Kế Toán Hàng Tồn Kho Dưới Góc Độ Kế Toán Tài Chính

- Đối với khâu sử dụng, doanh nghiệp phải theo dõi tình hình sử dụng hợp lý, tiết kiệm hàng tồn kho trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho; giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp; giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.

Thứ ba, doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng; chất lượng công tác bảo quản; mức độ hợp lý của hàng tồn kho cuối kỳ; mức độ đảm bảo hàng tồn kho cho sản xuất, tiêu thụ. Từ đó, nhà quản trị doanh nghiệp có những chỉ đạo kịp thời trong khâu mua, bảo quản và sử dụng nhằm đem lại hiệu quả sử dụng cao nhất đối với hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho:

Xuất phát từ những yêu cầu quản lý hàng tồn kho nói trên, kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình biến động và tình hình hiện có của hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, tính đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định trị giá tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kiểm tra tình hình chấp hành các thủ tục nhập xuất hàng tồn kho, thực hiện kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định hiện hành.

- Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho hợp lý, kết hợp chặt chẽ quan hệ kiểm tra, đối ứng giữa bộ phận kho với bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan.

- Thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê hàng tồn kho (kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường) nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu kế toán với số liệu thực tế trong kho.

- Cung cấp kịp thời thông tin về hàng tồn kho để phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp.

1.2 Kế toán hàng tồn kho dưới góc độ kế toán tài chính

1.2.1 Quy định kế toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam

Dựa trên cơ sở các CMKT quốc tế và các điều kiện thực tế tại Việt Nam, Bộ tài chính Việt Nam đã ban hành các CMKT liên quan đến hàng tồn kho gồm: VAS 01 – Chuẩn mực chung; VAS 02 – Hàng tồn kho.

Quy định về kế toán hàng tồn kho theo VAS 01:

Theo điều 3 VAS 01, khi đánh giá hàng tồn kho, kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:

* Cơ sở dồn tích:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. BCTC lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Vì vậy, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hàng tồn kho phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh mà không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hoặc chi tiền hoặc tương đương tiền.

* Giá gốc:

Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong CMKT cụ thể.

* Nhất quán:

Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh BCTC. Ví dụ, một khi doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ thì doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp này trong suốt kỳ kế toán. Sang kỳ kế toán sau, nếu doanh nghiệp vì những lý do nhất định phải thay đổi phương pháp

tính giá xuất kho thì phải nêu rõ trong phần thuyết minh BCTC để người sử dụng thông tin trong BCTC biết được ảnh hưởng của việc thay đổi này.

* Thận trọng:

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

Quy định về kế toán hàng tồn kho theo VAS 02:

* Về việc xác định giá trị hàng tồn kho:

Theo đoạn 4 VAS 02: “Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Trong đó: Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Theo đoạn 5 VAS 02: “Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”. Trong đó:

- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản CKTM và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được loại khỏi chi phí mua;

- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất;

- Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.

Lưu ý: Một số chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí SXKD khác phát sinh trên mức bình thường; chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn 06 VAS 02;…

* Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:

Theo đoạn 13 VAS 02, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để tính giá trị hàng tồn kho:

- Phương pháp giá đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.

- Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

- Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ.

- Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó.

Lưu ý: Mặc dù trong VAS 02 có quy định về phương pháp LIFO nhưng trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành đã bỏ phương pháp này đi và trong thực tế hiện nay các doanh nghiệp cũng không áp dụng phương pháp LIFO để xác định giá trị hàng tồn kho nữa.

* Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá HTK:

Theo đoạn 19 VAS 02, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng

tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng này được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, kế toán phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên BCTC là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được).

* Ghi nhận chi phí:

- Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập bằng cách ghi giảm chi phí SXKD.

- Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Điều này có nghĩa khi doanh nghiệp ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.

* Trình bày BCTC:

Theo đoạn 27 VAS 02, trong BCTC doanh nghiệp phải trình bày các nội dung liên quan đến hàng tồn kho như: các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho; giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp

với doanh nghiệp; giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả.

Trong Báo cáo kết quả kinh doanh, chi phí về hàng tồn kho được trình bày trong khoản mục “Giá vốn hàng bán” gồm giá gốc của hàng tồn kho đã bán, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, chi phí sản xuất chung không được phân bổ.

1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam

1.2.2.1 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

Theo điều 22 thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX) hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK).

- Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ SXKD bình thường, gồm: hàng mua đang đi trên đường; nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; sản phẩm dở dang; thành phẩm; hàng hóa và hàng gửi bán.

- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công,... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

- Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của VAS 02 khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.

- Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.

- Các khoản thuế không được hoàn lại được tính vào giá trị hàng tồn kho như: thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu, thuế BVMT phải nộp khi mua hàng tồn kho. Các khoản CKTM, giảm giá nhận được sau khi mua hàng tồn kho phải được phân bổ cho số hàng tồn kho trong kho, hàng đã bán, đã sử dụng cho SXKD, xây dựng cơ bản để hạch toán cho phù hợp.

- Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận và phù hợp với bản chất giao dịch

- Khi xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp tính theo giá đích danh: Đây là phương pháp xác định dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định được ngay giá trị vật tư, hàng hóa khi xuất kho nhưng lại đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, xuất kho.

+ Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.

Trị giá HTK xuất

trong kỳ

Số lượng HTK xuất

trong kỳ

Đơn giá bình

quân

	Trị giá gốc HTK đầu kỳ	+	Trị giá gốc HTK nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân cả kỳ
	=	Số lượng HTK đầu kỳ		Số lượng HTK nhập trong kỳ
			+