Kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thiết bị và phụ tùng Đông Dương

+ Phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Theo phương pháp KKTX, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp này thường áp dụng cho các DNSX (công nghiệp, xây lắp,...) và các DNTM kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao,...

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ: Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ. Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động của vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên tài khoản “Mua hàng”. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản “Mua hàng”. Phương pháp này thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên như các cửa hàng bán lẻ.

Việc doanh nghiệp lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.

- Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến thì được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho liên quan đến việc tiêu thụ hàng tồn kho thì được tính vào chi phí bán hàng.

1.2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Kế toán chi tiết hàng tồn kho là việc tổ chức hạch toán giữa bộ phận kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể. Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để kế toán chi tiết hàng tồn kho:

* Phương pháp mở thẻ song song

- Nguyên tắc: Theo phương pháp này, thủ kho phải mở thẻ (sổ) kho để theo dõi về chỉ tiêu số lượng còn kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị từng thứ, từng loại hàng tồn kho.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 188 trang tài liệu này.

- Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho (Phụ lục 1.3):

Tại bộ phận kho: Thủ kho sử dụng thẻ (sổ) kho (Phụ lục 1.4) để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng tồn kho theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho.

Tại bộ phận kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết (Phụ lục 1.5) để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất cho từng thứ, từng loại hàng tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho.

Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng tồn kho tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ (sổ) kho và sổ kế toán chi tiết. Sau đó, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhược điểm: Còn có sự trùng lặp về việc ghi chép chỉ tiêu số lượng giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán; Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hóa; khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất kho ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán còn hạn chế.

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Nguyên tắc: Theo phương pháp này, thủ kho phải mở thẻ (sổ) kho để theo dõi về chỉ tiêu số lượng của từng thứ, từng loại hàng tồn kho còn kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển thay cho sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho.

- Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho (Phụ lục 1.6):

Tại bộ phận kho: Thủ kho sử dụng thẻ (sổ) kho để ghi chép tương tự như phương pháp mở thẻ song song.

Tại bộ phận kế toán: Cuối tháng, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển (Phụ lục 1.8) để ghi chép số lượng và giá trị của từng loại hàng tồn kho theo từng tháng trên cơ sở Bảng kê nhập (xuất) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Phụ lục 1.7). Số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu với thẻ (sổ) kho theo chỉ tiêu số lượng, đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị.

- Ưu điểm: Dễ đối chiếu, kiểm tra.

- Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hóa ít, không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho trong kỳ và không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết hàng tồn kho.

* Phương pháp sổ số dư

- Nguyên tắc: Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép hàng tồn kho theo chỉ tiêu số lượng còn kế toán ghi chép hàng tồn kho theo chỉ tiêu giá trị.

- Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho (Phụ lục 1.9):

Tại bộ phận kho: Thủ kho mở thẻ (sổ) kho và ghi chép tương tự như phương pháp mở thẻ song song. Định kỳ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) (Phụ lục 1.10) để bàn giao chứng từ cho kế toán. Cuối tháng, thủ kho ghi số tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng.

Tại bộ phận kế toán: Đầu năm, kế toán mở sổ số dư (Phụ lục 1.11), sổ số dư được dùng cho cả năm, mỗi tháng ghi một cột theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, mỗi danh điểm hàng tồn kho ghi một dòng. Trước ngày cuối tháng, kế toán chuyển sổ số dư cho thủ kho. Sau khi ghi chép số lượng tồn kho cuối kỳ, thủ kho chuyển trả lại sổ số dư cho kế toán. Định kỳ, kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ, lấy số liệu ghi vào bảng lũy kế nhập (xuất) theo chỉ tiêu giá trị (Phụ lục 1.12). Cuối

tháng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập (xuất) kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn; khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư; đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.

- Ưu điểm: Giảm nhẹ đáng kể công việc ghi chép hàng ngày và công việc được tiến hành đều trong tháng.

- Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi hàng tồn kho theo chỉ tiêu giá trị nên thông qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ hàng tồn kho. Khi kiểm tra, đối chiếu nếu có sai sót thì việc phát hiện sai sót sẽ khó khăn hơn.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất kho lớn; nhiều chủng loại hàng tồn kho; đã xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho; dùng giá hạch toán để ghi nhận hàng ngày và trình độ cán bộ kế toán tương đối cao.

1.2.2.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

Chứng từ kế toán hàng tồn kho

Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): Dùng để xác nhận số lượng vật tư, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ (sổ) kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí kinh doanh và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (Mẫu số 03-VT): Dùng để xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa (Mẫu số 05-VT): Dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, hàng hóa có trong kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.

- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT): Đây là chứng từ kê khai mua hàng hóa trên thị trường tự do trong trường hợp người bán thuộc diện không phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.

Tài khoản sử dụng

Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hàng tồn kho trong DNTM, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đến cuối kỳ vẫn còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.

- TK 153 “Công cụ, dụng cụ”: Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp.

- TK 156 “Hàng hóa”: Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.

- TK 157 “Hàng gửi đi bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán.

- TK 611 “Mua hàng”: Dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. Tài khoản

này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK.

Ngoài ra, để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hàng tồn kho trong DNTM, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111 – “Tiền mặt”; TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng”; TK 131 – “Phải thu khách hàng”; TK 331 – “Phải trả người bán”; TK 632 – “Giá vốn hàng bán”;….

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

a. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX

* Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng hàng tồn kho:

(1) Khi mua hàng trong nước về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan để ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 theo giá mua trên hóa đơn, ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) vào bên Nợ TK 133(1), đồng thời ghi giảm vốn bằng tiền hoặc tăng công nợ phải trả,… vào bên Có các TK 111, 112, 331,… theo tổng giá thanh toán.

Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển hàng từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156, ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) vào bên Nợ TK 133(1), đồng thời ghi giảm vốn bằng tiền hoặc tăng công nợ phải trả,… vào bên Có các TK 111, 112, 331,… theo tổng giá thanh toán.

(2) Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường” và theo dõi.

- Nếu trong tháng hàng về và nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan để ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156.

- Nếu cuối tháng hàng chưa về hoặc hàng về nhưng chưa nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi tăng giá trị hàng mua đang đi đường vào bên Nợ TK 151, ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) vào bên Nợ TK 133(1), đồng thời ghi giảm vốn bằng tiền hoặc tăng công nợ phải trả,… vào bên Có các TK 111, 112, 331,… theo tổng giá thanh toán. Sang tháng sau, khi hàng về

nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 theo giá mua trên hóa đơn và ghi giảm giá trị hàng mua đang đi đường vào bên Có TK 151.

(3) Đối với hàng nhập khẩu, khi nhập khẩu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào invoice, phiếu nhập kho, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan khác để ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 và ghi tăng công nợ phải trả người bán vào bên Có TK 331, đồng thời ghi tăng các khoản thuế phải nộp tính vào giá trị hàng nhập khẩu như thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu, thuế BVMT vào bên Có các TK 333(12), 333(2), 333(3), 333(81). Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, kế toán ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ vào bên Nợ TK 133(1) và ghi tăng thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu vào bên Có TK 333(12).

(4) Đối với hàng nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan khác, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến hàng thuê ngoài gia công, chế biến vào bên Nợ TK 154 – “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Khi nhập lại kho số hàng thuê ngoài gia công, chế biến xong, kế toán ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 và ghi giảm giá trị chi phí SXKD dở dang vào bên Có TK 154.

(5) Khi doanh nghiệp nhận góp vốn bằng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, kế toán căn cứ vào biên bản đánh giá lại tài sản của hội đồng đánh giá và phiếu nhập kho để ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 và ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu vào bên Có TK 411.

(6) Đối với hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị hàng thừa trên biên bản kiểm kê để ghi tăng giá trị hàng tồn kho vào bên Nợ các TK 152, 153, 156 và ghi tăng giá trị tài sản thừa chờ giải quyết vào bên Có TK 338(1). Khi có quyết định xử lý hàng thừa, căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi giảm tài sản thừa chờ giải quyết vào bên Nợ TK 338(1) và ghi Có cho các TK liên quan. Lưu ý, nếu xác định ngay số hàng thừa khi kiểm kê là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng các TK 152, 153,

156 thì không ghi vào bên Có TK 338(1) mà chủ động ghi chép, theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh BCTC.

Sơ đồ kế toán tăng hàng tồn kho theo phương pháp KKTX (Phụ lục 1.13)

* Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm hàng tồn kho:

(1) Xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi tăng chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ TK 642 và ghi giảm giá trị nguyên vật liệu vào bên Có TK 152 theo giá vốn xuất kho.

(2) Xuất kho công cụ, dụng cụ để phục vụ hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi tăng chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ TK 642 và ghi giảm giá trị công cụ, dụng cụ vào bên Có TK 153 theo giá vốn xuất kho. Trường hợp giá trị công cụ, dụng cụ phải phân bổ nhiều lần, khi xuất kho kế toán ghi nhận giá vốn xuất kho của công cụ, dụng cụ vào bên Nợ TK 242 – “Chi phí trả trước”, sau đó định kỳ phân bổ bằng cách ghi tăng chi phí quản lý kinh doanh và ghi giảm chi phí trả trước.

(3) Xuất kho hàng hóa để bán, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán vào bên Nợ TK 632 và ghi giảm giá trị hàng hóa vào bên Có TK 156 theo giá vốn xuất kho. Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi tăng vốn bằng tiền hoặc công nợ phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán vào bên Nợ các TK 111, 112, 131, ghi tăng doanh thu bán hàng vào bên Có TK 511 theo giá bán trên hóa đơn và ghi tăng thuế GTGT phải nộp (nếu có) vào bên Có TK 333(1).

(4) Trường hợp xuất kho hàng hóa gửi bán cho khách hàng hoặc gửi cho các doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, ký gửi, kế toán chưa được ghi nhận giá vốn và doanh thu của số hàng này mà mới chỉ ghi tăng giá trị hàng gửi bán vào bên Nợ TK 157 và ghi giảm giá trị hàng hóa vào bên Có TK 156 theo giá vốn xuất kho.

(5) Đối với nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa xuất kho đưa đi góp vốn vào đơn vị khác, căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản đánh giá lại tài sản của hội đồng đánh giá kế toán ghi tăng giá trị khoản đầu tư góp vốn vào đơn vị khác theo giá trị đánh giá lại vào bên Nợ TK 228, ghi giảm giá trị hàng tồn kho vào bên