Đặc Điểm Của Các Doanh Nghiệp Khai Khoáng Có Ảnh Hưởng Đến Kiểm Soát Nội

bảo tính hữu hiệu cũng như đạt được các mục tiêu là kết quả tác động từ năm yếu tố cấu thành. Theo COSO, một KSNB được coi là hữu hiệu đòi hỏi: Năm yếu tố hoạt động cùng nhau một cách thích hợp và có liên quan chặt chẽ đến nhau. Chính vì vậy, sự hữu hiệu của năm yếu tố cấu thành KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của KSNB.

1.5. Đặc điểm của các doanh nghiệp khai khoáng có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Theo Luật khoáng sản năm 2010 định nghĩa: “Khoáng sản là khoáng vật, khoáng chất có ích được tích tụ tự nhiên ở thể rắn, thể lỏng, thể khí tồn tại trong lòng đất, trên mặt đất, bao gồm cả khoáng vật, khoáng chất ở bãi thải của mỏ” và “Khai thác khoáng sản là hoạt động nhằm thu hồi khoáng sản, bao gồm xây dựng cơ bản mỏ, khai đào, phân loại, làm giàu và các hoạt động khác có liên quan”. Hoạt động sản xuất trong lĩnh vực khai thác khoáng sản có nhiều đặc điểm riêng, đặc thù cần được xem xét trong quá trình thiết kế và vận hành KSNB. Cụ thể, có thể kể đến một số đặc điểm điển hình như sau:

- Thứ nhất, quá trình sản xuất phức tạp và vòng đời của dự án khai thác mỏ thường tốn một khoảng thời gian dài

Các dự án khai thác mỏ thường có 4 giai đoạn chính: trước triển khai (thăm dò khoáng sản, nghiên cứu khả thi); triển khai (xây dựng, làm đường); khai thác và đóng cửa mỏ. Vòng đời dự án khai thác mỏ có thể kéo dài trong nhiều năm, thông thường từ 5 đến 20 năm và trong một số trường hợp có thể kéo dài lên tới trên 50 năm (như mỏ than và mỏ bô-xít). Bên cạnh đó quá trình sản xuất thường diễn ra phức tạp do địa hình khai thác và phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên. Những tác động này ảnh hưởng trực tiếp đến các yếu tố của KSNB. Về môi trường kiểm soát, vòng đời của dự án kéo dài, quá trình sản xuất thường ít biến đổi theo thời gian khiến cho môi trường kiểm soát tại các doanh nghiệp thường ít có sự thay đổi. Điều này khiến cho

cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp này thường ít có sự biến động. Về đánh giá rủi ro, ngay trong giai đoạn thiết kế, nghiên cứu khả thi thì các doanh nghiệp đã buộc phải dựa trên những rủi ro tiềm ẩn lâu dài để tránh những tác động xấu ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Rủi ro tiềm tàng trong hoạt động khai thác là đánh giá không chính xác về trữ lượng, chất lượng khoáng sản và công suất khai thác. Nếu công suất và trữ lượng khai thác thực tế không đạt được như tính toán ban đầu sẽ làm gia tăng chi phí khai thác, đẩy giá thành sản phẩm lên cao khiến cho sản phẩm giảm tính cạnh tranh, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để hạn chế rủi ro này, các doanh nghiệp khai khoáng thường triển khai đánh giá tiền khả thi trước khi thực hiện dự án. Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất, các rủi ro cũng luôn tiềm ẩn từ khách quan cũng như chủ quan nên hoạt động đánh giá rủi ro được xem xét thường xuyên, nhất là rủi ro về an toàn lao động, rủi ro về ô nhiễm liên quan đến cộng đồng gần khu vực khai thác... Về các hoạt động kiểm soát, với quá trình khai thác phức tạp, phải trải qua nhiều công đoạn nên hoạt động kiểm soát thường gắn liền với từng công đoạn sản xuất. Tuy nhiên, do hoạt động kiểm soát phải trải qua nhiều khâu nên hoạt động kiểm soát từ cấp công ty đến các bộ phận, phân xưởng, đội sản xuất khó có thể sát sao. Về hệ thống thông tin và truyền thông, quá trình sản xuất phức tạp với lượng lao động thủ công chiếm phần lớn nên công tác thông tin, truyền thông nội bộ gặp không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin tại công trường sản xuất gặp không ít khó khăn về điều kiện địa hình, điều kiện vật chất bên cạnh đó lực lượng lao động trực tiếp chủ yếu là lao động phổ thông nên khả năng tiếp cận về công nghệ còn hạn chế, công tác truyền thông chủ yếu được thực hiện thông qua bảng tin hoặc truyền đạt trực tiếp. Về hoạt động giám sát, với đặc thù là lực lượng lao động lớn phân bổ ở nhiều khâu sản xuất và có thể sản xuất trong điều kiện khó khăn như đồi núi, hầm lò, ngoài khơi... nên hoạt động giám sát khó có thể

bao phủ tới tất cả các hoạt động. Chính vì vậy, các doanh nghiệp khai khoáng thường phải triển khai song song hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ để kịp thời chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương và lề lối làm việc của người lao động.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.

- Thứ hai, hoạt động khai khoáng đòi hỏi sử dụng nguồn vốn lớn, thời gian thu hồi vốn chậm

Đặc thù của ngành công nghiệp khai khoáng là sản phẩm tạo ra không có nguyên liệu đầu vào nên vốn lưu động chiếm tỷ trọng nhỏ, còn lại chủ yếu là vốn cố định. Trong đó, chủ yếu là máy móc, thiết bị khai thác, dây truyền sản xuất, phương tiện vận tải... Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động thường xuyên phải nâng cấp, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc dẫn đến phát sinh nhiều chi phí. Đặc điểm này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế và vận hành KSNB. Cụ thể: Về môi trường kiểm soát, cần đặc biệt chú trọng trong thiết lập quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan đến hoạt động mua sắm tài sản. Do những tài sản cố định phục vụ khai thác thường có giá trị lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến công suất và hiệu quả khai thác. Về đánh giá rủi ro, các doanh nghiệp khai khoáng thường sử dụng đòn bẩy tài chính trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản trong khi dự án thường kéo dài, thu hồi vốn chậm nên có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình thanh toán. Vấn đề đặt ra là phải nhận diện được rủi ro liên quan đến khả năng thanh toán, rủi ro liên quan đến đầu tư tài sản cố định không phù hợp, không đảm bảo công suất. Về hoạt động kiểm soát, chính vì phải đầu tư một nguồn lực lớn trong giai đoạn đầu của dự án nên hoạt động kiểm soát cần phải được thực hiện đầy đủ ở cả ba bước: kiểm soát trước khi thực hiện dự án, kiểm soát trong khi hoạt động dự án, kiểm soát sau khi kết thúc dự án. Về thông tin và truyền thông, thông tin về giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi có yếu tố quyết định đến sự thành bại của dự án. Chính vì vậy, trong quá trình thiết kế KSNB cần đặc biệt quan tâm đến

các thông tin sử dụng trong quá trình lập kế hoạch, đánh giá và triển khai dự án. Cần thiết phải có sự tham gia của hội đồng chuyên môn trong quá trình thực hiện dự án để đảm bảo tính khả thi trong quá trình triển khai, thực hiện. Về giám sát, công tác tài chính của các doanh nghiệp luôn tiềm ẩn những rủi ro nhất định do phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn huy động nên hoạt động giám sát cần thiết phải quan tâm đến các chỉ tiêu, báo cáo tài chính. Để đảm bảo tính độc lập trong hoạt động giám sát thì cần thiết phải thiết lập kiểm toán nội bộ hoặc thuê kiểm toán độc lập để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.

- Thứ ba, hoạt động sản xuất phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên nên tiềm ẩn nhiều rủi ro

Hoạt động khai thác thường phụ thuộc rất lớn vào vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên. Các mỏ khai thác, đặc biệt là các mỏ quặng, mỏ than, mỏ dầu chủ yếu ở các khu vực có vị trí địa lý phức tạp nên gây không ít khó khăn trong công tác vận chuyển, xây dựng, mở rộng quy mô khai thác... Quá trình sản xuất chịu tác động và ảnh hưởng nhiều từ điều kiện tự nhiên là yếu tố được các nhà quản trị quan tâm khi thiết kế KSNB. Về môi trường kiểm soát, do hoạt động khai thác chịu nhiều rủi ro trong an toàn lao động nên văn hóa và kỷ luật tổ chức cần được quan tâm, siết chặt. Ngoài ra, việc thiết lập trách nhiệm của mỗi cá nhân trong thực thi nhiệm vụ thường gắn với trách nhiệm đảm bảo an toàn, kỷ cương lao động. Về đánh giá rủi ro, rủi ro từ yếu tố thiên nhiên là rủi ro tiềm ẩn khó lường trước nên việc nhận diện rủi ro luôn phải đưa ra các tình huống có thể xảy ra, kể cả tình huống xấu nhất để có thể kịp thời đưa ra các biện pháp khi xảy ra rủi ro. Về hoạt động kiểm soát, ứng dụng công nghệ trong hoạt động kiểm soát luôn là hướng phát triển của doanh nghiệp khai khoáng nói riêng và các đơn vị sản xuất nói chung. Tuy nhiên, do đặc thù bộ phận quản lý cấp cao thường ít khi trực tiếp quản lý tại công trường khai thác nên việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kiểm soát vừa

đảm bảo tính khách quan, vừa đảm bảo kiểm soát thường xuyên, liên tục. Về thông tin và truyền thông, do địa hình khai thác thường thiếu thốn về hạ tầng thông tin nên triển khai hệ thống thông tin của các doanh nghiệp khai khoáng thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc lựa chọn hình thức phát triển hệ thống thông tin phù hợp, lựa chọn thời điểm truyền tin... Về giám sát, bên cạnh việc giám sát hoạt động sản xuất của con người thì các doanh nghiệp khai khoáng còn phải thiết lập hoạt động giám sát với những biến đổi của điều kiện tự nhiên, địa chất và tình hình thời tiết. Bên cạnh đó, vấn đề môi trường trong hoạt động khai thác ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và cộng đồng dân cư nằm gần khu vực khai thác nên cần thiết phải thực hiện giám sát thường xuyên.

1.6. Kinh nghiệm quốc tế và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam khi thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp khai khoáng

1.6.1. Tại Ấn Độ

Với trữ lượng khoáng sản lớn chiếm khoảng 2,5% cơ cấu GDP, Ấn Độ coi ngành công nghiệp khai khoáng là trụ cột trong phát triển nền kinh tế. Quá trình công nghiệp hoá ngày càng tiến bộ, nhu cầu khoáng sản ngày một gia tăng đòi hỏi các doanh nghiệp khoáng sản tại Ấn Độ vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hoá nguồn lực. Kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phù hợp với các doanh nghiệp khai khoáng là yếu tố cơ bản để đạt được các mục tiêu này. Việc thiết lập KSNB tại các doanh nghiệp khai khoáng ở Ấn Độ có những đặc điểm sau:

- Về môi trường kiểm soát, bao gồm sự giám sát độc lập do Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán thực hiện trong các công ty đại chúng; sự chính trực, các giá trị đạo đức và triết lý của ban quản lý; một cơ cấu tổ chức xác định với những nhân viên có năng lực và đáng tin cậy; và sự phân công quyền hạn và trách nhiệm. Các doanh nghiệp khai khoáng xác định một môi trường

kiểm soát hiệu quả giúp đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục đã thiết lập được tuân thủ.

- Về đánh giá rủi ro, có mối liên hệ chặt chẽ với các hoạt động kiểm soát được thiết lập. Để xác định và thiết lập các biện pháp kiểm soát hiệu quả, Ban Giám đốc phải liên tục đánh giá rủi ro, giám sát việc thực hiện kiểm soát và sửa đổi các biện pháp kiểm soát nếu cần. Ngoài ra, kiểm toán viên nội bộ cũng có thể thực hiện các công việc liên quan đến việc xác định các rủi ro trong quá trình kiểm toán. Từ đó, kiểm toán viên nội bộ đề xuất thiết kế các hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện và ngăn ngừa những rủi ro.

- Về hoạt động kiểm soát, tại các doanh nghiệp khai khoáng hoạt động kiểm soát đặc biệt chú trọng tới những điểm sau:

+Tính đầy đủ của tài liệu kế toán.

+ Phê chuẩn và ủy quyền phải đảm bảo tuân thủ theo đúng các nguyên tắc đã được thiết lập.

+ Kiểm soát độ tin cậy của thông tin kế toán.

+ Xác minh thực tế về tài sản và các hồ sơ liên quan đến tài sản.

+ Kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của các cá nhân. Đảm bảo nhiều cấp độ kiểm tra khác nhau trong quá trình hoạt động một quy trình.

- Về thông tin và truyền thông, các doanh nghiệp khai khoáng quy định: các nhà quản lý hàng đầu của tổ chức phải ký một tuyên bố về trách nhiệm đối với các kiểm soát nội bộ và đưa tuyên bố này vào báo cáo hàng năm của họ cho các cổ đông. Báo cáo tài chính của các doanh nghiệp phải được kiểm toán theo quy định và được cung cấp dịch vụ bởi các công ty kiểm toán độc lập chuyên nghiệp. Báo cáo kiểm toán độc lập được cung cấp cho các bên liên quan như cổ đông, sở giao dịch chứng khoán, cơ quan thuế, chủ nợ, con nợ, tổ chức tài chính... Thư quản lý của kiểm toán viên nội bộ là thông tin quan trọng về tính đầy đủ của cấu trúc kiểm soát kế toán nội bộ và mức độ duy trì

cấu trúc đó. Thư quản lý, kèm theo đánh giá, nêu ra những điểm yếu đáng kể trong hệ thống hoặc việc thực thi nó. Bằng cách xem xét thư quản lý, Ban Giám đốc yêu cầu phản hồi đối với từng lỗi hoặc khuyến nghị của kiểm soát nội bộ và so sánh thư quản lý giữa các năm.

- Về giám sát, thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là một yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp khai khoáng. Kiểm toán viên nội bộ có chức năng phải xem xét lại định kỳ KSNB nhằm sửa đổi, bổ sung những quy định mới phù hợp với hoàn cảnh và những thay đổi của doanh nghiệp. [74]

1.6.2. Tại Romania

Romania là một quốc gia có trình độ phát triển cao trong lĩnh vực khai khoáng và có quá trình hợp tác chặt chẽ với Tổng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam trong những năm gần đây. KSNB tại các doanh nghiệp khai khoáng ở Romania được công nhận và bắt đầu triển khai từ năm 2010 với những đặc điểm cơ bản sau:

- Về môi trường kiểm soát, yêu cầu đối với nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp khai khoáng là phải nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm của các vị trí trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mỗi vị trí quản lý xác định rõ mục tiêu của cá nhân và bộ phận mình quản lý. Trong quá trình thực hiện mục tiêu, kế hoạch của mỗi cá nhân, bộ phận sẽ có sự đánh giá của kiểm toán viên nội bộ dựa trên các tiêu chí cụ thể. Chính sách nhân sự của các doanh nghiệp đảm bảo phù hợp với từng vị trí chuyên môn và có sự điều chỉnh, thay đổi khi có nhu cầu.

- Về đánh giá rủi ro, các rủi ro được xác định gắn liền với các mục tiêu của đơn vị. Sau khi nhận diện các rủi ro, doanh nghiệp thiết lập các thủ tục để có thể phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Ngoài ra, các doanh nghiệp khai thác than tích cực gia tăng tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình vận hành và khai thác để có thể phát hiện những rủi ro.

- Về hoạt động kiểm soát, việc tổ chức các hoạt động kiểm soát và cách thức thực hiện được các doanh nghiệp tiếp cận dựa trên rủi ro đã nhận diện. Hoạt động kiểm soát gắn liền với trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình và để hoạt động kiểm soát không bị tổn hại thì các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến năng lực, đạo đức nghề nghiệp của các cấp quản lý. Hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng đến kiểm soát các khoản chi của doanh nghiệp và nghĩa vụ với người lao động, ngân sách, khoản nợ. Các khoản vay tại các doanh nghiệp chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của ngân hàng, doanh nghiệp và quy định nhà nước.

- Về thông tin và truyền thông, các thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị phải đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời và có các hoạt động kiểm soát độ tin cậy của thông tin. Đối với thông tin kế toán, các doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm của những cá nhân trong việc ghi nhận thông tin hoặc tham gia vào việc lập báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục để tính toán nguồn lực cần thiết cho bộ phận kế toán đảm bảo đáp ứng được khối lượng và chất lượng công việc.

- Về giám sát, hoạt động giám sát tại các doanh nghiệp khai khoáng ở Romania chủ yếu thực hiện bằng các báo cáo đánh giá chất lượng quản lý kèm theo các bằng chứng để phản ánh tính trung thực của số liệu tại báo cáo. Ngoài ra, các doanh nghiệp thực hiện triển khai giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ và hiệu quả của hoạt động giám sát được đánh giá trên cơ sở tần suất của hoạt động giám sát. [68] [69]

1.6.3. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp khai khoáng tại Việt Nam

Qua nghiên cứu kinh nghiệm KSNB của một số nước, tác giả rút ra một số bài học kinh nghiệm có thể vận dụng trong quá trình thiết kế và vận hành KSNB tại các doanh nghiệp khai khoáng tại Việt Nam như sau: