm lời dựa trên số tiền đó. Tuy nhiên, thanh toán bằng chuyển khoản thì phải mất thời gian lâu hơn, có lẽ phải 2 hoặc 3 tháng mới có thể chuyển đổi thành tiền mặt phục vụ cho việc kinh doanh của khách sạn.

Tiền mặt (Nội tệ)


Ngoại tệ	1 ngày
Thẻ tín dụng	3 ngày
Séc du lịch	4 ngày
Thẻ thanh toán	7 ngày
Chuyển khoản	30 ngày
Voucher	60 ngày

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 186 trang tài liệu này.



Thời điểm trả phòng

3.1.2. Sự an toàn:

- Có 2 khía cạnh liên quan đến vấn đề an toàn:

Thứ nhất: là sự giả mạo hoặc gian lận trong mỗi loại phương thức thanh toán (tiền giả, séc du lịch ăn trộm, thẻ tín dụng giả...)

Thứ hai: là sự rủi ro đến sau do trộm cắp xảy ra ở khách sạn. Thanh toán bằng séc du lịch thì an toàn hơn bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu khách sạn hoặc khách bị mất trộm, sẽ rất khó để tìm lại tiền mặt bị mất, trong khi đó séc du lịch có thể lấy lại được

3.1.3. Giá trị thanh toán:

- Tổng số tiền khách thanh toán cho khách sạn sẽ có giá trị khác nhau tuỳ vào từng phương thức thanh toán. Việc khách giải quyết các khoản chi phí, phí phục vụ và trì hoãn thời gian thanh toán cho khách sạn tất cả đều ảnh hưởng đến doanh thu của khách sạn

- Khi khách thanh toán bằng ngoại tệ, khách sạn có thể kiếm được một khoản lợi nhuận từ việc tính tỉ giá hối đoái cao hơn so với ngân hàng

3.2 Các phương thức thanh toán

3.2.1. Thanh toán bằng tiền mặt (cash):

* Các loại tiền mặt:

- Tiền mặt là phương tiện thanh toán thông dụng, nhanh chóng và phổ biến nhất trong khách sạn

- Tiền mặt được chia thành hai loại : Nội tệ và ngoại tệ

* Nội tệ: Nội tệ là tiền tệ của một quốc gia lưu hành trong phạm vi quốc gia đó. Ví dụ :

- Đối với Việt Nam: nội tệ là VND (đồng Việt Nam)

- Đối với Mỹ : nội tệ là USD

* Ngoại tệ: Ngoại tệ là tiền tệ của một quốc gia khác được lưu hành ở một nước sở tại. Đối với Việt Nam tất cả những tiền tệ của các quốc gia khác đều được xem là ngoại tệ. Một số ngoại tệ mạnh trên thế giới thường được dùng để giao dịch trong khách sạn như:

- Đô la Mỹ (US Dollar $: USD)

- Euro (EUR)

- Bảng Anh (English Pound Sterling £: GBP)

- Yên Nhật (Japanese Yen ¥: JPY)

- Francs Thụy Sỹ (CHF)

- Đô la Canada (Canadian Dollar $: CAD)

- Đô la Úc (Australian Dollar $: AUD)

- Đô la Singapore (Singaporean Dollar $: SGD)

- Đô la Hongkong (Hongkong Dollar $: HKD)

Lưu ý: Nhược điểm của việc thanh toán bằng tiền mặt là dể bị làm giả, thất lạc hoặc mất trộm do đó cần hết sức cẩn thận khi xử lý và quản lý tiền bạc

* Thủ tục nhận thanh toán bằng tiền mặt:

- Khi nhận thanh toán bằng tiền mặt (ngoại tệ ) nhân viên thu ngân nên tuân theo các bước sau:

 Xác nhận tổng số tiền khách phải thanh toán

 Nhận dạng tiền tệ:

- Phân biệt các đồng dollar: Đô la Mỹ và đô la Canada, đồng Euro

- Cẩn thận với mệnh giá được in trên tiền tệ

 Kiểm tra loại tiền tệ này có được chấp nhận ở Việt Nam và ở khách sạn không

 Đếm số tiền trước sự chứng kiến của khách và nhắc lại tổng số tiền sau khi đếm xong

 Thông báo tỷ giá hối đoái mà khách sạn niêm yết hàng ngày. (Hỏi lại ngân hàng để kiểm tra nếu khách sạn không niêm yết tỷ giá hối đoái hiện hành để tránh thiệt hại cho khách sạn)

 Kiểm tra cẩn thận đề phòng tiền giả bằng máy kiểm tiền. (Nếu thấy nghi ngờ nên hỏi lại ngân hàng; trường hợp phát hiện tiền giả phải khéo léo yêu cầu khách đổi cho tiền khác)

 Tính đúng với tỷ giá hối đoái do ngân hàng cung cấp

 Hoàn thành biên lai đổi ngoại tệ (Ap dụng đối với thực hiện thanh toán loại ngoại tệ khác với loại ngoại tệ ghi trên hóa đơn)

 Ký tên và đóng dấu đã nhận tiền lên biên lai đổi ngoại tệ

 Đề nghị khách ký vào biên lai đổi ngoại tệ và giao cho khách liên 2

 Kiểm tra và xác nhận giao dịch với khách để tránh sai sót và các rắc rối có khả năng xảy ra.

3.2.2. Thanh toán bằng séc du lịch (travellers’cheque):

* Giới thiệu về séc du lịch:

- Séc du lịch là một phương thức thanh toán được sử dụng thay thế tiền mặt tương đối phổ biến hiện nay

- Séc du lịch được phát hành bởi các ngân hàng và công ty du lịch lữ hành của chính quốc gia của khách. Trên thế giới có một số loại séc du lịch như: Visa, Master Card, American Express,v.v. Mỗi tờ séc được quy định bởi những mệnh giá khác nhau: 20 USD, 50USD, 100USD,v.v. Chúng được phát hành bằng hầu hết các ngoại tệ mạnh như: đồng đô la Mỹ, đồng Euro, đồng bảng Anh.

- Khi mua séc du lịch tại nơi phát hành khách hàng phải ký chữ ký thứ nhất vào tờ

séc

- Khi thanh toán khách phải ký chữ ký thứ hai lên tờ séc thanh toán và tờ séc đó

chỉ có hiệu lực thanh toán khi hai chữ ký này giống nhau

* Thủ tục nhận thanh toán bằng séc du lịch:

 Xác nhận tổng số tiền khách phải thanh toán

 Kiểm tra mệnh giá và loại tiền tệ in trên séc

 Thông báo tỷ giá hối đoái và phí giao dịch (tùy theo chính sách của mỗi khách sạn và không được tính phí vượt quá 3%)

 Đề nghị khách ký chữ ký thứ hai vào tờ séc trước mặt nhân viên thu ngân và phải ký bằng bút bi

 Đảm bảo hai chữ ký phải giống nhau. Nếu hai chữ ký trên tờ séc không khớp nhau nhân viên thu ngân phải yêu cầu khách ký sau tờ séc và chuyển cho giám đốc lễ tân giải quyết

 Yêu cầu khách cho xem hộ chiếu và thẻ đảm bảo về séc của ngân hàng nơi khách mua séc

 Séc phải được chuyển từ đơn vị tiền tệ ghi trong séc sang đơn vị tiền tệ của nước sở tại theo tỷ giá hối đoái hiện hành. Phí giao dịch thường được tính vào đây

 Giao biên lai thu tiền cho khách khi giao dịch đã được kiểm tra và xác nhận chính xác

Lưu ý: Nhân viên thu ngân nên kiểm tra số của séc du lịch trên bảng danh mục séc mất trộm hiện hành (Danh sách séc du lịch mất trộm được ngân hàng phát hành đều đặn đến

khách sạn), đồng thời cũng cần viết số phòng, số hộ chiếu lên mặt trái của tờ séc trong trường hợp cần thiết sau này

3.2.3. Thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ thanh toán (credit & charge cards):

* Các loại thẻ tín dụng và thẻ thanh toán:

- Thẻ tín dụng và thẻ thanh toán đều là thẻ ngân hàng, là hình thức thanh toán hiện đại và ngày càng được sử dụng phổ biến bởi tính tiện lợi và an toàn của chúng

- Chúng tạo điều kiện cho khách thanh toán những hoá đơn có giá trị lớn mà không cần phải mang theo tiền mặt

- Khách sạn nhận thanh toán từ công ty tín dụng hoặc công ty phát hành thẻ thanh toán (và công ty này sau đó được thanh toán trực tiếp từ khách tại địa chỉ nhà của họ)

- Công ty phát hành thẻ tính tiền lệ phí cho từng giao dịch theo tỷ giá phần trăm hoá đơn tổng. Mức lệ phí của thẻ thanh toán cao hơn so với thẻ tín dụng

- Mỗi thẻ tín dụng / thẻ thanh toán đều được sử dụng một loại máy chấp nhận thanh toán do ngân hàng cung cấp và được nối mạng với ngân hàng. Nhân viên thu ngân phải biết khách sạn chấp nhận loại thẻ nào và thủ tục xử lý chúng ra sao

Thẻ tín dụng (credit card):

- Các loại thẻ tín dụng được chấp nhận phổ biến nhất ở Việt Nam là : Visa và Master Card

- Thẻ tín dụng được nhiều ngân hàng và công ty phát hành thẻ trên thế giới phát hành và đều có biểu tượng riêng

- Người sử dụng thẻ có mức giới hạn sử dụng cao hơn tổng lượng tiền họ có thể chi tiêu bằng thẻ nhưng không nhất thiết khách phải trả tất cả những gì họ nợ cho ngân hàng phát hành thẻ ngay lập tức.Hàng tháng, công ty phát hành thẻ sẽ gửi một bản thông báo chi tiết các khoản mua bán của tháng trước tới khách. Khách có thể trả tổng số nợ hoặc chỉ trả một phần và trả phần còn lại vào một thời điểm nào đó.

- Khách có thể được nhận thẻ tín dụng và trả tiền sau nhưng phải chịu lãi suất do ngân hàng phát hành thẻ quy định.

- Mỗi khách có một giới hạn nợ khác nhau (line of credit) do khách sạn quy định. Đồng thời, mỗi khách cũng có một giới hạn sàn khác nhau cho từng thẻ sử dụng do công ty phát hành thẻ hoặc ngân hàng quy định (floor limit)

Thẻ thanh toán (charge card):

- Các loại thẻ thanh toán được sử dụng phổ biến ở Việt Nam là: American Express, Diners Card, JCB (Japan Credit Bureau)

- Thẻ thanh toán đòi hỏi người mang nó phải trả lại tổng số tiền mà họ nợ tính theo từng tháng và không được gia hạn thanh toán

- Thẻ thanh toán được phát hành với nhiều giới hạn về tổng lượng tiền trên loại thẻ này. Giới hạn sàn của thẻ thanh toán cao hơn thẻ tín dụng. Công ty phát hành thẻ ủy quyền cho khách sạn được thanh toán với giới hạn sàn (floor limit) tối đa có thể bằng mức của thẻ mà không cần điện thoại xin cấp phép

- Thẻ thanh toán có các màu khác nhau, ví dụ: thẻ American Express có màu xanh, bạc, vàng, platinum và đen nhưng kiểu dáng và biểu tượng của chúng vẫn giống nhau

Lưu ý: Tất cả các loại thẻ tín dụng và thẻ thanh toán đều được đóng dấu, tên chủ nhân được in nổi trên chúng cùng với số thẻ duy nhất và thời gian đáo hạn. Mục đích là tránh thẻ giả và bảo đảm an toàn cho khách khi sử dụng chúng. Tất cả các công ty phát hành thẻ hoạt động 24/24 vì vậy nhân viên thu ngân có thể gọi điện thoại để kiểm tra giá trị của thẻ hoặc thanh toán số tiền lớn hơn giới hạn sàn (floor limit)

* Thủ tục nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ thanh toán:

 Xác nhận tổng số tiền khách phải thanh toán

 Kiểm tra thẻ: Xem thẻ có được khách sạn chấp nhận không (Khách sạn thông báo những loại thẻ nào trong số những loại thẻ kể trên mà khách sạn chấp nhận)

 Kiểm tra giới hạn sàn: Xác định số tiền khách phải trả ít hơn giới hạn sàn của công ty phát hành thẻ cho phép. Nếu số tiền khách phải trả vượt quá giới hạn sàn cho phép, nhân viên thu ngân phải báo ngay cho khách để tìm cách giải quyết

 Kiểm tra ngày đáo hạn của thẻ: Thẻ đã quá hạn chưa? Nếu thẻ đã hết hạn sử dụng phải báo ngay cho khách biết và đề nghị khách đổi thẻ khác hoặc thanh toán bằng hình thức khác

 Kiểm tra tên ghi trên thẻ: Xem tên ghi trên thẻ có trùng với tên của khách không. Không thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ trừ khi nó thuộc về đúng khách hàng đó và chữ ký trên thẻ là của người sử dụng nó

 Kiểm tra danh sách đen: Kiểm tra xem thẻ có nằm trong bảng danh mục thẻ bị đình chỉ thanh toán hiện hành không (Danh sách thẻ bị đình chỉ được ngân hàng phát hành đều đặn đến khách sạn).