Quỹ Lương, Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Kinh Phí Công Đoàn, Bảo Hiểm

Những đặc trưng của tiền lương có thể tóm tắt trong một số đặc trưng như sau:

- Mức tăng của tiền lương được quyết định bởi các phương tiện sống khách quan cần thiết cho tái sản xuất sức lao động cả về số lượng và chất lượng phù hợp với nhu cầu phát triển của xã hội.

- Tiền lương có khuynh hướng tăng lên không ngừng bởi vì bản thân giá trị sức lao động tăng lên không ngừng. Việc giảm tiền lương so với mức đã đạt được sẽ gặp phải sự kháng cự mạnh mẽ đến nỗi trên thực tế không được coi là một khả năng có thể xảy ra trong một thời gian dài hay trong phạm vi mà người ta có thể cảm nhận thấy được.

- Nhịp độ phát triển của tiền lương phải chậm hơn so với nhịp độ phát triển kinh tế bởi vì quy luật phát triển tích lũy của tư bản nghiêng về cố định đảm bảo cho tái sản xuất mở rộng.

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Công việc của kế toán được phân thành từng mảng nhỏ cho mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm. Và mỗi kế toán viên có những nhiệm vụ riêng gắn liền với mảng kế toán mà mình đảm nhận. Vậy có thể tóm tắt nhiệm vụ của kế toán tiền lương như sau:

- Nắm chắc tình hình biên chế cán bộ công chức của đơn vị về số lượng, họ tên từng người, số tiền lương chi trả cho từng người, các khoản phải thu hoặc khấu trừ vào lương, thưởng…

-Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.

- Nắm vững và thực hiện các quy định về quản lý quỹ lương thuộc khu vực hành chính sựu nghiệp như: đăng ký biên chế, lập sổ lương…

-Thực hiện kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 90 trang tài liệu này.

- Thanh toán đầy đủ, kịp thời và đúng hạn cho cán bộ công chức tại đơn vị.

- Chấp hành đúng các nguyên tắc chế độ về quản lý lao động tiền lương.

Có thể nói chi phí lao động hay tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ là vấn đề được cơ quan đơn vị quan tâm mà còn được người lao động đặc biệt quan tâm vì đây chính là quyền lợi của họ.

Do vậy việc tính đúng tiền lương lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời cho người lao động là rất cần thiết, nó kích thích lao động tận tụy với công việc, nâng cao chất lượng lao động.

Muốn như vậy công việc này phải được dựa trên cơ sở quản lý và theo dòi quá trình huy động và sử dụng lao động.

Tổ chức công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương giúp đơn vị quản lý tốt quỹ lương, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao.

1.2.3 Ý nghĩa tiền lương

1.2.3.1 Hạch toán lao động

Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại đơn vị và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì.

Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.

Hạch toán về mặt số lượng lao động từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc và trình độ kỹ thuật. Việc hạch toán này được phản ánh trên danh sách lao động của đơn vị.

1.2.3.2 Hạch toán tiền lương

Để tiến hành hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động một cách chính xác thì hàng tháng cần phải dựa vào bảng chấm công thuộc từng bộ phận như quản lý, phân xưởng, giấy nghỉ phép theo quy định, các quyết định về lương, thưởng, phụ cấp và một số các giấy tờ khác liên quan… Điều này giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ tiền lương, tránh việc thất thoát nguồn hạn mức kinh phí của nhà nước.

Tổ chức công tác hạch toán lao động giúp cho đơn vị có tài liệu chính xác, để kiểm tra chấp hành biên chế lao động chấp hành kỷ luật lao động đồng thời có tài liệu đúng đắn để tính lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đúng mực và đúng chế độ.

Khi thanh toán chi trả tiền lương nhất thiết phải gắn chặt hai yếu tố số lượng và chất lượng lao động để tránh tình trạng chủ nghĩa bình quân phân phối. Nguyên tắc này đảm bảo tính công bằng, người lao động được nhận khoản tiền đền bù chính đáng. Hạch toán

tiền lương chặt chẽ sẽ kích thích người lao động tích cực làm việc, tăng hiệu quả công việc được giao.

Vì là cơ quan nhà nước, các chi phí phát sinh trong đơn vị được chi trả một phần từ nguồn ngân sách Nhà nước. Do đó, hạch toán lao động tiền lương chính xác làm cơ sở cho việc lập dự toán chính xác, phân bổ nguồn thu chi được đúng đắn.

1.3 Quỹ lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp

1.3.1 Quỹ tiền lương

1.3.1.1 Khái niệm quỹ tiền lương

Là toàn bộ tiền lương tính theo số cán bộ công nhân viên của đơn vị do Nhà nước cấp kinh phí theo dự toán để trả bao gồm các khoản:

- Tiền lương tính theo thời gian

- Lương cho cán bộ hợp đồng chưa vào biên chế.

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng công tác do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác nghĩa vụ theo chế độ quy định như: nghỉ phép, thời gian đi học…

- Các khoản phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ.

- Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên như: thưởng năng suất, thưởng thành tích…

Khi xây dựng mức lương tối thiểu Chính phủ đã căn cứ vào một số yếu tố sau:

- Căn cứ vào nhu cầu tối thiểu của mức sống tối thiểu cho họ và gia đình họ, những nhu cầu đó là: ăn, mặc, đi lại, giải trí,…

- Căn cứ vào mức lương trung bình cả nước: xuất phát từ mức lương trung bình để xây dựng mức lương tối thiểu.

- Căn cứ vào sự biến động giá cả.

- Căn cứ vào tốc độ tăng trưởng kinh tế và mức tăng năng suất lao động tùy theo tình hình thực tế về các nhân tố lao động.

Các Bộ, cơ quan Trung ương khi phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị trực thuộc thực hiện tiết kiệm 10% chi phí thường xuyên ngoài lương và các khoản có tính chất lương, sử dụng nguồn thu được để lại theo chế độ quy định thực hiện mức lương cơ sở 1.150.000 đồng/ tháng. Đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc dành 40% số thu được để lại theo chế độ năm 2014 (riêng ngành y tế 35%, sau khi trừ chi phí thuốc,

máu, dịch truyền, hóa chất, vật tư thay thế, vật tư tiêu hao, kinh phí chi trả phụ cấp thường trực, phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật nếu đã kết cấu trong giá dịch vụ khám, chữa bệnh) để thực hiện chế độ cải cách tiền lương trong năm 2014.

Các khoản chi thanh toán cá nhân (lương, phụ cấp lương, trợ cấp xã hội,…) đảm bảo thanh toán chi trả từng tháng cho các đối tượng hưởng lương, trợ cấp từ ngân sách nhà nước. Các Bộ, cơ quan Trưng ương, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung uong chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc chi trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương; kho bạc nhà nước phối hợp chặt chẽ với ngân hàng Nhà nước và các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán triển khai thực hiện nghiêm túc việc trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước theo Chỉ thị số 20/2007/CT-TTg ngày 24/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ.

1.3.1.2 Phân loại quỹ tiền lương.

Về phương diện hạch toán tiền lương của cán bộ công nhân viên, quỹ tiền lương được chia thành:

- Tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc, làm việc thực tế bao gồm lương trả theo cấp bậc và các phụ cấp kèm theo như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm thêm giờ…

- Tiền lương phụ: là tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong thời gian họ được nghỉ được hương lương chế độ như: nghỉ phép, nghỉ lễ, ngừng công tác do điều kiện khách quan như ốm đau, thai sản…

- Tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên hợp đồng.

1.3.2 Bảo hiểm xã hội

BHXH là sự đảm bảo một phần hoặc thay thế thu nhập của người lao động khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết… trên cơ sở đóng góp và sử dụng một quỹ tài chính tập trung, nhằm đảm bảo ổn định đời sống cho họ và an toàn xã hội.

Nguồn hình thành BHXH là từ ba yếu tố sau:

- Người sử dụng lao động

- Người lao động đóng góp một phần tiền lương của mình; thu từ các đối tượng tham gia BHXH tự nguyện.

- Nhà nước đóng góp và hỗ trợ.

Quỹ BHXH được sử dụng để chi các khoản trợ cấp và chi phí cho người tham gia BHXH trong các trường hợp sau:

- Gặp phải các biến cố đã quy định trong chế độ bảo hiểm xã hội.

- Người được bảo hiểm là thành viên của BHXH.

- Đóng BHXH đều đặn.

- …

Theo chế độ tài chính hiện nay, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 26% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó 8% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ), 18% trên tổng quỹ lương do ngân sách nhà nước cấp. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và lập bản thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH.

1.3.2 Bảo hiểm y tế

Là hình thức bảo hiểm do Nhà nước thực hiện không vì mục đích lợi nhuận. Người dân tự nguyện tham gia để được chăm sóc sức khỏe khi ốm đau, bệnh tật từ quỹ bảo hiểm y tế.

BHYT được tính 4.5% trên tổng lương và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó, 1.5% trừ vào lương của CBNV còn 3% tính vào chi phí của đơn vị.

1.3.3 Bảo hiểm thất nghiệp

Công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời gian hoặc có thời hạn từ 12 – 36 tháng, trong các đơn vị sử dụng lao động có từ 10 người trở lên.

Người sử dụng lao động đóng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN; ngân sách Nhà nước hỗ trợ 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng.

1.3.4 Kinh phí công đoàn

Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn đơn vị được tính trên 2% tổng lương chính và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó, 1% trừ vào lương của công nhân viên, 1% còn lại tính vào chi phí của đơn vị.

1.4 Hình thức trả lương

Các đơn vị hành chính sự nghiệp không sản xuất áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, các hình thức trả lương theo thời gian:

1.4.1 Khái niệm lương thời gian đơn giản

Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mỗi người công nhân do tiền lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc nhiều hay ít quyết định.

Hình thức trả lương này có nhược điểm là không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, chế độ này mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc.

1.4.2 Trả lương thời gian có thưởng

Hình thức này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền lương khi họ đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã quy định.

Chế độ trả lương này có nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản. Vì nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Do đó, nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả công việc của mình. Cùng với ảnh hưởng của tiến bộ kỹ thuật, chế độ trả lương này ngày càng mở rộng hơn.

1.4.3 Trả lương theo thời gian có xét đến hiệu quả công tác

Đối với hình thức này, trả lương ngoài tiền lương cấp bậc mà mỗi người được hưởng còn có thêm phần lương trả cho tính chất hiệu quả công việc thể hiện qua phần lương theo trách nhiệm của mỗi người đó là sự đảm nhận công việc có tính chất độc lập nhưng quyết định đến hiệu quả công tác của chính người đó.

1.4.4 Cách tính lương

Mức lương, phụ cấp (nếu có) của các đối tượng quy định tại Điều 1 Thông tư liên tịch số 01/2012/TTLT-BNV-BTC từ ngày 01 tháng 5 năm 2012 được tính như sau:

Cán bộ, công chức, viên chức quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6 Điều 1 Thông tư liên tịch này, thì căn cứ vào hệ số lương và phụ cấp hiện hưởng quy định tại Nghị quyết số 730/2004/NQ-UBTVQH11 ngày 30 tháng 9 năm 2004, Nghị quyết số 1003/2006/NQ- UBTVQH11 ngày 03 tháng 3 năm 2006, Nghị quyết số 794/2009/NQ-UBTVQH12 ngày 22 tháng 6 năm 2009, Nghị quyết số 823/2009/UBTVQH12 ngày 03 tháng 10 năm 2009, Nghị quyết số 888NQ/2010/UBTVQH12 ngày 05 tháng 3 năm 2010, Quyết định số 128- QĐ/TW ngày 14 tháng 12 năm 2004, Quyết định số 275-QĐ/TW ngày 04 tháng 12 năm 2009, Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004, Nghị định số

76/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2009, Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009, Nghị định số 116/2010/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2010, Nghị định số 14/2012/NĐ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2012 và mức lương tối thiểu chung theo quy định tại Điều 1 Nghị định số 31/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 quy định mức lương tối thiểu chung (sau đây viết tắt là Nghị định số 31/2012/NĐ-CP) để tính mức lương, mức phụ cấp và mức tiền của hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) như sau:

- Công thức tính mức lương:

Mức lương thực hiện = Mức lương cơ sở x Hệ số lương hiện hành

Nghị định số 66/2013/NĐ-CP của chính phủ ngày 27 tháng 6 năm 2013 quy định mức lương cơ sở đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. Theo Nghị định này, “mức lương cơ sở” sẽ được thay thế cho “mức lương tối thiểu chung” là

1.150.000 đồng/ tháng, tăng 100.000 đồng/ tháng so với trước đó và được áp dụng từ này 01/07/2013.

Bên cạnh đó Nghị định cũng quy định các biện pháp thực hiện để trích nguồn kinh phí cho quỹ lương.

- Công thức tính mức phụ cấp:

Mức phụ cấp thực hiện = Mức lương cơ sở x Hệ số phụ cấp hiện hưởng

- Đối với các khoản phụ cấp tính theo mức lương % mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có):

Mức phụ cấp thực hiện = Mức lương thực hiện + Mức phụ cấp chức vụ lãnh đạo (nếu có) + Mức phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) x Tỷ lệ % phụ cấp

được hưởng theo quy định

1.5 Kế toán tiền lương

1.5.1 Nguyên tắc hạch toán

Tiền lương có một vai trò rất quan trọng trong việc hạch toán chi phí tại đơn vị. Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được kịp thời và chính xác sẽ làm cho người lao động an tâm làm việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.‌

Trước tầm quan trọng đó việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện đúng các nguyên tắc sau đây:

- Phản ánh kịp thời chính xác số lượng lao động, số lượng thời gian và kết quả lao động.

- Tính toán và thanh toán đúng đắn, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương mà đơn vị trả thay cho người lao động.

- Cung cấp thông tin về tiền lương, thanh toán lương tại đơn vị, giúp lãnh đạo điều hành và quản lý tốt lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương.

- Thông qua việc ghi chép kế toán mà kiểm tra việc tuân thủ kế hoạch quỹ lương và kế hoạch lao động, kiểm tra việc tuân thủ chế độ tiền lương, tuân thủ các định mức lao động và kỷ luật về thanh toán tiền lương cho người lao động.

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động.

- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có tại đơn vị.

1.5.2 Chứng từ sử dụng

Các mẫu chứng từ liên quan đến tiền lương được ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của bộ tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010, hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp.

1.5.2.1 Bảng chấm công (mẫu C01-H)

Dùng để theo dòi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, hưởng BHXH… của cán bộ công nhân viên và là căn cứ để tính trả lương, BHXH, BHYT, BHTN trả thay lương cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan.