Những Hạn Chế Cố Hữu Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.

Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản....

2.3.3. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao các quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để tuân thủ các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.

Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.

-Phê chuẩn cụ thể: được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.

Ví dụ:Các khoản bán chịu trên hạn mức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản.

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên thì hoạt động kiểm soát còn bao gồm một số các nguyên tắc khác như:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 216 trang tài liệu này.

- Kiểm soát vật chất: Hoạtđộng này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản. Chẳng hạn: Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân hoặc bộ phận khác với cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu. Chẳng hạn: nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá thực hiệnc công việc của họ.

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện:Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin có tính chất tài chính. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không để từ đó thay đổi chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp.

Ví dụ: Đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi hay đối chiếu công nợ với nhà cung cấp…

2.4. Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống kiểm soát chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm, mà còn có những hạn chế tiền tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Các nhà quản lý yêu cầu chi phí cho việc kiểm tra phải có hiệu quả hay nói cách khác chi phí cho việc kiểm tra thấp hơn tổn thất do sai sót, gian lận mang lại.

- Các khả năng sai phạm của con người là do thiếu thận trọng, bất cẩn, đãng trí sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới.

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên.

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị phá vỡ do có sự thông đồng với bên ngoài hoặc với các nhân viên bên trong đơn vị.

- Các trách nhiệm của các cá nhân trong điều hành, kiểm tra bị lợi dụng chẳng hạn các thành viên trong Ban lãnh đạo vi phạm quy chế và gian lận.

- Các thủ tục và biện pháp kiểm soát đã trở nên lỗi thời không thích hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.

Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ và vì bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ không thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầu như trong tất cả các cuộc kiểm toán luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát.

2.5. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

2.5.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm toán viên phải có hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập chương trình kiểm toán. Mức độ hiểu biết sẽ giúp cho kiểm toán viên giải quyết vấn đề cụ thể sau:

- Tính có thể kiểm toán được.

- Nhận diện các sai phạm trọng yếu tiềm tàng.

- Xác định rủi ro phát hiện.

- Thiết kế các thủ tục cơ bản.

Hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ: cần hiểu đầy đủ ở cả ba yếu tố của cơ cấu kiểm soát là: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát và trên

cả hai phương diện là việc thiết kế các quá trình kiểm soát trong từng yếu tố và việc duy trì, vận hành chúng trong thực tế ở đơn vị.

- Hiểu biết về môi trường kiểm soát: Những thông tin thu thập được về môi trường kiểm soát theo những yếu tố cụ thể giúp kiểm toán viên đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị đối với tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ.

- Hiểu biết về hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản và sổ kế toán để ghi chép theo dòi các nghiệp vụ kinh tế. Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu, nguồn gốc và tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quy trình xử lý kế toán và các nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi chúng được hoàn thành và được tổng hợp trình bày trên Báo cáo tài chính.

- Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát:Bao gồm về các thủ tục kiểm soát thông thường như việc lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến đơn vị; việc kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; kiểm tra và phê duyệt các chứng từ, tài liệu kế toán; giới hạn việc tiệp cận trực tiếp với các tài liệu kế toán.

- Các thủ tục để đạt được sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ: Nhiệm vụ của kiểm toán viên trong việc thu thập hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ là tìm ra các nguyên lý của cơ cấu kiểm soát nội bộ, thấy được chúng đã được thiết kế và duy trì trong quá trình hoạt động và phải tổ chức các giấy tờ, tài liệu làm việc để chứng minh sự hiểu biết đó theo cách thức hữu ích nhất. Những thủ tục thường được sử dụng để giúp kiểm toán viên đạt được sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ như:

+ Kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng: Ngoại trừ trường hợp kiểm toán viên năm đầu tiên, kiểm toán viên thường bắt đầu cuộc kiểm toán với một số lượng lớn các thông tin về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng đã được phát triển từ những năm trước. Vì các hệ thống và quá trình kiểm soát có tính ổn định nên thông tin về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng đã được phát triển từ những năm trước. Vì các hệ thống và quá trình kiểm soát có tính ổn định nên thông tin có thể được cập nhật hóa và mang sang các cuộc kiểm toán sau.

+ Tiếp xúc nhân viên của đơn vị: để cập nhật hóa thông tin về cơ cấu kiểm soát nội bộ được mang sang từ cuộc kiểm toán trước hoặc để có được thông tin ban đầu về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng thì tiếp xúc nhân viên của đơn vị ở các cấp quản lý và giám sát khác nhau thường được tiến hành như một phần công việc quan trọng để thu thập hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng.

+ Nghiên cứu những ghi chép, tài liệu của đơn vị về kiểm soát nội bộ: Để thiết kế, thực hiện và duy trì cơ cấu kiểm soát nội bộ của mình, đơn vị khách hàng phải có

những ghi chép, sổ sách và những tài liệu để chứng minh chính mình. Chúng gồm những ghi chép sổ sách và những tài liệu như điều lệ công ty, sơ đồ tổ chức, sổ tay kế toán..những tài liệu này được kiểm toán viên thảo luận với nhân viên của đơn vị để đảm bảo là chúng được hiểu đúng.

+ Kiểm tra các chứng từ và sổ sách: Tất cả các nguyên lý trong môi trường kiểm soát, trong hệ thống kế toán và trong các thủ tục kiểm soát ở đơn vị cuối cùng đều có liên quan đến các chứng từ và sổ sách. Qua việc kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn thành sẽ giúp kiểm toán viên thấy được các chế độ và thể thức kiểm soát đã được thiết kế và đưa vào thực tế quá trình hoạt động như thế nào.

+ Quan sát các mặt hoạt động và quá trình của đơn vị: quan sát nhân viên khách hàng trong quá trình chuẩn bị và trong quá trình thực hiện công việc kế toán bình thường và các công việc kiểm soát của họ cũng là cách thức mà các kiểm toán viên thường sử dụng kết hợp với các thể thức trên để đạt được sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tài liệu chứng minh cho sự hiểu biết:

Để chứng minh cho sự hiểu biết của kiểm toán viên về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng, ba phương pháp được sử dụng, đó là: Mô tả tường thuật, Sơ đồ, Bảng câu hỏi về cơ cấu kiểm soát nội bộ.

Mô tả tường thuật là loại tài liệu bằng văn bản mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Đặc điểm mô tả của bản tường thuật gồm bốn điểm chính: Mô tả nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách; mô tả tất cả các quá trình xảy ra; mô tả những dấu hiệu để cho thấy những nguyên tắc, thủ tục kiểm soát đã được thực hiện. Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, thích hợp với đơn vị có cơ cấu kiểm soát đơn giản và dễ mô tả.

Sơ đồ là sự trình bày các tài liệu và sự vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ, phương pháp này có ưu điểm là giúp ta có thể nhìn khái quát, logic và súc tích về hệ thống kiểm soát nội bộ của khác hàng.

Bảng câu hỏi về cơ cấu kiểm soát nội bộ gồm một loạt các câu hỏi về các quá trình kiểm soát trong từng lĩnh vực kiểm toán, kể cả môi trường kiểm soát, hệ th ống kế toán và các nguyên tắc, thủ tục kiểm soát. Các câu hỏi về kiểm soát có thể được thiết kế với yêu cầu trả lời đóng hoặc mở, tuy nhiên dạng câu hỏi trả lời đóng thường là thích hợp và hay được dùng cho việc hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán.

2.5.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi đạt được sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ và đủ cho cuộc kiểm toán thì quyết định đặc thù sau đây:

- Đánh giá khả năng có thể kiểm toán được

Việc đánh giá khả năng có thể kiểm toán được chủ yếu dựa vào hai yếu tố chính là tính liêm chính của Hội đồng quả trị và tính đầy đủ của chứng từ, sổ sách kế toán. Bởi vì trong quá trình kiểm toán có thể có rất nhiều các thủ tục kiểm toán trên một chừng mực nào đó cần phải dựa vào các ý kiến và kiến nghị của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc cấp các bằng chứng kiểm toán đối với hầu hết các mục tiêu kiểm toán. Nếu hai yếu tố này không đảm bảo thì khó có thể thực hiện được một cuộc kiểm toán có kết quả tốt.

- Trong trường hợp không thể kiểm toán được, cần tránh luận các tình huống với khách hàng và rút khỏi hợp đồng kiểm toán và công bố một báo cáo kiểm toán từ chối.

CÂU HỎI ÔN TẬP

I. LÝ THUYẾT

Câu 1.Anh (chị) hãy trình bàykhái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ, ưu điểm hệ thống kiểm soát nội bộ,hạn chế hệ thống kiểm soát nội bộ.

Câu 2.Anh (chị) hãy trình bày nội dung yếu tố môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Câu 3.Anh (chị) hãy trình bày nội dung yếu tố thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Câu 4. Anh (chị) hãy cho biết ý kiến sau đúng hay sai và giải thích ngắn gọn: 1/Bốn mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ (bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo

đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý) luôn là thể thống nhất và hòa hợp.

2/Doanh nghiệp TNHH Nhà nước một thành viên để đảm bảo tiết kiệm chi phí quản lý đã giảm thiểu tối đa bộ máy quản lý bằng cách phân công vị trí kế toán kiêm nhiệm làm thủ quỹ của công ty.

3/Ủy ban kiểm soát của các công ty chỉ bao gồm các thành viên hội đồng quản trị kiêm nhiệm các chức vụ quản lý.

4/Khi tiến hành các cuộc kiểm toán của đơn vị kiểm toán độc lập thì kiểm toán viên phải tìm hiểu rò hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán.

5/Các đặc thù về quản lý đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và các tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp.

6/ Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.

II.TRẮC NGHIỆM

Câu 1. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu:

A. Bảo vệ tài sản của đơn vị

B. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

C. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

D. Tất cả các mục tiêu trên

Câu 2. Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lí xây dựng dựa trên các nguyên tắc:

A. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và làm việc cá

nhân

B. Nguyên tắc phân công phân nghiệm và nguyên tắc tự kiểm tra

C. Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

D. Không câu nào đúng

Câu 3. Những người nằm trong ủy ban kiểm soát:

A. Thành viên hội đồng quản trị

B. Thành viên ban Giám đốc

C. Các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

D. Thành viên hội đồng quản trị kiêm nhiệm các chức vụ quản lý

Câu 4.Việc đánh giá xem liệu các báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không nằm trong khâu nào trong trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:

A. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc

B. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên báo cáo tài chính

C. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

D. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ

Câu 5. Phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát bao gồm:

A. Tiếp cận theo khoản mục

B. Tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ

C. Tiếp cận theo kinh nghiệm

D. Câu A, Bđều đúng

Câu 6. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong việc đảm bảo độ tin cậy của các thông tin:

A. Thông tin cung cấp kịp thời về thời gian

B. Thông tin đảm bảo độ chính xác và tin cậy của thực trạng hoạt động

C. Thông tin đảm bảo tính khách quan và đầy đủ

D. Cả A,B,C đều đúng

Câu 7. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên:

A. Hoạt động tài chính của doanh nghiệp

B. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

C. Tính hiệu quả và hiệu năng của công tác kiểm soát nội bộ

D. Toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách thủ tục về kiểm soát nội bộ

Câu 8. Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể gặp những hạn chế vì:

A. Các biện pháp kiểm tra thường nhằm vào các sai phạm đã dự kiến trước, chứ không phải các trường hợp ngoại lệ

B. Nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng hoặc hiểu sai các chỉ dẫn

C. Sự thông đồng của một số nhân viên

D. Tất cả câu trên

Câu 9. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập tại đơn vị để:

A. Thực hiện các mục tiêu của đơn vị

B. Phục vụ cho bộ phận kiểm toán nội bộ

C. Thực hiện chế độ tài chính kế toán của nhà nước

D. Giúp kiểm toán viên độc lập xây dựng kế hoạch kiểm toán

Câu 10. Kiểm toán viên độc lập xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm:

A. Xác định nội dung, thời gian, phạm vi của công việc kiểm toán.

B. Đánh giá kết quả của công việc quản lý.

C. Duy trì một thái độ độc lập đối với vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán.

D. Cả A, B, C đều đúng.

Câu 11. Thông tin về các yếu kém của kiểm soát nội bộ do kiểm toán viên gửi cho đơn vị:

A. Phải bao gồm mọi yếu kém trong kiểm soát nội bộ

B. Là mục tiêu chính trong kiểm soát nội bộ

C. Là vấn đề phụ trong việc tìm hiểu và đánh giá kiểm soát

D. Cả A, C đều đúng

Câu 12. Yếu tố nào dưới đây không phải là bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ:

A. Rủi ro kiểm toán

B. Hoạt động kiểm soát

C. Thông tin và truyền thông

D. Môi trường kiểm soát

Câu 13. Chính sách phát triển và huấn luyện đội ngũ nhân viên liên quan đến bộ phận nào sau đây của hệ thống kiểm soát nội bộ:

A. Hoạt động kiểm soát

B. Môi trường kiểm soát

C. Thông tin kiểm soát

D. Hệ thống kiểm soát chất lượng

Câu 14.Khi nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên không bắt buộc phải:

A. Điều tra mọi khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ

B. Tìm hiểu môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán

C. Xác định liệu các thủ tục kiểm soát được thiết kế có được thực hiện trên thực

tế

D. Thực hiện các thủ tục kiểm soát để xem trong hệ thống kế toán có hoạt động

hữu hiệu trong suốt thời kỳ xem xét không?