Hạch Toán Thừa Thiếu Sau Khi Kiểm Kê Nguyên Vật Liệu.

2.4. Hạch toán thừa thiếu sau khi kiểm kê nguyên vật liệu.

Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mới thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty.

Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô gian lận, do nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê NVL một năm một lần vào cuối năm. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư. Cuối năm, ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào "Biên bản kiểm kê" (Biểu số 17). Biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có).

Biểu số 17: Mẫu biên bản kiểm kê.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ

Đến hết ngày 31/12/2008

Hôm nay, ngày 31/12/2008 tại kho của Công ty CP Nhà thép Đinh Lê

Ông:

Trần Quốc Huy	Trưởng Đoàn
Bà:	Nguyễn Huyền Diệu	Kế toán vật tư Công ty.
Bà:	Nguyễn Thị Lựu	Kế toán trưởng Công ty.
Ông:	Trần Việt Cường	Cán bộ phòng quản lý sản xuất.
Bà:	Nguyên Thu Hà	Thủ kho của Công ty.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 74 trang tài liệu này.

Cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số lượng kiểm kê ngày 31/12/2008 cụ thể như sau:

Chủng loại				Đơn vị tính			Ghi chú
Chủng loại				Đơn vị tính	Thực nhập	Thực tồn	Ghi chú
1	Thép
	- Thép	cuộn	cán	nóng	Tấn	9	0
	SPHC
	- THép SPHD				Tấn	7	2.5
	-				….	……	…..
	-…..
2	Sơn:
	- Sơn 1P-40A DZ47 - 60				Hộp	8.880	300
	6KA
	- Sơn 63A-3P				Hộp	150	8
	-….					….	…
…	…..				…..	…..	….	…..

Ngày 31 tháng 12 năm 2008

Trưởng đoàn kiểm kê

Kế toán trưởng	Kế toán VT	Cán bộ VT	Thủ kho
(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)

Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian

chờ quyết định xử lý.

- Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo.

- Ghi nhận kết quả xử lý của ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý.

* Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê kế toán ghi:

Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152 - Giá trị thực tế của NVL thiếu

Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334… - phần được bồi thường Nợ TK 632 - phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu.

Có TK 1381 - giá trị tài sản thiếu được xử lý.

* Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác.

- Nếu NVL thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa.

Có TK 621 - Ghi giảm chi phí NVL trực tiếp.

- Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa.

Có TK 338 - Phải trả khác.

Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách kế toán. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra.

PHẦN III

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ

3.1. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty.

Công ty CP Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp sản xuất kết cấu thép nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển được.

Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL. Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVl thích hợp, phải quản lý, theo dòi, bảo quản tốt, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL. Thực tế ở Công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên.

Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của Công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc và có cách làm việc khoa học, tiếp cận kịp thời và vận dụng linh hoạt các văn bản chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ tài chính.

Công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song

song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dòi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL. Các sổ sách và chứng từ kế toán được lập tương đối đầy đủ và đúng theo quy định. Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty (Công ty áp dụng phần mềm kế toán EFFECT) giúp quy trình hạch toán trở nên gọn nhẹ nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc… Bên cạnh đó, trong phòng kế toán viên mỗi người trang bị một máy vi tính, với điều kiện như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán ở Công ty.

Tại Công ty vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản,dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán.

Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rò ràng. Việc vào sổ sách theo dòi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ sách kế toán.

Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Ngoài ra, Công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất.

3.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán NVL và một số kiến nghị nhằm

hoàn thiện hạch toán NVL tại Công ty Cổ phàn nhà thép Đinh Lê:

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện. Kết hợp với những kiến thức đã được trang bị em xin đề xuất ra một số ý kiến.

Thứ nhất: Về các thủ tục nhập kho.

Các NVL có khối lượng và giá trị lớp nhập kho của Công ty chỉ được lập biên bản nhận sau đó lập phiếu nhập kho chứ không được biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về chất lượng NVL nhập kho.

Kiến nghị: Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho (đặc biệt là lượng NVL có khối lượng và giá trị lớn): Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trứơc khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng quy cách thực tế của NVL. Căn cứ để kiểm nghiệm là hoá đơn của nhà cung cấp.

Trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa,thiếu, sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp đồng mua bán hoặc hoá đơn thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản nói rò nguyên nhân để chờ xử lý.

Nếu NVL đã qua kiểm nghiệm đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng (hoá đơn) thì phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có những vấn đề tranh chấp, kiện tụng nảy sinh. Mẫu biên bản kiểm nghiệm có thể lập như sau:

Biểu số 18 : Mẫu biên bản kiểm nghiệm

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

Ngày…tháng…năm…

Số:………….

- Căn cứ………….số………ngày…..tháng…..năm……. của………...

- Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/bà .................. Chức vụ .................... Đại diện.......... Trưởng ban

+ Ông/bà .................. Chức vụ .................... Đại diện................ Uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)	Mã số	Phương thức kiểm nghiệm	ĐVT	SL theo C.từ	Kết quả kiểm nghiệm		Ghi chú
	Mã số	Phương thức kiểm nghiệm	ĐVT	SL theo C.từ	SL đúng quy cách, phẩm chất	SL Không đúng quy cách, phẩm chất	Ghi chú
A	B	C	D	E	1	2	3	4

Ý kiến của ban kiểm nghiệm................................................................

.......................................................................................................................

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Thứ hai: Về các chứng từ kế toán NVL.

Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy trình của Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, có điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Đồng thời, Công ty vẫn còn sử dụng những biểu mẫu chứng từ theo Quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKINH Tế ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.

Kiến nghị: Công ty cần phải thực hiện đúng quy trình kế toán đó là khi có các nghiệp vụ phát sinh cần phải lập chứng từ đầy đủ, chấn chỉnh lại cách làm mang tính đối phó, hình thức.

Đồng thời, Công ty nên in lại mẫu Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính.

Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy không có sự khác nhau nhiều nhưng Công ty nên in để cập nhật và thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính.

Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ in theo mẫu sau: