Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt

Tìm hiểu về đánh giá rủi ro: KTV cần phải biết về quá trình đánh giá rủi ro của người quản lý đơn vị bao gồm phương thức nhận dạng rủi ro, mức độ quan tâm đến việc đánh giá rủi ro và vấn đề kiểm soát rủi ro.

Tìm hiểu về thông tin và truyền thông: Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị, xem xét việc xử lý các nghiệp vụ, tìm hiểu tiến trình lập BCTC.

Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát : Để hiểu biết, KTV phải cân nhắc kết quả đạt đ ược trong quá trình tìm hiểu về những bộ phận khác của KSNB (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông) để xem liệu có cần tìm hiểu thêm về các hoạt động kiểm soát hay không? Bởi vì KTV có thể đã có những hiểu biết về hoạt động kiểm soát thông qua quá trình tìm hiểu các bộ phận khác.

Tìm hiểu về việc giám sát: Cuối cùng KTV cần phải tìm hiểu những hoạt động giám sát có liên quan đến việc lập BCTC và chúng có ảnh hưởng đến HTKSNB như thế nào? Việc trao đổi với các nhà quản lý là phương pháp thường được sử dụng để tìm hiểu về vấn đề này.

Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót trọng yếu. VSA 315 quy định: “Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và HTKSNB, KTV và công ty kiểm toán phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.” Cuối cùng, việc đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu của BCTC phải dựa trên bằng chứng thu thập được qua bước tìm hiểu KSNB và từ phép thử Walk - through.

Khi đánh giá rủi ro kiểm soát, KTV thường dự kiến ở mức cao nhất có thể có, ngay cả khi họ đã hiểu khá thấu đáo về thiết kế và vận hành của các thủ tục kiểm soát . Để đi đến kết luận chính thức là mức rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, KTV cần phải bổ sung thêm những bằng chứng có được từ kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.

Khi đánh giá mức rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu, KTV có thể diễn tả theo định l ượng (thí dụ rủi ro kiểm soát của nghiệp vụ chi quỹ do không ngăn ch ặn hoặc phát hiện được sai phạm vì không phê chuẩn là 20%), hoặc có thể diễn tả theo định tính với ba mức thấp, trung bình và cao (thí dụ rủi ro kiểm soát của nghiệp vụ chi quỹ l à thấp).

Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát (còn được gọi là thử nghiệm tuân thủ) là những thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của HTKSNB. Những thử nghiệm kiểm soát được sử dụng để kiểm tra sự hữu hiệu của HTKSNB gồm:

Phỏng vấn. Kiểm tra tài liệu.

Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát.

Sai sót tiềm tàng/ cơ sở dẫn liệu

Thủ tục kiểm soát	Thử nghiệm kiểm soát
1. Các chứng từ (phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho …) không được đánh số liên tục, không có chữ ký của những người có liên quan.	Tất cả các chứng từ phải được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.	KTV chọn mẫu nghiệp vụ phát sinh, yêu cầu đơn vị cung cấp các loại chứng từ có liên quan để kiểm tra. Thực hiện kiểm tra đồng thời các chứng từ chưa được sử dụng.
2. Quy tắc bất kiêm nhiệm không được tuân thủ.	Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: - Bộ phận kế toán, thủ quỹ và xét duyệt công nợ. - Bộ phận mua hàng, kho và kế toán phải trả.	Quan sát sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty.
3. Trước khi xác nhận thanh toán, chứng từ thanh toán không được kiểm tra tính hợp lệ (đối chiếu nội dung trên phiếu chi với đơn đặt hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho …). Phiếu chi được sử dụng lại để chi thêm tiền không được đóng dấu xác nhận.	Thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung trên chứng từ thanh toán với các chứng từ có liên quan trước khi thanh toán. Đóng dấu xác nhận lên những phiếu chi đã chi để tránh việc tái sử dụng lại.	Chọn mẫu một số chứng từ thanh toán để kiểm tra tính hợp lệ: - Đối chiếu nội dung trên chứng từ thanh toán với các chứng từ như đơn đặt hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho, … - Kiểm tra việc đóng dấu lên những phiếu chi đã thực hiện thanh toán.
4. Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng không được lập ngay khi nhận hàng.	Ngay khi nhận được hàng thủ kho phải lập ngay phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng.	Quan sát quá trình nhận hàng tại công ty đồng thời phỏng vấn thủ kho về việc nhận hàng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.

(Nguồn: Giáo trình kiểm toán Đại học Tây Đô)

Cần lưu ý rằng kết quả thử nghiệm kiểm soát chỉ cho biết về thiết kế và vận hành của HTKSNB hơn là tính xác thực của số liệu trên BCTC.

Khi thiết kế những thử nghiệm kiểm soát cần thực hiện, KTV cần cân nhắc giữa loại bằng chứng cần thu thập và chi phí để thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.

b. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm cơ bản Thủ tục phân tích

Để đảm bảo tính hợp lý chung của nợ phải trả, KTV có thể tính một số chỉ tiêu dưới đây và so sánh với năm trước để nhận dạng các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân:

- Tỷ lệ nợ phải trả ng ười bán trên tổng giá trị hàng mua trong k ỳ;

- Tỷ lệ nợ phải trả ng ười bán trên tổng nợ ngắn hạn.

Một thủ tục phân tích khác là KTV nghiên cứu số liệu chi tiết nợ phải trả theo từng ng ười bán để phát hiện những điểm bất thường. Chẳng hạn so sánh số liệu của từng ng ười bán với số liệu của chính họ trong các năm trước, như so sánh số liệu mua vào, số dư cuối kỳ…

Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả để đối chiếu với sổ cái và sổ chi tiết.

KTV yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả vào thời điểm khóa sổ, sau đó kiểm tra tổng số và đối chiếu với sổ cái v à các sổ chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất với sổ cái hoặc các sổ chi tiết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân, thí dụ có thể trao đổi với nhân viên của đơn vị để tìm kiếm sai lệch và đề nghị bút toán điều chỉnh thích hợp.

Cần lưu ý rằng sự thống nhất giữa số liệu của bảng này với sổ sách chưa phải là bằng chứng đầy đủ về toàn bộ khoản phải trả. Thí dụ như các hóa đơn vào thời điểm cuối năm vẩn có thể không được ghi chép đúng kỳ trên cả sổ chi tiết lẫn sổ cái.

Gửi thư xác nhận một số khoản phải trả

Việc xin xác nhận thường được thực hiện đối với tất cả các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị, dù rằng số dư cuối kỳ có thể rất thấp hoặc bằng không. Để nhận diện các đối tượng này, KTV có thể xem trên sổ chi tiết, hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị.

Một số đối tượng khác cũng cần xác nhận, đó là các nhà cung cấp không cung cấp bảng kê hóa đơn hàng tháng; các khoản phải trả có tính chất bất thường; các khoản phải trả cho các bên liên quan; các khoản phải trả

được thế chấp bằng tài sản … Đây là những khoản phải trả có rủi ro cao tức có khả năng xảy ra sai lệch về số tiền hoặc khai báo.

Cần lưu ý rằng thủ tục xác nhận trong kiểm toán các khoản phải trả không mang tính chất bắt buộc như đối với nợ phải thu, xuất phát từ những lý do sau đây:

- Vấn đề đáng quan tâm nhất khi kiểm tra khoản phải trả là phát hiện các khoản không được ghi chép. Thế nhưng, nhìn chung thủ tục xác nhận không cung cấp bằng chứng rằng mọi khoản phải trả đều được ghi chép, ngoại trừ việc gửi thư xác nhận về các khoản phải trả có số dư cuối kỳ rất thấp hoặc bằng không như đã nêu trên;

- Ngoài thư xác nhận, KTV còn có những bằng chứng đáng khác có độ tin cậy cao đối với nợ phải trả. Đó là những bằng chứng do bên ngoài lập, như hóa đơn của người bán, bảng kê các hóa đơn hàng tháng của người bán… Trong khi đó đối với kiểm toán nợ phải thu thường sẽ không có các bằng chứng có độ tin cậy tương tự.

- Nhiều khoản phải trả nằm trong số dư cuối năm có thể đã được đơn vị thanh toán vào đầu năm sau, nghĩa là trước khi KTV hoàn thành kiểm toán. Đây cũng là một bằng chứng có giá trị về các khoản phải trả đã được ghi chép.

Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu liên quan

KTV lựa chọn một số khoản phải trả trên số dư chi tiết cuối năm, để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan, như là chứng từ thanh toán, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, …

Đối với các đơn vị sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, việc kiểm tra khá thuận tiện vì các số dư chi tiết nợ phải trả đã thể hiện sẵn trong những hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả tiền. Khi được thanh toán, đơn vị sẽ chuyển các chứng từ thanh toán n ày sang hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả tiền. Do công việc này tiến hành hàng ngày, nên đơn vị cần lưu lại bảng kê chứng từ thanh toán chưa thanh toán vào thời điểm khóa sổ. Bảng kê này bao gồm tên người bán, số chứng từ thanh toán, ng ày và số tiền phải trả.

Kiểm tra bảng chỉnh hợp nợ phải trả với bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán

Căn cứ bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán đã gửi cho đơn vị trong tháng, nhân viên c ủa đơn vị sẽ đối chiếu các số liệu này với số dư trên

sổ chi tiết để lập một bảng chỉnh hợp, và thuyết minh sự khác biệt số liệu (nếu có) giữa hai bên. Sự khác biệt này có thể do nhầm lẫn, sai sót trong ghi chép của một bên, nhưng cũng có thể do khác biệt về thời điểm khóa sổ. Trong trường hợp đơn vị có tiến hành chỉnh hợp, KTV chỉ cần kiểm tra lại các bước chỉnh hợp này xem có được thực hiện chính xác hay không.

Nếu đơn vị không tiến hành việc chỉnh hợp, KTV có thể thực hiện. Khi KSNB đối với nợ phải trả là yếu kém, KTV cần kiểm tra sổ công văn đến để xem đơn vị đã nhận được mọi bảng kê của người bán hay chưa. Một trong những khác biệt về số liệu giữa đơn vị và người bán có thể được phát hiện nhờ chỉnh hợp, đó là khoảng người bán tính cho những lô hàng đã gửi đi, thế nhưng đơn vị vẫn chưa nhận được, hoặc chưa ghi chép. Dù rằng về lý thuyết thì tất cả hàng hóa đều được chuyển giao thì phải ghi vào HTK của người mua, thế nhưng thông thư ờng thì đơn vị mua lại không ghi chép các khoản này cho đến khi họ nhận được hàng. Vì vậy, cần lập danh sách các khoản hàng đang đi đường, và căn cứ mức trọng yếu để điều chỉnh cho thích hợp.

Một thủ tục khác của thủ tục này là đảm bảo sự phân kỳ chính xác của số dư nợ phải trả. Sự phân kỳ nợ phải trả có mố i quan hệ chặt chẽ với việc khóa sổ của hóa đơn mua hàng và giúp xác định số dư HTK. Vì thế, khi quan sát kiểm kê HTK vào thời điểm khóa sổ, KTV nên ghi chép lại số hiệu của các phiếu nhập kho cuối cùng, chúng sẽ được đối chiếu với những hóa đơn tương ứng của người bán trên bảng kê các khoản phải trả vào thời điểm khóa sổ:

- Các hóa đơn tương ứng với những phiếu nhập kho từ phiếu nhập kho cuối cùng trở về trước phải được ghi nhận trong nợ phải trả cuối kỳ;

- Ngược lại, các hóa đơn tương ứng với những phiếu nhập kho sau phiếu nhập kho cuối cùng sẽ không được phép tính vào nợ phải trả cuối kỳ, trừ trường hợp đang đi đường;

Nói cách khác, việc khóa sổ cuối năm phải bảo đảm rằng các lô hàng đã nhận vào ngày cuối niên độ sẽ được ghi vào nợ phải trả đồng thời với biên bảng kiểm kê tồn kho.

Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép

Đây là một nội dung quan trọng trong kiểm toán nợ phải trả. Ngoài các thủ tục được phát hiện đã được giới thiệu như là gửi thư xác nhận, chỉnh hợp, phân tích…KTV còn có thể áp dụng những thủ tục kiểm tra sau đây:

* Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khóa sổ: Thông qua việc xem xét các khoản thực chi vào đầu niên độ sau, KTV có thể phát hiện các khoản chi quỹ - thí dụ như các khoản chi tiền điện, tiền thuê nhà…nhưng lại thuộc về chi phí của tháng cuối niên độ kiểm toán.

Để đảm bảo cơ sở dồn tích, các khoản chi phí này đáng lẽ phải được đơn vị tính vào chi phí của niên độ, đồng thời làm phát sinh các khoản phải trả vào cuối kỳ; thế nhưng họ không ghi chép đúng kỳ, mà lại ghi vào niên độ thực chi.

* Xem xét các tài liệu có khả năng chứa đựng các khoản nợ phải trả không được ghi chép:

- Các trường hợp hàng về nhưng chưa có hóa đơn, hay hóa đơn đã về mà hàng chưa nhận được: KTV cần nghiên cứu các hồ sơ mua hàng dở dang của đơn vị;

- Các chứng từ được phát hành sau thời điểm khóa sổ: KTV cần xem xét cẩn thận để phát hiện những khoản thực tế phát sinh trước thời điểm khóa sổ;

- Các hóa đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ vì có thể những hóa đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán nhưng sau khi gửi hàng đi vài ngày thì người bán mới gửi hóa đơn, do đó chúng phải được ghi vào nợ phải trả của niên độ.

Một vấn đề khác mà KTV cần lưu ý là có hai trường hợp ghi thiếu nợ phải trả, đó l à:

(1) Ghi thiếu nợ phải trả, đồng thời ghi thiếu một tài sản.

(2) Ghi thiếu một khoản phải trả, đồng thời ghi thiếu một chi phí.

Trong hai trường hợp này, trường hợp thứ hai sẽ gây ảnh hưởng trọng yếu hơn vì nó làm lợi nhuận bị biến đổi. Đối với trường hợp thứ nhất, KTV thường chỉ đề nghị điều chỉnh khi nó gây ảnh hưởng quan trọng đến BCTC. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng một sai sót có thể không ảnh hưởng đáng kể, nhưng khi kết hợp với những sai sót cùng loại thì lại gây ra ảnh hưởng trọng yếu.

Xem xét việc trình bày và công bố các khoản phải trả trên BCTC

Thông thường sẽ bao gồm những vấn đề sau đây:

- Xem xét các trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên các tài khoản Nợ phải trả, thí dụ như trả dư tiền cho người bán, ứng trước tiền cho ng ười

bán, trả lại hàng cho ngư ời bán sau khi đã thanh toán tiền…Những trường hợp này phải được trình bày trong khoản mục Nợ phải thu của bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng về tình hình tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không thực hiện điều này và số tiền là trọng yếu, kiểm toán vi ên phải lập bút toán đề ngh ị sắp xếp lại khoản mục.

- Các khoản nợ phải trả trọng yếu đối với các bên liên quan cần được công bố trên thuyết minh báo cáo t ài chính.

- Các khoản nợ phải trả đ ược bảo đảm bằng tài sản thế chấp thì phải công bố và tham chiếu với tài sản bị thế chấp.

Kiểm toán một số khoản phải trả khác

* Kiểm toán các khoản kí cược, kí quỹ: KTV nên xem xét các th ủ tục nhận và hoàn trả các khoản này để phát hiện những yếu kém trong KSNB. Sau đó KTV cần đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. Đối với các số dư lớn hoặc khi KSNB yếu kém, kiểm toán cũng có thể gửi thư đề nghị xác nhận.

* Kiểm toán thuế và các khoản phải nộp cho Nh à nước: Phần lớn nội dung này đã được xác minh khi kiểm toán các khoản mục khác là doanh thu, chi phí…Ở đây, chúng tôi giới thiệu thủ tục kiểm tra bổ sung liên quan đến tính thuế và nộp thuế, cụ thể là KTV xem xét các bảng khai thuế và chứng từ nộp thuế. Riêng đối với thuế giá trị giá tăng, KTV cần phải xem xét việc ghi chép và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Các thủ tục kiểm toán liên quan đến thuế và các khoản phải nộp cho nh à nước thường bao gồm:

- Tìm hiểu về quy trình tính thuế, lập tờ khai v à nộp thuế của đơn vị. Việc hiểu biết về quy trình này giúp KTV đánh giá rủi ro có sai lệch của khoản mục;

- Đánh giá sự hợp lý của số thuế phải nộp bằng các thủ tục phân tích, thí dụ tỷ lệ bình quân của thuế suất giá trị gia tăng đầu vào (thuế giá trị gia tăng đầu vào/tổng giá trị hàng mua trong kỳ), và so sánh với năm trước;

- Đối chiếu số liệu trên Sổ cái với số liệu tr ên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh liên quan đến nghĩa vụ đối với Ngân sách;

- Kiểm tra các nghiệp vụ đặc biệt hoặc bất thường như hàng biếu tặng, sử dụng nội bộ… hoặc các chi phí cần quan tâm như chi phí quảng cáo.

Tuy nhiên, cần chú ý là phạm vi kiểm toán của KTV độc lập chỉ giới hạn trong các thủ tục được quy định trong chuẩn mực kiểm toán nhằm đưa ra ý kiến về BCTC được kiểm toán.

* Kiểm toán khoản phải trả cho công nhân viên: bao gồm các khoản phải trả về lương, tiền thưởng, bảo hiểm x ã hội… Một phần công việc này cũng đã được thực hiện khi kiểm toán chi phí, ở đây KTV lưu ý xem xét thêm về chi trả tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội… và số còn phải trả vào cuối kỳ.

KTV sẽ kiểm tra các chứng từ chi, các khoản còn giữ lại, hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên… KTV cũng cần xem xét các khoản thực chi lương vào đầu niên độ sau để có thể phát hiện các khoản tiền lương, tiền thưởng phải trả thuộc về niên độ kiểm toán nhưng đơn vị ghi không đúng kỳ. Các nội dung về kiểm toán chi phí tiền lương được trình bày thêm trong chương kiểm toán thu nhập và chi phí.

* Kiểm toán chi phí phải trả : bao gồm các khoản trích trước về chi phí lãi vay, tiền lương nghỉ phép, chi phí sửa chữa tài sản cố định… Việc kiểm tra các khoản này thường bao gồm những bước sau:

B1. Yêu cầu cung cấp các hợp đồng, hoặc chứng từ gốc được dùng làm cơ sở cho việc trích trước: hợp đồng vay, kế hoạch và dự toán về lương nghỉ phép, kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định…

B2. Đánh giá sự chính xác của các sổ kế toán chi tiết có liên quan đến việc theo dòi về từng loại chi phí trích tr ước.

B3. Xác định tính hợp lý của các giả thiết đã dùng làm cơ sở cho việc tính toán các khoản trích trước.

B4. Kiểm tra việc tính toán của đơn vị.

B5. Xem xét tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp trích trước.

B6. Kiểm tra việc trích trước xem có thực hiện đầy đủ hay không. Thí dụ như KTV sẽ tìm kiếm những chi phí cần trích trước nhưng đơn vị lại không thực hiện trích trước.

Ngoài ra KTV còn có thể thực hiện một số thủ tục khác để thu thập các bằng chứng liên quan đến các ước tính kế toán trong chi phí ph ải trả, như là:

- Dựa trên các dữ liệu đáng tin cậy v à giả thiết hợp lý, KTV thực hiện các ước tính độc lập để so sánh những ước tính của đơn vị;