Kế toán chi phí kinh doanh và biện pháp giảm chi phí kinh doanh tại công ty xăng dầu Vĩnh Long

hành nào thì lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó. Vì vậy, đảm bảo tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng.

Sổ sách kế toán: Các sổ sách kế toán được thực hiện rõ ràng, sạch sẽ và được in ra lưu trữ theo các chuẩn mực chung của Nhà nước. Công ty áp dụng hệ thống sổ

kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức sổ được áp dụng

tương đối phổ biến, có ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.

Bên cạnh đó, nhờ có phần mềm kế toán SAP do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hỗ trợ nên bộ phận kế toán của công ty làm việc rất hiệu quả, ghi chép chính xác, đầy đủ những nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, ít xảy ra sai sót, tiết kiệm được chi phí và luôn hoàn thành báo cáo kế toán đúng hạn quy định của công ty. Hơn nữa, công ty đang trong thời gian thử nghiệm đưa vào vận hành hệ thống ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp) theo sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam trong toàn hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các phân hệ như: mua hàng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp…hướng đến mục tiêu kiểm soát khép kín các quy trình, nâng cao lợi nhuận, tiết kiệm chi phí kinh doanh.

Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống

nhất theo chế độ báo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản này cũng có một số điểm khác biệt cho phù hợp với kinh doanh đặc thù xăng dầu như sau:

+ Công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán chi phí mua hàng hoá mà dùng để hạch toán hàng hoá dầu mỡ nhờn, còn chi phí mua hàng thì đưa thẳng sang hạch toán vào chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp và không phân bổ khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 80 trang tài liệu này.

+ Công ty không có tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” riêng mà chỉ dùng chung tài khoản 641 “Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp” nhằm giảm nhẹ khối lượng sổ ghi chép và công việc ghi chép.

Về hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty:

+ Công ty đã nắm bắt nhanh những thông tin kinh tế của những thay đổi về chế độ kế toán đã áp dụng cho đơn vị mình một cách phù hợp, đặc biệt là vấn đề chi phí kinh doanh tại đơn vị.

+ Được sự hướng dẫn của Kế toán trưởng của công ty nên công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty hiện nay rất nhanh chóng và chính xác. Đồng thời cùng với sự hỗ trợ đắc lực bởi hệ thống máy vi tính với chương trình phần mềm được cài đặt sẵn, phần lớn chi phí đều được hạch toán và theo dõi chi tiết, chặt chẽ theo từng vụ việc giúp cho việc đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng kinh tế được dễ dàng.

+ Việc hạch toán chi phí kinh doanh đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu, đáp ứng yêu cầu của Ban GĐ trong việc cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh của toàn công ty một cách kịp thời và chính xác.

2.3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Vĩnh Long vẫn còn một số hạn chế sau:

Cơ cấu Phòng Tài chính – Kế toán: Tuy được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ nhưng số lượng nhân viên Phòng Tài chính - Kế toán của công ty là ít trong khi khối lượng công việc kế toán lại rất nhiều. Hiện chỉ có 4 kế toán viên phân công phụ trách các lĩnh vực kinh doanh khác nhau của công ty nên có người sẽ phải đảm nhận nhiều lĩnh vực kinh doanh. Việc thiếu nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tính kịp thời của các báo cáo kế toán cũng như việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban GĐ công ty về kết quả kinh doanh và chi phí sản xuất kinh doanh.

Chứng từ kế toán: Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ là điều kiện không thể thiếu được trên mạng lưới pháp lý. Tại công ty việc này được thực hiện thường xuyên hàng ngày nhưng vẫn có trường hợp hoá đơn luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hoặc chữ ký của thủ trưởng đơn vị (ở các cửa hàng bán lẻ).

Hệ thống tài khoản sử dụng: Tuy việc hạch toán TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp vào chung TK 641 làm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép

nhưng điều này làm cho các khoản chi phí không được hạch toán rõ ràng dẫn đến việc áp dụng các biện pháp quản lý chi phí ở khối văn phòng không được hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty không hạch toán các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến hàng mua vào tài khoản 1562 “chi phí mua hàng” mà đưa vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng”. Như vậy là sai đối với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chi phí mua hàng là gắn liền với giá trị của hàng hoá mua vào, chi phí này được phân bổ tỷ lệ với lượng hàng bán, việc đưa chi phí mua hàng vào tài khoản 641 đã không phản ánh đúng đắn chi phí bán hàng trong kỳ.

Mạng lưới bán hàng của công ty rộng lớn trong khu vực Tây Nam Bộ nhưng chưa được tổ chức sắp xếp hợp lý, phân bố chưa đồng đều nên chi phí lưu thông, vận chuyển vẫn còn cao.

Bên cạnh các trang thiết bị

hiện đại còn một số bồn chứa, đường

ống,

phương tiện vận tải đã xuống cấp, công suất thấp nhưng vẫn được sử dụng làm cho xăng dầu bị hao hụt, các chi phí bảo dưỡng còn chưa hợp lý.

2.3.3. Nguyên nhân

- Khả năng kiểm soát chi phí kinh doanh vẫn còn hạn chế, vì nhiều nguyên nhân:

+ Trong những năm gần đây, tình hình giá cả xăng dầu thế giới tăng giảm bất thường, nền kinh tế gặp nhiều khó khăn.

+ Nhiều đại lý, cửa hàng xăng dầu quy mô kinh doanh lớn nhỏ khác nhau, chưa quản lý tốt trang thiết bị, các chi phí phát sinh chưa hợp lý nhưng công ty phải hỗ trợ sửa chữa gây ảnh hưởng đến chi phí của công ty.

+ Các khoản chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày, hàng giờ và có nhiều loại nên việc kiểm soát chặt chẽ là không dễ dàng

+ Một số nhân viên còn thiếu trách nhiệm, chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

+ Các hoạt động quản lý còn nhiều thiếu sót, chưa chặt chẽ trong việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty.

- Các khoản chi phí kinh doanh của công ty còn rất cao chủ yếu là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí tài chính…chính điều này đã làm giảm lợi nhuận của Công ty. Nguyên nhân là do đặc điểm kinh doanh của công ty là hoạt động thương mại, giá vốn hàng bán phụ thuộc vào giá mua và chi phí mua. Hoạt động tạo ra lợi

nhuận là bán hàng nên chi phí bán hàng cũng rất cao, do phải trả lương cho nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, …Chi phí tài chính cao là do là do lãi suất cho vay của các tổ chức tín dụng cao. Những điều này làm cho chi phí kinh doanh tăng.

- Công ty chưa có bộ phận marketing chuyên nghiệp nên việc nắm bắt thông tin kinh doanh từ thị trường còn nhiều hạn chế, công tác quảng bá, kiểm soát chi phí bán hàng còn chưa hiệu quả.

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ

3.1. Định hướng phát triển của Công ty Xăng dầu Vĩnh Long trong năm 2014

- Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất

+ Đầu tư mới 02 cửa hàng bán lẻ xăng dầu để thực hiện mục tiêu chiếm lĩnh thị trường bán lẻ. Vì chỉ có bán lẻ mới ổn định sản lượng, doanh thu và lợi nhuận.

+ Mua mới 01 xe bồn vận chuyển xăng dầu sức chứa 14.000 lít phục vụ cho công tác kinh doanh của công ty.

+ Bảo quản, sửa chữa trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của công ty.

+ Phát triển thêm đại lý bán lẻ xăng dầu, đầu tư máy móc, thiết bị cho đại lý nhằm ràng buộc mối quan hệ kinh doanh lâu dài

+ Trang bị bảo hộ lao động cho nhân viên lao động theo tiêu chuẩn của Bộ Lao động, thương binh và xã hội.

- Đào tạo, huấn luyện kỹ năng và nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên bán hàng, tập huấn công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy…đảm bảo vệ sinh môi trường.

- Ứng dụng công nghệ thông tin tập trung khai thác vận hành hệ thống ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp) và khẩn trương triển khai hệ thống Egas (quản lý cửa hàng xăng dầu) bảo đảm tích hợp hệ thống, vận hành an toàn phục vụ kịp thời, chính xác công tác dự báo, quản trị tiền - hàng, hóa đơn, chứng từ, số liệu để phục vụ mục tiêu kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

- Công ty chủ trương tăng cường đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực song song với phát triển hệ thống cơ sở vật chất, phát triển các kênh phân phối xăng dầu, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Quan trọng hơn, công ty sẽ chú trọng đặc biệt đến vấn đề xây dựng văn hoá doanh nghiệp nhằm nâng cao hơn nữa năng lực cạnh tranh, hướng đến tăng trưởng và phát triển bền vững.

3.2. Kiến nghị

3.2.1. Biện pháp giảm chi phí kinh doanh

Sau khi tìm hiểu thực tế tình hình tại công ty, em thiết nghĩ để công ty có thể tổ chức kinh doanh ngày một hợp lý hơn nữa và ngày càng đạt được những

thành công trong việc kinh doanh thì công ty có thể thực hiện một số biện pháp giảm chi phí như sau:

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cần tiếp tục hoàn thiện hơn nữa bộ máy các phòng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban đều nắm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của công ty, hầu như không có hiện tượng thiếu trách nhiệm, công việc bị chậm trễ…Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả. Chức năng quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, cá nhân trong công ty luôn được xác định rõ ràng nên không bị trùng lắp và bất hợp lý.

Giảm chi phí vận chuyển: cần thực hiện hợp lý các quãng đường vận chuyển, tránh việc vận chuyển vòng, ít qua các khâu trung gian sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển, hao hụt, sử dụng tối đa công suất và trọng tải của các phương tiện vận tải, đảm bảo an tòan hàng hóa. Ngoài ra công ty cần đầu tư thêm phương tiện vận chuyển để giảm bớt được các khoản chi phí.

Giảm chi phí hao hụt: mặc dù đã có sự bù đắp chi phí hao hụt ở phía Tổng công ty nhưng lượng bù đắp còn thấp so với lượng hao hụt, vì vậy công ty cần quan tâm hơn trong việc bảo quản hàng hóa, đặc biệt là ở khâu vận chuyển đối với mặt hàng xăng dầu, thực hiện các phương pháp giảm hao hụt như:

+ Các bể chứa phải chứa đầy để không tạo khoản trống cho xăng dầu bay

hơi. tối.

+ Tiến hành đo dầu lấy mẫu vào thời điểm nhiệt độ thấp như sáng hoặc

+ Sơn các bể chứa có màu sáng để chống hấp thụ nhịêt.

+ Quá trình nhập xăng dầu phải liên tục cho đến khi đầy mới thôi.

+ Xây dựng chương trình đảm bảo đo lường, nghiên cứu và tổ chức thực

hiện các biện pháp giảm hao hụt.

+ Xây dựng mức hao hụt cho từng khâu, từng bể chứa của kho và kèm theo chế độ thưởng phạt nghiêm minh tùy theo tỷ lệ hao hụt hay tiết kiệm.

+ Phát hiện kịp thời, xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý cũng như biện pháp khắc phục kịp thời các rủi ro.

Giảm bớt chi phí khấu hao: Bằng cách tiến hành thanh lý hay nhượng bán một số tài sản không cần dùng, quản lý chặt chẽ khấu hao phí các phòng nghiệp vụ….chủ động xây dựng các khoản mức phí nhằm đảm bảo tính công bằng, tiết kiệm và hiệu quả cho công ty.

Giảm chi phí bán hàng: Thường xuyên tập huấn nghiệp vụ bán hàng, quản lý, nâng cao trình độ cho nhân viên ở công ty nói chung và các cửa hàng, đại lý nói riêng. Tổ chức, rà soát lại lực lượng nhân viên bán hàng nếu cần thiết nên giảm bớt số lượng nhân viên bán hàng, tập trung đào tạo nghiệp vụ, trình độ cho một nhóm nhân viên có khả năng đảm nhiệm tốt công tác bán hàng như vậy vừa tiết kiệm chi phí bán hàng vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

Cải tiến công tác tuyển dụng: Công tác tuyển dụng cần phải tiến hành nghiêm túc, phải qua kiểm tra sát hạch trình độ theo đúng quy chế tuyển dụng của công ty và Nhà nước, đảm bảo thu hút được lao động có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt. Tránh tuyển dụng tràn lan, gây lãng phí hoặc thiếu lao động, không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.

Cải tiến bộ máy quản lý hành chính cho phù hợp với sự phát triển của công ty, có chế độ khen thưởng hợp lý khi nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời nghiêm khắc kiểm điểm các nhân viên sai phạm, không có trách nhiệm, giảm bớt các chi phí hành chính không cần thiết, sớm đưa vào sử dụng chính thức hệ thống ERP để tăng cường quản trị, tiết kiệm chi phí.

3.2.2. Đối với công tác kế toán chi phí kinh doanh của công ty

- Công ty có thể tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp riêng ra.

+ Điều này có thể mang lại sự rõ ràng cho từng loại chi phí. Khi chi phí phát sinh ta thấy được chi phí này là ở bộ phận nào, dùng vào việc gì,...để khi muốn phân tích các chi phí ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh, cắt giảm chi phí một cách hợp lý thì việc này sẽ dễ dàng thực hiện hơn.

toán:

+ Khi chi phí phát sinh thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán hạch

Nợ TK 642 Chi phí QLDN phát sinh.

Có TK có liên quan TK 111/ TK 112,...

+ Cuối kỳ, kế

toán kết chuyển một lần toàn bộ

chi phí quản lý doanh

nghiệp trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Nợ TK 911 Kết chuyển của chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.

Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 “chi phí mua hàng” để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá. Với đặc điểm là hàng hoá nhập khẩu giá trị cao, chi phí thu mua lớn thì việc tổng hợp, phản ánh, phân bổ chính xác chi phí mua hàng là rất quan trọng và thiết thực trong công tác kế toán tại công ty.

- Đối với chi phí quản lý:

+ Tổ chức hoàn thiện bộ máy quản lý trên cơ sở gọn nhẹ và có hiệu quả. Thực hiện chọn lọc, tinh giảm bớt bộ máy quản lý góp phần giảm bớt chi phí tiền lương ở bộ phận này nhưng vẫn đảm bảo quản lý tốt hoạt động kinh doanh.

+ Cần xây dựng những qui định, định mức cụ thể đối với một số khoản chi phí quản lý hành chính như: chi phí tiếp khách, hội họp, công tác phí…để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và hạch toán chi phí, giảm được những khoản chi phí bất hợp lý phát sinh.

+ Thực hiện khoán chi phí điện thoại, điện báo với khối văn phòng để tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngoài, thêm vào đó phải tăng cường công tác quản lý, sử dụng đúng mục đích công việc. Ngoài ra, những khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp không nên hạch toán chung vào chi phí bán hàng để xác định đúng đắn chi phí quản lý, không làm tăng giả tạo khoản chi phí bán hàng.

- Về mặt quản lý công tác hạch toán kế toán công ty cần phải có các biện pháp kiểm sát chặt chẽ và thường xuyên hơn, thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả các khâu trong quá trình hạch toán tiêu thụ cũng như đối với các nghiệp vụ khác, đặc biệt trong khâu kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo các chứng từ đó phải có đầy đủ cơ sở pháp lý.