Cơ Sở Lý Luận Về Kế Toán Hàng Tồn Kho Trong Doanh Nghiệp Thương Mại

ty, từ đó giúp công ty nhận thức đúng đắn về việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho theo cả góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

- Các giải pháp tác giả đề xuất trong đề tài nghiên cứu sẽ góp phần hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương trong thời gian tới.

- Qua quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả nhận thức rõ hơn về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Đồng thời, tác giả đã học hỏi được rất nhiều kiến thức, kỹ năng và thái độ nghiên cứu khoa học nghiêm túc của người hướng dẫn khoa học.

7. Kết cấu đề tài nghiên cứu

Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung đề tài nghiên cứu được kết cấu thành 3 chương, gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương

mại

Chương 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và

phụ tùng Đông Dương

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 188 trang tài liệu này.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho

Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình SXKD của doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau:

Theo CMKT quốc tế về hàng tồn kho - IAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang để phục vụ cho việc bán; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm tồn kho trong kỳ, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang. Đồng thời, cũng theo IAS 02, hàng tồn kho trong doanh nghiệp không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng; các công cụ tài chính; gia súc, gia cầm, nông lâm sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất.

Theo điều 3 CMKT Việt Nam về hàng tồn kho - VAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Với cách hiểu này thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: Hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến); Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm); Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; Chi phí dịch vụ dở dang.

Theo điều 23 thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi

trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán; Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp”.

Theo điều 22 thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm; Hàng hóa; Hàng gửi bán”. Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công,… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

Như vậy, từ các khái niệm trên chúng ta có thể khái quát khái niệm hàng tồn kho như sau: Hàng tồn kho là những tài sản mà doanh nghiệp nắm giữ nhằm mục đích để bán hoặc để đưa vào sử dụng cho quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc đang trong quá trình sản xuất ra các sản phẩm để bán. Đối với các DNSX, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Đối với các DNTM, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa.

Đặc điểm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có một số đặc điểm cơ bản như sau:

- Nguồn hình thành hàng tồn kho khá đa dạng và phong phú. Hàng tồn kho có thể hình thành do các nguồn như: mua ngoài (trong nước, nhập khẩu); tự sản xuất, chế biến; thuê ngoài gia công; nhận vốn góp từ các đơn vị khác; nhận biếu tặng, viện trợ,…. Với mỗi nguồn hình thành thì chi phí phát sinh liên quan cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau. Ví dụ, giá gốc hàng tồn kho hình thành do mua ngoài bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí bảo hiểm, các khoản thuế không được hoàn lại,… còn giá gốc hàng tồn kho hình thành do thuê ngoài gia công bao gồm chi phí vật liệu gia công, chi phí tiền thuê gia công,… Việc xác định đúng các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc có ý nghĩa quan trọng vì nó sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng giá gốc, từ đó xác định đúng chi phí hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.

- Trong quá trình nắm giữ, hàng tồn kho thường bị hao mòn với một số biểu hiện phổ biến như bị hư hỏng, biến chất, bị lỗi mốt, lỗi thời,…. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải nắm rõ đặc điểm, phẩm chất của từng loại hàng tồn kho và xu hướng thị hiếu của thị trường đối với từng loại hàng tồn kho để có kế hoạch mua, bán, dự trữ cho phù hợp.

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường rất đa dạng và phong phú về quy cách, mẫu mã, chủng loại, đặc điểm và tính chất thương phẩm. Mỗi loại hàng tồn kho lại có điều kiện bảo quản và cất trữ khác nhau. Ví dụ, nhiều loại hàng tồn kho phù hợp với điều kiện bảo quản tự nhiên như cát, đá, gạch,… nhưng nhiều loại hàng tồn kho lại phù hợp với điều kiện bảo quản nhân tạo như hàng đông lạnh, hàng điện tử,…. Vì vậy, tùy thuộc vào từng loại hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần bảo quản và cất trữ khác nhau. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt việc bảo quản và cất trữ hàng tồn kho sẽ giúp giảm thiểu chi phí dự trữ hàng tồn kho và giảm thiểu rủi ro do hư hỏng, biến chất, lỗi mốt, lỗi thời của hàng tồn kho. Từ đó, sẽ giúp cho công tác kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho của doanh nghiệp tốt hơn.

Từ những phân tích trên, tác giả nhận thấy rằng để quản lý tốt hàng tồn kho, mỗi doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng nhóm, từng loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Và từ đó, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp mình.

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường khá đa dạng về chủng loại, đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành, vai trò và công dụng trong quá trình SXKD. Vì vậy, để quản lý tốt hàng tồn kho và tính chính xác giá gốc hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại hàng tồn kho theo những tiêu thức phù hợp.

* Căn cứ vào công dụng và mục đích sử dụng, hàng tồn kho được chia

thành:

- Nguyên liệu, vật liệu: Đây là bộ phận hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng

cho mục đích SXKD của doanh nghiệp.

- Công cụ, dụng cụ: Đây là bộ phận hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng như tư liệu lao động phục vụ cho hoạt động SXKD trong doanh nghiệp.

- Hàng hóa, thành phẩm: Đây là bộ phận hàng tồn kho được dự trữ cho mục đích bán ra.

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho. Từ đó, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp.

* Căn cứ vào nguồn hình thành, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng tồn kho mua ngoài: Đây là những hàng tồn kho doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: Đây là những hàng tồn kho được doanh nghiệp tự sản xuất, gia công.

- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Đây là những hàng tồn kho được nhập từ quá trình nhận góp vốn của các đơn vị khác hoặc nhận biếu tặng, viện trợ,…

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Từ đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của từng nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán hàng tồn kho.

* Căn cứ vào địa điểm bảo quản và sử dụng, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng mua đang đi đường: Đây là những hàng tồn kho mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển về doanh nghiệp hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho.

- Hàng trong kho: Đây là những hàng tồn kho đang được bảo quản trong các kho, quầy của doanh nghiệp.

- Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất: Đây là những hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất, chế biến nhưng chưa tạo ra thành phẩm.

- Hàng gửi đi bán: Đây là những hàng tồn kho được doanh nghiệp gửi đi cho khách hàng hoặc gửi các đại lý bán nhưng chưa được xác định tiêu thụ.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho gắn với trách nhiệm vật chất của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình bảo quản và sử dụng hàng tồn kho.

* Căn cứ vào mối liên hệ với quá trình kinh doanh, hàng tồn kho được chia

thành:

- Hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng: Đây là những hàng tồn

kho được hình thành từ quá trình mua hàng như nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua ngoài.

- Hàng tồn kho liên quan đến quá trình sản xuất: Đây là những hàng tồn kho vẫn nằm trong quá trình sản xuất như sản phẩm dở dang.

- Hàng tồn kho liên quan đến quá trình bán hàng: Đây là những hàng tồn kho đang ở vị trí sẵn sàng để bán như thành phẩm, hàng hóa.

Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho gắn với quản lý các quá trình SXKD trong doanh nghiệp.

* Căn cứ theo yêu cầu sử dụng, hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng tồn kho sử dụng cho hoạt động SXKD: Đây là số hàng tồn kho được dự trữ ở mức hợp lý để đảm bảo hoạt động SXKD của doanh nghiệp diễn ra bình thường.

- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Đây là số hàng tồn kho được dự trữ ở mức cao hơn mức dự trữ hợp lý.

- Hàng tồn kho không sử dụng: Đây là số hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích SXKD.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định được đối tượng cần lập dự phòng và mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

* Căn cứ theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, hàng tồn kho được chia

thành:

- Hàng tồn kho dự trữ an toàn: Đây là số hàng tồn kho dự trữ tối thiểu, cần

thiết để đảm bảo quá trình SXKD được tiến hành thường xuyên, liên tục.

dự trữ.

- Hàng tồn kho dự trữ thực tế: Đây là số hàng tồn kho thực tế doanh nghiệp

Cách phân loại này giúp nhà quản trị doanh nghiệp xác định được thời điểm

đặt hàng phù hợp và hợp lý.

1.1.3 Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại ảnh hưởng đến kế toán hàng tồn kho

Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Chức năng chính của DNTM là thực hiện chức năng lưu chuyển hàng hóa, chức năng tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông, chức năng dự trữ hàng hóa và điều hòa cung – cầu. Dưới đây là một số đặc điểm cơ bản của các DNTM:

- Đối tượng lao động của các DNTM là các sản phẩm, hàng hóa hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Nhiệm vụ của các DNTM không phải tạo ra giá trị sử dụng và giá trị mới mà là thực hiện giá trị của hàng hóa, đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Đây là điểm khác biệt giữa DNTM so với các doanh nghiệp khác.

- Hoạt động của các DNTM đều hướng tới khách hàng nên việc phân công chuyên môn hóa trong nội bộ từng doanh nghiệp cũng như các DNTM bị hạn chế hơn so với các DNSX.

Các đặc điểm trên đã tạo nên nét đặc thù cho các DNTM và nó cũng chi phối đến tổ chức công tác kế toán trong DNTM nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của các DNTM là lưu chuyển hàng hóa, do đó công tác kế toán hàng tồn kho trong DNTM phải thể hiện rõ ở ba khâu: mua hàng, dự trữ và bán hàng. Đối với khâu mua hàng, kế toán phải phản ánh được quá trình hình thành giá trị thực tế của hàng hóa. Đối với khâu dự trữ, kế toán phải theo dõi được tình hình dự trữ tồn kho của hàng hóa theo từng loại, từng thứ. Đối với khâu bán hàng, kế toán phải phản ánh được quá trình xuất kho hàng hóa để tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Bên cạnh đó, lưu chuyển hàng hoá là quá trình vận động một vòng khép kín của hàng hoá trong các DNTM. Vì vậy, kế toán hàng tồn kho cần ghi chép đầy đủ số lượng, giá trị hàng mua theo chứng từ đã lập trên các sổ kế toán thích hợp, phân

bổ chi phí mua hàng hợp lý cho hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng tồn kho để phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa bị ứ đọng. Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh kịp thời số lượng hàng hóa, ghi nhận đầy đủ, chính xác doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

1.1.4 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho

Yêu cầu quản lý hàng tồn kho:

Tùy thuộc vào đặc điểm hàng tồn kho và điều kiện quản lý hàng tồn kho mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho tại mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung để quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:

Thứ nhất, hàng tồn kho phải được quản lý cụ thể và khoa học ở từng khâu (thu mua, bảo quản và sử dụng), từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…).

- Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch SXKD của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cần theo dõi, nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng.

- Đối với khâu bảo quản dự trữ, doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác kho, bãi; thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của hàng tồn kho sao cho hàng tồn kho luôn cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn kho thấp nhất. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có những cảnh báo kịp thời khi có các dấu hiệu báo động trong những trường hợp hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồn kho hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.