Sự Cần Thiết Và Lợi Ích Của Việc Xây Dựng Kiểm Soát Nội Bộ Trong Đơn Vị

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này gồm: Viện Chiến lược chính sách khoa học và công nghệ, Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường, Viện Ứng dụng công nghệ, Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam, Cục An toàn bức xạ, Tạp chí Khoa học và công nghệ, Cục Khoa học và sở hữu trí tuệ….

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin và nghệ thuật, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này bao gồm: Bảo tàng, Thư viện, Đoàn nghệ thuật, Đài phát thanh, Đài truyền hình, Triển lãm, Nhà văn hóa….

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao gồm: Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các cơ sở khám chữa bệnh như các bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các Bộ, ngành và địa phương; cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu, trường đào tạo y dược; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng...

Theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ

Theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ về tự chủ tài chính của các đơn vị SNCL, các đơn vị SNCL bao gồm:

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, trong đó nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn NSNN đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí.

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm chi thường xuyên, trong đó nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn NSNN đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí. NSNN không phải cấp kinh phí cho các hoạt động chi thường xuyên của đơn vị.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

- Đơn vị SNCL tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí).

- Đơn vị SNCL do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp) [11].

Theo tác giả với các cách phân loại trên có thể xác định được vị trí, lĩnh vực hoạt động và cơ chế tài chính mà đơn vị tuân thủ, mô hình hoạt động của đơn vị từ đó xác định được phạm vi, tính chất và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

gắn với từng đối tượng kế toán cụ thể trong mỗi loại đơn vị. Qua đó tổ chức phù hợp với mỗi loại hình đơn vị. Tùy theo yêu cầu quản lý khác nhau ở mỗi loại đơn vị, mỗi cấp dự toán khác nhau có thể xây dựng hệ thống BCTC phản ánh thông tin ở các mức độ khác nhau về các đối tượng kế toán. Do vậy, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không thể không nghiên cứu về phân loại đơn vị SNCL.

1.2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ

1.2.1. Các quan điểm về kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi nói đến KSNB. Tùy theo góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB cǜng như yêu cầu quản trị khác nhau mà dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kế toán viên.

Năm 1936, Hiệp hội Kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa KSNB “Là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cǜng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách”. Với định nghĩa này, mục tiêu của KSNB đã được bổ sung không chỉ nhằm bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn đảm bảo số liệu kế toán chính xác.

Theo thời gian, khái niệm KSNB được định nghĩa mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”, AICPA đã bổ sung thêm mục tiêu thúc đẩy hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý vào trong định nghĩa về KSNB.

Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 - Statement on Auditing Procedure 29) do Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó:

KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. Chúng

thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như hệ thống xét duyệt và phê chuẩn, tách biệt nhiệm vụ giữa sổ sách và lập báo cáo tài chính với bảo quản tài sản, kiểm soát vật chất.

KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị. Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt động kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu về thời gian và động cơ, báo cáo về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng.

Như vậy, KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính, trong khi đó KSNB về quản lý chỉ ảnh hưởng gián tiếp đến thông tin tài chính. Kiểm toán viên độc lập với nhiệm vụ đưa ra ý kiến nhận xét về độ tin cậy của thông tin tài chính sẽ tập trung chú trọng đến KSNB về kế toán, còn KSNB về quản lý sẽ được xét đến nếu kiểm toán viên tin rằng một số thủ tục kiểm soát hành chính có thể ảnh hưởng tính đáng tin cậy của thông tin tài chính.

Nhìn chung, trước khi có Báo cáo COSO năm 1992, khái niệm KSNB chưa được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện. Với trách nhiệm được thành lập để thống nhất định nghĩa về KSNB và các bộ phận cấu thành KSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control - Intergrated framework), trong đó khái niệm KSNB được định nghĩa “là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây:

 Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính;

 Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ;

 Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.”

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được coi trọng, là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước. Vào năm 1953, Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao, đồng thời còn là nơi các kiểm toán viên Nhà nước trên thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp. Theo công bố

năm 1992, INTOSAI cho rằng “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”.

Sau hơn 10 năm kể từ ngày công bố hướng dẫn chuẩn mực kiểm soát nội bộ, môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các đơn vị đã có nhiều thay đổi, ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hơn so với những khuôn khổ ban đầu. Năm 2004, INTOSAI đã phát hành hướng dẫn chuẩn mực KSNB như sau “Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức”. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật khái niệm về KSNB với việc làm rò các mục tiêu cần đạt được như sau:

 Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp;

 Thực hiện đúng trách nhiệm;

 Tuân thủ theo pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định;

 Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.

Dù hướng dẫn của INTOSAI năm 2013 có thay đổi theo hướng quản trị rủi ro và các biện pháp giảm thiểu gian lận, nhưng nhìn chung trong định nghĩa trên của COSO và INTOSAI có 4 nội dung cơ bản là:

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB chịu sự chi phối của con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.

 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của

đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống KSNB dù chặt chẽ đến đâu cǜng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra bao gồm nhóm mục tiêu về hoạt động, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính và nhóm mục tiêu về sự tuân thủ.

1.2.2. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng kiểm soát nội bộ trong đơn vị

Trong một tổ chức nói chung và bộ máy hoạt động của một đơn vị nói riêng, sự thống nhất và xung đột quyền lợi luôn luôn xảy ra và là vấn đề không thể tránh khỏi. KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu.

Nếu xây dựng và tổ chức thực hiện được KSNB tốt thì nhân viên sẽ không vì lợi ích cá nhân của mình làm ảnh hưởng đến lợi ích chung của đơn vị; người quản lý sẽ có thể phát hiện, ngăn ngừa sớm nhằm quản lý hiệu quả hơn những rủi ro có thể xảy ra. Không những thế, người quản lý có thể phân quyền, giao việc cho cấp dưới một cách khoa học và chuyên nghiệp hơn chứ không phải theo cảm quan của cá nhân.

Nhìn chung, việc xây dựng kiểm soát nội bộ tốt đem lại những lợi ích sau:

 Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị;

 Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn phương pháp tối ưu để đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu;

 Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thưc hiện các mục tiêu của KSNB;

 Việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên và định kì giữa các bộ phận với nhau hoặc giữa cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, đồng thời cǜng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung…

1.2.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Ở khu vực công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng. Bao gồm các mục tiêu sau:

 Đối với mục tiêu về hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín và thực hiện tốt công việc; tránh lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hay vượt quá quyền hạn cho phép.

 Đối với mục tiêu về báo cáo: KSNB phải đảm bảo được tính trung thực, hợp lý, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và phi tài chính để cung cấp kịp thời cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.

 Đối với mục tiêu về tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành pháp luật và các quy định của Nhà nước. Thành viên trong bộ máy đơn vị phải tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

 Đối với mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, sử dụng sai mục đích.

1.2.4. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cǜng đưa ra các yếu tố cấu thành KSNB gồm 5 yếu tố:

1.2.4.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, là một thành phần trung tâm quyết định đến hiệu quả của KSNB.

Môi trường kiểm soát là nhân tố có ảnh hưởng lan tỏa tới các thành phần khác của kiểm soát nội bộ như: Đánh giá rủi ro, thiết lập mục tiêu, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và các hoạt động giám sát. Việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả có tác động mạnh mẽ vào quá trình quản lý và quản trị doanh nghiệp, đồng thời sẽ thúc đẩy việc thay đổi hành vi của nhân viên giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đề ra. Môi trường kiểm soát được bắt đầu bởi

các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp, nếu những chính sách và thủ tục được xây dựng bởi các nhà quản lý lỏng lẻo thì sai phạm về báo cáo tài chính có thể xảy ra.

Đặc thù về quản lý: Môi trường kiểm soát là nền tảng trong KSNB đồng thời chi phối đến các nhân tố cấu thành nên KSNB. Những nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát gồm:

Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm việc làm gương của nhà quản lý về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm áp lực thực hiện các mục tiêu không khả thi, nó là chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện hành vi bị coi là vi phạm pháp luật và thiếu đạo đức.

Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngǜ nhân viên. Đội ngǜ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy đơn vị, vì vậy, tính trung thực và các giá trị đạo đức của nhân viên cao tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch đạt được mục tiêu của mình, với đội ngǜ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì KSNB không phát huy được hiệu quả. Để có được một đội ngǜ nhân viên tốt, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rò ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.

Đảm bảo về năng lực làm việc: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Các nhà quản lý cần phải xác định rò mức độ năng lực cần thiết đối với các công việc cụ thể và yêu cầu tương ứng về tri thức và kỹ năng đối với công việc đó. Tri thức và kỹ năng lại phụ thuộc vào các yếu tố như sự thông minh, quá trình đào tạo và kinh nghiệm của các cá nhân. Chính vì vậy nhà quản lý doanh nghiệp thường phải thực hiện việc cân đối giữa mức độ công việc với năng lực của các cá nhân.

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Bộ máy của đơn vị hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý điều hành của Ban Giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh.

Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với báo cáo tài chính. Nếu nhà quản lý có quan điểm trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro. Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý thức muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý. Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môi trường kiểm soát sẽ không mạnh và có thể yếu kém.

Nhận thức của Ban lãnh đạo về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp; về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý; về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rò ràng; về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh…Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của KSNB tốt hơn, tạo sự phát triển đơn vị bền vững.

Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cǜng như việc tổ chức và phát triển công việc trong đơn vị: Đây là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối quan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng nhân viên thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết có liên quan, xem xét tới quy mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức tạp của các hoạt động.

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cǜng như việc giám sát thực hiện các quyết